物资机电部制度汇编.docx

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物资机电部制度汇编

中铁一局集团有限公司铁路建设公司

阳安二线项目物机部内控体系制度

二〇一五年一月

第1章总则

为加强项目部的物资管理工作，净化物资采购渠道，控制项目成本，争创最大效益。

根据公司物资、设备管理办法及西康二线工程指挥部《改建铁路阳安线增建第二线工程物资设备管理办法》的要求，结合项目实际情况特制定《中铁一局集团铁路建设公司阳安二线项目物机部内控制度》。

第2章物机部机构设置及职责

第1条机构设置

1.项目经理部成立物资设备采购与招标领导小组：

本项目物资管理实行统一领导、分类管理、分级负责的管理体制。

实行以项目经理部和各工区为主体的供应管理体制。

组长：

项目经理、项目书记

组员：

安质部、工程部、物机部、财务部、工经部、各工区区长、搅拌站站长、试验室。

2.物资设备采购与招标工作小组：

由项目物机部成员、搅拌站成员及各工区物资负责人组成,物资采购与招标工作小组办公室设在项目物机部。

第2条物机部职责

1.在项目经理的领导下负责本项目施工机械、施工用电、工程物资管理工作。

2.贯彻执行国家、上级有关部门的政策、法规、标准、规范、制度及办法，根据业主的各项制度和办法制定适宜本项目的机电、物资管理办法，并组织实施。

3.监督、检查、指导本项目施工机械的管、用、养、修工作，保证施工机械过程能力，并使其在安全、环保、低消耗的状态下运行。

4.负责主要工程材料的计划汇总和供应，监督、检查、指导本项目物资的验收、储存、发放、核销等各环节的管理，力求做到工完料清，并保证物资使用安全，减少环境污染。

5.监督、检查、指导临电的配置和安全用电管理。

6.为本项目设备的科学合理使用，当好领导的助手。

7.参与本项目重大机电、物资事故的调查、处理工作。

8.参与安质环保部组织的机电、物资危险源的识别；

9.协助合同成本部、财务部进行红线成本预算管理。

10.按规定编报甲供物资设备清单、需求计划、技术要求以及自购物资设备的招标计划、招标公告、招标文件、投标人资格预审、评标办法等。

11.完成建指交办的有关物资设备管理工作。

12.按时完成领导交办的其他工作。

第三章物机部岗位职责

第一条物机部部长职责

1.按照建设单位和局对机电、物资管理方面的要求，结合本项目的具体情况，在分管领导下工作，负责机电、物资管理办法的制定、修改及实施，搞好机电物资管理工作，贯彻执行上级下达的文件精神。

2.根据各作业队编报的物资月、季度进料发运计划和年度申请计划，结合施组安排，对上报建设单位的月、季度发运汇总计划和年度申请计划进行汇总、审核及上报。

3.按照建设单位和局有关要求，参与本项目集中采购物资设备的招标采购工作。

4.按物资采购合同数量，督促完成物资供应任务，并对物资供应过程中的各环节进行监控。

5.深入工地，掌握本项目物资设备管理工作中各环节存在的问题，及时向分管领导请示后进行协调、指导。

6.参与本项目组织的物资设备大检查，并督促存在问题的整改，参与重大及以上机电、物资事故的调查处理。

7.配合项目部有关部门和各作业队物资设备部门，严格按照质量、环境和职业健康安全管理体系文件要求，规范机电物资管理程序。

8.按时完成领导交办的其他工作。

第二条材料工程师职责

1.负责编制、下达物资采购供应计划并督促落实，以保证施工需要。

2.对签订的物资供应合同应力争做到有利于施工、降低施工成本，做好各物资储备基地的协调工作。

3.协调、处理由大宗材料供应。

4.负责资料的收集和整理，向项目部领导提供有关物资供应情况。

5.按时完成领导交办的其它工作。

第三条设备工程师职责

1.贯彻执行国家设备管理的有关方针、政策、法令、法规以及上级设备管理的有关规定。

2.合理组织机械施工，合理配置和及时调度机械设备，充分发挥其效能，提高机械设备的利用率。

对机械设备有计划地进行定期维修和检查修理，保证在用机械设备能经常处于良好的技术状态，以提高机械设备的完好率。

3.采用先进的修理方法和技术组织措施，提高修理质量，缩短工期，降低费用，及时消除机械设备的缺陷和隐患，防止损坏事故发生。

4.有计划地对现有机械设备进行技术改造和更新，挖掘设备潜力，提高施工能力和装备素质。

5.组织对机械设备使用状况的检查分析，并反馈于机械管理全过程，不断改进机械管理工作。

6.积极推行设备综合管理，发展以设备诊断技术为基础的维修方式，以提高设备管理现代化水平。

7.用经济手段管理机械设备，以提高机械设备的经济效益。

第四条信息化管理员职责

1、督促、收集物机部输入及输出报表。

2、建立、维护物机部所有台账的归档。

3、负责电商、物资设备系统、成本系统的运行及维护。

4、监督、检查手持终端及过磅影响系统的正常使用。

第五条管库员职责

1.验收

材料设备入库按凭证点验，在规定时间内验收完毕，登帐归位。

发现问题按规定技术处理。

2.发放

要按规定手续，用正式单据当面点交清楚。

坚持仓库物资先进先发原则。

3.保管

按照仓库规划合理储存，标签明显，规格不串，材质不混。

露天物资顿放要上盖下垫，待验收物资应单独存放，坚持定期盘点，维护保养物资要按时提出计划，并组织实施。

库存物资要达到“十不”（不锈、不潮、不冻、不霉、不变、不坏、不混、不爆、不漏、不丢）。

合理的盈亏要按规定及时上报。

4.资料

帐、单据（包括质量证明书和原始资料）要日清月结，装订成册，妥善保管。

上级需要的报表资料做到及时报送，准确无误。

第6条火工品管库员职责

1.负责火工品的入库检验、保管、发放和统计工作；

2.严格按照审批的品名、数量发放；

3.负责建立和填写火工品的收、发台帐，做到日清月结，帐、卡、物相符；

4.负责库区内发生的紧急事件的前期处置工作，并立即报告物机部长；

5.负责库区内的防范工作，落实防盗、防火、防爆、防冻、防潮措施；

第四章物资管理

第一条物资市场调查

1.调查时间

调查分施工前调查、施工中调查。

施工前调查在项目中标后10日内完成，施工中调查每半年调查一次。

2.调查内容

（1）钢材、水泥、地材等主要物资的来源、分布、价格、道路运输状况、价格波动状况及走势；

（2）调查当地政府对地材开采的指导性或限制性政策与措施；

（3）调查生产商的生产能力、生产规模、质量状况、服务意识、技术人员、销售情况、市场需求、运输条件、运输距离、诚信守法的信誉情况等。

第二条物资计划管理

1．计划分类

计划分为年度计划、季度计划、月度计划和工程项目总计划。

2．上报时间

年度计划上报时间为年末30日内上报，季度计划上报时间为季末10日前、月度计划上报时间为月末5日前，工程项目总计划上报时间为项目中标后30日内。

3．管理流程

（1）项目进场后15日内，项目工程部编制《分工号主要物资需用量明细表》、《主要物资需用限（定）额数量总计划表》，经项目总工程师审核、项目经理批准后提交项目物机部，项目部物机部依据《分工号主要物资需用量明细表》编制《主要物资总量控制台帐》。

（2）项目施工过程中，项目工程部每月25日前根据月（季）施工计划编制《主要物资月度需用量计划表》，经项目总工程师审核后项目物机部每月27日前根据分工号主要物资需用量核算表，编制物资总量计划，作为编制采购方案的依据，建立《分工号限定额发料台帐》。

施工过程中，物机部根据工程部长提供的当期工程施工物资需用量核算表、上期物资库存、储备需要等，及时按要求编制月（季）度物资采购计划。

属甲供或上级单位提供的物资，则编制《月（季）度物资需求申请计划》表。

物资采购计划由封面、编制说明、物资计划表、当期物资需用量核算表、上期计划执行情况说明等组成。

计划须明确编制依据、物资名称、规格、数量、质量标准与性能指标、单位、单价、金额、用料地点及进料时间等。

（3）《主要物资月（季）采购（申请）计划》报项目物机部长、工程部长、财务部长审核、项目经理审批。

物机部长主要审核物资计划并签字确认，重点关注采购数量、单价、进场时间等；项目物机部依据审核后的《主要物资月（季）采购（申请）计划》编制《主要物资月（季）采购计划》作为本月（季）项目物资采购和消耗控制的依据。

（4）当有变更时，项目工程部在收到变更通知15日内根据变更通知调整《分工号主要物资需用量明细表》。

项目物机部根据工程部调整的《分工号主要物资需用量明细表》修订《主要物资总量控制台帐》和《主要物资月（季）采购计划》。

4.计划填报内容

计划内容包括：

计划编制说明、物资编号、名称、规格型号、计量单位、计划需用量、物资技术标准、需用时间及到站地点。

图纸不全的项目按投标文件材料清单数量上报。

物资管理计划相关表格见附表7《分工号主要物资需用量明细表》（0901）、附表8《主要物资需用限（定）额数量总计划表》（0902）、附表9《主要物资月度需用量计划表》（0903）、附表10《主要物资月度采购（申请）计划表》（0904）。

具体流程详见13《物资计划流程》。

第三条物资供应商管理

分级分类管理

集团公司物设部负责制定物资供应商管理制度及办法，负责对B类（粉煤灰、矿粉、地材等）物资供应商的评审资料进行审核，配合股份公司进行A类（钢材、水泥、外加剂等）供应商的考评。

公司物机部负责本单位A类物资供应商准入资料的收集、整理、上报工作，负责B类供应商的准入、考评及日常信息维护工作。

2.供应商评价

A类物资供应商由股份公司采购管理中心组织成立评审委员会进行评审。

B类供应商由公司组织成立评审委员会评审，评审结果和推荐名单报集团公司物设部，经集团公司物设部审核，分管物资领导批准，纳入《合格物资供方名录》。

3.供应商调查、复评

供应商调查、复评采用日常管理和年度考评相结合的方式对供应商实行考核评价。

项目部在进场后，项目物机部对供应商进行调查，填报《物资供方调查审批表》，报公司物机部审批。

使用过程中对供应商的产品质量、合同履约情况等进行跟踪，并实时记入供应商档案。

每年对供应商进行一次复评，12月10日前《物资供方定期复评表》上报公司物机部。

公司物机部根据考评结果，对供应商实行分级管理。

考评合格的分甲、乙、丙三级管理，甲、乙级供应商为主要采购供应商。

甲级供应商数量控制在总量的10%以内；乙级供应商数量控制在总量的20%以内。

被取消准入资格的供应商三年内不得准入。

4.供应商具体评审工作遵照《中铁一局集团物资供方管理办法》执行。

供应商管理表格见附表11《物资供方调查审批表》（0905）、附表12《物资供方定期复评表》（0906）。

具体流程详见61《供应商管理流程》。

第四条物资采购

集中采购物资种类

用于工程项目实体的所有物资全部纳入集中采购范围。

2.集中采购管理权限

（1）公司负责：

地材、二三项材料

（2）股份公司负责：

钢轨、道岔、油品。

（3）集团公司负责：

除子（分）公司及股份公司负责采购外的所有物资。

3.集中采购方式

（1）公开招标。

根据业主的要求在地方资源交易中心或中国中铁集中采购管理中心公开挂网招标，本方式适用于铁路直（托）管项目钢材、水泥、粉煤灰、外加剂、钢绞线、锚具等。

（2）区域集中。

针对钢材、水泥、外加剂等区域性强的物资，由物供中心设立区域物供分中心，实施区域集中，物供中心以低于限价和市场价直接供应。

本方式适用于在设立物供分中心区域的非铁路项目。

（3）战略采购。

集团公司与知名厂家签订战略合作协议，按季度组织公司和项目物机部，举办集采洽谈会采购，本方式适用于非铁路的钢绞线、锚具、支座、伸缩缝、土工材料、防水材料等。

（4）委托招标。

因四电材料、扣配件材料专业性强，产品更新快，实施委托招标采购。

本方式适用于四电材料，委托电务公司在集团公司平台招标采购，扣配件委托新运公司在集团公司平台招标采购。

（5）指定招标。

针对业主指定供方范围的物资，由集团公司物设部组织公司邀请划定范围内的所有供方，在集团公司平台招标采购；业主未指定供方的物资，由集团公司物设部组织公司邀请集团公司合格供方，在集团公司平台招标采购。

（6）二三项材料采取网上集中竞价采购，项目部物机部及时整理二三项材料计划，并上报公司物机部汇总后，实行网上竞价采购。

项目部将地材采购计划上报公司物机部，由公司物机部组织实行招标采购。

4．合同签订与评审

（1）项目部根据合同范本与中标单位签订合同。

合同订立前，项目物机部应全面掌握合作方的主体资格是否真实合法；由项目合同评审小组对合同的可行性、经济性、合法性进行汇审，形成书面汇审意见，项目物机部根据汇审意见对拟签订合同进行修订。

（2）与供应商签订合同时（含外租周转材料），项目评审后，经公司评审（法律事务部、纪委监察部、工程技术管理部、成本管理部、财务管理部、物资机械部），项目部根据评审意见签订合同，报备公司物设部。

6．合同履约

（1）项目物机部建立合同履约管理台帐，严禁私自调整中标人及中标单价，若中标价格调整及中标人变更或增减须报公司物机部核准。

（2）由公司物机部建立集采合同履约台帐，按季度向集团公司物设部报告合同履约及结算支付情况。

具体流程详见14《物资采购流程》、53《项目地材采购流程》、62《二、三项料管理流程》、67《物资采购合同评审与签订流程》

第五条物资验收与检验

1.项目部物机部负责组织试验室对进场物资的数量和质量验收把关，材料员负责外观质量和数量验收；对需要进行理化试验向实验室填写委托试验单。

（1）数量验收。

材料员进行数量验收时，应按合同约定的交货方式验收，没有合同特殊约定的按国家标准进行验收，并采取与供货单位一致的计量方法，如过磅计重、理论换算、点数计件、量方求积等。

对大宗物资、批量物资实行两人或以上共同验收制度。

计重物资一般按净重计算验收。

砂石料、道碴、级配碎石、AB组填料等大堆料的验收必须进行量方并称重，须有两人及两人以上共同验方，并做到一车一票；所有自建混凝土拌合站必须安装地磅和称重影像管理系统，对进场材料通过电子磅秤称重并现场摄像拍照形成电子磅单台帐；以理论换算计重交货的物资，按标准单位重量进行换算和验收，并要记录换算依据、尺寸和件数，以标准计量单位登帐。

计件物资采取全检和抽检方式。

大批量带包装按件标明重量的物资和计件物资，按规定抽验比例为5～15％。

对形体规格相同的散装物资可按“检斤定数”法计数（如小五金、标准件）；按复合单位（组、套、对）验收的应注明其包含的内容及数量。

（2）质量验收。

按规定必须进行理化性能检验或试验的物资，项目物机部经办人开具试验委托单，并负责取样送检，取样时试验人员或驻地监理共同见证取样。

2.验收差异的处理

对数量短缺、无产品质量证明文件的物资、经核对与采购计划不符的物资、外观质量有明显问题的物资、经理化检验或试验不合格的物资给予标识、单独存放，禁止发放和使用，及时填写《进场/入库物资验收登记簿》。

同时与供方联系退货、换货、索赔等事宜。

3.进货检验和试验

（1）项目物机部根据项目部物资到料情况，按检验批次对主要物资进行送检或委托检验。

（2）项目试验室对送检样品进行物理/化学性能试验，并将试验结果及时通知物机部；试验报告填写完整后，把加盖试验单位套红印章的复印件由试验室分发给物机部。

委外试验的试验报告的分发同上。

（3）项目物机部对试验过程和试验结果进行详细记录备查，建立《物资送检台帐》。

4．物资进场经检验合格后，项目物机部要及时办理入库手续，项目须按工区配备物资收发手持智能终端，使用手持机打印进料登记。

储存物资堆码做到整齐、有序、合理，不能出现混存、混码现象；物资标识要规范、醒目；料区环境要干净、整洁、无杂草，无积水；库存物资要实行先进先发制度。

5.对业主提供的物资按施工合同约定，由项目物机部做好物资质量、样品、价格确认手续；按合同规定，组织物资进场、验收、检验、贮存、使用管理；及时办理结算手续。

6.物资验收和检验具体实施要求和操作流程按《工程项目物资消耗管理办法》执行。

物资验收与检验表格见附表13《进场/入库物资验收登记簿》（0907）、附表14《物资送检台帐》（0908）。

具体流程详见15《物资验收流程》。

第六条物资使用与盘点

1.物资发放

管库员必须依据工程部提供的《主要物资需用量核算表》，建立《分工号主要物资限（定）额供应台帐》，实行限额发料。

根据施工进度分次、分批销号发放。

（1）由项目工程部根据月度生产计划任务量，按工号计划实物工程量和物资消耗定（限）额及月度材料成本控制额，分别计算出当月各工号任务量所需的主要材料品种、定额数量及其它材料总控金额，并下达给各工号及项目物机部。

项目劳务分包或专业分包合同签订后5日内，项目工经部汇总各分包单位授权领料人名单，并送达项目物机部，项目物机部与劳务分包或专业分包单位确认后建立有权领料人名单。

（2）项目物机部根据下达的定（限）额数量或金额，分材料品种填制定（限）额领、发料卡，经项目经理签字后送施工班组，物机部及施工班组据此领发材料。

（3）经授权的领料人员领料时应凭“定（限）额领、发料卡”到物机部办理领料。

双方核对领料数量（金额），认真填写此卡，互相签认（属低值易耗品、劳动保护用品应在领用保管卡上签认），并分别记入材料收发存卡片或低值易耗品动态管理登记卡片。

（4）当本月施工班组领料数量（金额）达定额量的80%时，物机部管库员应向施工班组发出预告并通知主管领导，提醒工区区长本月领料量已达80%；当领料数量（金额）达100%时，物机部应书面通知施工班组本月材料领用情况，并说明定额需用量已领完。

如需继续领用，或遇特殊情况需要增减定（限）额数量时，由工程部根据具体情况，填写“定（限）额材料数量调整通知单”，经项目经理审批后，送施工班组和物机部各一份，据此调整定（限）额数量，物机部管库员据新的限额数量继续发料，严禁一次性超限额数量发料。

（5）对分包方的物资发放按照合同规定进行，领料必须是有权领料人签字；对分包方的施工用料进行动态管理，及时掌握现场材料的消耗情况，严禁分包方在施工过程中偷工减料以及将施工用料或工地剩余物资对外处理或销售。

2.物资盘点

项目部实行物资月末盘点制度。

物资盘点与项目收方、结算同步，库存盘点不仅包括库房及料场的原材料库存，还包括各工号、各工序未投入使用原材料、在制品、半成品库存。

每月25日前，根据现场施工情况，由项目经理牵头组织物资盘点小组成员（包括物机部、财务部、工程部、工经部负责人），赴施工现场，按队伍、分工号逐项清点库存和半成品，计算各队伍、各工点物资盘点结果，填写附表51《物资盘点记录表》。

物资盘点小组成员逐一复核物机部长编制的《物资盘点记录表》，确认无误后签字确认，并由物机部长移交给财务部长；财务部长根据物资盘点小组签字确认的《物资盘点记录表》，做好当期物资账务处理工作。

3.充分应用物资管理信息系统进行物资收、发、盘点、成本分析作业，利用系统生成物资收、发、存动态报表、周转材料摊销单等。

具体流程详见16《物资发放流程》、19《物资盘点流程》。

第七条物资核算

1.项目部对主要物资进行“月核算、季分析”的核算原则，定期开展材料核算工作。

每季度应进行一次详细“量、价、费用”三方面的物资核算、分析，基础数据真实、完整。

2.主要物资核算的内容主要包括量差和价差核算两个方面。

其中，量差核算应分别按实际完成的分项工程数量计算应耗，实际使用数量应小于或等于应耗数量；价差核算应以责任成本单价为基准，采购价格应低于或等于市场价，若采购价格高于责任成本单价5%以内时，由项目物机部上报公司总经理审批，并指派公司物机部现场处置，拿出解决方案，直至价格低于责任成本单价。

若采购价格高于责任成本单价5%以上时，由公司物机部上报集团公司分管物资的副总经理审批，副总经理指派集团公司物设部现场调查，提出解决方案。

3.主要物资数量核算流程

（1）每月25日前，工程部对所有单位工程进行实际完成工程量盘点（含已完未计量工程），计算分工号、分部位或分队伍物资应耗量并提报《分工号主要物资应耗量计算表（开累）》给项目物机部，变更设计、计划调整的要及时补充。

物资损耗系数执行《中铁一局集团有限公司工程项目物资消耗控制管理办法中消耗系数》。

（2）每月25日前，项目物机部组织对各工号库存物资进行盘点（与月末工程量盘点同步），填制《物资盘点记录表》。

（3）每月28日前，项目物机部根据《分工号（责任主体）主要物资限额供应台帐》、《物资盘点记录表》计算各分部工程的物资实耗量，（实耗实量＝实发数量－库存数量－半成品数量）。

（4）项目物机部编制《季度主要物资消耗核算表（开累）》，对各工号主要物资消耗进行开累核算，统计项目自开工以来各工号主要物资实际发生的量差，汇总《季度主要物资消耗核算表（开累）》中各工号物资消耗数量，编制《季度物资消耗核算汇总表（开累）》。

4．主要物资价格核算流程

（1）每月25日前，项目工经部统计汇总主要物资预算单价和各工号主要物资控制损耗系数，并提供给物机部，其中控制损耗系数以公司责任成本确定的损耗率或合同约定的损耗率为依据。

（2）项目物机部要随时掌握市场价格信息，当采购价格高于市场价格或上级单位物资限价时要分析原因，并上报公司总经理审批。

当采购价格高于预算价格或当期业主信息价时要会同项目工经部分析原因，并及时收集资料，向业主书面报告索赔。

（3）项目工程部、物机部在满足设计及业主条件下，应优先考虑使用有价格优势的替代产品，如新工艺、新材料、混合材料等。

5.每月30日前，项目物机部组织核算物资量价盈亏情况：

其中数量盈亏=应耗数量-实耗数量，金额盈亏=盈亏数量×责任成本单价（或采购单价）；核算数量时，砼核算选用施工配合比进行核算，钢筋则采用开累消耗数量核算；核算价格时，计算主要物资实际采购单价分别与合同单价、责任成本单价、信息价的价差，核算各工号和整个项目实际消耗的主要物资的总价差；月度物资核算资料录入物资管理信息系统成本核算模块，季度物资成本分析报告上报公司物机部，半年度和年度物资成本分析报告报备集团公司物设部。

6.物资核算的程序、方法执行集团公司《物资核算管理办法》。

具体流程详见20《单工号物资核算与分析流程》、78《材料结算管理流程》。

第八条周转材料和小型机具管理

1.周转材料遵循先内部调配，后购置租赁的原则。

具体流程：

项目部上报需求计划→公司内部调配→集团公司内部调配→采购（租赁）。

项目部物机部依据工程部编制的《实施性施工组织设计》中周转材料和小型机具需用计划，向公司物机部提报周转材料申请计划，公司物机部根据需用计划确定是否调配、新购或租赁，如内部资源不能满足时，由公司物机部向集团公司物设部上报需求计划，集团公司集中统一调配，无法调配时，须统一委托专业化公司建工公司加工租赁。

如因施工急需或建工公司加工能力不能满足要求时，项目部报公司审批后按周转材料管理办法执行。

2.项目物机部每月对现场使用的周转材料进行盘点、核查，发现丢失或损坏时，及时与出租人协商赔偿，并与施工队伍或班组签认，以便及时扣款；另与出租人签认结算当期租赁使用时间和开累租赁使用时间。

对于需退租的，立即办理退租手续。

3.租费结算和摊销。

对外租的周转料，根据租赁合同和现场进场验收单和租赁使用时间签认单，办理结算手续。

对新购的周转材料，按照公司周转料摊销规定，按月进行摊销，并提交财务部进行账务处理（工程结束后，财务则按实际回收残值调整总摊销额）。

4.周转材料退场、退租。

工程完工后或租赁到期后，项目物机部及时组织周转材料退场、退租或处置工作。

对于租赁的周转料，退场时须由物机部长或指派专人与施工队伍或班组共同点数、押运、移交，退租完后还须与出租人签订封帐协议，对租赁费、赔偿等总额进行约定，封帐协议中必须约定租费停止；自购或集中采购的周转料，拟定处置方案后报公司审批，并根据