文 件 办 理 规 定.docx

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文件办理规定

文件办理规定

为实现文件办理的规范化、制度化和科学化，提高文件的承办效率，现就文件办理的有关事项进一步规范如下：

一、文件收发

1、凡集团公司办公室发至各部室、各分公司的文件，必须指定专人签收登记，妥善保管，以防丢失。

2、上级机关和不隶属单位的来文及集团公司行文均由集团公司办公室统一收发登记，然后根据文件的性质、内容、轻重缓急，按照职责权限范围分送各领导、各部室、各分公司。

3、集团公司上报下发的文件、底稿和正本检查无误后交档案室一份存档。

4、对于发至各单位的“密”级文件，各单位必须采取保密措施，确保安全，处理完毕后及时向档案室移交。

5、对于没有存档价值的文件，按档案鉴定销毁制度执行。

二、文件阅办

1、在一般情况下，集团公司办公室收文后提出拟办意见，然后分送主管领导批示或主办单位掌握执行，除需会签外不多头呈送。

2、各部室、分公司收到文件后，应根据文件的内容和要求拿出明确的处理意见，文件拟办意见中领导批示需要两个以上部室共同掌握执行的由第一部室为牵头组织或汇总部室，文件承办完毕后，要在文件阅办单上写上处理结果。

3、传阅文件应按排列顺序进行，由送件人直接传送和回收，严禁部门之间横传。

4、各部室、分公司接到文件后要及时阅办，及时处理，不压文，努力提高办文效率。

办文时限为：

特急件不超过半天，急件不超过1天，一般件不超过3天，缓件不超过1周。

5、为防止文件的丢失和泄密，除文件专管人员外任何人进入办公室、会议室不得随意翻看文件。

印章管理制度

一、集团公司所属单位的印章应按有关规定由集团公司办公室统一刻制，并经备案后方可使用，自行刻制或未经公司备案一律不准使用。

二、要指定部门设专人管理印章，专柜保管，用后及时上锁，严防失控和丢失，保证印章的安全。

三、印章管理人员要坚持原则，不徇私情，按规定用印，做到手续严、登记清。

四、因体制变动、机构合并或撤销，印章停止使用时，应将原印章上交集团公司档案室封存或销毁。

五、对信誉差、问题多的单位行政印章由集团公司统一管理。

六、严格控制开具空白介绍信、证明信和在空白表格上盖章。

特殊情况使用空白的介绍信，必须经集团公司主管领导签字批准。

七、集团公司印章的使用履行审批手续，实行用印登记的办法，具体原则是：

1、以集团公司名义上报及下发的文件均凭公司领导签发盖章，加盖印章要端正、清晰，章应盖在发文日期上，印章必须和文头或署名相符，凡红头文件不必署发文单位名称。

需要代盖印章时应在印章内下端注明“代”字。

2、各种简报、资料、汇编等均不盖印章。

3、各部室、分公司正常工作用印按照职责范围持用印卡片先由公司部门负责人签字再请主管领导批准方可用印。

4、各分公司使用本单位印章本着对内不对外的原则，使用时，需由该单位科室负责人签字，经公司分管经理审批后方可用印。

5、各分公司以集团公司名义开具介绍信、证明信以及其它工作需要使用集团公司印章时须持本单位介绍信并经集团公司主管领导批示后方可用印。

6、职工本人私事需以集团公司名义开具介绍信、证明信等必须由职工本人提出申请，按管理程序经集团公司领导批准方可用印。

7、机关各部室的印章和业务专用章由各部室负责人把关使用。

八、各分公司在签定工程合同、劳动合同、分包合同必须加盖集团公司公章或合同专用章，严禁用分公司的公章对外签定劳动合同、工程合同、分包合同及担保合同等。

九、对使用公章不当，给集团公司造成经济损失和不良业绩的，公司给予行政处罚和经济处罚。

消防安全管理制度

为了加强集团公司的消防安全管理工作，预防和减少火灾事故，保护企业的财产和员工的生命财产安全，特制定本制度。

一、消防工作要贯彻“预防为主、防消结合”的方针。

二、集团公司总经理、各分公司经理是本单位消防安全第一责任人，对本单位和消防安全工作全面负责并为施工工地提供必要的消防经费和组织保障，并逐级成立消防领导小组，层层签定消防责任书。

三、集团公司主管消防工作的副总经理及各分公司主管消防工作的副经理是本单位的消防安全管理人，对消防安全第一责任人负责，实施和组织消防安全管理工作。

集团公司办公室是消防安全工作的归口管理部门。

四、各分公司、项目经理部按公司年度消防安全工作计划组织实施，做好消防安全检查和火灾隐患整改工作，对重点场所应制定防火预案、防火措施。

定期对员工进行安全防火教育，适时组织防火演练。

新进场电工，一律先培训后上岗，杜绝违规作业，发生事故。

五、各分公司、项目经理部根据消防规定要求，配置相应的消防设施、器材，时刻保持安全防火通道畅通。

六、施工现场搭设临时建筑物时，必须达到防火标准，而且门要向外开。

项目经理部要按照《临时建筑防火管理的有关规定》向公安消防管理机关申报，批准后方可施工。

七、消防设施、器材设专人管理，要有防晒、防冻、防雨淋措施，并定期送公安消防部门许可的维修厂家进行检验、维修。

对易燃易爆、危险化学品要分类堆放，分库保管。

八、施工现场要有禁烟标志，并设有吸烟室。

九、发生火警时应立即关闭电源，并拨打119，在条件允许的情况下采取必要的灭火措施后迅速撤离火场。

十、各分公司、项目经理部设专人负责防火检查工作，除每日巡查外，每周进行一次全面检查。

十一、集团公司每月对各分公司及施工现场进行一次消防检查，对查出的隐患及时监督整改。

公司机关考勤制度

为提高工作效率，保证机关工作的正常秩序，制定该制度：

一、根据集团公司的作息时间按时上下班，不准迟到、早退。

二、职工有事不能上班需办理请假手续，事假一到三天（含三天）由部室负责人批准，三天以上由该部室主管经理批准，部室负责人请假一至三天由主管经理批准，三天以上由集团公司总经理批准，未经批准按旷工论处。

如确有急事可电话请假，事后补办请假手续。

三、上班迟到累计三次按事假半天计算。

无正当理由经常迟到，半年累计达20次以上；擅离职守、早退，半年累计20次以上的，企业将与其解除劳动合同。

四、每旷工一天扣一天工资，连续旷工时间超过15天或一年累计旷工时间超过30天,按国家有关规定予以除名。

因工作需要在法定节假日不能休息的，原则上按国家规定补发加班费。

平时周日加班经主管经理批准的补发加班费，经部门负责人批准的，由部门安排倒休。

五、凡经公司批准的专业培训和进修所占用的工作时间按出勤对待。

六、每月考勤截止到20日，由各部室负责考勤的人员填写出勤单，经部室负责人审核签字后，于23日前报集团公司办公室。

七、凡发生婚、丧、探亲假等情况休假按国家规定执行。

档案管理制度

为加强集团公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

一、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

公司档案分文书、会计、基建、施工等十类。

二、集团公司档案实行“集中统一管理”的原则。

档案室负责档案业务的日常工作和对各部门档案业务的指导及接收工作，各部门严格按照《文件资料立卷归档管理规定》将整理完毕的档案及时向档案室移交。

三、文件承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（文件上的各种附件），办理完毕后，及时归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向档案人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

四、档案的借阅

1.各部门及基层分公司人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅登记表，外单位人员借阅档案，须持有单位介绍信，经办公室主任批准，方可调阅。

档案一般不得借出，各部门及基层分公司借出档案须经办公室主任同意，外单位人员借出档案须经主管经理批准。

2.借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

3.借阅人对档案要妥善保管，不得泄密、涂改、折散、转借、复印或遗失等，档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

4.凡借阅的档案一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

五、档案鉴定工作要严格依照《档案保管期限表》进行。

由档案鉴定小组对档案进行鉴定，对经鉴定确无保存利用价值的档案，要以案卷为单位进行造册登记，并写出销毁报告，经主管经理批准后，派档案人员和相关部门人员在指定地点监销。

六、档案人员应严格执行档案保密制度，不得私自向任何人提供档案或扩大利用范围，不得将档案带出室外，对集团公司的各种门类载体的档案要加强管理确保档案的完整与安全。

七、按照档案统计制度的要求，档案人员经常对室藏档案数量进行统计整理和统计分析，按时完成上级交办的档案基本情况的统计报表工作。

八、为延长档案的使用寿命，应加强档案的保管。

库房内做到“八防”，每日两次温湿度的测量，定期检查库房内各种设施，发现问题及时修复，以保证案卷不受虫蛀、霉变、光照等因素的破坏。

文件资料立卷归档管理规定

为保证集团公司文件资料的齐全与完整，便于今后的查找与利用，特制定本规定。

一、各部室、景明开发公司及各基层分公司必须设兼职档案人员负责文件资料的收文、登记等工作，按时完成本部室、部门的资料立卷归档工作。

二、办公室负责行政文件资料的收集、立卷、归档与管理工作。

1.对外来文件严格履行收文、登记手续，按照办公室主任的拟办意见送交主管领导签批，签批后的文件按承办部门进行分发、传阅。

2.各部室及景明开发公司由兼职档案员接收文件并进行登记，按规定期限及时催办。

传阅及承办完毕的文件及时交办公室立卷、归档管理。

3.开会带回的文件及时交办公室进行编号收文。

4.集团公司拟制的文件由办公室严格按照主送及抄送的范围进行发放，各基层分公司兼职档案员对接收到的文件登记送交经理贯彻执行。

5.年终收集各部室及景明开发公司承办的文件，收集齐全后于次年的第一季度完成文书立卷归档工作。

三、生产经营部负责工程协议、合同、竣工图纸、机械设备文件资料的收集、立卷、归档工作。

1.工程协议、合同双方签字盖章后收正本一份留存，年终对协议、合同按各基层分公司进行分类整理，次年年底完成立卷工作并及时向档案室移交。

2.竣工图纸归档范围：

工程施工面积在2000平方米以上（含2000平方米）由集团公司保管，2000平方米以下由基层公司自行保管。

3.竣工图纸归档时间：

从工程竣工验收完成后（竣工验收记录经五方责任主体签字盖章），三个月内组织各有关基层单位进行收集、整理、登记后向档案室移交。

4.机械设备文件资料包括大型机械设备的技术说明书或图纸、产品合格证书、检验报告、机械设备重大事故的调查、分析和处理报告、大型机械设备报废的批件，收齐整理后移交档案室。

机械设备运行中的各种记录由使用单位自行保管。

四、技术质量部负责工程竣工技术资料的收集、立卷、归档工作。

归档时间、归档范围与竣工图纸相同

五、技术质量部将管理体系运行中产生的管理手册、程序文件、支持性文件、管理评审报告、第三方认证文件等资料进行收集、整理，根据不同的保管期限分类、立卷并及时向档案室移交。

六、财务部负责会计帐薄、报表、凭证等文件资料的收集，整理后在本部室保存一年，于次年的年终完成上一年度的会计档案的立卷归档工作，向档案室移交。

七、景明开发公司负责开发工程前期资料的收集、整理、立卷、归档工作。

对整个过程中每个环节产生的文件资料进行完整的收集于工程竣工验收备案通知书下发之日起三个月内完成立卷归档工作并移交档案室。

行政用车管理制度

为加强集团公司行政用车的管理，更好地为领导和各部室服务，制定如下管理制度：

一、集团公司行政用车实行派车单制度，由用车人填写“用车审批单”，经主管经理批示后，由办公室派车。

二、为节约开支，小轿车2人以下、小客车5人以下原则上不予派车。

集团公司科室内人员外出办事，原则上不出咸水沽镇中心区域不予派车。

三、加强私用车管理，司机不得私自承接他人用车，无主管领导批准和办公室派遣，不准私自出车，不准公车接亲，对应急事件如急救病人、紧急公务等司机可用电话方式请示，事后再补办派车手续。

司机私自出车，发生人、车事故由个人自负，造成的一切损失和后果集团公司概不负责。

四、司机必须严格遵守交通规则和公司的规定，严禁开“斗气”车，严禁酒后驾车，凡违章驾车造成事故或罚款由个人担负。

五、爱护车辆，经常保养和维修，坚持三检（出车前、途中、收车后）制度，消除隐患，确保行车安全，要保持车内外整洁、干净，车辆检修应提前上报计划。

六、严格执行操作规程，注重节约，降低油耗，驾驶员每次加油需将汽车公里数报办公室进行登记，办公室每季度对每辆车的百公里油耗情况进行核算，报主管领导审阅。

七、司机在工作时间应坚守岗位，不能脱岗，随时做好出车准备。

每天下班收车后，车辆一律入库，无公司领导允许，不准擅自将车在公司以外停留。

传达室管理制度

传达室是集团公司机关对外接待的窗口，既担负内外联系又负责安全保卫，为此订立如下职责：

一、传达室人员必须坚守岗位，不准擅离职守，如有要事离岗须向主管部门请假，并由他人顶岗时才能离岗。

二、工作时间要精神集中，严禁参与打牌、下棋、饮酒，夜班要加强巡逻检查，注意防火、防盗。

三、对外来人员要主动打招呼，问清事由，热情指引，对推销商品和书籍的小贩要拒之门外。

四、对邮局或有关部门送达的信件、报纸、杂志要妥善保管，对紧急电话、电报要及时通知有关部门和个人。

五、对外出公物要坚持登记或索要出门证。

六、传达室内要保持整洁卫生、窗明几净，严禁闲人打逗、喧哗。

七、做好大门口、道路、院落、车棚的环境卫生，做到环境整洁、道路畅通。

八、加强对外存车辆的管理并管理好集团公司院内的花木及时上肥、除草、灭虫和浇水。

机关卫生管理制度

一、范围：

1、经理室的室内卫生，包括门窗、桌椅、沙发、文件柜、招待杯等。

2、办公楼大厅、会客室、会议室、楼梯扶手玻璃、会客室玻璃、门厅玻璃、厕所包括墙砖等。

3、公司机关大门及门前通道。

二、标准:

1、经理室保持室内清洁，文件码放整齐，门窗干净明亮。

2、大厅、楼梯、廊道每天打扫两次，有纸屑、烟蒂、痰迹及其它污物要及时清理，保持清洁。

3、厕所每天打扫两次，无异味无污物，随时污染随时清扫。

4、楼梯扶手及玻璃每天擦一次，保持清洁无尘土。

5、大会议室原则上每周打扫一次，如有会议及时清扫，确保每次使用干净整洁。

6、机关大门及门前通道每日清扫一遍，保持通道整洁通畅。

三、其它

1、各部室保持自己办公室的清洁卫生。

2、特殊情况由办公室统一安排。

交通安全管理制度

为认真贯彻执行《交通安全责任制》确保交通安全，结合我单位特点，制定本制度。

一、为加大对机动车及机动车驾驶员的管理力度，由办公室全面负责我单位的交通安全制度和措施的实施及机动车和驾驶员的管理。

二、采取多种形式定期组织驾驶员进行安全及行业培训。

培养驾驶员热爱本职工作，并具有良好的职业道德，遵纪守法，杜绝违章事故的发生。

三、定期及不定期的对所属车辆进行检验，坚决杜绝带病车辆上路行驶。

四、注意发现问题及各种隐患，及时研究确定有效的管理办法，具体细致地组织日常工作。

五、制定《交通安全宣传制度》、《机动车保养维修检查制度》及《交通安全责任考核奖惩制度》并负责对以上制度监督检查和实施。

六、对所属基层单位领导和驾驶员签定交通安全保证书。

七、办理单位领导和驾协临时交办的其他事项。

人事管理制度

一、人事管理范围

1、集团公司机关各部室负责人和工作人员；

2、分公司经理、副经理、科室负责人和管理人员；

二、任用原则

1、精干、高效、因事设人的原则；

2、德才兼备、任人唯贤的原则；

3、公开、平等、竞争上岗的原则。

三、任用方式

任用方式为聘任制。

集团公司机关部室正、副职、分公司正、副经理由集团公司聘任；其他工作人员由集团公司部门负责人和分公司经理聘任。

四、任用条件

1、坚持四项基本原则，坚持改革开放，拥护党的方针政策。

2、有较强的进取心和实干精神，事业心强、组织原则性强。

3、品行端正、遵纪守法、廉洁奉公、作风民主。

4、敢于管理、善于管理，有一定的组织能力、协调能力及业务能力。

5、具有与本岗相适应的学识和学历，科长、副科长应有大专以上文化程度，工作人员应具有中专以上文化程度。

6、身体健康，能适应工作需要。

五、聘任程序

1、确定岗位、职责、条件和人员编制，予以公布。

2、根据自荐或推荐，由主管经理提出部室负责人和分公司经理、副经理建议名单。

3、组织部门考察，公司党委负责考察公司部室负责人和分公司经理、副经理和机关工作人员；基层党支部负责人考察分公司科长和工作人员。

4、根据考察情况，党委讨论决定公司部室负责人和分公司正、副职经理人选和机关其他管理人员人选；基层党支部讨论决定分公司科长和工作人员人选。

5、党、团、工会组织负责人的产生，按有关手续办理。

6、由集团公司总经理聘任部室负责人、分公司经理、副经理，部室负责人聘任工作人员，分公司经理聘任分公司科长和工作人员。

7、用文件形式公布聘任结果。

六、为使集团公司保持可持续发展，各分公司每年应招聘一定数量的大中专学生及技术人员，必须完成集团公司分配的技术职称、建造师的任务指标和各类持证上岗人员的培训工作。

对未完成分配指标尤其没有完成一级建造师指标的分公司，集团公司视不同情况，给予提高有偿借证费用标准；不予批准组建项目班子，暂停招投标；终止分公司承包经营协议，脱离隶属关系等相应处罚。

宣传工作制度

一、抓好时事、政策、法规宣传教育。

每年根据中央和市、区要求，结合本单位实际制定学习、宣传重点，围绕集团公司经济工作中心提出方案和措施。

二、发挥思想政治工作优势，营造和谐、发展、稳定的舆论环境，构建和谐企业。

充分发挥思想政治工作优势，做好舆论引导，理顺干部职工的情绪、化解矛盾、统一思想、凝聚人心，积极营造和谐、发展、稳定的舆论环境。

把思想政治工作与重点工作的推进结合起来,与解决实际问题结合起来，增强宣传教育的实际效果。

深入一线了解实情，做到随时掌握职工的思想动态，及时向领导反馈，并有针对性的开展思想政治工作，及时解决职工关心的实际问题。

同时也要做好职工队伍的宣传教育工作,用典型的人和事宣传、引导、教育职工群众，把区委、区政府的决策和集团公司的发展思路及时传达到干部职工中，努力营造团结一致干事业、齐心协力谋发展的良好氛围。

三、围绕集团公司生产经营及其它各项工作，搞好调查研究，总结工作中的好经验、好方法，及时推广。

把企业发展中取得的成果和职工中涌现出的先进事迹，采用相应的方式广泛宣传，增强企业的影响力和知名度，发挥先进人物的模范效应，使宣传工作为构建和谐企业发挥出应有的作用。

四、建立集团公司宣传网络，集团公司机关和分公司基地建立宣传栏，工地建立宣传阵地。