办公用品管理办法.docx
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办公用品管理办法
办公用品管理办法
第一章总则
第二章办公用品管理范围
第三章办公用品采购
第四章办公用品入库
第五章办公用品领用
第六章办公用品借用
第七章办公用品日常管理
第八章办公用品管理流程与工作标准
（一）办公用品管理工作流程图
（二）办公用品管理流程与工作标准
第九章附则
附件一：
办公用品借用/归还登记表
附件二：
办公用品采购计划单
附件三：
办公用品入库登记表
附件四：
办公用品领用登记表（易耗品）（耐用品）
附件五：
办公用品交接清单
附件六：
办公设备报修登记表
第一章总则
为了确保公司办公用品的正常使用，规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费，从而使行政人事部工作系统化，提高工作效率，特制定本制度。
第二章办公用品管理范围
根据办公用品的性能及功能，办公用品包括以下两大类：
2.1耐用品：
2.1.1家具设备，如：
各类办公桌、空调、微波炉、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等；
2.1.2办公设备，如：
电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。
2.2易耗品：
2.2.1文具类办公用品，如：
铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、中性笔、剪刀、订书钉、插线板、大头针、报纸、杂志等纸类印刷品。
2.2.2生活类办公用品，如：
饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。
第三章办公用品采购
3.1申请范围：
（1）各部门每季度提交一次采购申请计划到行政人事部，便于行政人事部根据申请计划统一安排采购，预期不报视为无需求，届时行政人事部有权拒发；
（2）部门采购申请内容主要为耐用品。
3.2审核及审批：
（1）由申请部门填写《办公用品采购计划单》报行政人事部审核签字后，提交总经理审批，批准后方可购买。
3.3采购安排：
（1）各部门所需办公用品，需经行政人事部统一购买，其它部门不得擅自购买。
办公用品购买实行两人以上共同负责制。
（2）采购分为定期采购和临时应急采购。
行政人事部根据批示意见，在规定时间内完成采购。
（3）行政人事部根据公司需求和市场情况，选择固定办公用品合作商，采取上门送货、定期结算的合作方式。
部门特殊物品或专业物品采购，由行政人事部派专人负责采购，使用部门派专业人员协助采购。
行政人事部会定期对办公用品市场价格进行调查、核实，随时与合作商根据市场情况，对供货价格进行调整。
第四章办公用品入库
4.1入库登记
办公用品采购到位后，由前台文员核对、入库。
行政专员办理入库后，建立办公用品采购台账，对年度办公用品采购情况进行整体统计。
4.2入库物品明细单
4.2.1每次采购入库后，前台文员制作入库明细单，行政人事部负责人签字确认，明细单备案存档。
4.2.2属于增购的耐用品，及时入库存档，并在固定资产盘点表增加。
第五章办公用品领用
5.1耐用品于每月初由行政人事部一次性发放各部门申请采购的物品。
部门办公用品由部门指定人员签字领用，如领用人更改，由部门经理到行政人事部做变更记录。
易耗品于每周三下午统一领用，除特殊情况，其他时间不发放或领用办公用品。
5.2耐用品的领用、管理实行部门负责制。
耐用品由部门负责人指定专人或使用人领取，部门负责人需签字确认，行政人事部存根备案。
5.3新员工入职后，行政人事部统一为其配备办公用品，耐用品由本人签字领取，部门负责人签字确认，行政人事部存根备案。
第六章办公用品借用与归还
6.1办公用品/设备的借用
凡个人因工作需要借用公司办公器材、软件、硬盘等，需要填写《办公用品借用单》，并由部门经理签字确认。
6.2办公用品的归还：
（1）借用办公用品超时未还的，行政人事部有责任督促归还。
（2）借用办公用品发生损坏或者遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。
（3）员工工作变动或者离职，应及时到行政人事部办理领取物品的归还手续，市场部物品归还手续交由市场部经理负责。
司机物品归还手续交由行政人事部负责代为处理。
第七章办公用品日常管理
7.1易耗品统一由行政人事部负责申请、采购、发放。
行政人事部会定期进行盘点（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期调整计划。
7.2耐用品的管理，主要是指办公用品/设备的报修：
（1）耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人到行政人事部详细描述并登记故障现象，行政专员统筹安排，维修人员于每周二下午排查并解决问题，故障解决后填写《设备报修记录单》并由报修申请人签字确认后行政人事部归档保存，作为日后保养维修费用结算的凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保养费预算内。
（2）各部门耐用办公用品的保养，主要由各部门专人进行维修保养登记并跟踪维护情况，行政人事部将不定期检查。
公共设施或设备，由行政人事部统一管理。
（3）其他办公设备（办公桌、沙发）等出现故障，各部门应及时与行政人事部联系，由行政人事部负责协调厂家维修解决。
在保修期内不能维修解决的，凭购买发票、保修单退、换给厂家。
7.3办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。
7.4各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用背面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。
7.5礼品的购买、管理与赠送（或发放）类同易耗品，由行政人事部统一办理。
第八章办公用品管理流程与工作标准
（一）办公用品管理工作流程图
部门名称
行政人事部
流程名称
（一）办公用品管理
层次
2
任务概要
办公用品管理
单位
总经理
行政人事部主管
行政专员
申请部门主管
申请人
节点
A
B
C
D
E
企业名称
共页第页
编制单位
签发日期：
（二）办公用品管理流程与工作标准
任务名称
责任标准
时限
相关资料
备注
采购
1、除易耗品外，部门所需物品每季度提交采购申请单。
2、易耗品由行政人事部统一提交采购申请单。
3、急需物品或专业性物品，由主办人提采购申请单，行政人事部协助采购。
每季度
《办公用品管理制度》
入库
1、每次采购物品后，所有物品必须登记入库。
2、所有入库费用、物品须经行政人事部经理签字审核。
每季度
《办公用品管理制度》
领用
易耗品由部门专人于每周三下午领用。
每周三下午
《办公用品管理制度》
借用
1、借用物品由主办人到行政人事部填写借用登记表，并在规定时间内归还。
2、如需延期借用，主办人应到行政人事部办理延期手续。
《办公用品管理制度》
报修、维护
1、公司设备/网络等的报修时间为每周二下午之前。
2、特殊设备或特殊情况需维护时，主办人及时到行政人事部联系。
每周二下午
《办公用品管理制度》
费用管理
1、各部门需做出年度预算，并且分解个人指标。
2、行政人事部将严格控制申请、领用控制、使用控制等。
3、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由行政人事部根据人员变动情况进行调整。
《办公用品管理制度》
盘点
公司办公用品每季度盘点一次。
每季度一次
《办公用品管理制度》
第九章附则
1、本制度由行政人事部负责修订并解释。
2、本制度自颁布之日起执行。
附件一：
办公用品借用/归还登记表
附件二：
办公用品采购计划单
附件三：
办公用品入库登记表
附件四：
办公用品领用登记表（易耗品）（耐用品）
附件五：
办公用品交接清单
附件六：
办公设备报修登记表
附件一：
办公用品借用/归还登记表
序号
物品名称
规格型号
数量
借用部门
借用人签名
借用时间
借用部门主管签字
归还人签字
归还时间
备注
1
2
3
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5
6
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22
23
1、办公用品借用时，请把低值易耗品和耐用设备分开登记，便于清还查账和管理。
2、物品借用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政人事部负责存档保管。
附件二：
办公用品采购计划单
部门：
时间：
年月日
序号
名称
规格
需求
数量
单位
预估单价（元）
预估总价（元）
说明
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
申请人签字
部门负责人审核意见
行政人事部审核
总经理审批
备注：
1.清单以下空白处划截止竖道；
2.预估价格调查后填写；
3.固定资产类由部门负责人审核，总经理审批；低值易耗品由部门负责人审批，行政人事部采购；
4.行政人事部专人负责存档保存。
附件三：
办公用品入库登记表
序号
物品名称
规格
单位
数量
单价
金额
入库日期
入库人员
部门
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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16
17
18
19
20
行政人事部主管签字
附件四：
办公用品领用登记表（易耗品）
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
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18
19
20
21
22
1、办公用品领用时，请把低值易耗品和耐用设备分开登记，便于清还查账和管理。
2、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政人事部负责存档保管。
办公用品领用登记表（耐用品）
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
部门主管签字
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
1、耐用品领用，部门负责人必须签字确认，便于清还查账和管理。
2、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政人事部负责存档保管。
附件五：
办公用品交接清单
办理
日期
移交
部门
物品名称
规格及
说明
数量
单位
交接人
签字
接管人
签字
部门主管签字
备
注
注：
员工离职时填写《办公用品交接清单》，交行政人事部存档保存。
附件六：
办公设备报修登记表
序号
名称及型号
故障说明
报修部门
报修人
报修时间
维修时间
报修人确认（公司/人员）
维修人签字
维修结果
经办人
备注
1
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升级会员 