某市数字档案馆可行性方案研究报告.docx

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某市数字档案馆可行性方案研究报告

某市数字档案馆

可行性研究报告

某方正集团公司

二〇二一年九月目录

一、项目概述

二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。

随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。

随着国家和社会信息化进程的加快，档案信息化建设是档案事业适应社会信息化发展的必然趋势，是创新档案服务机制、全面提高档案工作为社会服务能力的必要手段。

随着“政府上网工程”和“全国档案信息化建设”的全面实施，档案信息化建设已成为各级党、政机关、社会团体电子政务建设的组成部分。

组建单位部局域网，建立档案信息，实现档案信息资源的网络化，使馆藏档案以数字化形式充分融入现代化网络世界，最终实现数字化档案馆是社会对档案事业发展的必然要求，十六大报告中明确指出：

“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。

中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要容。

档案工作必须尽快跟上社会发展的要求。

某市档案馆系地市级国家综合档案馆，是中共某市委、某市直属的文化事业，是某市永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。

　　其主要职能是接收、收集、整理、保管和提供利用本行政区域各个历史时期的档案史料。

根据国家档案局、中央档案馆印发的国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发［2002］8号）指导文件，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列为政务信息化工作的主要任务，为落实某市数字化档案馆的建设，某市档案馆将逐步对馆信息进行全面数字化处理，采用现代信息处理手段，本着统一规划、分级建设、安全XX、突出特色的方针，以文档一体化、归档文件双轨制为原则，以档案信息资源社会共享为目标，加强档案信息化基础设施建设，推动现有馆藏档案的数字化进程，实现电子文件和电子档案的规化管理，逐步建成全市档案信息网络，积极稳妥地实施档案信息化建设，最终建立某市数字档案馆。

二、项目建设的必要性

2.1现状与差距

随着现代科学技术的发展，随着信息技术的广泛应用，对传统的档案管理方法、管理手段提出了新的挑战，作为电子政务试点城市，某市市各级党政机关办公自动化程度日益提高，无纸化办公已是大势所趋，每天都在形成大量的电子文件，要求档案馆必须与机关信息化建设相对接。

与此同时，在互联网络日益发达的今天，人们已不能满足于跑到档案馆查阅文件、档案，信息社会是讲效率的社会，要求在办公室里、在家里就能查阅党和政府的文件，查阅所需要的档案，档案馆要满足社会的广泛需求，必须走信息化、数字化、网络化的路子。

目前某市档案馆信息化建设已有一定基础，但离真正的网上档案馆还有很大的距离；目前信息化现状分析如下：

⏹基础设施建设初具规模。

近年来，市档案局先后投资用于信息化基础设施建设，配备了服务器、计算机、台扫描仪、触摸屏以与数码相机、录像机、投影仪等设备以与必要的软件系统，基本满足了工作需要。

基础设施的不断加强，为全市档案信息化建设的进一步发展奠定了基础。

⏹初步实现了计算机管理。

档案馆自行开发了部分档案管理软件，实现了部分档案的计算机查询服务；建立了某档案信息。

⏹制定了必要的规章制度

为了加强全市档案信息化工作，市档案局先后制订并实施了《某市档案事业发展“十五”计划》、《某市档案信息化建设实施方案》、《某市档案局网络安全职责》、《机房管理制度》、《设备管理制度》、《录入人员职责》等十余项文件制度，保证了档案信息化工作持续、健康、稳步的向前发展。

⏹馆藏档案存储

馆藏档案数字化工作才刚刚开始，纸是主要的存储介质，辅助的存储介质有磁带、影像带，黑白照片、彩色照片和部分电子文档资料。

由于大部分的馆藏的存储介质是纸质文件，纸质文件不仅难以永久保存和备份，极易受到外界的环境的损坏，而且占用的大量空间，随着数量的不断增加，仓储的费用和管理成本不断增加。

⏹档案管理模式

目前档案馆的管理模式主要采用手工管理模式，包括档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等，都以手工为主的，管理不是很科学、工作效率低，档案资源不能得到充分利用。

⏹档案信息查询

在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：

查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。

纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源向政府机关部门和公众提供良好的服务。

2.2发展趋势

现代技术迅速发展的今天，数字档案馆不失为档案馆发展的新方向，是档案馆与社会交融、与国际接轨的新契机，也是避免成为信息孤岛的最佳选择。

然而，数字档案馆的建设也是一项庞大的系统工程，它不仅要靠档案界的自身努力，更要依托于整个国家信息化建设水平的提高；不仅需要得到社会各方的支持，更需要宏观的超前战略意识。

数字档案馆是政府信息资源的数据中心和数据交换站，它是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统，属于国家数字化信息基础工程，建设数字档案馆是政府信息化建设工作的发展趋势。

2.3项目建设的必要性

信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现档案管理的信息化建设。

国家档案局于２００２年１１月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：

本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全XX的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设，在部分中心城市建设示性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系，安全保障体系和队伍建设。

依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心。

档案部门一定要转变观念，必须把信息化作为档案基础业务建设的重点容来抓。

（一）档案管理现代化、信息化是必然趋势。

随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。

但是由于各个部门、各个地区的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位、偏远地区仍存在着信息化不够的现象。

（二）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。

档案管理归根结底是信息资源的管理。

信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。

相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。

（三）档案现代化管理可以增加信息存储量

现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。

纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。

这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。

具有直观性、选择性、易操作性。

（四）电子文件大量产生的必然要求

随着网络电子政务建设的全面展开，产生了大量的电子文件，对这些电子文件需要与时收集、整理、归档、利用，如果不采用先进网络软件系统是无法实现的。

（五）档案数量不断增加的必然要求

随着时间的推进，本馆以与下属档案馆（室）的馆藏档案数量不断增加，必须采取信息化的手段才能胜任管理职能。

（六）档案信息的重要性

 档案是历史的真实记录，它具有原始性和真实性。

所谓真实性，是因为档案是职能活动的原始记录，是一次信息，所以它是原始的、真实的。

档案的真实性，原始性决定了它在事实公证、领导决策活动中重要的凭证作用。

特别是在市场经济活动中，了解某的投资环境，了解某的资源条件，了解某的投资政策，档案信息最可靠、最全面、最方便。

这充分显示出档案信息的珍贵价值。

要使这浩如烟海的珍贵档案能为广大公众所用，数字化是解决这一难题的根本途径。

所以，为了达到资源共享，建设数字档案馆势在必行。

（七）适应新形势的需求

21世纪是信息化的时代，市政府把数字某建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分与时和正确的。

数字档案馆是数字某的重要组成部分，新形势的需求，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。

它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字某就不是真正意义上的数字某。

所以，要建设数字某，首先要建设数字档案馆。

其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。

档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。

近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代所更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。

目前，档案馆与形势的发展要求并不相应，仍然停留在纸质档案的管理与较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集、和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。

这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

（八）社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速与时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，特别是一些外商投资者，他们想了解某的整体情况，才敢于投资，那么要了解某的详细容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立某市现行文件查阅中心之后，对各界人士与外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能与时、方便地提供给各方面的需求者。

（九）上级要求

今年，国家档案局、省档案局都把档案馆的数字化建设列为档案工作的首要任务，并且制定了数字档案馆建设规划，做为今年的重要考核目标。

档案管理的目标是实现档案电子化管理，即将各类档案资料数字化，利用档案管理软件建立基于电子文件的管理系统，实现传统的纸调阅向计算机查阅的转变，对档案进行数字化处理，一方面是为了提供方便的查阅、利用方式，另一方面是为了保存档案数据，防止各种原因导致的实体档案的损毁而造成的档案数据的遗失，综上所述根据国家档案信息化2001-2010年的发展规划，某市档案馆迫切需要建设档案馆信息化系统的建设。

三、需求分析

3.1主要应用描述

随着信息技术的在档案行业的不断深入应用，采用数字化管理手段管理馆藏档案，对各种类型的档案进行有效组织、管理、利用，最后最终实现档案的社会价值，是摆在档案管理人员面前的重要问题。

数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的数字档案馆，不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。

它是由分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨、跨地域的信息系统。

是继“数字图书馆”之后，将在因特网上扮演重要角色的又一种知识网络，属于国家数字信息基础工程。

作为某市政府下属的某市档案馆，档案的数字化管理是某市政府电子政务的重要环节。

根据当前IT技术在档案行业