30421 XXXX热电联产项目索赔管理程序XXXX00INDPOJBF021.docx

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30421XXXX热电联产项目索赔管理程序XXXX00INDPOJBF021

XXXX热电联产项目

索赔管理程序

编号：

XXXX-00-IND-PO-JBF-021

版号/修改号:

____________

编制/日期：

_______________

审核/日期：

_______________

批准/日期：

_______________

发布日期：

2017年3月实施日期：

XXXX热电有限公司基建部

目录

1目的1

2范围1

3引用文件1

4定义1

4.1承包商1

4.2XXXX热电有限公司代表1

4.3合同工程师1

4.4承包商的授权代表1

4.5承包商索赔2

4.6XXXX热电有限公司索赔2

4.7妨碍行为2

5职责3

5.1项目分部3

5.2基建部各职能部门3

5.3财务部门4

5.4法律事务主管部门4

5.5基建部4

6管理规定4

6.1施工管理组合同解读及合同日常管理工作4

6.2承包商索赔5

6.3建设单位索赔7

6.4争议的解决9

1目的

本程序旨在指导XXXX热电联产项目相关部门在合同起草及履行过程中对索赔工作的管理。

2范围

本程序适用于XXXX热电联产项目。

如果本程序的规定与合同中有关条款的规定有冲突，则以合同中有关条款的规定为准。

合同执行过程中，如果索赔是以变更申请单或变更通知单提交的，可按照《XXXX热电联产项目合同变更管理程序》（XXXX-00-IND-PO-JBF-019）执行。

无法达成一致时应把变更申请单或变更通知单的管理纳入本程序中。

3引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

《XXXX热电联产项目管理手册》（XXXX-00-IND-PI-PMD-001）

《XXXX热电联产项目合同管理程序》（XXXX-00-IND-PO-PMA-002）

《XXXX热电联产项目合同变更管理程序》（XXXX-00-IND-PO-JBF-019）

4定义

下列术语和定义适用于本标准。

4.1承包商

是指通过与XXXX热电有限公司或其指定代表签署合同或订单，为工程项目的建设提供设备、材料或服务的一方。

4.2XXXX热电有限公司代表

是由XXXX热电有限公司授权，代表XXXX热电有限公司执行相关合同、订单的人员。

EPC合同的代表通常为相关项目经理。

4.3合同工程师

合同工程师是指协助XXXX热电有限公司代表做好合同管理工作的合同管理人员。

4.4承包商的授权代表

是指承包商组织机构内有权代表承包商对行为和费用做出承诺的具体人员。

4.5承包商索赔

是指承包商提出的关于以下内容的并附带证明文件的申请：

1）除了一般的合同支付条款以外的其它方面引起的付款，和/或；

2）延长竣工时间；

3）解除合同义务和责任。

承包商索赔一般是在XXXX热电联产项目存在妨碍行为（包括不按合同约定付款或现场指令要求更改工作而承包商对报酬或其他方面存在异议）的情况下，承包商要求按照合同约定给予纠正或赔偿。

4.6XXXX热电有限公司索赔

指因承包商或供货商提供的服务或货物或其他履约情况不符合相关合同或订单的规定或标准，XXXX热电有限公司向承包商索回其负责支付的费用或承包商违约行为所造成的损失，并通过其他方法矫正或实施承包商所承担的工作的过程。

涉及XXXX热电有限公司索赔的工作可根据承包商的要求、或针对其工作中出现的瑕疵、缺陷、遗漏或造成的财产或工程或其他方面的损坏情况根据合同约定安排第三方实施补救措施。

通常，XXXX热电有限公司索赔包括以下几种情况：

1）承包商未能履行合同规定；

2）承包商的行为表示其不能完成或不愿完成合同规定；

3）承包商的工作不符合合同条款规定或承包商的工作出现了疏忽；

4）当承包商声明或通过其行动表示其不能或不愿在规定的时间内进行更正工作时，则应通过修补、替换或其它适当的方法进行工作缺陷或不合格工作的更正；

5）XXXX热电有限公司同意对承包商的工作采取措施或执行承包商的工作，例如完成承包商未完的工作等。

4.7妨碍行为

是指在符合合同的任何其他规定的前提下以下的任何行为：

Ø对合同的重大及严重违约；或

Ø指示发出的变更通知单，但由于承包商的原因而发出变更通知单的除外；或

Ø根据相关合同条款指示停工，但由于承包商的懈怠履行而导致的停工除外；或

Ø以下当事人对工作有重大负面影响的任何其他作为或不作为：

ØXXXX热电有限公司；

Ø聘用的其他承包商（不包括承包商管理的任何供货商）；或

ØXXXX热电有限公司代表，除非XXXX热电有限公司代表与承包商是同一实体、或者在承包商或承包商的任何权益继承人的控制下；

5职责

5.1项目分部

5.1.1XXXX热电联产代表

应遵从本程序的要求，在合同工程师的配合下，对合同索赔进行初步认定，以合同条款为基础，提出解决对策和方案；组织人员解读合同的相关规定，确保对合同的执行有全面的认识，使得相关人员养成搜集、确认索赔、反索赔相关事项状况的工作习惯；指示合同工程师向承包商发布索赔通知，征求承包商同意实施工作或批准第三方实施工作；与承包商商定索赔条件；组织监理人员跟踪索赔的工作进度，验证开展的工作是否符合规定。

在无法协商解决的情况下负责组织相关人员按公司法律顾问的要求搜集相关证据，配合法律顾问做好后续的索赔工作。

5.1.2合同工程师

合同工程师协助预警索赔出现的风险，并在出现索赔情况时向项目控制组进行汇报，向基建部各职能部门和公司法律事务主管部门通报索赔预警及进展情况；协助组织相关人员讨论研究，提出索赔的解决对策；收集、汇总并保存好索赔方面的相关证明文件；按照授权指引程序办理审批手续，之后按照经批准的对策、方案处理该等索赔；在需要进入司法程序时向公司法律事务主管部门指派的法律顾问（包括外聘律师）移交相关文件，应法律事务人员的要求提供其他协助，配合法律顾问做好后续的诉讼、仲裁工作，包括按公司法律顾问的要求搜集相关证据；对进入司法程序的索赔工作进行统计和报告，做好合同文件和裁决文书的执行和所有合同文件的整理、归档工作。

5.1.3施工管理组

施工管理组应熟悉合同相关规定，协助确认承包商工作状态，在执行合同中按照职责分工必须做好相关工作记录，搜集和保留相关证据，及时提供给合同工程师，在索赔工作中提供支持。

5.1.4如果具体的合同仅约定了代表，或在合同执行中公司仅指派了代表，那么本程序中有关合同工程师的职责和权利，由该代表或其指定代表负责和行使。

5.2基建部各职能部门

基建部各职能部门应熟悉合同相关规定，在履行职责过程中发现承包商有违反合同约定的情况，应立即形成书面记录，固定和保留证据，及时移交项目控制组、合同工程师；在无法固定证据时应及时通知项目控制组、合同工程师；按照项目授权指引的要求，对提交批准的索赔文件进行审核和会签；在索赔发生时，各职能部门应积极配合基建部代表和法律事务主管部门搜集、调查有关证据，负责基建部交办的与案件有关的其他工作。

其中，项目控制组参与索赔方案、策略的制定和审核工作。

另外，项目控制组对索赔情况进行年度汇总，报基建部，抄送公司法律事务主管部门。

5.3财务部门

财务部门除了对索赔文件进行会签外，在收到基建部代表或其指定人员提交的整套索赔文件时，还应负责把索赔工作中所发生的费用（包括但不限于聘请第三方开展工作发生的费用）抵扣应支付给承包商的应付款项，或在应付款不足支付基建部索赔款项时向承包商发出支付索赔款项的通知。

财务部门审阅索赔文件并进行会签时，应注意：

（a）任何在第三方协议和采购订单中已确认为增值税退税的设备/大宗材料，应进行税务审阅，要求提供所需的文件，并报主管税务局对此变更的税务方面确认；（b）任何影响合同/采购订单价格的索赔金额，要进行税务审阅，以便准确支付相应的税收。

5.4法律事务主管部门

法律事务主管部门应基建部的要求，指派法律事务人员参与索赔工作，提出解决的建议，在基建部与承包商协商无法解决索赔，需要进行仲裁或提起诉讼时，代表基建部指派法律顾问或外聘律师参加诉讼或仲裁活动，提出索赔的解决方案，报有关授权人批准，并跟进相关工作。

5.5基建部

索赔方案需经得基建部经理核准或审批。

6管理规定

6.1施工管理组合同解读及合同日常管理工作

6.1.1合同工程师应协助组织施工管理组人员对合同进行解读，介绍合同约定的以下内容：

1）工作范围和承包商服务范围；

2）由承包商负责提供的工作设施的详细说明，包括办公面积、办公家具、办公设备、本项目的人力情况、行政秘书、计算机设备和IT系统的允许使用情况；

3）进度分析，指出在一致同意的合同进度基础上制定的付款、违约赔偿、保证、担保和保函的关键时间；

4）违约赔偿说明；

5）银行保函和/或母公司担保的要求；

6）保险要求、保险覆盖的范围和保险限制条件和代位求偿的要求；

7）性能保证要求、程度和详细情况说明以及与性能保证赔偿有关的要求、程度；

8）“妨碍行为”的确定；

9）支付条款摘要，由项目控制组根据合同条款编制，列出付款里程碑并确定影响下一步付款的且必须满足“节点”进度要求才能进行付款的“节点”，此外，还应详细说明任何扣留款项的要求；

10）变更条款；

备注：

其中第1-7项属于承包商的义务，是基建部可能提出索赔的地方，需要关注；第8-9项属于基建部的义务，是承包商可能提出索赔的地方，尤其需要引起重视；第10项属于双方均可能发生索赔的事项。

6.1.2合同工程师应确保施工管理组所有人员对合同的执行有全面的认识。

执行合同过程中，施工管理组所有人员必须做好记录，注意搜集和保留证据，及时集中到合同工程师处。

6.1.3合同工程师应确保在整个项目执行期间发生的所有合同问题和事件都有书面记录，根据批准的程序和批准的工作范围协调和管理所有合同变更，负责监督所有的可能会导致索赔的进度控制点，以避免承包商提出索赔。

6.1.4施工管理组进行其他合同管理工作，还应遵循《XXXX热电联产项目合同管理程序》（XXXX-00-IND-PO-PMA-002）的相关规定。

6.2承包商索赔

6.2.1收到承包商索赔申请后，合同工程师应：

1）把索赔登记入《索赔记录表》；

2）编制索赔总结，将索赔内容归纳成几点内容列出，并发布给基建部代表（项目分部经理）和项目控制组；

3）检索已有的合同工作日常记录，协调所有相关必要资料的收集工作，以便对索赔进行全面分析；

4）对索赔文件的内容进行核对并将其归纳成相关的几项内，以供方便参考和归档。

索赔文件收集完全并经审查后，合同工程师负责制定索赔额估算报告，并向基建部和项目控制组提供索赔解决对策的建议。

6.2.2如果适当，基建部应负责组织开展以下工作内容：

Ø对索赔进行详细评审；

Ø制定一个初步的解决索赔对策和处理方案

Ø根据情况，从项目其他专业或职能部门获取帮助，以确认索赔文件中结论的有效性。

基建部应在合同工程师协助下，和项目控制组一起负责制定索赔工作执行计划，说明索赔的管理过程，并规定索赔须按照授权指引规定经基建部的审查和批准。

6.2.3合同工程师负责安排内部审查会（会议由施工管理组组织），通过审查会确定索赔的解决方案。

除了要求严格保密的会议内容以外，其它会议结果应由合同工程师负责通报给各与会人员。

6.2.4合同工程师受基建部委托，可以与承包商召开协商会议。

协商会议的参加人员仅限于那些直接参与处理索赔工作