体系文件电子审批流程操作手册.docx

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体系文件电子审批流程操作手册

体系文件电子审批流程操作手册

一、登录OA

登录方式一：

通过GOGOM登录。

点击左边红色箭头处。

登录方式二：

可通过IE中输入的地址，会出现以下登录界面，在这个界面中，用户需要输入用户名及密码进行登录。

登录OA系统后，进入【办公系统】》【综合业务】》【质量文件】

转接界面

二、体系文件电子审批流程

1）申请人操作部分：

a.申请人点击“新建”，根据需求进行“文件类型选择”

b.申请人点击“确定”，进行内容填写

1.文件新增/换版申请-----文件新增及文件换版时使用

1.1由文件的编写人发起，“红框”内容为编写人填写内容，“蓝框”内容为编写人选填内容。

1.1.1“内容概述”栏：

当文件新增，简述文件内容；当文件换版，简述更改内容。

要求：

填写内容简洁明了、通俗易懂，明确概述主体内容。

1.1.2“纸档文件发放”栏：

集团/中心文件默认为电子档HOLA文档管理系统发布，邮件通知的方式。

基地文件电子档通过HOLA文档管理系统发布，邮件通知的方式；纸质档文件根据各部门需求发放。

要求：

如有纸档文件发放需求，需在“纸档文件发放”栏写明需要发放部门及发放份数。

1.1.3“审核人”、“会签人”、“批准人”栏：

按照“文件控制管理程序”的要求进行人员选择。

如文件无需会签，此栏可以空缺。

1.2提交后由DCC（集团人员请选择“苏洁”；禹城基地人员请选择“宋健”）审核格式，并编号。

如有问题，可驳回。

无问题，选择“提交”通过。

c.申请人点击“提交”将出现以下界面

d.申请人点击“确定”将出现以下界面

申请流程结束

2）DCC操作部分：

a.自动弹出以下界面

b.点击“红框”区将出现以下界面

c.点击“提交”将出现以下界面

d.点击查找“下一环节审批人”，查找完毕，点击“确定”将出现以下界面

本流程结束

1.3文件到达审核人，审核人审核通过后，进入会签人会签，会签时如有问题可驳回。

审核人如确认无需会签，

直接选择进入批准流程。

3）审核人操作部分：

a.自动弹出以下界面

b.点击“红框”区将出现以下界面

c.“审批意见”填写完毕，点击“提交”进入以下界面

d.点击“红框”区进行选择，选择完毕点击“确定”，进入以下界面

e.点击“查找”下一环节审批人，查找完毕，点击“确定”将出现以下界面

本流程结束

4）会签人操作部分：

a.自动弹出以下界面

b.点击“红框”区将出现以下界面

c.“审批意见”填写完毕，点击“提交”进入以下界面

d.点击“查找”下一环节审批人，查找完毕，点击“确定”将出现以下界面

本流程结束

5）批准人操作部分：

a.自动弹出以下界面

b.点击“红框”区将出现以下界面

c.“审批意见”填写完毕，点击“提交”进入以下界面

d.点击“查找”下一环节审批人，查找完毕，点击“确定”本流程结束

1.4批准人对文件批准后，经本人确认返回DCC进行文件的发布。

1.5DCC查看完整的文件审批单，并进行PDF转化，与文件一同上传HOLA系统受控发行。

完整的文件审批单

2.文件权限变更申请

对HOLA系统里的文件控制权限的变更

3.文件补发申请

申请纸档文件补发时填写

4.文件作废申请

非换版的文件作废时填写