会计核算软件的操作.docx
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会计核算软件的操作
第四章会计软件操作
第一部分 账务处理模块基本操作
（总账系统）
一、系统初始化
系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机的一系列准备工作，是使用会计软件的基础。
系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化的效果。
游戏规则+基础数据
系统管理模块
1.操作员管理
2.账套管理
3.权限管理
财务软件模块
1.部门、职员档案
2.客户、供应商档案
3.外币币种及汇率、结算方式
4.设置凭证类别
5.设置会计科目
6.录入科目期初余额
【任务】以系统管理员（Admin）身份启动与注册系统管理。
操作：
双击桌面“系统管理”图标，系统管理员（Admin）身份登录
（一）设置操作员
1.增加操作员
操作员：
指有权登录系统进行操作的人员，每次登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查。
路径：
权限→操作员
【任务】增加操作员
编 号
姓 名
口 令
003
张 三
3
004
李 四
4
005
王 五
5
用户名
---
密码
提示：
①设置操作员管理只能由系统管理员完成，其他人员无权使用该项功能（账套主管也无权设置操作员）。
②操作员编号在系统中必须惟一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。
③操作员密码，系统管理员给每位操作员设置了初始密码，操作员登录系统时可以自己修改操作密码。
提问：
操作员忘记时的处理？
回答：
系统管理员重置密码。
2.修改操作员属性
①选中操作员，单击“修改”按钮；
②操作员编号不能修改。
3.删除操作员
①未使用：
选中操作员，单击“删除”按钮；
②所设置的操作员一旦被引用，便不能被删除
提问：
操作员中途离职怎么办？
回答：
在修改中“注销操作员”。
（二）账套管理
系统最多可以建立999套账。
账套管理包括账套的建立、修改、备份和恢复。
系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理系统中所有的账套，可以进行账套的建立、备份和恢复，但不能修改账套。
提问：
那谁来修改呢？
回答：
各套账的账套主管。
1.建立账套
【任务】建立账套
（1）账套信息
账套号：
888账套号为3位，账套号惟一，且必须输入。
账套名称：
北京正保科技有限责任公司
账套路径：
（默认）
启用会计期：
2012年3月
（2）单位信息
单位名称：
北京正保科技有限责任公司
单位简称：
正保科技
单位地址等：
可不设
（3）核算类型
本位币代码：
RMB
本位币名称：
人民币
账套主管：
张三用户必须选择输入
企业类型：
工业
行业性质：
新企业会计准则
是否按行业预置科目：
选中
（4）基础信息
存货是否分类：
否
客户是否分类：
是
供应商是否分类：
否
有无外币核算：
有
若选择各项分类核算，则必先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。
（5）业务流程
（6）分类编码方案
科目编码级次：
4-2-2-2
其他科目编码级次采用默认值。
提示：
一级以外的编码级长可以修改。
在编码规则级长是2时，二级科目最多设99个明细。
（7）数据精度
所有小数位数均设置为2位。
（8）系统（模块）启用（总账、固定资产、工资、购销存、核算模块；启用日期2012.3.1）
解释1：
编码方案（编码规则）
应收账款——北京——张龙
1122 01 01
——赵虎
02
——河北——王朝
02 01
张龙的本级编码：
01
全编码：
11220101
编码规则由级次和级长和两部分组成。
级次：
编码共分几级。
级长：
每级的编码长度。
编码总级长：
为每级编码级长之和。
解释2：
系统启用时间
（1）在建立账套时，由系统管理员启用子系统；
（2）也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。
2.修改账套
①账套主管负责所选账套的修改工作。
②并非所有内容都可修改。
例如：
修改单位地址为“北京市海淀区甲1号”。
3.删除账套---系统管理员操作
备份账套的同时可同步删除账套。
4.备份与恢复账套---系统管理员操作
备份提示：
先在硬盘建立存放账套数据的文件夹。
（三）操作员权限设置
【任务】设置以下人员权限。
张三---账套主管建账时指定
李四---账套主管权限菜单中设置
王五---出纳
具有“现金管理”的全部操作权限---某类权限
具有“总账-出纳签字”权限---某类内具体权限
1.首先单击操作员；
2.其次选择账套和年度；
3.最后分别设置主管权限和具体权限。
主管：
直接选中即可；
具体权限：
需先点击增加按钮才行。
左侧：
模块大类权限
右侧：
类内明细权限
双击：
授权
要点提示：
1.一个账套可以设定多个账套主管。
账套主管自动拥有该账套的所有权限。
2.系统管理员可以设置账套主管和其他操作员的权限；
3.账套主管只有设置本账套操作员的权限（需以账套主管身份登录系统）。
（四）基础档案设置
（部门、职员、客户、供应商）（外币、结算方式）
登录财务模块：
张三正保科技2012.3.1
【任务】部门档案
路径：
基础设置→机构设置→部门档案
部门编码
部门名称
1
管理部
2
销售部
注意：
进入部门档案窗口后，先点击增加按钮，录入完毕，每一个必点保存。
【任务】设置职员档案
路径：
基础设置→机构设置→职员档案
职员编号
职员名称
所属部门
0101
张老三
管理部
0201
李老四
销售部
【任务】设置客户分类和客户档案
路径：
基础设置→往来单位→客户分类（客户档案）
客户分类：
分类编码
分类名称
01
本地
02
异地
客户档案：
客户编号
客户名称
简 称
地 址
邮政编码
01001
北京世纪学校
北京世纪
北京市海淀区上地路1号
100077
【任务】设置供应商档案
路径：
基础设置→往来单位→供应商档案
供应商编号
供应商名称
简 称
地 址
邮政编码
001
北京万科有限公司
北京万科
北京市朝阳区十里堡8号
100045
提示：
由于没有分类，必须先单击末级分类，然后输入档案。
【任务】设置外币及汇率
币符：
USD；币名：
美元；固定汇率1：
5。
路径：
基础设置→财务→外币种类
注意：
设置第二种外币时，需先单击增加按钮。
【任务】设置结算方式
路径：
基础设置→收付结算→结算方式
编 码
结算方式名称
票据管理
2
支 票
201
现金支票
是
202
转账支票
是
票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿管理方式。
（五）会计科目设置
1.新增明细会计科目【任务】
（1）常规属性
科目名称
属 性
方 向
备 注
应交增值税（222101）
贷
进项税额（22210101）
借
销项税额（22210106）
贷
主营业务收入---A商品（600101）
贷
主营业务收入---B商品（600102）
贷
主营业务成本---A商品（640101）
借
主营业务成本---B商品（640102）
借
实收资本---赵本山（400101）
贷
（2）日记账、银行账属性
科目名称
属 性
方 向
备 注
库存现金（1001）
日记账
借
银行存款（1002）
借
工行存款（100201）
日记账
银行账
借
中行存款（100202）
日记账
银行账
外币核算
借
美元
（3）数量属性
科目名称
辅 助
方 向
备 注
库存商品（1405）
A商品（140501）
数量核算
借
件
B商品（140502）
数量核算
借
件
固定资产（1601）
（子系统）
借
累计折旧（1602）
（子系统）
贷
（4）辅助核算
科目名称
属性
方向
备注
应收账款（1122）
单位往来
借
受控空
其他应收款（1221）
个人往来
借
应付账款（2202）
单位往来
贷
受控空
管理费用（6602）
工资费（660201）
借
办公费（660202）
部门核算
借
折旧费（660203）
借
其他费（660204）
部门核算
借
【要点解释】
（1）科目编码---全编码=本级编码+上级编码；二位级长不足补零。
符合编码规则。
（2）科目名称---本级名称
（3）科目类型
输入一级科目时必须选择输入。
选择的类型与科目代码的第一位必须一致。
输入二级或二级以下科目时，自动设置为与一级科目一致。
（4）助记码---可不输入。
（5）账页格式：
金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式。
（6）辅助核算。
包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种。
（外币、数量、银行账与日记账）
设置辅助核算后，数据录入时，需要输入不同的附加内容。
辅助核算设置在最底层（末级）科目上，但为了查询或输出方便，有些科目也可以在末级和上级同时设置辅助核算，但当上级科目设置辅助核算时，其末级科目必须设置相应的辅助核算。
某一科目可同时设置两种辅助核算，但个人往来、客户与供应商往来不能一同设置。
辅助核算一经定义并使用，不要随意修改，以免数据混乱。
（7）科目性质（余额方向）：
一级科目必须选择输入。
资产类科目、成本类：
借方负债类、所有者权益类：
贷方
损益类中的费用类：
借方；损益类中的收入类：
贷方
只能在一级科目设置科目性质，下级科目与一级科目的相同。
（8）外币核算：
一个科目只能核算一种外币，只有外币核算要求的科目才允许设定外币币名。
（9）数量核算
（10）日记账、银行账
库存现金：
日记账，银行存款：
银行账和日记账。
2.修改与删除会计科目
（1）单击“修改”图标可以修改光标指向的会计科目。
（2）单击“删除”图标删除光标指向的当前会计科目。
注意：
有下级科目或已输入初始余额或已用来填制凭证的科目不能删除。
【任务】修改管理费用---工资费科目属性为部门核算。
3.指定会计科目
指定会计科目是指定出纳专管的科目。
指定科目后，才能执行出纳签字，也才能查看现金或银行存款日记账。
【任务】指定现金总账科目、银行总账科目、现金流量科目。
（六）录入期初余额---更换菜单
1.总账期初余额录入
对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初余额。
年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。
年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。
【任务】“库存现金”科目的期初借方余额为5000元，借方累计发生额2000元，贷方累计发生额1000元，则系统自动计算出年初余额4000元。
实收资本科目的期初余额为904000元。
2.明细科目余额录入---自动汇总
期初余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。
【任务】“银行存款——工行存款”科目的期初借方余额为300000元，借方累计1000元，贷方累计2000元；
【任务】库存商品——A商品，数量100件，金额为100000元；
库存商品——B商品，数量100件，金额为200000元；
3.辅助核算科目期初余额录入。
在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。
在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。
【任务】录入期初余额：
应收账款---北京世纪学校300000元；
其他应收款---张老三1000元；
应付账款---北京万科2000元。
提示：
当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。
红字余额应输入负号。
4.试算平衡。
期初余额录入完毕后，应该试算平衡。
期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证；
如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。
（七）设置凭证类别
【任务】设置“收款凭证、付款凭证、转账凭证”凭证类别；
凭证类别
限制类型
限制科目
收款凭证
借方必有
1001，1002
付款凭证
贷方必有
1001，1002
转账凭证
凭证必无
1001，1002
五种分类方式：
1.记账凭证；
2.收款凭证、付款凭证、转账凭证；（考试采用）
3.现金凭证、银行凭证、转账凭证；
4.现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；
5.自定义凭证类别。
五类限制类型：
1.借方必有：
制单时，凭证的借方必有限制科目.
2.贷方必有：
制单时，凭证的贷方必有限制科目。
3.凭证必有：
制单时，凭证借贷至少一方必有限制科目。
4.凭证必无。
制单时，凭证借贷两方必无限制科目。
5.无限制。
限制科目：
限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目。
科目之间用逗号分隔，数量不限，限制科目直接录入，逗号应在英文状态下录入，也可以参照输入，但不能重复录入。
限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。
已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。
二、凭证处理
（一）填制凭证
（二）修改凭证
（三）删除凭证
（四）审核凭证
（五）查询凭证
（一）填制凭证
1.路径：
总账→凭证→填制凭证
2.构成：
凭证头和凭证正文（加：
辅助核算）
3.填制（由李四完成，用户名：
004，密码4）
【任务】3月2日，销售部购买了600元的办公用品，以现金支付（附单据一张）。
（付款凭证）摘要：
购办公用品
借：
销售费用（6601） 600
贷：
库存现金（1001） 600
注意：
“增加”按钮开始，“保存”按钮结束。
补充：
由于库存现金涉及流金流量，所以需补充现金流量“项目目录”设置。
4.要点：
（1）点击“增加”按钮开始，点击“保存”按钮结束。
（2）凭证类别
在凭证类别选择列表框内选择凭证类别，列表框内显示的凭证类别在系统初始化功能中设置。
（3）凭证编号＝自动编号方式＋手动编号方式
第一：
凭证编号由系统分类按月自动编制，每类凭证每月从0001号开始，即每类凭证每月的编号范围是0001—9999。
第二：
系统自动管理凭证页号。
如：
收0001号0002／0003表示为收款凭证第0001号共有三张分单，当前是第二张分单。
第三：
凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
（4）制单日期
系统自动取进入账套系统前输入的业务日期为记账凭证填制日期，如果日期不正确，可进行修改或参照输入。
制单序时控制：
不允许输入的日期比本月同类型的上一张凭证日期小，除非操作人员进入凭证设置功能，取消制单序时控制。
（5）附单据数
输入凭证的原始单据的张数，可以不输入。
（6）凭证摘要
每行摘要可以重复，但不能没有；上一分录的摘要系统会自动复制到本笔分录的摘要栏内，操作者可以修改。
（7）会计科目
既可以手工直接输入，也可选择输入。
必须输入末级科目。
可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。
也可在科目区中用鼠标单击参照录入。
采用科目编码或助记码形式输入后，系统会自动转换成科目名称，并给出上级科目，便于操作者检查。
（8）金额
分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。
空格键：
如果方向不符，可按空格键调整金额方向。
“=”键：
取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。
（9）辅助核算信息
输入的会计科目有一种或多种辅助要求，则应在弹出的窗口中输入一种或多种辅助核算内容。
结算方式、数量可不输入。
（10）制单人员
制单人员的名字不需要操作人员输入。
【任务】数量核算
3月2日，采购A商品10件，每件1000元，税率17%，货款以工行存款支付。
（付款凭证）
摘要：
采购商品
借：
库存商品/A商品（140501） 10000
应交税费/应交增值税/进项税额（22210101）1700
贷：
银行存款/工行存款（100201） 11700
【任务】客户往来辅助核算
3月3日，销售北京世纪学校A商品100件，每件2000元，税率17%，款未收。
（转账凭证）
摘要：
销售
借：
应收账款（1122） 234000
贷：
主营业务收入/A商品（600101） 200000
应交税费/应交增值税/销项税额（22210106） 34000
【任务】结算方式和外币核算
3月5日，收到赵本山投资20000美元，存入中行，汇率1：
6.8。
（收款凭证）
摘要：
收到投资
借：
银行存款/中行存款（100202） 136000
贷：
实收资本（4001） 136000
注意：
先录入汇率，再录入外币。
【任务】部门核算
3月10日，以工行存款支付管理部办公费2000.56元。
（付款凭证）
摘要：
支付办公费
借：
管理费用/办公费（660202） 2000.56
贷：
库存现金（1001） 2000.56
注意：
辅助部门错误输入为销售部，以利于后续修改。
【任务】期间损益结转
3月31日，将收入、费用分别转入本年利润。
（转账凭证）
摘要：
结转收入（费用）
第一步：
制作模板（凭证类别和本年利润科目的选择）
第二步：
生成凭证
路径：
总账→期末→转账定义（转账生成）
（二）修改凭证
1.路径：
总账→凭证→填制凭证（与填制凭证路径相同）
2.方法：
（1）查找：
通过翻页查找或输入查询条件，找到凭证。
（2）修改：
直接单击需要修改的项目重新输入、保存（辅助核算）。
【任务】3月31日，将本期凭证实收资本科目的发生额改为3000美元。
将本期10日支付办公费用的辅助部门更正为管理部。
注意：
仅限于对已输入但未审核的凭证进行修改；凭证类别不能改。
已审核的凭证应先取消审核后，才可进行修改。
其它系统传过来的凭证只能在生成该凭证的系统中进行修改。
（三）删除凭证
1.路径：
总账→凭证→填制凭证（与填制凭证路径相同）
2.方法：
第一步：
作废凭证
“制单→作废／恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。
再次“作废／恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。
第二步：
凭证整理
删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。
若本月已有凭证记账，只能对未记账凭证进行凭证整理。
（四）审核凭证
凭证既可逐张审核，也可成批审核。
【任务】3月31日，以账套主管张三身份审核全部凭证。
1.标错：
凭证有错误，可按“标错”图标，对凭证进行标错，交与填制人员修改。
已标错的凭证不能审核，若想审核，需先按“取消”图标取消标错后才能审核。
2.取消审核：
可用鼠标单击“取消”图标取消审核，取消审核签字只能由审核人自己进行。
3.审核人和制单人不能是同一个人。
即使操作员具有审核权与制单权，但对同一张凭证而言，不能既是制单人，又是审核人。
4.凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以进行修改或删除。
拓展：
出纳签字
路径：
“凭证”→“出纳签字”
【任务】3月31日，王五进行出纳签字。
☆涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。
☆凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳自己进行。
☆凭证签字并非审核凭证的必要步骤。
若在设置（总账-设置-选项）参数时，不选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则可以不执行“出纳签字”功能。
（五）查询凭证
查询条件：
既可按凭证类别、制单日期等一般条件；也可按摘要、科目等辅助条件查询。
【路径】凭证→查询凭证，打开“凭证查询”对话框。
【任务】3月31日，李四查询2012年3月付“0001号”记账凭证，并且联查管理费用明细账（变为销售费用明细账）。
注意：
联查明细账时，先将光标定位于联查明细账的相同科目行。
比较：
1.“填制凭证（查询按钮）”只能查未记账凭证，查出后可修改。
2.“查询凭证”菜单，已记账或没记账的都能查，只能看不能改。
三、账簿处理
（一）记账
记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照记账程序自动进行的。
1.记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；
2.同时登记总账、明细账、日记账和辅助账簿；
3.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是对记账凭证做记账标记（只是数据搬家），不产生新的会计核算数据；
4.记账操作每月可多次进行。
【任务】3月31日，张三将本期已审核凭证全部记账。
注意：
1.在第一次记账时，若期初余额试算不
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