某基建工程资料管理基本规定59页.docx
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某基建工程资料管理基本规定59页
六祖寺基建工程
资料管理基本规定
（试行）
六祖寺基建管理办公室
2014年5月
六祖寺基建工程资料管理基本规定
1、目的
加强基建工程建设全过程、规范化的资料管理，建立健全工程建设档案，为工程建设的决策、管理、使用、维护，提供资料支持与保障。
2、适用范围
自2014年6月1日起，各建设单位应按本规定，建立本单位的基建工程资料管理档案。
所有计划开建、新开建的工程项目，应严格按本规定建立该工程项目的资料管理档案，在该项工程竣工验收二个月内，将该工程项目的档案副本送六祖寺基建办存档。
所有在建工程项目，应按照本规定的要求，建立工程资料管理档案，收集整理并补充相关工程建设资料，在该项工程竣工验收二个月内，将档案的副本送六祖寺基建办存档。
已经建成投入使用的工程项目，应根据工程建设资料的现存情况，对历史资料收集整理，在2014年底前建立相应的工程档案，并将副本送六祖寺基建办存档。
3、参照标准与术语
3.1参照标准
3.1.1建设工程文件归档整理规范（503282001）。
3.1.2科学技术档案案卷构成的一般要求（118222000）。
3.1.3《技术制图复制图的折叠方法》（10609.389）。
3.1.4《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）。
3.2术语
3.2.1基建工程建设单位：
指经国家相关管理部门注册的事业法人或企业法人。
各建设单位可以根据需要，经六祖寺基建办的同意，建立本单位的基建部门，或确定具体的负责人员。
3.2.2基建工程项目：
是指单独施工建设的单体工程，或共同开工建设的若干个单体工程的组团。
3.2.3六祖寺基建办：
是指在宗委会下，具体负责基建工程项目日常管理工作的职能部门。
3.2.4工程资料：
是指记载工程立项、规划、选址、可行性研究、批准、招标、设计、合同、施工、交付等过程的文件记录，或国家有关部门规定的工程建设的法定性证明文件。
3.5工程档案：
按照规定的要求或标准，对相关工程资料进行整理，形成可以长期保存与利用的档案文件。
4、职责
4.1六祖寺基建管理办公室的档案管理职责
4.1.1确定基建工程档案管理的基本要求、标准及管理方法；
4.1.2对基建工程档案进行统一的收存与监管；
4.1.3对各建设单位的工程档案管理进行考核与指导。
4.2各建设单位的档案管理职责
4.2.1对本单位基建工程的档案具体负责；
4.2.2真实、全面、准确地收集整理本单位范围内的工程建设资料，并按照本规定的要求形成工程档案；
4.2.3根据本单位工程建设的实际需要，设置专兼职资料管理岗位，并配备相应人员。
4.2.4对工程施工单位、监理单位的工程资料管理进行监督与验收。
5、工程档案的归档范围及质量要求
5.1归档范围
对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
（详附件3）
5.2质量要求
5.2.1归档的工程文件应为原件。
5.2.2工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
5.2.3工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
5.2.4工程文件尺寸统一采用A4规格归档。
6、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计
6.1工程档案的收集
文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。
6.2工程档案的整理
按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。
6.3工程档案的立卷
6.3.1工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件（如果设有监理）、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
6.3.2工程准备阶段文件按建设程序组卷。
6.3.2监理文件按单位工程、分部工程组卷。
6.3.4施工文件按单位工程、分部工程组卷。
6.3.5竣工图按专业组卷。
6.3.6竣工验收文件按单位工程组卷。
6.4工程档案的编目
6.4.1每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。
6.4.2卷内目录：
“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。
“日期”填写文件形成的日期。
6.5工程档案的装订
案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。
既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法。
6.6工程档案的归档
单位工程竣工验收完成后30日内，负责的资料员要完成该工程档案的归档工作。
6.7工程竣工档案移交
工程竣工验收完成后60日内，负责的资料员将完整的工程竣工档案一份移交基建办档案室。
6.8工程档案的索引
工程代号由六祖寺基建办统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。
案卷号如：
第1卷1.1.1-1
专业号如：
基建类1为1.1.1
工程代号如大雄宝殿为1.1
单位代号如六祖寺代号为1
7、工程档案的保管期限
工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。
保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。
8、工程档案的统计
工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。
9、附件
9.1附件1：
建设单位代号
9.2附件2：
单位工程代号
9.3附件3：
建设工程文件归档范围和保管期限参照表
9.4附录4：
卷内目录式样
9.5附录5：
卷内备考表式样
9.6附录6：
案卷封面式样
9.7附录7：
案卷脊背式样
9.8附录8：
有关表格资料参照式样
9.9附录9：
工程照片拍摄参照表
附件1：
建设单位代号
序号
建设单位
代号
备注
1
六祖寺
2
茂名灵惠寺
3
江门茶庵寺
4
德庆湘山寺
5
怀化菩提寺
6
南岳方广寺
7
洪江大兴禅寺
8
衡阳古城寺
9
岐山仁瑞寺
10
常宁湘山寺
11
沅江景星寺
12
武汉灵泉寺
13
仙桃甘露寺
14
龙泉崇仁寺
15
咸宁南华寺
16
渭南慧照寺
17
汝阳文殊寺
18
浙江清泉寺
19
高州观山寺
附件2：
单位工程代号
序号
单位工程名称
代号
备注
1
山门
2
钟鼓楼
3
天王殿
4
法物流通处
5
大雄宝殿
6
观音殿
7
配殿
8
藏经阁
9
地藏殿
10
药师殿
11
禅堂
12
延生堂
13
往生堂
14
伽蓝殿
15
祖师殿
16
17
18
19
附件3：
建设工程文件归档范围和保管期限参照表
序号
归档文件
保存单位和保管期限
建设单位
施工单位
设计单位
监理单位
城建档案馆
工程准备阶段文件
一
立项文件
1
项目建议书
永久
∨
2
项目建议书审批意见及前期工作通知书
永久
∨
3
可行性研究报告及附件
永久
∨
4
可行性研究报告审批意见
永久
∨
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
永久
∨
6
专家建议文件
永久
∨
7
调查资料及项目评估研究材料
长期
∨
二
建设用地、征地、拆迁文件
1
选址申请及选址规划意见通知书
永久
∨
2
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
永久
∨
3
拆迁安置意见、协议、方案等
长期
∨
4
建设用地规划许可证及其附件
永久
∨
5
划拨建设用地文件
永久
∨
6
国有土地使用证
永久
∨
三
勘察、测绘、设计文件
1
工程地质勘察报告
永久
永久
∨
2
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
永久
永久
∨
3
建设用地钉桩通知单（书）
永久
∨
4
地形测量和拨地测量成果报告
永久
永久
∨
5
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
长期
∨
6
初步设计图纸和说明
长期
长期
7
技术设计图纸和说明
长期
长期
8
审定设计方案通知书及审查意见
长期
长期
∨
9
有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议
永久
∨
10
施工图及其说明
长期
长期
11
设计计算书
长期
长期
12
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
长期
∨
四
招投标文件
1
勘察设计招投标文件
长期
2
勘察设计承包合同
长期
长期
∨
3
施工招投标文件
长期
4
施工承包合同
长期
长期
∨
5
工程监理招标文件
长期
6
监理委托合同
长期
∨
五
开工审批文件
1
建设项目列入年度计划的申报文件
永久
∨
2
建设项目列入年度计划的批文件或年度计划项目表
永久
∨
3
规划审批申报表及报送的文件和图纸
永久
4
建设工程规划许可证及其附件
永久
∨
5
建设工程开工审查表
永久
6
建设工程施工许可证
永久
∨
7
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
长期
∨
8
工程质量监督手续
长期
∨
六
财务文件
1
工程投资估算材料
短期
2
工程设计概算材料
短期
3
施工图预算材料
短期
4
施工预算
短期
七
建设、施工、监理机构及负责人
1
工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单
长期
∨
2
工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单
长期
长期
∨
3
工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
长期
长期
∨
监理文件
1
监理规划
①
监理规划
长期
短期
∨
②
监理实施细则
长期
短期
∨
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