档案系统用户操作手册CS版.docx
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档案系统用户操作手册CS版
飞狐灵通软件
综合档案数字化管理系统
用户使用手册
操作手册（CS）
北京市飞狐灵通软件技术有限公司
二零一零年五月
第一章简介
1.1系统简介
飞狐灵通软件—综合档案数字化档案管理系统是依据档案管理标准化、规范化的要求，本着从严、从细、从实际出发，适应基层档案管理需要，便于普及应用的目的，在飞狐文档管理系统的基础上进行升级开发开发的。
飞狐灵通软件—综合档案数字化档案管理系统是面向各级机关、企业、事业单位而开发的综合信息办公管理系统，适宜办公室、文书、档案、机要、保密、科技、信息、后勤、综合等各级各类部门使用。
它充分利用计算机资源及Windows平台的优秀性质，实现从文件产生到档案销毁的全流程管理。
对于文书档案，以文档一体化模式管理为目标，设计了文档格式完全符合国家标准和行业标准要求的、从文书处理流到档案自动归卷的管理模式；对科技档案及科技资料，能实现科档管理的流程，从图纸扫描录入、PDM接口、CAD图纸目录级信息提取，到图纸收发管理、查询利用，同时还有强大的系统日志功能。
飞狐文档管理系统，由于其强大的功能及社会价值，被国家档案局评为优秀软件，全国重点推荐使用。
飞狐灵通软件—综合档案数字化档案管理系统，从灵通文档管理系统的1.0版、1.7版、2.0版、2.5版、3.0版，经过多次升级，到目前系统3.0版，考虑到全国各行业档案管理的共性和各自不同的特点，提出了对科技档案及其它专门档案的综合解决方案，同时也采纳了广大用户的具体意见和建议，更好地满足了各级各类文件、档案、资料、信息计算机管理的需求。
1.2整体功能
●较强的兼容性、适用性，易操作、易维护；
●WINDOWS界面，易学易用，多窗口打开，图形化界面与微软标准应用软件相似；
●与Office无缝集成：
支持文件拖放录入、支持扫描、可添加Word正文、可将数据转入Excel，可调用Word、Excel、图片、TXT、超文本文件和光盘、扫描等等文件格式，并对其进行编辑；
●可转存Foxpro2.5、DBaseIII、Excel等的数据，保护原有资源；
●网络环境下协同工作的网络功能；
●主题词自动标引，自动为文档条目产生顺序号；
●直观的单一或组合条件检索，可查询自定义项目，检索结果可保存、利用；
●Visual和Visualvisual6.0开发工具，保证系统快速运行，数据库采用Access、SQLServer、Oracal，保证数据库操作的快速执行，增强软件的质量、易用性、通用性和可靠性；
●开放性：
系统可进行修改和扩充，支持OA接口、PDM系统电子原文导入接口；
●为用户提供了灵活的可定制手段
●严格的安全策略：
通过严格的分级权限机制，系统管理员可以对各个操作员设置相应的用户权限及登录口令，附件存放在FTP服务器，飞狐系统的安全与Windows安全集成在一起，确保的数据的安全性
●强大的日志记录功能，准确记录用户的各种操作。
第二章使用入门
2.1基本结构
标题栏：
位于窗口顶部，显示内容为软件的标题。
菜单栏：
位于系统主窗口顶部。
它提供了对整个系统的总体控制和当前工作台的一些重要管理。
工具条：
是放在工作台上的一组图形按钮，功能与上述菜单条中菜单项的功能相同，单击工具条按钮能快速执行一项工作任务。
在进入工作台时，如果您不清楚这些图形按钮的含意，只需把鼠标光标移到它的上面（但不要按下），便会出现提示说明它的功能。
目录树：
显示系统管理中的整体架构，目录树是进行数据管理的结构图。
它将实际管理工作中的树形目录结构用图形的方式表示出来，以获得直观、准确的目录管理，它提供了简捷的数据条目查看方法。
目录树中每个项目，相当于存放文件的文件夹。
用鼠标点击“文件夹”，数据浏览表格中便会显示这个“文件夹”中的文档条目。
列表区：
是专门用于数据浏览查看的活动表格，它具有可以让数据滚动显示以及任意改变列位置和宽度的特性。
浏览表格中的数据内容不是直接输入的，是用“新增记录”功能实现的，且它对应“目录树”中的激活文件夹或目录夹。
状态栏：
位于窗口底部。
它用于反应当前选定目录的状态，包含：
选定文件夹的条目总数，当前总页数，当前选定选定目录树中的目录名称，当前登录用户名称；切换查看当前文件夹最前一条记录与最后一条记录，当前系统日期等功能。
滚动条：
用于滚动窗口中的显示内容，当不能看到窗口中的内容时，可以使用“垂直滚动条”或“水平滚动条”中的“向上、向下、向左、向右”按钮，让窗口中的显示内容上下或左右移动，并将隐藏到窗口边界外的内容显示出来。
登记表单：
提供了系统对各种管理的数据输入、数据修改界面，反应了被选定子表中需要进行维护的所有字段项目。
登记表单反应了被选定子表的所有字段。
并且，登记表单具有鼠标右键快捷方式的功能。
单击欲操作的子表，然后使用“新增记录”功能即可打开登记表单。
系统录入界面图解
前移、后移按钮：
用于查看、修改前、后记录；
可选下拉框：
用于从列表中选取录入，以便节省录入时间。
文本型字段都可以设置该属性；
文本型字段：
可设置“继承登记、设置缺省值”等属性；
登记号：
2001010010由“年度+部门代号+顺序号”自动生成，无须录入；
主题词：
由题名字段自动标引或手工输入；
日期型字段：
只需用鼠标左键点击下拉框选择即可，可以通过点击上端左右两侧的箭头选择月份；此外也可以鼠标左键点击日期卡片上的月份，在弹出的下拉框单更改月份；点击其年份，单击出现的上下选择箭头更改年份。
如果日期是当日，只需点击最底端的“当日日期提示”即可。
当然如果年度跨越很大，则可以直接在登记栏中输入相应的年月日。
系统目录树图解
在本系统中，目录树是无限分级扩展的，用户可通过设置目录树结构架构符合本单位特点的分类体系。
2.2目录树中的基本图标
子目录：
由“新建根目录”或“新建目录”功能形成，代表文件的一个状态级别，是目录树上的一个支
点。
例如，系统默认结构中的“档案（处）室”文件夹；
当选定子目录时，列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录；
子目录下，可以新建下级子目录，可以新建新的数据表，不可新增记录，不可使用“高级查询”功能形成下级分类结构；
基本表：
由“新增表”功能形成，代表系统管理中某类资料的基本数据集合。
例如，“文件管理”、“档案管理”文件夹。
当选定基本表时，列表区中显示出该目录的所有记录；
基本表下，不能新建下级子目录，可以新增记录，可以新建分类数据表，可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹；
子表：
由“新增表”功能形成，代表系统管理中某类资料的分类数据集合。
例如，“收文”属于“文件管理”的其中一种分类，“收文”文件夹即是在“文件管理”文件夹基础上，通过“新增表”功能实现的。
当选定某基本表后，单击右键选定“新增表”功能即可；
当选定子表时，列表区中显示出该目录的所有记录；
子表下，不能新建下级子目录，可以新增记录，可以新建分类数据表，可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹；
共享表：
一般由检索夹经过“目录共享”后形成，单机版用户不用深入了解；
当选定子目录时，列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录；
共享表下，可新增记录，可使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹；
组合表：
反应主表与子表记录的集合，由“组合查询”功能实现。
例如，“档案管理”目录树下的“卷内文件”文件夹，即是在选定“档案管理”文件夹状态下，通过“组合查询”功能，将“档案管理”、“文件管理”两个基本表的字段组合在一起实现的。
在“卷内文件”文件夹下，可以打印任意方式的全引目录，可以“档案管理”、“文件管理”的任意字段进行查询以得到不同的统计结果；
当选定子目录时，列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录；
组合表下，可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹，但不能新增记录，更不能新建子目录；
检索夹：
由“高级查询”功能形成，它可反应各种文件的分类体系结构。
例如，系统默认结构中的“党群工作、行政管理”文件夹。
利用高级查询功能，可以在任意子表或检索表下形成无限多级的下级检索夹。
当选定子目录时，列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录；
检索夹下，可以新增记录、修改记录，可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹，不能使用“新增表”功能形成下级分类目录表。
2.3基本操作
2.3.1鼠标左键操作
光标：
光标是固定的，可在光标处录入、编辑或做其他操作；
单击：
快速地按下并释放鼠标器按钮，例如，点击一个菜单命令；
双击：
连续两次快速地按下并释放鼠标按钮，如，双击鼠标可打开一条记录；
拖拽：
按住鼠标器按钮不放并移动鼠标器，使鼠标指针到达指定位置时再放开，如将Word电子原文直接拖放进入数据库的操作；
单选：
选定一条记录的操作，快速地按下并释放鼠标器左按钮；
连续选取：
选定连续的多条记录，鼠标配合Shift键实现。
先单击欲选定列表区记录中的第一条记录，然后按住Shift键，再单击欲选定列表区记录中的最后一条记录，待选择完成后，同时放开鼠标、键盘即可；
间断选取：
选定不连续的多条记录，鼠标配合Ctrl键实现。
先单击欲选定列表区记录中的任意一条记录，然后按住Ctrl键，再单击欲逐个选定列表区记录中的其它记录，待选择完成后，同时放开鼠标、键盘即可。
2.3.2鼠标右键操作
目录树右键操作：
鼠标左键单击目录树上欲操作的目录夹，然后单击鼠标右键；或者直接用鼠标右键单击欲操作的目录夹亦可；
列表区右键操作：
鼠标左键单击列表区内欲选定的文件记录，然后单击鼠标右键；或者直接用鼠标右键单击欲选定的文件记录亦可；
登记表单右键操作：
在登记表单内，将鼠标指针移动到任意字段名称上方，再单击鼠标右键，登记表单右键快捷命令即可出现。
2.3.3窗口操作
警告框：
用于警告用户不可如此操作，设有“确认”按钮；
提示框：
提示用户下面的功能是否要进行，设有“确认”、“取消”按钮或“是”、“否”按钮，用户可根据需要选择；
对话框：
系统需要用户输入或回答而设置的窗口。
输入或回答完毕后，单击“确认”或“取消”即可；
文本框：
用于输入和编辑录入信息的一种矩形框。
可以用键盘从光标定位处插入和删除信息；
列表框：
可显示多个选项，用户可选择其中某一项或多项，列表框内容可通过滚动条进行翻阅；
下拉框：
这是一种隐含显示列表内容的列表框。
在它的矩形框，显示被选项。
当单击其内容文本框时，系统自动弹出下拉的列表框及列表内容出现。
2.4基本模块
文件管理：
用于进行文件级管理。
系统默认下级子目录包括：
收文、发文、科技、会议记录、照片、合同等等。
文书档案按件管理：
用于用户按照国家档案局最新归档标准（即一事一件，按选定的分类体系编制盒号、件号）进行归档文件的管理。
下级子目录包括：
保管期限分类目录、机构分类目录、年度分类目录三种模式，用户可任选一种模式进行管理；
文件借阅：
用于进行文件级的借阅、借阅归还登记。
下级子目录包括：
文件借阅一览表，此表可以按文件标题、年度、文件字、借阅人、借阅部门等等需要的字段进行借阅统计并打印出统计结果；
档案管理：
用于进行案卷级管理。
系统默认的下级子目录包括：
文书档案、科技档案、会计档案、实物档案、照片档案、音像档案等等。
档案借阅：
用于进行案卷级的借阅、借阅归还登记。
下级子目录包括：
档案借阅一览表，此表可以按案卷标题、年度、归档部门、借阅人、借阅部门等等需要的字段进行借阅统计并打印出案卷统计结果；
档案移交：
用于记录移交清单及其打印输出。
下级子目录包括：
“文书档案、科技档案、会计档案”等移交清单的管理及维护、打印输出；
档案销毁：
用于对销毁记录及销毁清单的打印输出。
下级子目录包括：
“文书档案、科技档案、会计档案”等销毁清单的管理及维护、打印输出；
库房温湿度记录：
用于对每天的库房内外温湿度进行登记，并按月打印输出规范的温湿度登记表，每年打印输出一张平均温湿度表。
2.5使用须知
使用本软件时，有些操作是要按一定规范去做的，这样才能保证整个系统协调一致，不致出现混乱，从而减少不必要的错误发生。
●系统正式使用之前，必须首先设置常用部门代码。
●系统中默认的各级子目录，如果确实需要删除，删除之前请事先咨询我们。
●系统使用必须遵循的规则：
涉及表单
登记表单中必需有的字段
不能被随意改名的字段
文件管理及其下级子表单
年度、部门、登记号
年度、部门、登记号、案卷目录号、案卷顺序号、卷内顺序号、卷内文件页次、是否归卷
档案管理及其下级子表单
案卷目录号、案卷顺序号、档号
案卷目录号、案卷顺序号、档号
第三章系统维护与管理
3.1初级用户系统管理
3.1.1修改口令
提供当前用户的安全性管理。
1.单击选择“系统→修改口令”菜单命令，弹出“修改口令”窗口，如下图：
2.在“旧口令”框中，输入原始密码；
3.在“新口令”框中，输入新密码；
4.在“重复新口令”中，再次输入新密码，确定既可。
注意：
“新口令”、“重复新口令”框中输入的密码必须一致。
3.1.2常用部门代码设定
提供了为本单位的各部门设置部门代码的功能，代码设置范围为00—99。
设置步骤如下：
1.进入飞狐文档管理系统，选择系统左下角的“系统管理”\“系统管理工具”\“常用数据库”命令；
2.进入“常用数据管理”窗口，选择“保管期限”标签；
3.选择“编辑”按钮可以进行修改或新增下拉项目的操作；点击“删除”按钮，删除部门列表中不符合本单位设置的部门名称，最后点击保存按钮即可。
4.如果不想保存之前所的改动，直接点击“放弃”按钮即可。
注意：
1.部门编号不能为空
3.1.3设置登记表单显示项目
提供对各子表登记表单中各字段“重命名、增加、删除、设置为继承登记、设置缺省值、字段在登记表单中排列的先后顺序”等等属性的设置。
例如，要增加或删除一个表单的登记项，可以使用鼠标右键功能实现。
录入界面鼠标右键功能如下页图所示：
右键单击选定字段标签，系统自动弹出与该字段相关的属性设置命令
提示：
设置字段公式使用方法详见：
3.2.1.8数据公式
3.1.3.1“重命名”字段
鼠标右键点击“文件字号”登记项，在弹出的右键菜单中选择重命名，在随即出现的重命
名对话框中输入要修改的字段名称。
确认，则登记表单中的字希名称修改成功。
3.1.3.2“删除”字段
鼠标右键点击欲删除字段，在弹出的快捷命令中，选择“删除”命令，关闭并重新打开该登记表单，被删除的字段即消失。
3.1.3.3“增加”字段
如果想把删除的登记项或者新的登记项加入到表单中，可使用右键菜单中的“增加”命令。
例如为表单增加一“分类号”登记项。
鼠标右键任意点击一个登记项标签，选择“增加”命令，在弹出的对话框中选中“分类号”项目条，点击确定按钮即可。
3.1.3.4设置字段“继承登记”属性
用于为需要的字段设置自动复制属性，以避免重复劳动。
该属性在当前登记表单中使用“新增记录”功能按钮时有效。
当需要为某个子表一次性添加多条数据记录（例如需要将当前的10个收文一次性录入系统）时，使用“登记表单”中的“新增记录”按钮增加记录，设置了“继承登记”属性的字段会自动复制上一条记录的内容。
在登记表单上，鼠标右键单击需要设置该属性字段项目标签，再使用鼠标左键单击“继承登记”命令即可。
“继承登记”属性一旦设置上其前面会有一个对勾表示此字段已设置过“继承登记”，在“取消继承登记”前即永远生效，并且当字段中的值改变后，“新增记录”时，字段中继承过来的一定是该字段中最后一次输入的值。
使用“取消继承登记”命令可将选定字段的“继承登记”属性去掉。
3.1.3.5设置字段“设定缺省值”属性
用于为需要的字段设置永久生效属性，即将选定字段的内容设置为某一固定的默认值，当用菜单栏或工具条中的“新增记录”命令增加记录时，被设定了该属性的字段就会自动地添加所设定的默认值。
例如，有一批题名均为“一机集团关于”开始的文件记录需要输入。
那就可以在“题名”登记项设定缺省值为“一机集团关于”，那么在下一次增加记录的时候就免除了输入“一机集团关于”这些字段的重复劳动。
在登记表单，鼠标右键单击需要设置缺省值的字段（例如题名字段），选择“设置缺省值”菜单命令，在弹出的“设置默认值”窗口中，输入“一机集团关于”字符，单击“确定”按钮即可。
如下图：
对于日期型字段，可使用“设定缺省值”属性为选定的字段设置自动生成当天日期属性（即在“输入新的默认值”框中输入字符“date”后确定即可）。
例如，对于“收文”子表，当增加记录时需要输入“登记日期”（即文件被收到的日期，一般情况为当天），当设定了该属性后，新增记录时，系统自动为增加的记录默认生成当天的日期。
3.1.3.6设置字段“自动增量”属性
用于为选定的字段设置自动增加“1”属性即按自然数方式数量递增，该属性对数字型字段有效，该属性在“登记表单”中使用“新增记录”功能时有效。
例如，著录案卷时，“案卷顺序号”字段，当被设置了“自动增量”属性后，打开登记表单使用“新增记录”时，系统自动为“案卷顺序号”字段加“1”。
3.1.3.7设置字段“可选下拉框”属性
对于所有“下拉框”中的内容只需单击鼠标左键选择而不需输入，该属性只对文本型字段生效。
对需要设置为可选下拉框的字段，可随时通过“系统管理”模块中的“常用数据库”功能命令进行设置。
设置步骤如下：
1、进入飞狐文档管理系统，选择系统左下角的“系统管理”里面的“常用数据库”，进入“常用数据管理”窗口，如下图：
2、单击“新建”功能按钮；
3、再在“参照类”一项中的名称中输入欲设置下拉框的字段如“年度”；编码中可设置编号或字母；在是否多级处选择否；
4、再在项目设置处输入要设置的下拉项的内容，如：
“2001、2002”。
再在其对应的代码处输入代码，可以是两位数字的编号。
3.1.3.8批量设置“登记表单项目”
用于设置各子表在登记表单区的显示字段项目及各字段项目之间的先后排列顺序。
可通过两种途径实现。
第一种：
使用“目录管理/表单管理/设置录入项目”菜单命令；第二种：
单击选定某目录使用右键菜单选择“表单管理/设置录入项目”命令，进入“编辑录入项目”窗口进行设置。
下面以收文子表中的“部门”在表单中的显示与否为例说明首先，进入“编辑录入项目”窗口。
然后按下述步骤进行：
1、单击鼠标左键，并使“序号”列的小方框内置上勾；
2、在选定“部门”字段的基础上，用鼠标左键单击窗口右边的上、下箭头按钮，可将“部门”字段调整到需要的位置；
3、如上图所示的登记号字段一样，如想设置某一字段为必填或是其内容唯一，则可在其对应的空格中双击鼠标左键，则系统自动打上“√”即可。
提示：
●单击“全选”按钮，可将所有的字段选中并可进行其它设置；
●单击“清除”按钮，可将所有字段置为未选中状态；
●“重新编号”按钮，用于为各已调整好的字段编号；
●选定字段，单击“上”或“下”箭头按钮，再按回车键，被选定字段也可向前或后移动。
3.1.4设置列表显示项目
用于设置各子表在列表区的显示字段项目及各字段项目之间的先后排列顺序。
可通过两种途径实现：
使用“目录管理/表单管理/设置列表项目”菜单命令或者单击选定某目录使用右键菜单选择“表单管理/设置列表项目”命令，进入“编辑列表项目”窗口即可设置。
下面以收文子表中的“年度”在列表中的显示与否为例说明设置方法：
1、单击鼠标左键，并使“序号”列的小方框内置上勾；
2、在选定“年度”字段的基础上，用鼠标左键单击窗口右边的上、下箭头按钮，可将“年度”字段调整到需要的位置。
3、如上图所示的年度字段，可以在其对应的固定列一项中打上“√”，这样可以使年度字段在列表区位置固定，不随水平滚动轴的移动而移动。
提示：
●单击“全选”按钮，可将所有的字段选中并可进行其它设置；
●单击“清除”按钮，可将所有字段置为未选中状态；
●“重新编号”按钮，用于为各已调整好的字段编号；
●选定字段，单击“上”或“下”箭头按钮，再按回车键，被选定字段也可向前或后移动；
●系统不支持备注型字段在列表中显示。
3.1.5保存列表风格
用户将调整好的列表宽度永久保存，直到下一次重新调整为止。
将列表宽度调整好之后，点菜单命令“目录管理—表单管理—保存列表风格”，即可。
3.1.6目录排序
提供对目录树中同级子目录或子表进行上下位置的排序。
选择一个含有子目录或子表的文件夹执行命令后，再用上下箭头调整子目录或子表的前后顺序即可。
例如，我们可将“档案馆（室）”子目录下的“文书档案”子表排到“科技档案”子表下面，步骤如下：
1.鼠标右键单击“档案馆（室）文件管理-文书档案文书文件”子目录，选择右键快捷菜单中的“目录排序”命令，弹出“目录排序”窗口；
2.选定“文书档案”子表，鼠标左键单击窗口右边的“下”箭头按钮，再确定即可。
3.2高级用户系统管理
提供用户在系统默认模块的基础上，根据本单位的实际工作需要进行个性化架构以及各种用户权限的设定功能。
3.2.1系统架构
建立子系统或子目录，包括在目录树上建立符合本单位的部门结构、每个部门各自管理的子模块以及各子模块之间的关联关系。
3.2.1.1新建目录
目录树里的根目录及各级子目录是通过增加“新增目录”添加上去的。
选中一级目录的一个文件夹并右键单击选择快捷菜单命令“新建目录”，或者用鼠标左键选择菜单命令“目录管理/新建目录”，弹出“创建子系统”窗口。
如下图所示：
在“系统名称”框中输入需要建立的子目录或子系统名称如“财务处”，确认后，一个新的子系统即自动生成在系统主窗口的目录树上。
实际上，我们可以通过“重命名”、“追加子系统”和“新增表”三项功能把系统提供的目录树逐级演变成本部门适用的本地目录。
3.2.1.2删除目录
用于删除系统中不需要的子目录、子表、检索夹或者组合查询表。
选定目录树上不需要的子目录、子表、检索夹或者组合查询表，选择菜单命令“目录管理/删除目录”，在弹出的“是否删除”提示框中，选择“是”按钮，被选定的对象即被删除掉。
提示：
1当待删除对象有下级子表或子目录时，需要先删除下级目录；
2当待删除对象是基础表或子表时，确认删除后，系统会将该对象连同下面的所有数据记录全部删除掉；
3当待删除对象是检索夹或组合查询表时，确认删除后，系统只会将该级目录删除掉而不会删除该目录下的数据记录；
4“删除目录”命令与“删除记录”命令的区别：
删除记录只能删除选定的一条数据记录，而“删除目录”命令可以将选定目录删除掉或者选定目录下的所有数据记录一起删除掉。
3.2.1.3目录“重命名”
用于将选定的目录重新命名。
例如，需要将“实物档案”目录名称改为“实物档案管理”，步骤如下：
1、选定需要修改名称的子目录或子表，右键单击或使用“目录管理/重命名”菜单命令；
2、在弹出的“重命名目录”窗口中，输入新的名称后，确定即可。
如右图所示：
3.2.1.4新增表
即新建带数据表的子目录，提供在系统中建立新的数据表的功能。
“新增表”功能包括两点：
（1）在子目录下新增与系统中其他的数据表不一样的基本表；
（2）在基本表下建立分类子表或在分类子表下建立下级分类子表。
3.2.1.4.1新增基本表
在子目录下新增与系统中其他的数据表不一样的基本表。
例如，可在“档案处”子目录下面建立一个“人力资源管理”基本表，用于本单位人力资源数据的输入、查询统计、打印输出等的管理。
1、在系统目录树中，右键
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