总务采购验生管理流程图.docx

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总务采购验生管理流程图

編號

B01

作業項目

請購作業管理

作業程序及控制重點

依據資料

一、作業方式

（1）生鮮食品請購：

1.各主廚根據菜單上所需要準備之材料，通知資材人員由其依各大類別逐一編號，而成生鮮食品之主檔。

2.生鮮食品請購分兩大類：

一為各廚房直接進貨，包括魚肉蔬果方面；一為倉庫庫存補充，包括冷凍食品及乾貨類。

餐廳廚房直接進貨部份，每日成控人員會提供生鮮食品請購單一式三聯（MarketingList）給廚房人員，在規定時間以前，由餐廳主廚依據業務需要及庫存情形填寫請購單，除一聯自留外，另二聯交由採購單位進行採購作業。

（2）花卉之請購：

花卉依需要量請購，由成本控制人員提供花卉請購單一式三聯予花房人員，花房人員預估需要花材之種類及數量填入花卉請購單，除一聯自留外，另二聯交採購單位進行採購作業。

（3）倉庫庫存品請購：

1.倉庫請購大致分為兩種：

一為食品類，以生鮮食品請購單方式訂購；另一為用品類及煙酒類，以倉庫請購單（PurchaseRequest-Storeroom）請購。

2.為節省請購、採購的作業程序，並考慮資金運用及庫存空間，倉庫管理項目皆依一定之原則決定採購點及採購量。

3.食品乾貨固定每週依估計需要量統一訂貨，若訂購項目有所增減，則廚房應隨時通知倉庫，一般用品與煙酒類原則上一個月請購一次，由倉庫填寫倉庫請購單，一聯由倉庫自留，另二聯依核決權限核准後送採購單位採買。

（4）一般物品請購：

1.一般物品請購單（PurchaseRequest-General）計一式三聯，係由第一次購買之項目、或非倉庫庫存項目使用。

2.請購單位依需要填寫請購單，依核決權限適當核准。

核決權限辦法

存貨編號辦法

生鮮食品請購單

（MarketingList）

花卉請購單

倉庫請購單

（Purchaserequest-Storeroom）

一般物品請購單

（PurchaseRequestGeneral）

編號

B01

作業項目

請購作業管理

作業程序及控制重點

依據資料

3.經適當核准之請購單傳回採購部，由採購人員於採購單上編寫序號後，將一聯交還請購單位，另二聯則進入採購程式。

（5）小額採購作業：

1.小額物品採購申請單一式三聯（PurchaseRequestFractionalItem），係針對非倉庫庫存項目且採購金額在二仟元以下者。

2.請購單位依需要填寫小額物品採購申請單，經部門主管簽名核准後，即送交採購部進行採購程式。

（6）工程倉庫之請購

1.工程部倉庫管理人員應控制庫存料之庫存量，並視材料性質決定維持安全量之訂購點。

2.在需要請購時，填寫工程倉庫請購單一式三聯，依核決權限規定經適當核准，最後送採購部，由採購部收件編號，退回一連由工程部自留。

二、管理重點

1.請購流程是否皆遵照公司規定辦理。

2.各項請購是否皆依核決權限適當核准。

3.各類請購單之使用是否合乎公司規定。

4.生鮮食品及倉庫庫存之請購數量應考慮實際需求，以避免浪費。

小額物品採購申請單

（PurchaseRequestFractionalItem）

工程倉庫請購單

（PurchaseRequestEngineerStoreroom）

編號

B02

作業項目

採購作業管理

作業程序及控制重點

依據資料

一、作業程式

（1）生鮮食品及花卉之採購作業：

1.比價：

（1）由於生鮮食品之市場價格變動頻繁，通常由採購人員會同主廚及成控人員作定期之市場訪價，作為議價之依據。

（2）採購部針對一定期間較常使用之蔬果類及海鮮食品皆定期安排標單議價作業。

由採購部選定較可靠之供應商，提供所需食品之生鮮食品估價單，由供應商投標後，選擇品質價格最符合公司需要者，作為此一期間之固定供應商。

（3）採購人員將選定之供應商及價格填入生鮮食品估價單，並經適當核准後，將做為訂貨之依據。

（4）花卉之比價程式與生鮮食品同。

2.採購：

彩購人員將每日取得之生鮮食品請購單上之請購數量輸入電腦，列印廠商別之生鮮食品採購單一式二聯，一聯據以叫貨，另一聯連同生鮮食品請購單交驗收人員作為次日收貨之依據。

3.雜貨類之採購由採購人員與廠商議價後，將單價輸入電腦作為日後採購之依據。

當採購價格改變時，採購人員需填寫商品變價表說明理由，經採購部門主管核准方可採購。

4.花卉之採購程式與生鮮食品同，並定期以標單議價方式決定購買價格。

（2）倉庫庫存品採購作業：

1.由於倉庫之採購屬定期例行性採購，每次採購價格原則上應與電腦中之單價相同，若有漲價情形，採購人員針對漲價項目進行比價議價。

2.依據經核准之倉庫請購單訂貨。

（3）一般物品採購作業：

1.採購人員依使用單位所填寫之一般物品請購單中需要條

核決權限辦法

生鮮食品比價、議價辦法

生鮮食品估價單

生鮮食品採購單

商品變價表

一般商品比價、議價辦法

一般物品請購單

編號

B02

作業項目

採購作業管理

作業程序及控制重點

依據資料

件進行比價，比價廠商數則依金額大小決定。

2.將比價情形填入一般物品請購單，並以價格品質最符合公司規定者為採購廠商，依核決權限表核准，依此完全採購作業。

3.對屬例行性維護工作等性質特殊者，並依需要與廠商簽訂合約。

（4）小額採購作業：

1.採購部人員在經適當核准之小額物品採購申請單上序號進行採購，惟應注意所請購物品倉庫並無庫存，且金額在二仟元以下方可進行採購。

2.採購人員將金額填入小額物品採購申請單，經採購部主管核准，一聯自留，另二聯交驗收人員作為收貨之依據。

（5）工程材料採購部作業：

1.採購人員依工程部開立之倉庫請購單進行採購。

2.例行性採購多向原購買廠商以原價採購，若價格變動太大時，則再行比價，經採購部主管核准後決定廠商。

二、管理重點：

1.比價程序是否確實執行。

2.是否確實依請購部門之需求進行採購作業。

3.生鮮食品之採買是否皆向比價得標者採購。

小額物品採購申請單

編號

B03

作業項目

驗收作業管理

作業程序及控制重點

依據資料

一、作業程式

（1）生鮮食品之驗收：

1.採購於進貨前一日下午將預計隔日進貨之生鮮食品採購單及生鮮食品請購單交予驗收單位。

2.將生鮮食品採購單按廠商別分別歸入待驗資料簿內的各該廠商頁次內，以便利廠商來貨時核驗。

3.廠商來貨時，取出生鮮食品採購單與實際貨品核對品質、規格、數量、單位，並將正確數量書寫於採購單的驗收欄位內，物品放置於各該餐廳的貨架上，以稱重方式驗收者，其收貨不得超過採購量之5%為限。

4.於電腦初收檔中輸入採購單號及正確的驗收量後，列印出生鮮食品交貨單一式二聯，待驗收人員簽名後依餐廳別置於資料架上。

5.廚房人員前來領取物品時，依交貨單核對應領取物品，若無誤則在交貨單的使用單位欄內簽收，並取走交貨單一聯，另一聯留於驗收。

6.活的海產類物品經驗收後，由廠商直接將物品及交貨單送至各該單位；倉庫庫存品經驗收後，亦由廠商直接送至倉庫。

經各單位核對簽核後，一聯由使用單位或倉庫留底；另一聯由廠商攜回交給驗收。

7.當使用單位對物品品質或規格有異議時，可於複收欄內表示，驗收人員則據以進入電腦之複收檔將正確的數量輸入複收欄。

8.將採購單與交貨單序號整理排列，檢查是否連號，並以此兩種單據互相核對。

若交貨單有複收量時，則再核對電腦之收貨量是否已更正。

9.針對未到貨項目，列印當日生鮮食品應交未交明細表，據以逐筆與採購單的驗收欄核對，以確任所列各項物品確未到貨。

10.核對無誤後，將電腦中的驗收資料結轉至驗收檔，依廠商別列印當日生鮮食品驗收單一式二聯，其中一聯交成本控制室，另一聯按廠商別分別放入待驗資料簿中各該廠商之頁次內，以便廠商於再次交貨時取回該帳。

驗收作業要點

生鮮食品採購單

生鮮食品請購單

生鮮食品交貨單

倉庫物品管理規則

生鮮食品應交未交明細表

生鮮食品驗收單

編號

B03

作業項目

驗收作業管理

作業程序及控制重點

依據資料

11.若有物品退貨，由驗收單位欄開立退貨單一式二聯，經廠商確認後，一聯交成本控制室，一聯交予廠商作為扣帳依據。

12.食品類驗收應注意其品名及製造日期，對乳製品及冷凍食品則需注意是否標示保存期限及保存條件。

13.進口食品類應有中文標示及製造日期、保存期限。

（2）一般物品之驗收

1.採購將採購單及一般物品請購單之一聯一併交予驗收，驗收按照採購單序號排列歸檔，待廠商來貨時驗收。

2.廠商來貨時，依廠商告知採購單號碼取出該項物品之採購單及請購單，依照採購單及請購單之規格、條件進行驗收。

3.詳細核對實際交貨物品的品名、規格、數量是否與採購單完全符合、品質是否良好。

4.將實際驗收輸入電腦，列印一般物品交貨單一式二聯，並在驗收人員欄內簽名。

5.通知申請單位派員前來領貨，依交貨單會驗無誤後，在使用單位欄內簽收，並取有一聯，另一聯留於驗收。

屬倉庫庫存品者則委由廠商送至倉庫，並由倉庫點收後簽名，一聯交貨單交予倉庫留底，另一聯留於驗收。

6.使用單位對物品之品質或規格有異議時，可填於複收欄中，驗收人員並據以進入電腦複收量輸入檔，輸入正確的交貨數。

7.每日收貨時間至下午四點，驗收人員將交貨單按序號排列檢查是否連號，其驗收數有更改者，應與電腦資料中之複收量核對，已確定皆已更正。

列印當日之一般物品交貨單據以與交貨單核對是否無誤。

8.將交貨清單及交貨單一聯連同請購單、採購單、發票或收據一併送交成本控制核對。

若分批交貨尚有未交數量，則採購單及請購單以影印本代之，正本待數量收齊後再交。

9.合約項目之驗收：

對以合約方式進行採購者，則驗收人員依合約規定辦理

退貨單

採購單

一般物品請購單

一般物品交貨單

驗收單

編號

B03

作業項目

驗收作業管理

作業程序及控制重點

依據資料

驗收，並應依驗收結果開立驗收單一式三聯，一聯交廠商，一聯給使用單位，一聯交成控入帳。

（3）工程驗收：

1.當承包商將材料送達後，驗收部門人員通知工程部人員會同驗收。

2.驗收無誤後，由驗收部門印驗收單一式二聯，經工程部人員簽收後，一聯交工程人員連同貨物一併領走，一聯交成控人員入帳。

二、管理重點：

1.廠商來貨須特別注意採購單上所標示的品名、規格是否與物品完全符合。

2.對生鮮物品品質、新鮮度及有效日期等均需格外注意。

3.磅秤來貨重量時，海鮮、肉品類應特別注意其含冰、含水量；水果類須注意其箱子下層物品的品質，並扣除其包裝箱及墊襯物的重量。

4.需助注意採購單上註明的交貨部門，不可交錯單位。

5.驗收燃料油時，須核對其所附中油公司的汽車灌裝自動記錄單，並測試其是試重是否正常，且用量尺測量其數量是否符合。

6.所有酒類進貨均需在酒瓶上加貼飯店之標示貼紙，煙酒驗收後一律進倉。

編號

B04

作業項目

付款作業管理

作業程序及控制重點

依據資料

一、作業程式：

（1）非月結付款作業：

1.由申請人檢附憑證，連同支票請求單經部門主管核准後，依核決權限送簽。

2.另外，向公賣局或中油等特別單位採購，或採購時另行約定立刻付現者，則於進行採購時以採購部之週轉金先行付款，再由採購部取具相關憑證後進行零用金撥補作業。

（2）月結付款作業：

原則上採一般物品請購單、生鮮食品請購單或倉庫請購單方式採購者，皆採月結分式付款。

通常當月貨款於當月月底彙總後，次月十號以前以電匯方式付款。

1.生鮮食品之付款作業：

（1）每日驗收單位彙總生鮮食品請購單（MarketingList）、採購單、交貨單及驗收單交成本控制室，成控人員核對採購單及驗收單確定資料相符，對交貨單數量有更改者，則確定驗收單之數量相符。

（2）核對無誤後，進行日結作業，將驗收之資料Posting至存貨之系統中，並將一聯驗收單及相關收據或發票依廠商別整理歸檔。

（3）月底列印廠商別之應付帳款控制卡，與當月各廠商別之驗收單及收據或發票核對，確定無誤後切具傳票，將應付帳款控制卡一聯、驗收單及相關憑證附於傳票之後作為憑證，生鮮食品請購單、採購單及交貨單則另行整理歸檔。

（4）若廠商之請款憑證不完整，則請廠商補足，並先切至應付帳款一程序不完整科目，待憑證補齊於次月再轉列應付帳款科目，由應付票據組據以付款。

支票請求單

（RequestforCheck）

核決權限

一般物品請購單

生鮮食品請購單

（MarketingList）

倉庫請購單

採購單

交貨單

驗收單

應付帳款控制卡

編號

B04

作業項目

付款作業管理

作業程序及控制重點

依據資料

2.一般物品及倉庫採購付款作業

（1）每日驗收單位彙總一般物品請購單、採購單、交貨單及發票或收據交成本控制室，成控人員檢查一般物品請購單是否經適當核准、核對發票及請購單之單價，並核對收貨數量。

（2）核對無誤後，依採購之性質填具會計科目及負擔此支出之部門，對需由各部門分攤之費用並一併分攤計算完畢。

（3）列印一般物品驗收單一式二聯，一聯連同請購單、採購單、交貨單及相關憑證附於傳票後做為入帳憑證，一聯由成控自留，並執行日結作業。

（4）月底作業程序同生鮮食品付款程序。

3.小額物品採購單付款作業：

（1）每日驗收單位彙總採月結付款之小額物品採購單，連同相關憑證一併交成本控制室，成控人員檢查是否經過適當核准。

並填具會計科目及使用部門，逐漸輸入電腦。

（2）月底作業程序同生鮮食品付款程序。

4.工程付款作業：

（1）工程請款應由工程部檢附相關憑證、合約影本、報支申請通知單、工程計價單及工程案工程驗收單等資料，經適當核准後交財務部應付帳款組請款。

其屬第一次請款者，財務部並應依合約規定，填寫工程請款明細表載明該工程之基本資料，以控制請款及付款之情形。

（2）應付帳款組收到上列單據後，依報支申請通知單之金額田入工程請款明細表，並切具傳票，由應付票據組據以付款。

（3）工程完工後，由工程人員檢附各項憑證單據，並依合約規定取得保固書或完工證明，經依核決權限適當核准後，交財務部請款。

一般物品驗收單

合約

報支申請通知單

工程計價單

工程案工程驗收單

工程請款明細表

保固書

完工證明

編號

B04

作業項目

付款作業管理

作業程序及控制重點

依據資料

（3）進項稅額申報作業程序：

1.現採媒體申報，每兩個月申報一次。

2.財務部人員於切具傳票時，將可扣抵進項稅額之統一發票扣抵聯抽出，將資料逐筆輸入電腦，與帳上金額核對無誤後，據以申報。

二、控制重點：

1.對每日自驗收部門取得之相關單據應確實核對，以確定實際進貨量及應付貨款。

2.對請購單之核准應注意是否符合核決權限之規定。

3.切具付款傳票前，應確實核對各類相關憑證是否齊全。

4.對採購案交貨延期、貨品品質不良、或相關憑證不齊全而加以扣罰之列計應經過詳細核對，確認合理。

5.會計科目之使用應依購入貨品之性質適量運用、分攤。