办公软件使用技巧.docx
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办公软件使用技巧
办公软件使用技巧
（1）
1.对Excel中的数据四舍五入（已讲完）
在Excel中的“四舍五入”函数—ROUND函数，它可以返回某个数值按指定位数四舍五入后的数值。
只要在Excel提供的“数学与三角函数”中找到这个名为ROUND（number,num_digits）的函数。
这个函数有两个参数，分别是number和num_digits。
其中number就是将要进行四舍五入的数值（或用公式计算的结果）；num_digits则是希望得到的数值的小数点后的位数。
2.让Word也能编辑WPS文件
目前，在中国大陆使用得最广泛的办公软件当数Word和WPS了。
然而这为资源的共享带来了一定的问题。
如果想用Word编辑WPS文档，你得首先安装WPS文件转换器安装程序。
该安装程序可在
3.鼠标点击选文的秘密（已讲完）
Word文档中将鼠标挪至屏幕左侧空白处，鼠标会由“I”形变为一个向右的斜箭头，单击，可选择一行；双击，可选择一段；三击，可全选。
三击鼠标，对大多数人来说，还比较陌生，但很方便，你不妨一试。
当然，全选有很多种方法，你可以按住鼠标左键拖曳至所需之处。
你还可以用“Ctrl+A”，你也可以点击“编辑”菜单，选择“全选”。
如果鼠标在段落中，双击，可选择一个词；三击，可选择这一段。
4.高效跨页选取段落
许多人翻页会采取拖曳的方式，因不容易控制，往往很难做到准确。
其实界面的最下面一行，有几个按钮，“录制”、“修订”、“扩展”、“改写”，平时总是灰色的，要应用它，必须双击使之变黑。
要跨页选取段落，先单击你要选取的起始点，再将“扩展”激活，然后翻页找到你需要的终点，单击，这中间一大块就以反白的形式选择好了。
如果想追加选择，不断地点击下去就是了，不必从头再来。
还有一种更为简单的方法：
单击要选取的段落的起点，翻页找到终点，按住Shift键再单击鼠标，即可以准确地选中你所需的部分。
5.Word计量单位“磅”变“厘米”（已讲完）
平时我们大家在办公用Word的时候，是不是发现表格属性全都是以“磅”为单位的。
这根本不符合中国的习惯和标准要求。
要修改它先是点击“工具”菜单，然后选择“选项”栏，在弹出的对话框中点击“常规”选项，将计量单位改为“厘米”即可。
6.Excel中同时设置多个工作表单
使用Excel进行表单及数据的处理，常遇有许多工作表需要同时改变相同属性的情况。
我们将鼠标置于工作表的切换窗口，点击右键，在弹出菜单项中选择“选定全部工作表”，其间所作设置会在“工作组”中令所有工作表生效。
如果你所处理的表格为相同的格式，也可同时添加或删除相同的行和列，表格中对应的行或列的数值、内容也可进行设定，甚至对相同单元格中应用函数（公式）也能全部进行更改和替换。
7.保持文档中图表的完整
如果你在Word中创建了一个图表，而非常巧的是图表的一半在一页的最底端，而另一半在另一页的顶端，怎样才能让分开的图表完整起来呢？
你可以这样做：
先选中图表中的所有文字，单击“格式→段落”，在“换行和分页”选项页中选中“与下段同页”复选框，确定后，你会发现刚才分开的图表现在已位于同一页中了。
8.教你替换字体格式
比如我们将三号宋体替换为四号楷体。
选择要替换的部分，在工具菜单中点击“宏”，单击“录制新宏”，这时会弹出一个录制宏的对话框，可以指定宏名，也可以用系统默认的，再点击对话框中的“键盘”，又会弹出一个自定义对话框。
在“请按新快捷键”一栏中，键入你想输入的快捷键，比如“Alt+Z”，然后点击“指定”，关闭该对话框。
这时鼠标变成了一盒磁带的样子，将字号选为四号，字体选为楷体，然后再到工具栏中找到“宏→停止录制”，这样你的宏就录制完成了。
以后，你想要替换成四号楷体，只须按“Alt+Z”就可以了。
9.创建自己的办公模板
是否想过让自己制作的模板和Excel内置的模板一样？
比如说你将一个现存的模板，显示在“文件”菜单“新建”对话框中的“常用”选项卡中，只需将你创建的自定义模板文件保存到Templntes文件夹中（C:
windows\ApplicationData\Microsoft\Templates）即可；更进一步，如果你想将此模板放在一个独立的选项卡中，你只需在Templates文件夹中建立一个子文件夹，然后将模板存放在这个文件夹中即可。
10.解决Excel中数据不完全显示问题
单元格中输入的数值或公式所产生的结果太长，单元格容纳不下的情况下，可以增大列宽或缩小单元格中的数字格式。
如果要修改数字格式，只需单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，然后选定相应的格式。
Excel中的日期和时间必须为正值。
如果日期或时间产生了负值，Excel将在整个单元格中显示“####”的错误值。
如果仍要显示这个数值，只需单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，然后选定一个不是日期或时间的格式。
11.删除文档的多余空行
对于经常从网上下载文章的朋友来说，经常会发现文章中有多余的空行，如何快捷地删除它们呢？
利用Word2000/XP，首先打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，接着进入替换窗口中的“高级”选项中，再选择“特殊字符”中的“段落标记”两次（因为空行是由多个“段落标记”连在一起形成的），在输入框中会显示“^P^P”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”（即“^P”），然后按下“全部替换”按钮，讨厌的空行就被删除了。
如果大家用的是WPSOffice，从它的“工具“菜单中，选择删除空格和空行的命令，也可删除。
12.怎样打印大体字
一提到打印大体字，大家都会想到WPS中打印大体字的功能。
WPS打印大体字样式多、功能全，但如果你找不到WPS来帮忙，在Word中我们照样可以做。
方法一：
艺术字法。
利用艺术字可以无限拖放的特点，把我们想放大的字放大到我们理想的大小。
方法二：
调字磅法。
在Word中字体的大小由字磅或字号来控制，我们用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”来逐磅减小或放大字体。
这样就可以突破只能选择“初号”字体大小的极限了。
13.Excel自动实现输入法中英文转换
我们在不同行或不同列之间要分别输入中文和英文时，可以用Excel自动实现输入法在中英文间转换。
操作步骤是：
如我们在A列输入学生的中文名，在B列输入学生的英文名；则先选定B列，点击“数据”菜单选“有效性”栏，在打开的对话框中选择“输入法”对话框，在“模式”下拉菜单中选择“关闭（英文模式）”项，然后再点“确定”即可。
14.Word中文字选定的五大特技
在Word操作中，有时需要选定文档中的某些文字。
如果能掌握其中的技巧，会令你事半功倍：
1.“Ctrl+单击”：
选定光标所在的整个句子。
2.“Shift+PageUp/PageDown”：
选定光标所在处以上（下）的所有文字；
3.“Shift+Home/End”：
选定光标所在行中光标前面（后面）的文字。
4.“Shift+上/下（方向键）”：
选定光标所在行的前半行及上（下）一行的后半行。
5.三击鼠标：
选定光标所在的整个段落。
15.罗马数字转换为大写汉字
在Word中，有时作合同或协议文件时，金额需要汉字大写，这时从千元或万元依次录入就比较麻烦，并且容易出错。
这里一个简单的办法，先按罗马数字输入后，选中要转换的数字，单击菜单“插入→数字→选中选择框中的大写的壹、贰、叁……”最后按“确定”即可。
16.在Excel中快速隐藏数值
在Excel中通过相关命令可以隐藏行、列和公式，但如果要隐藏单元格中的数值呢，只要选中需要隐藏数值的单元格区域，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中再单击“数字”选项卡。
在“分类”列表底部选“自定义”，同时将右边“类型”输入框中已有代码删除，并键入三个分号（全角半角均可），最后单击“确定”，即可将选定单元格中的数值隐藏起来。
如果想取消隐藏，只要在“分类”列表中，单击“常规”选项，被隐藏的数值即可重现天日。
17.Excel数据重复部分的快速输入
在Excel单元格中想快速输入数据中的重复部分，可以通过单元格的自定义功能轻松解决。
操作步骤如下：
选中要快速输入的单元格，单击“格式”菜单“单元格”栏后，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项的“分类”列表中，单击“自定义”项。
例如需输入的重复部分为数字123，则在“类型”框中输入“123”@（一定要在数字上加上双引号），单击“确定”按钮后退出即可。
如重复部分为汉字，则输入汉字后加@符号便可，不须加双引号。
18.精确移动Word中的对象
使用Word时一定会遇到插入“图形符号、表格、公式”等对象的各种操作。
如果按住Alt键，再移动对象，会更加地精确。
例如要完成将四个点用一条线串起来，当然这在绘图软件中不难实现，但在Word中如不使用Alt键，恐怕就很难完成。
在Word中，精确地使某对象进行移动，在其他方面也可实现，如表格的行列大小的调整，按住Alt键后再进行标尺或表格的行列大小操作（如：
拖动、移动时）会显示出表格行、列的实际尺寸和标尺的实际尺寸，并且调整的大小是可随便选择的。
19.让Excel的序号不参加排序
我们在对Excel工作表中的数据进行排序时，通常希望位于第1列的序号不参加排序，我们可以任选下面两种方法中的一种即可：
①在序号列与其他数据列之间插入一个空列。
再选中插入的空列，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“隐藏”选项。
②在序号起始终单元格（如A3）中输入公式：
=IF（B3<>""，ROW（）-2,""）（此处假定序号“1”从第3行开始），然后选中该单元格（A3），将鼠标移至单位格右下角成细十字线状时，按住左键将上述公式复制到下面的单元格中就行了。
20.监视你的单元格
ExcelXP中增加了一个新功能：
监视。
它使你可以在打开多个工作簿时，对从属于不同已打开的工作簿、工作表中的多个单元格的状态进行实时监视。
使用方法极为简单，在想要监视的单元格中单击鼠标右键选“添加监视点”，你就可以将这个单元格添加到“监视窗口”中，如果你没有看到监视窗口，可以在：
“工具/公式审核”中找到“显示监视窗口”的选项。
21.文档页面自行滚动
在电脑上阅读较长的文档，如果鼠标没有滚动功能，看起来非常不方便。
实际上这个功能，在Word2000中，通过简单的设置，完全可以实现。
具体步骤是：
1）打开“工具──自定义”菜单，在弹出的对话框中，选择“命令”选项卡，点击“类别”中“所有命令”，在“命令”对话框找到“Autoscroll”命令。
2）然后把“Autoscroll”拖动到工具栏的合适位置放下，放手后会出现“自动滚动”按钮。
以后在阅读文档的时候，只要单击这个按钮，上下移动鼠标，页面就会自行滚动。
鼠标上下移动的幅度可以调节页面滚动的速度。
再次单击左键，鼠标回到正常状态。
22.PowerPoint的特殊播放模式
在实际使用Powerpoint的演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果，而默认操作：
点击Powerpoint的“幻灯片放映”菜单“观看幻灯片”项，将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下，则必须使用“Alt+Tab”组合键或“Alt+Esc”键与其他窗口切换。
其实我们可以这样操作：
按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键而激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作。
23.Word中快速查找内容
单击“编辑”菜单中的“查找”命令或者按“Ctrl+F”快捷键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入要查找的内容，即可。
当单击“取消”按钮回编辑窗口之后，还可以通过按“Shift+F4”键来完成重复查找的工作。
利用此快捷键继续查找时，Word不再显示“查找与替换对话框，而是按照上次查找的内容来搜索，并反白显示搜到的文本。
用查找中的“高级”查找选项设置，还可以查找特殊殊字符，特定格式，特定格式的文本等内容。
24.Excel中每次选定同一单元格
在Excel中，有时为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。
但每次输入一个值后按下Enter键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。
如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则问题会立刻迎刃而解，不但能查看结果，而当前单元格仍为活动单元格。
25.用鼠标在Word中精确移动表格线
在Word中编辑表格很方便，但用鼠标左键移动表格线时往往由于移动量大，而不能随意移动表格的列宽和行宽。
其实这可以用2个简单的方法实现。
方法一：
选中要改变宽度的行或列，单击菜单栏中的“表格”项，在下拉菜单中选中“表格属性”，在出现的对话框中选定行或列选项，可以精确设定行或列宽。
方法二：
将鼠标放在要改变宽度的表格线上，当箭头变成移动形状时同时，按下鼠标的左右任意键，即可精确移动表格的列或行宽。
26.输入循环小数的技巧
要输入形如0.1（·）2（·）的循环小数，在WPS2000中，将数字上面的小圆点称作顶标记，采用插入数学公式的方法输入。
将光标定位在要插入对象的位置，点击“插入→数学公式→顶标记式-单点”，然后在对象框内输入数字“1”，重复操作插入方法，输入数字“2”。
在Word2000中，我们先输入数字“12”并选取它，用鼠标点击“格式→中文版式→拼音指南”，弹出“拼音指南”编辑框，可见“基准文字”为1和2，我们在“拼音文字”框内输入小圆点，点击“确定”，大功告成。
这里输入小圆点有点麻烦，使用键盘上是小句点不行，要使用中文标点的间隔符，方法有两个：
1.打开输入法的软键盘，选择“标点符号”，按数字键“9”；2.工作前先在文档空白位置上插入一个“·”，将它剪切到剪贴板，在输入“拼音文字”时按快捷键“Ctrl+V”粘贴它。
27.在Excel中快速清除单元格中为0的值
我经常用Excel制作报表，如果从其他数据库导入数据或有许多单元格有计算公式时，往往会出现许多单元格的值为0，Excel显示为0，平时阅读还勉强，打印出来就太不美观了。
最理想的是值为0时显示空白，打印时也打印空白。
其实只要在选项中将“单元格匹配”前面的小钩勾上即可，非常快捷和简单。
28.巧用热键任移方向
在使用Excel时，当活动单元格中输入数据完毕，按下回车键后，插入点移动到其下面的单元格中。
这时，或许你并不希望插入点下移，而是需要插入点移到相邻的其他单元格，那么下述的热键或许能够满足你的需要：
1.Shift+Enter──上移插入点。
2.Tab键──右移插入点。
3.Shift+Tab──左移插入点。
29.复制计算后的结果
Excel单元格计算是我们最常用的功能之一，有时我们需要将其结果再编辑，比如将分类汇总的结果复制到其他文件或单元格中。
如果我们直接用“复制、粘贴”命令并不能得到运算的结果，这时我们可以这样操作：
选定复制对象，按“复制”，右击目标单元格，在弹出的菜单中选择“选择性粘贴”，在对话框中选择“数值”，按“确定”即可。
30.选中WPS中文字下的对象
不知各位朋友使用WPS2000时是否碰到这样的情况，在文档里放置一个对象（文字框、图形框等），如果要对对象进行各种操作，可以用鼠标单击选中，但如果将对象层次设置在文字下，你就会发现无论怎样点鼠标都再也选不中那个对象了。
其实这并非WPS2000的一个Bug。
经过实践，笔者发现只要你按住Alt键再点鼠标就可以重新选中对象，对它进行各种操作了。
31.缩放显示比例的快捷键
我们大家在用Word进行文档编辑时，经常会调整显示比例来观察文档整体的布局，但如果每次都要去点击工具栏中缩放按钮的话，实在是有点麻烦，其实只要你有个滑轮鼠标，按住Ctrl键并且使滑轮向上或向下滚动，这样就可以放大或缩小显示的比例。
32.Word下的运算符号
Word下的键盘输入“加”、“减”、“乘”、“除”，分别显示为“+”、“-”、“*”、“/”。
其中“-”、“*”、“/”并不为大家所熟知。
这些符号在有些具体使用场合会让人费解。
如笔者所教授的小学算术。
可用以下方法更改设置，得到大家都习惯的相应计算符号。
先在Word界面下点击“插入”选择“符号”，再在字体（标准字体）栏内选择大家习惯和熟悉的运算符号，做以下变更：
以减号为例，键盘“-”号比常用“—”号略短。
首先选取栏内“—”号，然后点击左下角“自动更正”，进入选项设置后在左边替换栏填上键盘符号“-”，替换为现在已经自动设置为你所选择的常见运算符号，单击“添加”然后“确认”。
你就完成了替换符号“-”的设置。
现在你在键盘上输入的减号就是“—”了。
符号×的设置和减号基本相同。
而除号键盘键“/”是常用字符之一，可在替换栏内填入“。
”“/”两键，同时敲击所设置的两键就可出现大家习惯的“÷”号。
33.在Excel中输入等号
当我们使用Excel时，想在一个单元格中只输入一个等号，我们就会遇到这样的问题：
你输入完等号后，它认为你要编辑公式，你如果点击其他单元格，就表示引用了。
这时你可以不点击其他单元格，而点击编辑栏前面的“∨”号，或者直接敲回车确认就可以完成等号的输入了。
34.解决图形对象随段落移动的问题
一般在默认情况下，插入到Word中的图片的位置不是相对固定的。
它会随着段落的移动而移动。
若我们要让图片不动，那就要用图片格式来实现了。
在图片上双击，屏幕上出现格式设置窗口，打开其中的“版式”，选择“衬于文字下方”然后再点击“高级”，打开“图片位置”，将其中的“对象随文字移动”的选择项取消掉并单击“确定”。
这样问题就解决了。
35.在Excel中快速输入分数
通常在Excel单元格中直接输入分数如“6/7”，会显示为6月7日。
如何快速输入分数“6/7”，其实只需在输入分数“6/7”时在它前面添加一个“0”和一个空格即可，但是用此法输入的分母不能超过99（分母超过99就会变成另一个分数）。
36.巧使表格旋转
首先选中整个表格，然后单击“绘图”工具栏上的“阴影效果”（如窗下绘图工具栏没有，可从“视图/工具栏”下选取），并任选一种阴影效果。
然后在表格阴影效果上单击鼠标右键，从弹出菜单中选择“设置自选图形格式”，再在自选图形格式窗中单击“大小”标签，然后在“旋转”栏输入旋转的角度数，重复这些操作便可。
37.在Word中速查上次修改的位置
经常处理长Word文档的朋友都会有这种经历：
对一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或校对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要查找很久。
其实有一个简单快捷的方法，那就是使用“Shift+F5”快捷键，即在打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你马上又可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。
38.将Excel中的公式转为文本格式
选中需要粘贴的有公式的单元格，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式→保护”，在锁定和隐藏两项选框中均打“√”，再单击确定。
然后选择“工具栏→保护→保护工作表”，密码可以不用输入，直接单击确定即可。
39.在PowerPoint中连续播放背景音乐
首先在需要声音开始的那张幻灯片中插入声音对象。
然后将鼠标右键单击插入的声音对象（喇叭图标），再选择“自定义动画”。
弹出“自定义动画”对话框后，此时左上“检查动画幻灯片对象”窗口中声音对象（通常是“多媒体1”处于选定状态，选择下边的“多媒体设置”标签，勾选“按动画顺序播放”，在“播放时”处选择“继续幻灯片放映”（这里是关键），在“停止播放”处选择第二个选项：
“在X张幻灯片后”，输入合适的数字。
OK，大功告成！
如果插入的声音对象是背景音乐，而音乐的长度不够怎么办呢？
我们再看一下刚才的对话框，单击右边的按钮“其他选项”，勾选“循环播放，直到停止”，问题解决了！
40.Word2000下的数学运算功能
要在Word中进行数学运算，首先要进行简单的设置。
在Word界面下，点击“工具”，选择“自定义”，在打开的“自定义”窗口中点击“命令项”，在“类别”窗口选择“工具”，在“命令”窗口找到“工具计算”选项，按下鼠标左键，将“工具计算”拖到Word界面上方的工具栏中，接下来就可以进行计算了。
例如，用公式计算的方法如下：
⑴列公式，如1+2+3*4-10/5（即1加2加3乘4减10除以5）；⑵选中整个公式，⑶点击工具栏上的“工具计算”；⑷同时按下“Ctrl+V”键或用鼠标点击工具栏上的“粘贴”图标，根据运算法则计算的结果就会出现在光标所在位置。
41.F4、F5和F7也有妙用
在Word中执行过某一命令后，按F4键可再次重复这一操作。
如果按下“Shift+F5”后，光标在最后三个编辑处循环，可帮你快速修改前三个编辑，让你知道自己最后做了什么改动。
F7键最省事了，按一下全文拼写查个遍。
42.按行排序Excel文档
一般情况下我们对Excel文档进行处理时，采用的是按列排序的方法，那要是想按行排序该怎么办呢？
首先点击“数据”→“排序”按钮，在出现的排序对话框中，设置好你要求的“主关键词，次关键词和第三关键词”，然后选择“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，选中“方向”下面的“按行排序”，最后一路点击“确定”即可。
43.快速改变Word文档的行距
在编辑Word文档时，要想快速改变文本段落的行距，可以选中你需要设置的文本段落，按“Ctrl+1”组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+2”组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。
44.Word中特殊字符的快速输入
办公录入时，特殊字符输入通常由“插入”菜单，选择“符号…”，再在弹出的对话框内选择字体类型，再找到所需的字符后插入。
这种方法并不理想，频繁使用鼠标降低了录入速度，查找符号也浪费了不少时间。
最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键。
例如经常输入字符α、β、γ，通过“插入”菜单中“符号…”找到相应的字符，点“快捷键…”按钮，将自定义的快捷键输入相应的栏内（通常为“Alt+某字符”组成组合键），再点“指定”按钮即可。
45.快速进行线条修改
在Excel中一张表格画好后，如果想对其中几根线条进行修改，怎样快速做到呢。
单击“视图”菜单，选择“工具栏”下的“自定义”，在“自定义”窗中单击“命令”标签，在“类别”中选择“格式”，然后在右窗格中拖动垂直滚动条，找到“绘图边框”，最后把它拖至格式工具栏上。
在要修改表格时，单击该“绘图边框”按钮，对弹出的小窗感到熟悉吧，在Word中画表格时常用到的，在其中可选择线条样式及颜色，然后在想修改的表格线上再画一次即可。
46.F8：
谁说选中要按左键拖动？
在Word中，如果要快速选中好几段文字，可以用扩展功能。
先将光标定位在需要选中的开始处，按下F8键（或双击底部状态栏中“扩展”字样）进入扩展状态，此时移动鼠标至结束处单击，即可快速选中。
省去了拖动鼠标到处跑而且不太容易准确选中的麻烦，快来试一下吧：
）如要重新选择，可再次双击“扩展”退出扩展状态。
47.巧借Excel在AutoCAD中绘曲线
首先，在Excel中输入坐标值。
我们将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，再将A列和B列合并成C列。
由于AutoCAD中二维坐标点之间是用逗号隔开的，所以我们在C2单元格中输入：
=A2&","&B2，C2中就出现了一对坐标值。
我们用鼠标拖动的方法将C2的公
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