广州中医药大学科技查新业务规章.docx

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附件2

广州中医药大学科技查新业务规章

广州中医药大学科技查新业务规章是广州中医药大学图书馆参照国家科技部、教育部和卫生部有关文件制定，规定分以下三部分：

第一部分科技查新工作站管理办法（暂行）

第二部分《科技查新规范》实施细则

第三部分科技查新工作流程

第一部分

科技查新工作站管理办法（暂行）

第一章总则

第一条为了规范科技查新（以下简称查新）的管理，明确查新责任和行为，保证查新工作质量，参照国家科技部和国家教育部有关文件规定，在2001年《广州中医药大学图书馆查新章程》的基础上，特制定本办法。

第二条本查新站已通过国家中医药管理局和广东省中医药管理局的资格认证和授权，由广州中医药大学图书馆管理，接受国家中医药管理局和广东省中医药管理局等相关管理部门的监督和政策、业务指导，并向其汇报工作。

第三条本办法所称的查新，是指以文献检索的手段，并基于检索结果，通过综合分析，对委托查新的科研项目的新颖性进行查证，出具有依据、有分析、有对比、有结论的查新报告的一种鉴证性质的信息咨询服务业务。

第四条遵循国家科技部国科发计字【2000】544号文件颁布的《科技查新规范》及本站制定的《科技查新规范实施细则》等规章制度开展查新业务。

第五条查新业务实行有偿服务。

具体收费标准另行制定。

第二章查新业务的范围

第六条根据国家科研管理体制的改革和发展，查新的类型为：

科研立项；

科技成果评价；

科技成果验收；

科技成果鉴定；

科技成果申报奖励；

其他科技鉴证性项目。

第七条根据《科技成果鉴定办法》、《科技查新规范》、《卫生部医药卫生科技项目查新咨询工作暂行规定实施细则》等法规，我站查新的学科范围以生命科学范畴的科研项目为主，兼顾部分教育教学等社会科学的科研项目。

第八条本查新站查新业务的适用范围为：

国家中医药管理局科研管理部门，广东省中医药管理局、广东省科学技术厅、广州市科技局等省、市科研管理部门受理的科研项目，以及其他认可本查新站出具的查新报告的科研项目管理单位。

第三章机构设置

第九条图书馆主管馆长担任查新站站长，负责查新工作的总体管理及协调；设副站长一名，负责查新的工作计划、工作条件、业务开展、监督、人力及资源调度、质量控制、工作总结等日常管理及业务工作。

第十条本查新工作站实行集中管理、分校区实施的工作模式。

在三元里和大学城二个校区分别设立查新工作组，开展查新工作。

第四章查新人员

第十一条涉及查新工作的人员包括管理人员、查新员、审核员、其他技术辅助人员以及查新咨询专家。

其中查新员与审核员一般应当具有查新人员资质证书。

查新员一般应具有生物医学的学科背景或专业信息服务经历，中级及以上职称，有一定的外语和计算机应用能力。

负责用户接待、受理委托、文献检索、分析比较、报告撰写等业务环节。

审核员一般应具有生物医学的学科背景或多年专业信息服务经历，高级职称，较好的外语水平和计算机应用能力。

负责对查新过程的合理性以及查新报告的正确性进行审核，提出改进意见，必要时应当与查新员共同讨论项目特征、优化查新方案、完成整个查新环节。

技术辅助人员协助完成网络、设备、数据库的维护以及财务结算等工作。

查新咨询专家从各学科专业的教学科研人员中聘请，一般应为高级职称，具有所从事学科专业广泛的知识和较深的造诣。

负责为查新工作中出现的疑难专业问题提供咨询。

第十二条查新人员实行专职与兼职相结合的方式，日常的查新业务由专职查新员进行，审核员与其他技术辅助人员，以及查新工作量比较集中时的补充人员兼职工作。

第十三条所有涉及查新工作的人员都有义务维护委托查新的科研项目的知识产权。

第五章查新工作流程

第十四条查新人员应熟悉《科技查新规范》（国科发计字[2000]544号）及我馆制定的《科技查新规范实施细则》中查新工作流程的规定，并遵照执行。

第十五条为适应集中管理、分散开展业务的工作模式，在查新流程的结题环节实行查新人、审核人签字后，经图书馆办公室加盖查新专用章后生效。

第六章财务管理

第十五条查新人员不得涉及具体财务结算事宜，也不得收受查新费以外的任何钱物、宴请、游乐。

第十六条查新费的结算分为现金、支票、信汇等方式，查新接待人员收取用户费用并开具发票，定期将款票交由图书馆办公室进行结算管理。

第七章文件归档与用户反馈

第十七条查新业务档案同时以印刷版形式和电子版形式归档，印刷版应具有查新人员签名和加盖查新专用章，按照学校档案管理制度保存5年；电子版制作成具有必要检索途径的数据库，并按年度制成光盘长期保存。

第十八条对重大查新课题，要求做项目跟踪反馈，收集用户、鉴定会主持单位和报奖管理部门对查新质量的意见，并建立反馈意见档案。

第八章年度总结与汇报

第十九条每年年底对当年（截至到12月31日）的查新业务进行总结，内容包括完成的查新项目数及其学科分布、查新类别等分项统计，经验和教训，存在问题分析、改进意见等，并于下年1月下旬将年度查新工作总结报送给图书馆和相关查新管理部门。

附则

第二十条本办法自2005年5月1日起实行。

第二部分

《科技查新规范》实施细则

科技查新工作是科研管理的一个重要环节，由文献信息人员完成的科技查新报告是科研管理部门对科研项目及其成果判断是否具有创新性的决策依据。

为保证科技查新工作的公正性、准确性和独立性，维护查新有关各方的合法权益，为了更好地执行国家科技部《科技查新规范》，提高科技查新工作的科学化、规范化水平，特制定本实施细则。

第一章查新工作的目的、任务与范围

一、查新工作目的

考查科技项目与现有成果相比是否有技术进步与创新。

二、查新工作任务

客观、全面地获取相关文献、运用综合分析与对比的方法，指出现有成果与查新项目是否有异同，为科研管理部门及成果鉴定专家提供判断查新项目技术进步与创新的参考依据。

三、查新工作范围

科研立项信息咨询查新

科技成果鉴定查新

科技成果奖励查新

技术信息咨询及其它

四、查新人员不得接受查新项目委托方按财会制度交纳的查新费用以外的任何形式的报酬（包括奖金、宴请、娱乐、旅游等）。

第二章科技查新工作流程

一、受理查新委托一般应有2人参加，其中一人为拟实施该项目查新的人员，另一人为拟参与该项目查新审核的人员或相对固定的查新项目接待人员。

条件允许时，委托方一般应有了解项目内容的专业人员到场介绍项目要点；特殊情况下，也可以通过电子邮件、传真、电话、邮寄等方式提交委托。

二、委托查新的单位或个人需填写《科技查新委托书》，并应提供能反映成果主要技术特征与创新点的全部技术资料（包括技术总结、研究报告、试验数据、测试报告等）。

委托单位还应提供所掌握的国内外同类可比成果的有关线索或文献。

三、受理查新项目后，查新人员应与委托方充分沟通，把握项目主题与技术特征，共同确定查新范围，选择检索词，制定检索策略。

四、在实施检索时，应根据实际情况，对检索词与检索策略进行实时调整、修正。

如果遇到检出文献数为0的情况，需与查新审核人商量，及时调整检索词与检索策略，将检索的主题范围扩大到课题项目的同类研究。

五、为避免因文献出版与进入检索工具书及数据库的时间差而遗漏重要相关文献，查新人员应利用馆藏文献进行手工补充查阅。

六、查新人员阅读分析检出文献，并与查新项目进行综合对比，区分出密切相关文献和一般相关文献（密切相关文献指在研究对象、研究方法上很相近或相同，具有可比性；相关文献是指研究对象相近、研究方法相同），并按其顺序列成检索附件，通过对比、分析、比较、归纳找出技术进步点或创新点，写出查新结论。

七、查新审核人员应全面审查查新人员对查新项目主要特征的理解、检索策略的制定、检出相关文献的选择、以及查新结论等各个环节的合理性、客观性、全面性和正确性。

八、根据项目难易程度和工作量大小，一项查新从受理到完成一般为6-8个工作日，其中包括0.5-1个工作日的审核工作量。

第三章查新检索范围

查新检索范围应体现全面性、系统性、连续性。

具体范围应根据查新项目性质、查新地域要求以及委托人的特殊要求确定。

一、根据查新项目性质确定检索范围

科研项目一般有基础理论研究、应用研究、开发研究等性质。

所有性质的查新项目都应该检索与该项目专业相关的科技成果数据库和其他各类文献数据库。

理论研究类项目必须检索学位论文和学术会议论文数据库；新品开发研制类项目必须检索专利数据库；另外，必要时应搜索互联网网页中的事实信息。

二、根据查新地域要求确定检索范围

由于项目来源、鉴定和奖励等级、以及项目技术内容本身涉及地域的区别，检索范围分为检索国内文献和检索国内外文献。

一般地，国家自然科学基金项目，省、部级鉴定项目，申报省、部级科技进步一等奖的奖励项目，在理论上和技术上可能达到或超过国外先进水平的项目应检索国内外文献；其他项目可以只检索国内文献。

（注：

省级系指由省级科研管理部门如省科委、省科技厅，不含省属行业部门如省的行业厅局或公司的省级机构）

三、查新年限

一般技术进步类项目，检索年限定为10年；基础性、方法类项目不受年代限制；

第四章查新报告书与检索附件

一、查新报告书内容

按国家科技部《科技查新规范》的格式和内容出具查新报告书。

查新报告书一般制作2份，应委托人的要求可以复制多份。

具体规范要求如下：

1、项目技术要点：

由查新人根据《科技查新委托书》及委托人提供的技术资料，在充分理解项目技术特点的基础上撰写。

项目技术要点主要包括两个方面：

（1）简要概括该课题研究开发的主要内容；

（2）列出该项目宣称所具有的创新点与技术进步点。

项目技术要点应客观、全面、准确地体现委托查新项目所具有的特征。

项目技术要点在撰写完成后，须经委托人确认。

2、计算机检索

包括所检数据库名称、采用的检索策略及每个数据库所检出的文献数量。

3、手工检索

包括所检检索工具书名称、检索策略、命中文献数量。

4、检索结果

应填写所检出的与查新课题内容相关、密切相关文献的题目及文献出处。

且应按照国家标准《检索期刊条目著录规则》GB3793-1983规定的格式填写。

对于摘自期刊的文献，其格式应为：

“文献题名/责任者//刊名.—年,卷（期）.-××~××（页码）.”。

如果文献来自成果、专利、标准等数据库，其格式应为：

“文献题名:

项目编号（或专利号，标准号）/责任者.—出版年月（或项目完成，专利申请，标准批准年月）”，其文献出处可注明数据库库名。

5、查新结论与责任项

查新结论分两个部分

第一部分：

论述检索数据库范围、所检文献的分布情况等。

第二部分：

针对查新项目的技术特点，与检索到相关文献作分析对比，说明查新项目与这些文献的相同点与不同点，找出创新点。

查新结论应采用如实描述性写法，条理应清晰，用词应规范准确，结论要明确，不能用似是而非的词语。

责任项：

包括查新人，审核人的签字及查新专用章。

二、检索附件

将检索时获得的全部命中文献的题录或摘要，按检索数据库顺序集中列出作为附件。

必要时，对支持查新结论的重点文献的原文，也应作为附件。

附件制作一份提供给委托方。

第五章查新档案与反馈

一、查新档案管理

建立科技查新档案，每一个完成的查新项目应有完整的档案记录。

内容包括：

科技查新委托书、委托人提交的项目研究报告和技术资料、与委托人就项目技术探讨时双方的手写注记与草图、委托人提交的书面保密请求、查新报告及其附件、审核过程产生的文件。

查新档案分别以纸质文件和电子文档保存，纸质文件保存5年，电子文档应便于检索浏览，并按年度制作光盘长期保存。

二、查新结果反馈

对重大查新课题，应当实行项目跟踪反馈，收集用户、鉴定会主持单位和报奖管理部门对查新质量的意见，并建立反馈意见档案。

第六章查新人员管理

一、查新人员应遵守图书馆规章制度，熟悉国家科技部、卫生部、国家中医药管理局等相关政策法规和业务规程，切实执行图书馆岗位业务规范。

严格遵照独立、客观和公正的工作原则进行科技查新工作；对委托查新项目的技术内容，负有保密的责任，未经委托人的同意，不得对外泄露。

二、查新人员应努力学习掌握生物医学领域的基本问题、热点问题及其相关基础知识，及时了解并掌握信息资源的发展动态和趋势，熟悉与本领域相关的数字资源。

三、查新人员应本着对课题负责、对自己负责的态度，认真完成每一份查新课题。

对课题极不负责的同志，要严肃处理甚至调离查新岗位。

四、因查新工作具有很强的时效性，在工作量不饱和时，应主动完成其他信息分析和研究等相关任务。

五、审核人员由副高职称以上具有查新员资格证书的人员担任，要尽职尽责做好课题审核工作。

六、查新人员采用外出培训和自学提高相结合的方式。

查新人员应主动加强业务学习，总结工作经验教训，不断地提高自己的业务水平，提高学科专业、图书情报、外语与计算机应用等方面的素质。

七、专家咨询

遴选相关学科专业人员作为查新咨询专家，建立固定的专家组。

专家组成员负有对查新项目技术内容保密的义务。

同时，根据委托方对项目技术内容保密程度的声明，在向专家咨询时应考虑委托方的利益，分别采用专业技术概念的咨询和技术关键分析比较的咨询。

第三部分

科技查新工作流程

第一章查新接待和委托

一、查新接待

1、接待客户语言文明，态度和蔼，行为恰当得体；对初次查新用户，应主动介绍查新注意事项及查新表格填写方法；

2、耐心解答用户提出的问题，力求有问必答，回答明确；针对查新过程中出现的疑难问题，及时与用户交流磋商，交换意见；

3、按时完成查新课题后，主动与用户联系，准时按约定时间向客户提交查新报告；

4、严格按科技查新收费标准进行收费。

二、查新委托

科技查新是一项十分严谨的、以文献检索和情报调研相结合的科技情报研究工作。

为保证科技查新工作的科学性、客观性、公正性和准确性，维护查新有关各方的合法权益，请委托单位严格按照以下程序向本查新工作站提交查新委托：

1、领取《查新咨询委托单》

委托者可从我校图书馆网页（）下载，也可直接到广州中医药大学三元里和大学城校区图书馆参考咨询部领取；

2、填写《查新咨询委托单》

（1）《查新咨询委托单》应由课题负责人或掌握课题全面情况的研究人员填写。

（2）查新项目名称：

应与立项书或鉴定书上的项目名称一致。

（3）查新目的：

可分为立项查新、成果查新等。

立项查新包括申报各级、各类科技计划、科研课题开始前的资料收集等；成果查新包括为开展成果鉴定、申报奖励等。

（4）查新咨询要点与查新要求：

查新咨询要点是指需要查证的内容要点。

包括填写研究课题的概要，重点表述主要技术特征、参数、指标、发明点、创新点、技术进步点等。

查新要求是指查新委托人对查新提出的具体愿望。

一般分为国内查新、国内外查新、国内外专利查新。

（6）检索词：

检索词（含规范词、同义词、缩写词、相关词）应从查新项目的科学技术要点中抽出，同时应属于查新项目所属专业的文献常用词汇。

化学物质除提供化学名称外，应尽可能提供其商品名、俗称、分子式、结构式及CA登记号。

（7）参考文献：

由查新委托人提供的与查新项目密切相关的国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料、该项目成员在国内外已发表的相关文献（应当尽可能注明文献的著者、题目、刊名、年、卷、期、页）等，以供查新机构在处理查新事务中参考。

（8）保密责任：

应当包括当事人对技术内容和资料保守秘密的内容、期限和泄露科学技术秘密应当承担的责任，双方可以约定。

不论委托是否变更、解除、终止，本条款均有效。

3、正式办理查新委托手续

（1）由委托查新课题负责人或掌握课题全面情况的研究人员来广州中医药大学三元里或大学城图书馆参考咨询部正式办理查新委托手续。

（2）来时请携带已填好的《查新咨询委托单》，同时立项查新者需提交立项申请书、立项研究报告等；成果鉴定查新需提交项目研制报告、技术报告等；申报奖励查新须提交奖项申报书及有关报奖材料等。

（3）与查新受理人交谈，介绍委托课题研究内容，并就查新要求、查新报告提交时间、查新范围、查新收费等达成共识。

（4）查新委托项目的内容一经确定后，不得随意更改；若更改项目的主要内容、技术性能指标或增加创新点，则按新项目重新计费或酌情补充收费，委托时间从修改之日起计算。

（5）查新委托人若需提前获取查新报告，需同查新人员提前协商并约定好，可按加急处理。

（6）查新报告一般提供一份正本，用户要求多份时，应事先说明，并付工本费每份10元，报告若要传真或特快专递，费用另计。

（7）查新项目已接受委托，且已进入查新工作环节，若委托人提出取消查新，则需扣除一定费用，其余可退还用户；若此时查新报告已完成，委托人则需支付全部费用。

（8）在查新过程中，查新人员就查新项目提出不明事宜时，请查新委托人给予积极的解答与及时的沟通，以确保查新工作的顺利进行。

第二章查新程序

签定查新合同后，开始进入正式的查新程序。

一、检索准备

1、查新人员认真分析查新项目的科学技术特点及与查新项目相关的资料，与用户面谈，了解委托人提出的查新点与查新要求。

2、明确检索目的。

3、根据检索目的确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度，使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容。

4、确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。

5、制定周密、科学，具有良好操作性的检索策略。

二、选择检索工具

分析检索项目，根据检索目的和客观条件，选择最能满足检索要求的检索工具。

1、机检时，检索前根据查新项目的内容、性质和要求选择合适的检索系统和数据库。

2、手检时，根据专业对口、文种适合、收录完备、报道及时、编排合理、揭示准确的原则，选择检索工具书。

三、确定检索方法和途径

1、根据查新项目所属专业特点、检索要求和检索条件确定检索方法。

2、确定检索途径

（1）在机检条件下，为了确定检索途径，先弄清数据库采用的是规范化词表还是自由文本式词表；指示主题性质的代码是标准的还是任选的；提问式如何填写；再将表达检索提问的各概念依照数据库采用的词表转换成检索语言，即主题词、分类词、关键词等。

（2）在手检条件下，文献的检索途径就是检索工具书中的目次、正文和辅助索引提供的途径。

检索工具书提供的检索途径主要有：

分类途径、主题途径、文献名称途径、著者途径、文献代码途径以及其他特殊途径。

分类途径和主题途径是手检的主要途径。

四、查找

1、依据《科技查新规范》规定，查找时以机检为主、手检为辅。

2、为防漏检，适当补充查找与查新项目内容有关的主要现刊，注意利用手册、年鉴等相关工具书。

3、在得出最终检索结果之前，需要对每次检索结果进行检验和调整，以扩检或缩检。

五、完成查新报告

1、撰写查新报告

查新员按照下述步骤完成查新报告：

当检索完成后，根据检索结果和分析的需要，索取文献原文；对所取得的文献，根据查新项目的科学技术特点，分为密切相关文献和一般相关文献，并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性，撰写查新报告。

2、聘请查新咨询专家

在必要时，根据查新项目的所属专业和科学技术特点，以及其他实际情况，选聘若干名同行专家担任查新咨询专家，就查新项目的文献检索与新颖性问题进行咨询。

3、对查新程序和查新报告进行审核

审核员根据《科技查新规范》、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果，对查新程序和查新报告进行审核。

4、查新员和审核员在查新报告上签字，加盖科技查新专用章。

5、整理查新报告附件。

附件包括密切相关文献的原文复印件、一般相关文献的文摘。

查新员应当对所有附件按相关程度依次编号。

六、提交查新报告

完成查新报告后，查新机构按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。

提交查新报告后，查新人员应及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档。

七、查新电子资源

1、中文电子资源

（1）中国期刊全文数据库（6600种期刊全文）

（2）中文科技期刊数据库（全文版）（8000多种期刊全文）

（3）中国生物医学文献光盘数据库

（4）中文生物医学期刊文献数据库

（5）中医药科学数据中心系列数据库

（6）中国优秀博硕士学位论文全文数据库

（7）万方资源数据库

（8）全国报刊索引数据库

（9）中国科技经济新闻数据库

（10）超星、书生电子图书

（11）国家科技成果网

（12）国家知识产权局专利数据库

（13）中华医典

2、外文电子资源

（14）外文科技期刊题录数据库

（15）MedLine或PubMed

（16）EMBASE（）

（17）ELSEVIERScopus（）

（18）LippincottWilliams&Wilkins

（19）OxfordUniversityPress

（20）MICROMEDEX系列数据库

（21）SpringerLINK

（22）KluwerOnline

（23）EBSCO

（24）ScienceDirectOnsite（SDOS）

（25）U.S.PATENTDATABASE

第三章查新质量

一、查新质量评价指标

《科技查新规范》对查新工作质量提出了明确的要求。

查新工作质量可以通过以下“查新质量评价指标体系”进行评价。

该指标体系是根据查新程序和工作内容而建立的，对查新人员自我评价查新质量和主管部门监督检查有一定的指导和参考作用。

评价指标见下图。

二、文献检索质量

文献检索质量是整个查新质量的基础，检索质量的好坏直接影响到查新报告结论的准确性，即直接影响到查新报告的质量。

检索质量可以从检索的全面性和准确性两个方面进行评价。

1、检索全面性

“查全”与“查准”是用于判定情报检索系统检索性能的两个标准。

查新检索是对项目内容新颖性的检索，具有较高的查全要求，需要相当数量的文献，在查全的基础上追求查准率。

检索的全面性主要受查新点分析、检索标识、检索范围、检索年限、检索途径、检索策略、检索结果的检验与调整等因素的影响。

（1）查新点分析

查新点分析是指查新人员在对查新项目内容全面了解的基础上，根据查新委托人对查新项目的科学技术要点等新颖性的查询要求和管理部门的查新规定，将需要查新的内容（一般为多主题）用一条条查新要点（单主题）清楚地表示出来，即分解开来，以便于找准查新点，选择相关文献，并进行比较，最终得出针对性强的公正、客观结论。

该指标反映了查新人员对查新项目的实质内容的掌握程度，是检索的前提，是对比分析与论述的依据，是查新质量一个较为重要的影响因素。

要求全面准确地理解查新内容，找准查新点。

（2）检索标识

“查新点分析”是对概念进行分析整理的过程，检索标识的确定则是对概念的转换。

检索标识是指通过对查新项目的主题分析将自然语言转换成规范化语言，即确定检索入口的问题，包括分类号标识和主题词标识，这是影响检索质量全面准确的一个很重要的因素。

要求检索标识的标引全面准确，逻辑组配合理。

（3）检索范围

检索范围是指根据查新项目所属专业涉及面选定的检索工具和期刊、资料。

检索范围应当符合具体要求，做到大小合适。

（4）检索年限

检索年限是指根据查新项目所属专业特点选定的检索时限。

有些基础学科的项目要求检索的时限较长，而一些新兴学科的项目则要求检索时限较短。

查新人员应当遵照《科技查新规范》的规定检索年限来确定检索年限。

（5）检索方法

检索方法是指查找文献信息的具体方法，分为手工检索和计算机检索两种方法。

《科技查新规范》规定：

应当以机检为主，手检为