中软酒店系统专业版使用说明.docx
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中软酒店系统专业版使用说明
中软酒店管理系统
CSHISPROFESSIONAL®
使用说明手册
说明手册，仅供参考，如有变化，请留意中软客户BBS（）
中软好泰酒店计算机系统工程公司
中软酒店管理系统的安装
首次安装工作站
1．首先应正确安装Windows2000Professional操作系统，并安装相应的补丁程序。
建立登录用户。
2．确保安装系统时的登录用户具有管理员的权限，并且可以通过网络访问服务器的共享文件。
3．将系统安装文件夹CsBackOffice中所有的文件拷贝到本地硬盘中（如D盘），如果安装文件夹不在本机，而位于网络中的某台机器上，请先将其映射成本机的一个网络驱动器。
4．执行系统安装文件夹CsBackOffice中的安装程序，会出现如下图所示窗口
5．选择【客户（适用于Win98/ME/2K/XP，推荐Win2K）】，点击【下一步】，会出现如下窗口：
6．在【服务器】项中填写系统服务器名称，这里填服务器（安装有中软加密锁的服务器）的机器名，例如：
“cshis”；在【SQLServer】项中填写数据库服务器名称，这里SQLServer机器名，例如：
“cshis”；
【系统共享目录】中填写服务器中共享的配置文件路径，这里填写如：
“\\cshis\cstemp”；
【安装内容】选择“系统应用程序”、“门锁卡”、“其他附加程序”，如图所示。
特别注意：
【服务器】项中不要将名称添为“\\cshis”格式
7．选择完毕后，点击【下一步】，如果系统数据连接正确，将自动开始安装。
如果系统提示无法连接数据库等连接错误信息时，则点击【上一步】回到5所示界面，选择【安装Ado数据引擎（WinMe/Win2000系统可不安装）】选项。
如果系统提示如下窗口，则如图进行选择配置。
其中，【选择或输入服务器名称（E）：
】选项中选择或输入你的服务器名称。
8．如配置正常，系统将自动进行安装，安装完毕后出现下面窗口，点击【完成】即实现系统安装。
9．进入系统安装文件夹CsBackOffice\Client\Crystal，执行水晶报表安装程序，安装水晶报表前必须安装完MicrosoftOffice。
点【Next】
点【Next】
点【Next】，开始安装。
直至安装完成
点【Finish】，此时可能需要重新启动计算机，按提示进行即可。
10．进入系统安装文件夹CsBackOffice\Client\Crystal，执行报表注册文件，在Addkey中输入注册码AVS50-81SG00S-G61002U，点击【Add】完成注册，点【Ok】退出。
11．至此，系统客户端安装完毕，为了减少水晶报表运行错误，需要安装安装文件夹CsBackOffice\Client\Crystal中的中的水晶报表补丁。
注意，安装完补丁后，系统配置中的报表配置界面将是英文界面。
二次安装工作站
1.如果酒店机器需要二次安装（手工安装，不使用安装程序），首先保证机器名与原机器名名称一致。
2.将系统安装文件夹CsBackOffice中所有的文件拷贝到本地硬盘中（如D盘）。
3.将CsBackOffice中Client下的Bpl文件夹中的所有内容拷贝到c:
\winnt\system32目录下。
4.手工在C盘根目录建立cshis文件夹并将CsBackOffice中的Client下的Program及Resouce下的所有文件拷贝到cshis文件夹下。
5.将CsBackOffice中的Udl文件夹下的所有内容拷贝到c:
\cshis下。
6.安装水晶报表并注册。
详见9——10两步。
中软酒店管理系统的概念
基本概念之账户
酒店管理系统作为酒店管理者对来店客人资料的管理、统计、控制平台，首先要将来店消费客人的资料录入系统，拿什么作为承载这些资料的对象就显得非常重要，在以往手工记录时，基本上是以房间或者房间号码来进行的。
在中软酒店管理系统中是以客人为核心来进行记录和操作的，这样就引入了一个承载体－“账户”。
以下是对账户及其相关概念的解释及分类；
账户：
是酒店系统对于每位在店消费客人建立的档案，每个客人的档案都是独立的账户。
该账户记录客人的基本资料，如姓名、性别、证件号码、民族、公司、个人喜好等；记录酒店对该客人的分类属性，如客源、账户类型、市场分类等；记录客人的在店消费信息，如费用、付款等；还有一些特殊的统计信息记录，如来/离店日期、特殊要求、语种等。
这样以来，“账户”便成为系统操作的基本单位，几乎所有的信息录入都是在账户中完成的。
账号：
为了更容易识别和统计，每一个账户都有系统自动生成的唯一账号，这就相当于客人在酒店内的身份识别，在酒店内可能会入住同名同姓的客人，对酒店系统来说，并不难区分，因为系统中是通过客人账户的账号来进行验证和唯一识别的，简单的说，账号就相当于酒店内部的身份证号码。
账户分类
宾客账户：
即通常所指的到店进行消费的客人，它记载客人的所有信息，包括预定、取消、在店、已结等几种状态。
待结账户：
为了便于酒店对于问题账户进行离店结账处理时自动产生的过度账户，该账户状态属于在店状态，所有账户信息继承原离店账户。
为了能够更灵活的对宾客账务进行处理，在宾客账户中还有两类特殊的账户哑房账户及团队主单。
在说明什么是哑房账户前，我们就不得不提到“哑房”这个概念：
哑房：
酒店实际不存在的，由系统虚拟出来的房间，其在系统中的操作同正常房间一样，有空房和占用房的概念，可以做C/I和C/O的操作，但不参与出租率的计算，没有清扫的概念。
一般用于酒店做一些特殊的账务处理。
哑房的特殊房类代码标记：
“**”
哑房账户：
为了完成特殊账务处理的操作而在哑房做了C/I的账户，即称之为“哑房账户”，以上所讲的待结账户就是一种特殊的哑房账户。
团队主单：
用作团队会议公付费用的特殊账户，随对应的团队生成，主要作为该团队的付款账户。
非宾客账户：
统计账户：
作为酒店系统中销售点统计现付款（包括现金及信用卡等）及相应费用的专属帐户，一般情况下操作员无须操作。
永久帐户：
作为为酒店系统中为协议单位及公司设立的应收账户的前台过度账户，无须操作员操作。
是作为酒店系统记录其内部流程的专属账户。
应收帐户：
作为酒店系统为协议单位在后台设立的专属账户，使用特殊的付款方式将应收账务转入对应的应收账户。
前台业务无权对账户进行操作。
以上是对酒店系统中“账户”的概念及分类做了简单的表述，而所有的账户除了基本资料之外，都有账务资料，也就客人/账户在酒店的消费记录，那么现在针对账务资料的录入接着做相关概念的阐述；
账单：
用作酒店系统记录账户所有的消费记录，如付款情况，在店消费明细等内容，在系统中账户的账单以主账单和辅助账单来区分，每个账户都有唯一默认的主账单，其余的辅助账单作为实际业务的灵活处理而设立。
交易：
所有客人或者相关账户与酒店发生的账户关系的明细记录，包括消费及付款
交易代码：
酒店系统将酒店内部所有收费服务项目及能够支持的付款项目以独立唯一的代码形式体现，便于操作员更快捷的进行对客服务，从财务角度讲，相当于作为记账的明细科目代码。
基本概念之交易
交易：
所有客人在酒店的消费明细以及付款明细的统称，相当于财务概念中的明细记账科目；如费用类的房费，中餐厅餐费、洗衣费等，付款类中的现金、信用卡、转应收等，为了便于操作和记忆，所有的交易都有唯一对应的代码，系统称之为“交易代码”；
例如：
001－现金、002－长城卡、101－房费、102－半日房费、201－西餐厅等
基本概念之特殊付款
特殊付款：
账户之间事先定义好的转账关系，在发生费用时，系统会按这种转账关系自动将相关费用转入对应的承付账户；多用于团队或者会议的公付账户处理；
例如：
在C/I时或者预定时已经掌握到乙客人相关费用由甲客人支付，我们就可以建立如下特殊付款的转账公式：
源账户设定费用→目的账户；此时并没有发生费用，建立该处理的结果是在源账户发生设定费用时，其设定费用会自动转入目的账户中去；
基本概念之转账
转账：
账户之间对已经发生的费用或者付款进行转移的账务处理；不同于特殊付款，其转账的处理是在费用或者付款发生之后进行，而前者是在费用发生之前事先设定的转账关系；
例如：
在完成C/I后客人入住后，乙客人的房费由甲客人去支付；这时乙客人账户已经按照其房价产生当日房费500元；此时可根据甲乙客人的要求将500元房费转入甲客人账户中去；
基本概念之房税结构
房税结构：
房价按酒店收入统计的要求分类后的组成结构；如“房价含单早”，“房价含双早”，“房价含洗衣”等；
例：
酒店某房间销售价为元；销售政策中允诺送一份早餐35元；
在系统中可事先建立如下房税结构：
房税结构代码：
HZ
内容：
房费：
元 即（销售价-早餐价格）
早餐：
元 （包含）
在酒店夜审过程中，为了对酒店收入进行分类统计，系统会自动在该客人账户挂入房费元，早餐费元，而在对客打印账单内容中的房费是总房价即元，这样即满足酒店分部门统计的要求，同时又不影响对客账务的统计；
基本概念之锁房
锁房：
简单的讲，锁房就是指对房间的占用，是酒店系统对客房占用情况的分类描述；在本系统中对于房间的占用分为以下几类；
1、住客占用：
房间在某一日期范围内处于宾客住店占用状态；
2、预定占用：
房间在某一日期范围内处于预定占用的状态；
3、维修占用：
房间在某一日期范围内处于因工程原因造成的维修占用状态； 如“灯具维修”、“空调维修”、“卫生间维修”等；这类维修占用在维修中称之为“大修”；
4、暂停使用：
房间在某一日期范围内处于因客房部原因造成的维修占用状态；如“客房保养”、“清理地毯”等；这类维修占用在维修中称之为“小修”；
5、关闭占用：
房间在某一日期范围内处理非客房占用原因，如“高级经理生活用房”等，该类房间的占用会影响总的出租率；即在出租率统计中该房间会从客房总数中扣除；
6、临时分配：
房间在当日某一时间段内处理临时的占用状态；如“销售部看房”，“领导休息房”，“客房部培训用房”；该类房间锁定不影响当前的预定；
注：
在以上所有的占用状态中只有“临时分配”状态要在当日夜审前取消；
基本概念之户籍
1、户籍信息：
每位宾客详细的基本信息及相关的在店信息在系统中统称为户籍信息。
客人基本信息如姓名、性别、证件号码、民族、公司、个人喜好等；客人在店信息如来离店日期、房类、房价、客源、账户类型、市场分类等
2、户籍屏幕：
输入客人户籍信息的系统界面称之为户籍屏幕、本系统针对不同状态的宾客户籍的录入存在四类户籍录屏幕，预计录入户籍屏幕、接待录入户籍屏幕、团队录入户籍屏幕、快速修改户籍屏幕；
3、分单（生成户籍）：
指在团队或会议预订及接待的操作过程中，系统生成每位宾客的个人信息的操作；
4、开房户籍模板：
模板：
宾客账户信息有时具有一定的共性，比如客人的账户类型、国籍、证件种类等，系统可以按照客人账户信息的共性制作不同的户籍模板，在建立账户时选择对应类型的户籍模板，模板中预先输入的信息不用再次输入，这种事先的设定可以简化操作，提高录入效率；
中软酒店管理系统的组成
中软酒店管理系统是模块化的系统，由不同的功能模块组成。
针对酒店经营管理的需要，不同的部门使用不同的功能模块完成本部门在上一章中介绍的所有相关业务的操作。
中软酒店管理系统的具体组成结构如下图所示。
一般情况下，我们将中软酒店管理系统分为两部分。
基本模块，每一家使用中软酒店管理系统得酒店都会用到的前台、客房、应收、销售、客史、销售点、夜审、电话和配置模块组成了中软酒店管理系统的基本模块。
上述这些模块相互配合使用，可以完成一整套的酒店对客服务操作，是使用中软系统所必需应用的模块。
可选模块，不是每一家使用中软酒店管理系统的酒店都会选用的模块。
这部分包括，二级库、库存、工程部等模块。
上述这些模块主要是酒店后台管理使用，并不涉及到直接的对客服务，使用这些模块主要是为了提升酒店内部的管理水平，间接的提升对客服务的水准。
有关这方面模块的详细操作，请参见中软公司的针对相关部分的说明介绍。
中软酒店管理系统的操作
操作员登录
操作员击桌面上的中软酒店管理系统图标启动中软酒店管理系统。
电脑屏幕显示酒店管理系统登录界面后，在登录界面内输入操作员代码及密码（密码长度小于等于8位）。
输入用户名和密码后进入中软酒店管理系统主界面。
看到中软酒店管理系统主界面，证明用户名密码输入正确，接下来就可以进入系统的各个模块操作。
进入各个功能模块的方法可以通过界面上的功能按钮，也可以通过快捷板上的“模块”功能进入。
操作员修改密码
所有使用中软酒店管理系统的操作员需要自己管理自己的密码，修改密码的方法是通过快捷版退出系统，选择修改密码。
在修改密码的窗口中输入一遍当前密码，再输入两边想要修改成的新密码。
输入完成后点确定就可以完成密码输入。
前厅部
前厅部常用操作
散客预定
散客预定流程
首先根据宾客要求在可用房界面内查找酒店可用房；
为宾客建立预定，登记宾客的基本信息；
与宾客确认预定，打印预定确认信；
在宾客来店前，为宾客安排房间并制作房间钥匙。
查找可用房
可用房可以直观显示酒店可以出租的房间数量，为预定提供实时房间使用状态的模块。
进入方法：
登录系统→前台→可用房。
可用房整个界面是用表格的形式显示所有的数据。
可以分为三个区域：
最上边是图例和查找操作区、中间大部分是房类明细可用数量显示区、下边是酒店的综合房间统计信息。
界面如图所示：
界面右下脚的设置中的图例是可用房模块的显示状态说明并且设置可用房显示参数。
其中显示的具体内容有：
房类超订（用房数量含在店、预定、维修、关闭超过房间数量），房类出租率报警（某房类用房数量超过系统配置中该房类的出租率报警线），出租率报警（酒店房间出租率超过系统配置中出租率报警线）。
在图例中可以设定可用房列表显示的开始日期（在图例中的日历上选择需要查看的开始日期）；设定可用房列表显示可用房数据的时间段，选择可用房统计数字中是否含有暂时预定，选择是不是将允许超订的数量算做可用房总数的操作。
进入可用房模块后，模块默认显示整个酒店的可用房情况。
如果只想查看一部分房间的情况，可以通过界面左侧的查找功能实现。
在查找的过程中可以使用楼号房间类型作为条件。
查找完的结果显示在房间可用数量列表里。
房间可用数量表是用数字显示酒店各种房类在某一天的可用数量的表格，是可用房模块的核心。
具体每一个项目的含义如下：
房类：
酒店的房类代码，可用房表中每行表示的是某一个房类的可用房数量。
房间总数：
该房类的总房间数。
最少可用房：
显示的时间段内（30天）可用房最少一天的可用房数。
申请房数：
准备预定的房间数量。
可用房数：
当天某个房类的最大可以出租的房间数量（包括当日离店房）。
当日离店：
当天某个房类预计离店房数，含维修到期、关闭到期。
在可用房数量表的下方有“房间类型”“帐户类型”“房类分组”三个标签，分别是可用房列表的三种统计方式：
房间类型：
刚刚介绍的可用房表就是房间类型可用房表，这是系统默认的显示方法。
帐户类型：
在系统配置中配置了帐户类型的最大可用房数量后，可以点击这个标签，看到每一个帐户类型的可用房数量。
房类分组：
把所有的房类按照系统中对房类的分组，分别显示可用房数。
在可用房表下方，是整个酒店的房间统计信息，具体的数据相含义如下：
总计房数：
酒店可租房总数=酒店总房数－关闭房－维修及暂停使用房
可用房数：
当天可以出租的房间数
锁定房数：
当日预计占用房数
锁定比例：
锁定房数/总计房数
预计来店（明确）：
明确预定当日来店房数
预计来店（暂时）：
非明确预定当日来店房数
在店房数：
当日在店房数
预计离店：
当日预计离店房数
预计占用：
预计来店（明确）+预计来店（暂时）+在店房数－预计离店
维修及暂停使用：
维修和暂停使用房间数
明确预定：
明确预定的房数
暂时预定：
暂时预定的房数
酒店房间数量统计这个界面只能查看，没有任何可以进行的操作。
点击房间数量统计表右上方的按钮可以将酒店房间数量统计表隐藏。
散客预定（户籍屏幕填写）
散客预定在预定时必须提供：
宾客姓名、预定类型、来店日期、离店日期、房间类型、房间数量、人数以及确认房价、帐户类型、付款方式。
根据各酒店不同要求，还可能需要提供：
国籍和确认客源属性。
单击预定按钮左侧可以直接进入散客预定界面【户籍屏幕】进行散客预定的操作，将客人预订时提供的所有信息填写入户籍屏幕确认即可完成一位散客的预定。
我们可以将户籍屏幕中的内容分位几个区域，相同区域显示是宾客的同种类型的信息。
帐户通用信息区：
客人的必要信息；格式布局固定不可以由用户修改。
订房信息区：
客人订房信息；格式布局不可以由用户修改。
帐户自定义信息区：
客人的其他信息；项目、布局均可以由用户定义。
客史信息区：
简单的客史信息；双击可以浏览详细客史，不可以修改。
户籍屏幕界面如下图所示：
另外在户籍屏幕中显示为红色的项目是必须输入的项目，显示黑色的项目为选输项目。
除此之外在预定过程中，订房信息中的来店日期、房晚数或离店日期、房数、房类、人数、房价代码、房价和房税结构也是必输项。
户籍屏幕中的重点输入项目输入方法介绍：
宾客姓名：
系统默认的姓名登记格式是：
“中文名,英文名,英文姓”；如只有英文名则登记格式为“,英文名,英文姓”。
如果酒店对宾客姓名输入没有区分中文英文的需求，则可以直接输入宾客的姓名（姓名中不用加标点符号）。
例如：
宾客“张顺兴”的英文名：
ShunxingZang，登记时需要将宾客姓名等级为：
黄顺兴,Shunxing,Wang或,Shunxing,wang或黄顺兴。
在输入宾客姓名后，如果系统中有重名宾客的档案信息，系统会自动弹出提示。
提示操作员系统中已经有过重名客人的资料信息。
操做员可以通过选择显示出来的客人信息，系统将自动把选中的信息填写如【户籍屏幕】，减少操作员登记信息的工作量，并且保留了宾客之前登记的喜好。
（这就是为回头客预定的方法。
）
协议单位：
在【户籍屏幕】中是个选择项，输入信息只能查询使用，在“协议单位”框内输入“中国”后，点击按钮，出现旅行社公司查找窗口，并显示自动选出以“中国”开头的所有协议单位。
旅行社公司查找窗口各个选项的使用方法如下：
客户名称要查找的旅行社公司的名称，模糊匹配模式
客户帐号要查找的旅行社公司的帐号
签单人要查找的旅行社公司的有效签单人的名字
参考号建立旅行社公司时酒店内部的参考号
当输入条件后无法查询到要找的客户，可以通过新建按钮，输入当前客户的部分资料新建一个潜在类型的协议客户，注意此时新建的协议客户并没有优惠房价，此功能只能为销售部登记潜在客户。
登记完协议单位后，该客人就可以享受协议单位的合同房价了（这就是协议散客预定的方法）。
销售员：
【户籍屏幕】中的销售员也是一个选项，为了适应部分酒店全员销售的管理模式，在这里可以选择所有酒店员工的名字当作此次开房的销售员。
在查询界面窗口中出现的是酒店销售部的所有销售员，通过部门、销售员姓名、销售员代码查找可以查到所有的酒店员工作为此次预定的销售员。
房间类型：
输入房间类型时，单击输入框内的按钮，可以弹出房间类型选择界面用鼠标双击需要选择的房类行，可以将选定的房类填入到房间类型输入到房间类型输入框中。
房间号码：
选择了房间类型后，单击房间号码输入框内的按钮，可以弹出自动找房界面，窗口内房间列表显示的房间全部是可以分配给这个客人的房间。
自动找房窗口内的选项说明：
找房选项说明
起始日期：
找房时间段的开始日期
终止日期：
找房时间段的结束日期
楼号：
要找房的楼区选项
起始楼层：
找房的最低楼层
终止楼层：
找房的最高楼层
房类：
要找的房类选项
属性：
要找的房的属性
已查房、TouchUP房、脏房、当日离店房：
要找的房是否包括已查房、TouchUP房、脏房和该客人来店当日离店房
房间列表中的颜色：
绿色表示这间房间是预定当天才会离店的房间
如果这行字是红色代表这间房目前暂停使用
高级按钮：
进入到房间计划表图形显示房间使用情况，图形化的房间界面使找房更方便找房。
全选按钮：
选中所有找到的符合条件的房间。
清除按钮：
清除已经选定的房间的选择。
确认按钮：
将选好的房间号码添入【户籍】屏幕
取消按钮：
取消本次选房。
房间列表是以数字表格形式显示的，这里面数字的含义为：
第一列，空格区域是选择区，单击后出现，表示该房间已经选定。
第二列，是房间类型，显示每一个房间的房间类型。
第三列，是房间号码
第四列，是房间的清扫状态，出现图标，表示这间房目前是脏房。
第五列，是这间房目前已经使用过的间夜数。
第六列，是根据目前住店和预定的情况计算，在当前正在预定的宾客之前最后一个客人的预计离店日期。
第七列，是根据目前住店和预定的情况计算，在当前正在预定的宾客离店之后第一个客人的预计来店日期。
第八列，是根据目前住店和预定的情况计算，当前预定客人的离店日期与下一位已经预定这个房间的客人的来店日期之间的天数（预订后客房将闲置的天数）。
第九列，显示的是与这行房间连通的房间号码。
户籍屏幕中的其他输入项目
预定类型：
预定类型如明确/暂时，选项
帐户类型：
宾客的类型如散客，选项
佣金结构：
协议单位的返佣方法，选项
付款方式：
客人的付款方式，与欠款限额有联系，选项
超级锁定：
锁房后选择此项不可以再换房，选项
联系人：
宾客的联系人（在此处可以新建），选项
定价原因：
宾客房价的定价原因，选项
房价升级：
宾客升级房间，保留原房类房价的选项
来店日期：
宾客预计来店日期，选项
房晚数：
宾客预计住店天数，影响离店日期，输入项
离店日期：
宾客预计离店日期，影响房晚数，选项
房数：
宾客预订的房间数量，输入项
房类：
宾客预订的房间类型，选项
房号：
宾客预订的房间号码，权限控制是否可以输入
人数：
宾客人数，必须大于等于房数，输入项
儿童：
宾客中儿童数量，输入项
房价代码：
宾客入住使用的房价类型，如全价/八折价，选项
折扣%：
在选定房价类型基础上的百分比折扣，输入项
折扣￥：
在选定房价类型基础上的金额折扣，输入项
房价：
在选择自定义价时输入房价，输入项
房税结构：
宾客在店期间的房税结构，选项（注意：
平分房费时必须选择平
分类型的房税结构）
同来人标志：
只有一条预定记录时无效，同时预定的多个人是否是同来人的选项。
证件：
宾客的证件种类，选项
证件有效期：
宾客的证件有效期，输入项
证件号：
宾客的证件号码，输入项
性别：
宾客的性别，选项
生日：
宾客的生日，正确输入身份证号码后自动填写
省/市：
宾客省市，正确输入身份证号码后自动填写，重点省市有自动提示信息，见系统配置
民族：
宾客的民族
地区：
宾客的地区，正确输入身份证号码后自动填写
国籍：
宾客的国籍，选择后可以自动确定语种
客源：
宾客的客源选项
传真：
宾客的传真号码，输入项
邮编：
宾客邮编，输入项
电话：
宾客电话，输入项
地址：
宾客地址，正确输入身份证号码后自动填写部分地址，输入项
E_mail：
宾客的电子邮件地址，输入项
接待单位：
宾客的接待单位，输入项
备注：
宾客的备注，输入项，可以选择常用备注短语
签证种类：
外籍宾客的签证种类，选项
签证号码：
签证号码，输入项
签证有效期：
签证有效期，输入项
入境日期：
外籍宾客入境日期，输入项
入境口岸：
外籍宾客入境口岸，输入项
从哪来：
宾客往来地点，选项
到哪去：
宾客往来地点，选项
停留事由：
宾客停留事由，输入项
电话开通等级：
宾客入住后电话自动开通等级，选项
Internet开通等级：
宾客入住后宽带网
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