发电厂1文件控制程序模板.docx
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发电厂1文件控制程序模板
前言
为确保有效控制质量、环境、职业健康安全管理活动，依据Q/LZH-QSHESC-2005《质量/环境/职业健康安全管理手册》的规定，特制定《文件控制程序》。
本程序由综合部提出。
本程序由综合部归口管理。
本程序的附录A附录～附录G为规范性附录。
本程序由综合部起草。
本程序由综合部负责解释。
本程序主要起草人：
刘英炎
初审人：
陈伟球
审定人：
韦胜楼
批准人：
李焕辉
文件控制程序
Documentscontrolprocedure
1适用范围
本控制程序规定了连州发电厂在管理体系文件编制、审核、批准、发放、更改、回收、销毁等管理工作方面的具体要求。
本控制程序适用于连州发电厂质量、环境、职业健康安全管理体系运行所需的体系文件的管理工作。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本程序的引用而成为本程序的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本程序，然而，鼓励根据本程序达成协议的各方研究是否使用这些文件的最新版本。
GB/T19001-2000idtISO9001：
2000《质量管理体系要求》
GB/T24001-2004idtISO14001：
2004《环境管理体系要求及使用指南》
GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》
Q/LZH-QSHESC-2005《质量/环境/职业健康安全管理手册》
3术语和定义
3.1本标准采用GB/T19001-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001中的术语和定义。
3.2管理体系:
在质量、环境和职业健康安全管理方面，使用共有要素指挥和控制组织建立方针和目标，并实现这些目标的综合性管理体系。
3.3缩写语
3.3.1QMS
代表质量管理体系，是英文QualityManagementSystemStandards的缩写。
3.3.2EMS
代表环境管理体系，是英文EnvironmentManagementSystemStandards缩写。
3.3.3OSHMS
代表职业安全健康管理体系，是英文OccupationalSafetyandHealthManagementSystem的缩写。
3.3.4受控文件
本厂与三标一体化管理体系有关、现行有效并长期使用（一年以上）的文件作为受控文件控制，具体包括三标一体化管理手册、程序文件、我厂管理（包括制度、办法等）、工作标准、技术标准、技术规程、检验规范、检修工艺文件等。
这类文件更改后要收回旧版本才发放新版本。
确保在工作场所使用有效文件。
并要求发放的所有新版本，都应加盖文件受控章；在一定期限内还有利用价值的旧版本应加盖作废保留章；发放对象如果是管理体系外的人员，则应加盖“非受控”印章。
4职责
4.1文件控制归口综合部管理。
综合部负责本厂常规管理性文件的编制、审核、发放、更改等控制管理，负责上级来文的受控管理。
4.2综合部负责组织企业管理标准、质量手册、程序文件等相关质量体系文件的编制、审核、发放、更改等控制管理。
4.3安全生产技术部负责质量、技术、安全标准及有关技术、安全文件和资料的编制、审核、发放、更改等控制管理。
负责与环境管理相关的文件的审核、发放、更改等控制管理。
4.4人事财务部负责女工劳动保护、劳动防护与职业病控制标准及有关文件和资料的编制、审核、发放、更改等控制管理。
4.5维修部负责组织设备维修标准及有关维修管理规定的编制、审核、发放、更改等控制管理。
4.6运行部负责组织与环境管理相关的文件的编制。
5管理内容与方法
5.1文件控制流程图（见下页）
5.2文件的编制
综合部、安全生产技术部、人事财务部、综合部、维修部、运行部负责分别按照管理职责规定的控制范围组织本厂相关管理体系文件的编写。
5.3文件的审核、批准
5.3.1管理手册由管理者代表审核，厂长批准发布。
5.3.2程序文件由编制部门审核，相关部门汇审，本厂主管领导或管理者代表批准发布。
5.3.3作业指导书、运行规程、检修规程等质量管理方面的作业文件由安全生产技术部审核，主管厂领导批准发布。
5.3.4职业健康安全管理方面的作业文件由安全生产技术部审核，主管厂领导批准发布。
5.3.5环境管理方面的作业文件由安全生产技术部审核，主管厂领导批准发布。
5.3.6本厂其他常规管理性文件由综合部审核，主管厂领导批准发布。
5.4文件的标识
管理体系文件分发时应有明确的标识，包括名称、编号、受控状态、发布和实施日期等。
文件下发前应加盖“受控”印章。
发放对象如果是管理体系外的人员，则应加盖“非受控”印章。
5.5文件的编号
按照《发电企业质量环境职业健康安全管理体系实施导则》（广东省粤电集团有限公司发布）的有关要求进行管理。
5.6文件的发放
5.6.1与管理体系有效运行的有关场所都应获得相关文件的有效版本。
5.6.2文件归口管理部门在下发文件前，应综合考虑文件发放对象，确认发放数量，并加盖“受控文件”章，同时填写《连州发电厂受控文件文件发/收记录》。
文件更改
文件销毁
图1文件控制流程图
5.7文件发放后的管理
5.7.1文件下发后，文件接收部门应及时填写《连州发电厂受控文件发/收记录》，文件发放部门应及时填写《连州发电厂受控文件清单》。
5.7.2文件存有部门应确保文件完整、清晰、编目合理、保管有序、查阅方便。
各部门的文件管
理员和文件持有者应妥善保管好文件，保持文件清晰，防止文件丢失和损坏。
5.7.3文件持有者因调动、转岗等原因离开原工作岗位，若新到岗位不需要受控文件，应将受控
文件交回原发文部门；员工因退休或其他原因离开连州发电厂，应将受控文件交回原发文部门。
5.8文件更改
5.8.1文件更改应由该文件归口管理部门组织进行，若授权其它部门审批时，该部门应获得审批所依据的有关背景资料；
5.8.2文件更改应填写《连州发电厂文件更改通知单》；
5.8.3文件归口管理部门应将《连州发电厂文件更改通知单》下发到有关执行部门。
5.9文件回收
受控文件要定期清理，防止失效或作废文件的使用。
对失效或作废的文件，归口管理部门应从使用者或现场回收文件并填写《连州发电厂图纸资料回收记录》；若需保存作废的文件，经原文件发放部门批准后并加盖“作废保留”印章后方可留用。
5.10文件销毁
失效或作废的文件，由文件归口管理部门从使用者或现场收回后，送交综合部档案室。
综合部档案室负责统一销毁，并填写《文件销毁记录表》。
5.11图纸资料的管理
本厂生产技术用图纸资料（包括外来的与本厂内部产生的）由安全生产技术部负责控制、管理，具体执行本厂《连州发电厂图书资料管理标准》。
5.12外来文件的管理
与管理体系有关的上级来文由综合部统一接收，其中与管理体系运行有关的文件按“受控”文件进行管理；与管理体系有关的法律法规、国家或行业标准、规范以及上级部门下发的有关条例、规定等按连州发电厂《法律法规及其他要求控制程序》进行管理。
6相关/支持性文件
Q/LZH20103002005《连州发电厂企业标准编号规定》
Q/LZH20702002005《连州发电厂图书资料管理标准》
Q/LZH-001.003-2005《法律法规及其他要求控制程序》
广东省粤电集团有限公司《发电企业质量环境职业健康安全管理体系实施导则》（2005年1月）
7相关记录
表1相关记录
序号
编号
名称
保存地点
保存期
1
LZH-JLBG-01-01
连州发电厂（）发文稿纸
综合部档案室
永久
2
LZH-JLBG-01-02
连州发电厂图纸资料发放记录
综合部档案室
永久
3
LZH-JLBG-01-03
连州发电厂受控文件发/收记录
综合部档案室
永久
4
LZH-JLBG-01-04
连州发电厂文件更改通知单
综合部档案室
永久
5
LZH-JLBG-01-05
连州发电厂图纸资料回收记录
综合部档案室
永久
6
LZH-JLBG-01-06
连州发电厂文件销毁记录表
综合部档案室
永久
7
LZH-JLBG-01-07
连州发电厂受控文件清单
综合部档案室
永久
LZH-JLBG-01-08
连州发电厂文件修改记录
综合部档案室
永久
附录A
（规范性附录）
连州发电厂图纸资料发放记录
编号：
LZH/JLBG-01-02NO：
序号
文件编号
文件名称
发文部门
收文部门
数量
受控编号
签收人
收文日期
附录B
（规范性附录）
连州发电厂受控文件发/收记录
编号：
LZH/JLBG-01-03NO：
发文部门
文件编号
发文日期
文件名称
序号
收文部门
受控编号
签收人
日期
数量
回收原因
回收日期
附录C
（规范性附录）
连州发电厂文件更改通知单
编号：
LZH/JLBG-01-04NO：
文件编号
文件名称
实施日期
发放部门及份数
更改提出部门/人员
更改原因
更改条款
更改状态
更改内容
主管部门
负责人/日期
提出部门
负责人/日期
备注
附录D
（规范性附录）
连州发电厂图纸资料回收记录
编号：
LZH/JLBG-01-05NO：
序号
文件编号
文件名称
版本
原用文单位
份数
回收人
/日期
处置
附录E
（规范性附录）
编号：
LZH/JLBG-01-06
连州发电厂文件销毁记录表
文件或资料名称
销毁时间
销毁数量
销毁部门
监销人
备注
附录F
（规范性附录）
连州发电厂受控文件/图纸、资料清单
编号：
LZH/JLBG-01-07NO：
序号
文件编号
文件名称
保存地点
保存时间
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
填表/日期：
审核/日期：
批准/日期：
附录G
（规范性附录）
连州发电厂文件修改记录
编号：
LZH/JLBG-01-08NO：
程序
条款
修改内容
修改
时间
修改人
审核
审定
批准
升级会员 