合同控制程序.docx
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合同控制程序
合同控制程序
序号
内容名称
页数
1
适用范围
3
2
职责
3
3
程序要求
3
4
相关文件
9
5
质量记录
9
1适用范围
适用于对顾客要求的识别、对产品要求的评审及与顾客的沟通。
2职责
2.1销售科销售员和驻外办事处的销售员负责识别顾客的需求与期望，组织有关部门对产品需求进行评审，并负责与顾客沟通。
2.2质检科负责评审对产品质量要求的检测能力。
2.3生产、供应部负责评审产品的生产能力及交货期，以及负责评审所需物料采购的能力。
2.4特殊合同由主管销售的厂长组织有关部门共同评审。
2.5技术科负责评审产品的设计。
3程序要求
3.1顾客需求的识别
销售科销售员以及驻外办事处销售员负责识别顾客对产品的需求与期望，根据顾客规定的订货要求，如合同草案、技术协议草案及口头订单等必要时填写在《订单要点记录表》中的用户要求中，包含：
3.1.1顾客明示的产品要求，包括产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务（如运输、保修、培训等）、价格等方面的要求；
3.1.2顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所必要的产品要求。
这是一类习惯上隐含的潜在要求，厂为满足顾客要求应作出承诺；
3.1.3顾客没有规定，但国家强制性标准及法律法规规定的要求。
3.2对产品要求的评审
3.2.1接受合同或订单之前，销售科销售员应对已识别的顾客要求及厂确定的附加要求，组织相关部门对合同的产品要求实施评审；驻外办事处销售员对已识别的顾客要求和本厂址确定的附加要求通知销售部相关销售员，由销售部相关销售员组织相关部门对合同的产品要求实施评审。
3.2.2评审
3.2.2.1产品要求的评审应在合同签定之前进行，应确保：
A．产品要求（包括顾客的要求和厂自行确定的附加要求）得到规定；
B．顾客没有以文件形式提供要求时（口头订单），顾客要求在接受前得到确认；
C．与以前表述不一致的合同或订单要求（如报价单）已予以解决；
D．厂有能力满足规定的要求。
3.2.2.2合同的分类
A．常规合同：
对公司定型产品所订的合同；
B．特殊合同：
常规合同以外的所有销售合同，包括有定型产品要求改进
的合同。
3.2.2.3销售科销售员负责将《订单要点记录表》交相关部门进行评审。
（驻外办事处签订的合同由相关销售员负责将《订单要点记录表》交相关部门进行评审）。
3.2.2.4评审流程图（见附图）
3.2.2.5我厂主导产品（气源产品），经过十多年的生产销售，在工艺技术、工艺管理等各方面均见相当成熟，故以“常规产品批量合同评审”代替每一个常规产品合同评审。
常规产品批量合同评审的条件：
A.该合同属于“常规产品目录”里记载的产品。
B.每一个合同型号、规格、品种不超过“常规产品批量评审最高订货限额一览表”所规定的最高订货限额。
C.必须同时符合以上两个条件才能属于常规产品批量合同评审的范围。
3.2.2.6常规产品批量合同评审的具体办法：
A．销售员在签订合同前，应核对“常规产品目录”，对照合同里的产品是否与“常规产品目录”里所记载的产品相一致。
B．若合同里的产品与“常规产品目录”里所记载的产品一致，销售员应对核对“常规产品批量合同评审最高订货限额一览表”检查合同里的产品有否超过规定的最高订货限额。
C．经核对后，若合同符合4.2.2.5的条件时，说明该合同属于常规产品批量合同评审的范围，销售员将合同交销售部长、相关部门部长评审确认签名。
3.2.2.7若销售员与顾客签定的合同与“常规产品目录”所列常规产品有某一技术参数或型号规格不符，或者订货数超出最高订货限额时，则不能列入“常规产品批量评审”范围，销售员必须将其视作特殊合同来进行评审。
3.2.2.8若驻外办事处销售员接到常规产品的合同信息时，应将信息及时反馈到销售部部处，由销售部长按3.2.2.5～3.2.2.7的有关规定进行合同评审。
3.2.2.9对特殊合同，由经办的销售员或销售部部长填写《合同评审表》及交技术部评审产品的制造能力及设计能力，然后将《合同评审表》交由生产供应部评审产品的生产能力、交货期和所需物料采购的能力，再交质检部评审产品质量要求的检测能力，以上各部门均签名确认后，将《合同评审表》报销售副厂长批准。
3.2.2.10对于口头订单（如电话订货），经办的销售员负责将相关内容填入《工矿产品购销合同》中，经双方确认（可用传真件、电话记录等方式确认），并执行3.2.2.5～3.2.2.7相关条款的规定。
3.2.2.11在评审过程中，若评审人员对产品要求中有关内容提出问题或修改建议时，由经办的销售员负责与顾客联系，征求其书面意见。
3.2.2.12销售部负责保存《订单要点记录表》、合同及其他相关文件。
3.3合同的签订和实施
3.3.1对产品要求评审后，由经办的销售科销售员或驻外办事处销售员代表公司与顾客签订《工矿产品购销合同》。
3.3.2合同签订后，销售部负责将相关的文件，根据各部门的需要发到相关部门，作为生产、采购、检验和出货等的依据。
3.3.3销售部负责合同执行的监督，根据需要及时将信息与顾客沟通。
3.4合同的管理
产品销售合同签订后，销售员应将原始合同交合同管理员，由合同管理员对合同的评审程序进行审核，并进行合同登记和发放合同编号，然后进行电脑记录，并作常规产品合同评审的台帐记录和原始合同的归档保存。
3.5产品要求的变更
3.5.1产品合同的修订
3.5.1.1如果有合同修订要求时，在修订确认前都应经过评审，评审方法按3.2.2进行，评审完毕后由销售员填写“合同修订（撤销）表”，报销售副厂长（或其授权人）审批。
3.5.1.2当合同修订要求得到销售副厂长（或其授权人）认可审批后，由销售部负责将“合同修订（撤销）表”归档保存，并将更改合同传递到有关部门。
3.5.2产品合同的撤销和中止
合同的撤销和中止应符合有关法规的规定并经销售厂长（或其授权人）的批准，具体办法是：
3.5.2.1销售部接到合同的撤销和中止信息时，填写“合同修订（撤销）表”，报销售厂长（或其授权人）审批。
3.5.2.2销售厂长（或其授权人）审批后，由销售部将审批的“合同修订（撤销）表”交合同管理员进行合同记录的注销。
3.5.2.3由合同管理员将合同的撤销和中止信息传递到有关执行部门。
3.6销售部和驻外办事处负责与顾客的沟通
3.6.1在产品售出前及销售过程中，销售部和驻外办事处应通过多种渠道（如广告宣传、走访老用户、拜访经销商和设计院等）向顾客介绍产品，回答顾客的咨询，并予以记录。
3.6.2根据需要将合同的执行情况随合同的进展反馈给顾客，包括产品要求方面的更改，要与组织内部相关部门及顾客协调一致。
3.6.3产品售出后，要搜集顾客的反馈信息，妥善处理顾客投诉，以取得顾客的持续满意，执行《顾客满意度调查表》的有关规定。
3.6.4产品售出后三包期内若因设备故障需要上门进行维修或需要上门对设
备进行调试，销售部销售员或调试维修服务员应填写《产品调试报告》并签名确认后交顾客加具评语或建议，然后交销售部、质检部收集汇总。
4相关文件
4.1合同评审表
4.2工矿产品购销合同
4.3产品送货单
4.4产品调试报告
附图：
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