福州理工学院人事处工作手册.docx

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福州理工学院人事处工作手册

福州理工学院人事处工作手册

第一章内设机构及职责-----------------------------P3-7

第二章聘任规定及流程-----------------------------P7-10

第三章入职、试用、考核、调岗、离职规定及流程-----P10-11

第四章劳动合同管理规定及流程---------------------P12

第五章人事档案管理规定及流程---------------------P12

第六章进修培训管理办法及流程---------------------P12-13

第七章教师资格申报流程---------------------------P14

第八章职称评审组织流程---------------------------P15

第九章学历学位变更流程---------------------------P16

第十章考勤管理规定及流程-------------------------P17

第十一章考核管理办法及组织流程-------------------P17-18

第十二章证明开具流程-----------------------------P18

第十三章薪酬办理流程-----------------------------P18

第十四章相关工作表-------------------------------P19

第一章内设机构及职责

一、人事科工作职责

招聘岗岗位职责

（一）招聘计划与总结

1．用人需求：

每学期3月份、9月份汇总下一个学期的各部门需求；

2．工作计划和总结：

1　每年6月份拟定学年招聘计划和总结；

2　每年1月和7月拟定学期工作计划（行事历）和学期总结

3　每月最后1-2天提交次月工作计划和月总结

4　每周五下班前提交周报

（二）招聘渠道建设与管理

1．渠道方案：

审核、开发各类有效的招聘渠道，每年5月份提交年度付费及非付费渠道方案；

2．日常维护：

各渠道的日常维护、刷新、招聘信息的及时更新、完善、发布、撤销；

3．评估：

每年5月份分析各招聘渠道的使用效果；

（三）招聘流程、体系及物料管理

1．拟定招聘-面试-录用流程图；

2．拟定面试评价体系；

3．完善更新招聘简章、展架、海报、PPT等文字内容；

4．完善面试使用表格、数据采集表格；

5．协助完善全校各岗位说明书。

（四）组织招聘及入职前手续

1．对外：

组织招聘信息的发布、宣传、时间、场地、行程及细节安排；

2．对内：

简历筛选、初试、协调各部门面试的各个环节：

1　面试官时间沟通协调；

2　面试通知、场地安排；

3　面试材料准备、设备准备；

4　人事处初试、面试评价；

5　用人部门及相关领导复试、面试评价；

3．面试结果汇报、薪资待遇洽谈；

4．对接综合岗安排体检。

（五）数据处理

1．每场招聘会的简历、数据录入、汇总、分析（数据录入及汇报要求当日完成；简历录入及汇报要求3日内）；

2．招聘进展：

数据汇报（每周五提交周数据，每月底提交月数据）；

3．人才库：

储备人员简历信息及时更新、汇报（每月）。

（六）其他相关工作

1．同行调查：

外部同行薪酬福利调查，提交可行性薪酬调查报告和建议；

2．内部竞聘：

协助校内竞聘工作的组织和开展；

3．员工潜能：

对现有员工调查了解，挖掘潜能，合理发挥员工最大效能；

4．人文关怀：

做好员工需求、异动调查、员工人文关怀；

5．协助做好高端人才的引进；

（七）领导交办的其他事务。

综合岗岗位职责

（一）入职

1．入职前手续：

1　对接招聘岗，安排入职前体检、审核体检结果；

2　查询社医保、公积金；

3　确认劳动关系正常、入职时间；

4　通知用人部门和宿管科员工报到信息和时间（符合住宿条件人员对接宿管科）。

2．入职报到手续：

1　考勤指纹采集（含工作考勤和餐厅指纹采集，入职当日完成）；

2　考勤制度告知（入职当日完成入职须知、考勤制度签字）；

3　员工入职档案：

各类证件、资料审核、扫描、复印、留档、汇报（入职所需材料清单另附，电子档和纸质材料寄送在入职3日内完成）；

4　合同、协议等签订（入职当日内完成签订，盖章、员工领取和公司留档3日内完成）

5　对接用人部门；

6　协助办理宿舍入住（住宿申请表填写指引、带领至宿管科及入住）；

7　熟悉校园、餐厅等环境；

3．入职试用期内

1　新员工人事档案达到理工学院专户跟进、确认、反馈（入职日和转正提前一个月提醒）；

2　转正日期前15-30日提醒转正申请事宜；

（二）实习、转试用、转正、调动、离职、辞退等手续办理。

（三）考勤管理

1．抽查系统考勤申请和审批情况；

2．请假材料初审；

3．月考勤数据初审、分类反馈各部门；

4．申诉材料审核及沟通，核销结果统计，汇报（收到公司数据后3工作日内完成核销统计）。

（四）合同协议管理（含外聘）

1．续签审批：

领导审核后，可续签人员请各部门领导签批（收到公司数据后3日内）；

2．通知及签订：

通知续签时间，准备合同、协议，完成签订（领导签批后一周内）；

3．盖章、领取和留档：

（签订完成后3日内）。

（五）证明开具

工作证明、收入证明、生育证明等各类证明材料初审、申请盖章、签收等工作（周三、周五批量完成）。

（六）员工福利

1．生日卡：

筛选次月生日名单，申请采购，付款、分发登记、留档（每月20日前）；

2．其他：

员工结婚、吊唁津贴材料初审、寄送至公司（每月21日前）；

3．负责员工社医保、公积金、生育津贴等事宜的对接和沟通。

（七）其他

1．人事处内部其他档案的归档和管理；

2．勤工俭学学生的日常考勤、工资核算、汇报；

3．数据更新：

员工信息表（含外聘）、通讯录、考勤信息表（每月最后2天更新汇报）；

4．员工档案：

时时完善员工档案电子档和纸质档（员工获取新的资格证书、学历学位、职称后及时完善）；

5．人事处办公室物品管理、申领；卫生环境检查及安排；

6．及时完成公司转交盖章事宜；

7．领导交办的其他事务。

二、师资科

岗位职责

（一）年度考核

1．协助修订员工考核办法和考核标准；

2．被考核员工名单筛选、汇报；

3．拟定及发布考核通知；

4．反馈考核名单至各部门；

5．搜集考核表及部门考核结果，统计部门考核结果和比例；

6．协助组织学校考核沟通协调会，统计最后考核结果和比例;

7．协助更新考核后薪资、院龄补贴计算统计。

（二）外部进修培训

1．汇总培训进修需求、申请：

2．参训人员条件初步筛选、汇报；

3．对接外部组织单位报名、组织。

4．培训、进修数据统计、更新；

5．培训、进修结业证书、毕业证书审核、扫描留档；

6．培训进修照片汇总、留档。

（三）教师资格

1．岗前培训：

1　拟定岗前培训发文通知；

2　摸底调查及拟定参加培训人员名单信息表；

3　搜集参训人员材料、报送材料；

4　组织岗前培训前内部沟通；

5　培训结束证书扫描、留档、发放；

6　对接综合岗完善员工档案。

2．普通话测试、体检

1　告知测试、体检要求、时间、地点；

2　普通话证书、体检报告搜集留档；

3　对接综合岗完善员工档案。

3．素质测试

1　拟定素质测试的发文和通知；

2　确定参加测试的人员信息表及反馈；

3　搜集、初审测试所需材料；

4　领导审核后报送高师中心。

5　测试结果领取、扫描、留档、发放。

4．教师资格证认定组织

1　拟定教师资格认定的发文和通知；

2　确定参加认定人员信息表及反馈；

3　搜集、初审认定所需材料；

4　领导审核后报送教育厅。

5　资格证书领取、扫描、留档、发放；

6　对接综合岗完善员工档案和信息表。

（四）职称评审

1．拟定职称评审发文和通知；

2．摸底和拟定参加评审人员信息表、反馈；

3．根据时间要求搜集材料；

4．整理及初审材料；

5．协助组织材料审核和评审会；

6．评审结束，评审表签字及盖章；

7．对接综合岗完善员工信息表；

8．评审表存档（一式两份，人才市场和学校档案各1份）。

（五）学历学位变更

1．初审变更所需材料；

2．领导确认后，拟定变更发文和通知；

3．对接综合岗完善员工档案和信息表；

4．材料对接人才市场和学校档案留档。

（六）内部员工培训

1．培训名单、人员通知；

2．培训场地、物料的申购、准备；

3．协助培训教师准备、课件搜集；

4．培训考勤登记；

5．记录、拍照留档；

6．培训简报拟定、审核后外网人事处板块发布。

（七）数据完善

1．对外：

高基表、教师系统、教务平台、科研数据、其他部门对接数据的更新完善

2．对内：

员工数据分析、分类。

（八）薪酬津贴

1．每学期开学初完善教职工课酬表模板（开学第一个月第2周周五前完成，发送至教务处）；

2．协助审核课酬表、津贴表；

3．对接处理员工对薪酬提出异议事宜；

（九）师资建设

1．协助处理专业带头人、教研室主任、二级学院领导及其他领导层洽谈；

2．协助处理退休教师招聘、洽谈、资料及数据完善；

3．外聘教师

1　初审外聘教师电子档案和登记表；

2　汇总及反馈外聘教师信息表（每学期开学第二个月内完成）。

（十）领导交办的其他事宜

第二章聘任规定及流程

一、招聘计划

人事处依据学校机构设置、招生规模、各部门的职能职责及各单位提出的用人计划等，提出各部门的人员定编方案，报校务会研究审批后由人事处组织实施。

（一）每年6月，人事处将下一学年度的《人员需求计划表》（附件1）发放给各部门；部门负责人须根据实际情况、专业建设和学生规模提出用人计划；人事处汇总并审核各单位用人计划，将审核结果报校务会会议研究；经研究审批通过后，由人事处统一纳入招聘需求计划。

（二）审批通过的招聘计划，由人事处反馈到用人部门，并协助用人部门组织招聘甄选事宜。

二、招聘来源

（一）在高校任教，具有高校副教授及以上专业技术职务或具有硕士、博士研究生以上学历的中青年优秀讲师；

（二）毕业于211或985高校的优秀应届博士、硕士研究生；

（三）已办理退休手续，身体健康，年龄在70周岁以下，具有教授或副教授专业技术职务，具有丰富教学经历的教师；

（四）来自于企业具有丰富实践经验且具有中级及以上专业技术职务的双师型人才；

（五）行政教辅人员主要采用社会直接招聘。

三、聘任条件

教职员工分教师系列、教辅系列、行政管理系列、工勤系列四大类进行聘任。

在思想政治品德合格、身体健康的前提下，各类人员的聘任必须具备下列条件：

（一）教师系列

1．专任教师要求具备：

1　相关专业硕士研究生及以上学历；

2　或具有高校同等岗位教学经验且具有讲师及以上专业技术职务；

3　或具有企业丰富实践经验且具有中级及以上专业技术职称。

2．辅导员要求具备:

1　全日制本科及以上学历，思想政治、心理学及与本校专业相关的专业毕业优先；

2　中共党员（必备条件）；

3　在校期间担任过班级或学生会主要干部、学习成绩优秀、具有很强的组织管理能力和解决突发事件的能力；

4　愿意长期从事学生教育管理工作，能够适应住校（要求一周至少五天住校）；

3．教辅系列：

1　全日制本科及以上学历；

2　具有相应的专业技术职务资格；

3　专业对口。

4．行政管理系列：

要求具备本科及以上学历或具有丰富高校行政管理经验。

聘任在中层及以上管理岗位的人员，还应当具备以下资格：

1　担任二级学院中层管理职务，应当具有三年及以上教学教务、学生管理或行政管理经验，具有讲师及以上专业技术职务；

2　担任各单位正、副主任/处长职务，副职应当具有五年以上、正职应当具有七年以上同类岗位工作经验，具备较强的行政管理能力，同时持有对口的中级及以上专业技术资格（职称）证；

3　从事党群工作的人员，原则上政治面貌必须是中共党员，具有较高的思想政治觉悟和团结群众的能力。

5．工勤系列：

具有一定文化知识、遵纪守法，有较强的职业操守和服务精神。

工勤系列人员根据岗位特点要求具备相应的职业上岗证书。

第1-4必须符合国家关于高校岗位任职条件的相关规定，需具备岗位所需的计算机应用能力，要求身体健康，有充沛的体力和精力，年龄一般为22-70周岁。

四、凡有下列情形者，不得录用。

1．被剥夺政治权利尚未恢复者。

2．被判有期徒刑或被通缉者。

3．吸食毒品或有其它严重不良嗜好者。

4．患有精神病或恶性疾病者。

5．因品行恶劣，曾被政府行政机关惩处罚者。

6．体格检查不合格者（经总裁特许者不在此列）。

7．其它经本校认定不适合者。

五、招聘录用流程

（一）发布招聘信息

根据招聘计划，通过报纸媒体、现场招聘会、校园招聘会、人才招聘网、学校官方网站等招聘渠道对外公开发布招聘信息。

（二）资格审核、初选及复选

1．资料搜集：

应聘人员须如实填写《福州理工学院**岗位应聘登记表》（附件2）的每一项内容，并提供面试要求的证件原件进行复核；

2．由人事处对应聘人员进行资格审核和初选；

3．组织考核：

通过面试、笔试、试讲等方式，由人事处和用人部门进行考核选拔，考核通过后，报相关领导审查批准。

（三）体检、复核

经审批同意录用后，人事处通知拟录用人员到学校指定的医院进行体检，体检标准和项目按高等学校教师资格体检标准执行。

体检不合格者，学校不予录用。

体检费用由拟录用人员个人承担。

人事处对拟录用人员提供的各类证件、报名表、业务经历、工作实绩、体检结果等真实性进行复核。

（四）录用手续

人事处通知拟录用人员报到、办理入职手续。

员工入职需提交如下材料（须携带原件便于审核）：

1．个人居民身份证（正反面复印件1份）；

2．大学所有级别的学历证、学位证（复印件1份及学信网学历学位电子注册备案表）；若获取国外学历、学位的，应附上国内留学生学历鉴定机构出具的学历学位认证证明书；

3．专业技术资格证、职业资格证（复印件1份）；

4．高校教师资格证（已获得者提供）（复印件1份）；

5．结婚证（已婚者提供）（复印件1份）；

6．户口簿（复印件1份）；

7．1寸免冠彩照（6张），

8．个人简历（1份）

9．其他几类人员提供如下：

1　应届毕业生须提交就业推荐表和报到证（原件）。

2　有工作经历者须提供原单位开具的终止（或解除）劳动关系证明（复印件1份）。

3　退休返聘人员须提供退休证（复印件1份）；内退和其他类型的人员要提供现行劳动关系隶属单位的证明。

第三章入职、试用、考核、调岗、离职流程

一、签订合同

（一）根据用工性质，分为劳动合同、劳务协议、兼职协议、实习就业协议四类，根据我校合同签订规则进行签订。

（二）劳动合同仅对全职教职工（非退休）人员签订；劳务协议仅对全职退休返聘人员签订；兼职协议仅对兼职人员签订；实习就业协议仅对应届毕业生（尚未毕业）签订。

二、试用

根据合同约定年限，原则上新员工试用期为3-6个月，试用期结束后，符合转正条件的员工予以转为正式员工；工作表现优秀者，可根据实际情况适当缩短试用期限。

三、考核

（一）试用期或实习期结束前一周，试用人员填写《新员工试用考核表》（附件3），实习期人员填写《实习转试用或转正申请表》（附件4）；

（二）用人部门按照学校新员工试用期考核办法进行考核后，将考核结果提交至人事处。

学校根据用人部门的考核意见，人事档案到档情况，决定转正、延期转正或解聘。

四、试用期内员工不符合以下条件者，视为不符合录用标准，学校可提前3个工作日书面通知其停止试用，予以解除劳动关系。

（一）所填写的应聘信息登记表中信息虚构或提供的证件被证明伪造；

（二）试用期内请事假超过5个工作日者（应届生毕业返校答辩及处理毕业事宜不计入该条件）或无故旷工超过2天者；

（三）工作达不到岗位要求，考核不合格者；

（四）存在第十一条中不符合录用条件之一者；

（五）严重违反学校规章制度，受通报批评两次者或更高级别处罚者；

（六）存在重大工作失误，对学校造成实际损失超过5000元者；

（七）无故不服从工作安排者；

五、拟录用人员在与学校签订劳动合同之前必须与任何原工作单位终止劳动雇佣关系，如因员工个人原因对学校有所隐瞒，由此而产生的一切后果将由员工个人承担。

六、员工在与学校签订劳动合同后，必须按照国家及当地政府的有关规定，按时调转社会保险及医疗保险。

七、员工录用被分派工作后，应按照约定报到期限，立即赴所分配的部门工作，不得无故拖延推诿。

八、基于工作需要，学校可合理调动员工的职务或工作地点，被调动员工无正当理由不得借故拖延或拒不到职。

九、各部门主管在调动员工时，应充分考虑其个性、学识、能力，务使“人尽其才，才尽其用，才职相称”。

十、员工调职前，原则上须接受新岗位的岗前专业培训，直到能满足该岗位的上岗要求。

十一、接到调动通知书后，限在一月内办理移交手续，前往新职单位报到。

十二、离职

（一）根据所签合同/协议及补充协议等约定的条款，按照规定期限内书面提出离职申请，同步校内办公系统提出申请，按照相关部门审批流程，审批通过后，办理完毕交接手续和工作，方可视为离职程序规范完成。

（二）离职审批部门和程序：

1．所在单位：

申请人所在单位根据工作交接内容等情况批复最后离职生效时间。

申请人所领取办公所需文件、资料（含纸质和电子文档）须如数归还所在单位，交接签收。

督查督办交接过程和结果，确保工作交接无误。

2．相关部门：

后勤部门核查办公物质、住宿人员退宿、一卡通、钥匙等物品归还情况；图书馆查询书籍借阅归还情况；党办查询党组织关系迁出情况；人事处核查考勤、工资、培训协议赔偿、社医保公积金减员等情况；财务处核查借款情况。

3．纸质离职申请和办公系统审批均审核完毕，视为按照规范流程执行，离职人员薪酬将予以离职生效日次月发放。

第四章劳动合同管理规定及流程

一、合同签订时限规定

依据福州理工学院合同协议管理规定执行。

、

二、合同签订及管理流程

（一）新签合同

人事处在新员工入职当日与其签订劳动合同，在入职后一个月内办理完毕合同盖章、审核、员工本人签收及存档工作。

一个月一次性交接到公司人力资源部经办处，做好交接签收工作。

（二）续签合同

1．退休返聘人员及兼职人员，人事处需特别注意退休人员年龄是否符合校内签订规则。

2．正式员工，人事处需结合员工近期4年内的年度考核结果提交给用人部门以作参考。

3．根据岗位、年龄与用人部门及分管领导做好沟通是否续签工作：

1　审批同意续签，在劳动合同到期期限前一个月内续签完毕。

交人事处领导复核无误后，一周内一次性交接到公司人力资源部经办处，做好交接签收工作。

2　审批不同意续签，由人事处和用人部门共同做好面谈沟通工作，并做好结束劳动关系后续事宜。

第五章人事档案管理规定及流程

员工入职时需按照入职规定材料提交齐全所有材料，人事处核查无误后，按照员工编号存档；在所有入职手续及合同办理齐全后，在入职一个月内转交公司人力资源部经办，并做好交接签收手续。

员工个人人事档案需在入职后3个月内办理好调档手续，档案需进入学校指定人才市场学校专户。

未按照要求调档人员，其个人转正考核和职称评定将受影响。

具体办理流程由人才市场经办和人事处经办人在入职后予以解说。

第六章进修培训管理办法及流程

一、进修培训管理办法以校内即时公布的文件为准。

二、进修培训流程

福州理工学院教职工进修培训流程图

第七章教师资格申报流程

高校教师资格申请及认定流程图

第八章职称评审及聘任组织流程

第九章学历学位变更流程

【有关说明】1.具体政策参见《福州理工学院教职工在职进修规定》;

2.学籍档案主要包括：

报考表或报考审批表、学籍登记卡、成绩总表、毕业生登记表、毕业生鉴定表、毕业论文评审表、学历学位证书复印件、当年招生简章要求材料等，还需提供前置及现学历学位认证报告【可分别在“中国高等教育学生信息网”（网址：

）、“中国学位与研究生教育信息网”（网址：

第十章考勤管理规定及流程

一、考勤管理规定以校内即时发布的文件为准。

二、考勤处理流程

第十一章考核管理办法及组织流程

一、考核管理办法以校内即时公布的文件为准。

二、考核组织流程

第十二章证明开具流程

一、申请人本人写邮件至人事处邮箱申请（模板请看如下）。

二、因各接收证明单位要求的证明格式不相一致，请确认好格式版本，邮件附件上传证明格式的电子版（谢绝U盘），无格式版本则按照学院统一格式要求出具。

三、须提前3个工作日申请，人事处审核并提交盖章申请，申请通过后，于每周三、每周五统一组织盖章。

四、人事处通知申请人领取并签收。

申请邮件模板

人事处*老师：

您好！

本人，工号：

，任职（部门）（职务）。

现由于需要，向人事处申请开具证明，并为此用途负责，材料模板在附件中（如有则提供），盖章需一式份，最迟需要于年月日到贵处领取，谢谢！

申请人：

联系电话：

××年××月××日

第十三章薪酬处理流程

一、各部门各类津贴表经分管领导签批，报校长审批后提交人事处（每月15日前）。

二、人事处薪酬经办人根据考勤核销结果核算工资，根据第一条核算各类津贴，制作当月工资表报人事处领导审核（每月25日前）。

三、审核无误后报财务处审核（每月26日前）。

四、审核无误后报校长审核（每月28日前）。

五、薪酬发放（每月月底2日内）。

六、薪酬异议沟通（薪资发放后7个工作日内）。

七、有问题薪资差额部分于次月15号补发。

第十四章相关工作表

表格1：

福州理工学院应聘人员信息采集:

（应聘人员填）

表格2：

教职工信息采集表（所有入职人员必填）

表格3：

科研成果一览表（教师、教学管理人员必填）

表格4：

教职工请假申请表（请假超过3天（含）必填）

表格5：

试用期考核表（按照岗位填）

表格6：

实习转正（转试用）申请表（按照岗位填）

表格7：

教职工进修培训申请表

表格8：

福州理工学院学历学位更改申报表

表格9：

福利申请单

表格10：

教职工离职申请表

福州理工学院人事处

2015年5月29日