ZYSL11认证项目管理指南.docx
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ZYSL11认证项目管理指南
认证项目管理指南
版本：
01/01
文件编号：
CQM/ZY-SL-01-11
发布日期：
2006年04月27日
修订日期
2008年08月22日
实施日期：
2008年08月22日
认证项目管理指南
目录
1.目的
2.适用范围
3.引用文件
4.职责
5.策划审核方案基本要求
6．策划审核方案
7．确定审核目的
8．确定审核准则
9．确定认证范围
10．确定审核范围
11．确定审核/检查和现场审核/检查的可行性
12．组建审核组
13．审核项目管理
14．审核计划的管理
15．审核/检查过程的管理与监视
16．审核方案的评价与改进
17．监督及复评项目的管理
18．认证项目暂停的管理
19．认证项目的注销管理
20．认证项目的撤消管理
21．服务
认证项目管理指南
1.目的
为确保对认证项目实施全过程的管理，规范项目管理中的工作内容和要求，制定本指南。
2范围
本指南适用于方圆认证项目管理活动。
3引用文件
CQM／CX－21－2008审核方案管理和审核实施程序
GB/T19011:
2003质量和（或）环境管理体系审核指南
4职责
项目管理人员负责对认证项目的评审，启动审核，选择并确定审核组成员，下达审核任务，对审核过程进行跟踪监督,对审核组上报的审核材料进行审查，做好客户的保持和服务工作。
注：
一般项目管理人员负责对审核项目的具体事务管理，专业项目管理人员负责项目管理活动中的专业支持与专业管理。
一般项目管理人员、专业项目管理人员在本指南中统称项目管理人员。
5．策划审核方案的基本要求
5．1集团公司认证业务部/分公司或子公司审核管理部门的项目管理人员（以下简称项目管理人员）应针对每一个认证的项目进行审核／检查策划，并将策划结果以适宜的方式表述。
5．1．1审核方案及管理信息的主要内容通常包括：
审核方案的目的、审核方案的范围和程度、审核的资源、与相关方沟通、方案实施及变更信息、方案监视和评审等。
需要时，拟定的审核组长应参与策划。
5．1．2审核方案的输出信息的表述方式：
1）认证项目管理流程表；
2）认证业务部/分公司/子公司审核管理部门根据自身的管理模式、运作流程设计的表格或信息管理系统（如审核任务书、审核计划）；
3）是上述方式的组合。
认证业务部／分公司/子公司审核管理部门根据本部门的管理需要选择适用的表述方式，但必须覆盖审核方案及管理信息的要求的主要内容。
5．1.3策划审核方案，可以是：
1）一个证书周期的全部审核活动的策划；
主要适用于产品生产周期长、产品季节性生产、临时现场、需长期跟踪重点客户、组织对审核组有特定要求等；
2）一次审核活动的策划
适用于单次的初次审核、监督审核、复评审核、扩项审核、现场验证等。
5．2策划每一次审核活动的审核方案
对每一次审核活动的审核方案策划时，除考虑本次审核的目的、范围、准则、审核领域和类型、审核组资源、专业类别等，还需考虑：
1）组织的规模及性质、产品及典型过程／活动的特点、行业的特征及特殊要求、经营惯例、所在地域的文化背景和审核用语言等；
2）本认证机构／社会／相关方对受审核方的关注程度,如领域／扩项的试点、行业影响力较大的组织、法规有强制要求的组织等；
3）受审核组织产品／活动的复杂程度、活动同时涉及多行业／多专业等；
4）认证风险程度。
充分考虑和评价上述各方面的因素后，项目管理人员将对每一个项目审核活动的策划结果通过认证项目管理流程表、审核任务通知、审核计划、审核的工作文件、审核的记录表式等方式输出。
审核组长根据认证项目管理流程表、审核任务通知及审核计划的基本要求，具体安排审核日程。
5．3策划审核方案的管理要求
5．3．1一个证书周期的全部审核活动的策划
完成一个周期的审核方案策划后，项目管理人员应关注并跟踪每次审核后的信息，并将有关信息填写在《认证项目管理流程表》或以合适的方式记录。
根据需要及时调整下一次审核的方案。
5．3．2发生下列情况时，集团公司认证业务部/分公司/子公司审核管理部门负责组织对审核方案及其管理信息的内容和表述方式进行适当调整和补充。
1）开发新的认证领域和扩大认证业务范围时；
2）部分内容不适用时；
3）集团公司认证业务部/分公司/子公司审核管理部门自身的管理、运作流程、信息管理系统等需求。
集团公司认证业务部/分公司/子公司审核管理部门项目管理人员对每一个审核方案的实施进行监视和跟踪管理。
对方案监视／评价获取的信息将作为审核方案改进的输入。
6．策划审核方案
6．1初审项目的启动
集团公司认证业务部／分公司/子公司审核管理部门项目管理人员（以下简称项目管理人员）根据认证合同、项目评审的信息，及时收集客户信息，启动初审项目，开展审核方案策划活动。
同时，根据《审核方案管理和审核实施程序》中规定的监督周期和受理时的具体情况初步确定认证周期内各次审核活动的时间。
6．2监督项目的启动
集团公司认证业务部／分公司/子公司审核管理部门项目管理人员根据《认证项目管理流程表》中规定的监督周期，考虑初次审核组或审定人员建议的下一次监督时间进行的审核方案调整内容，制定中心的年度／月监督计划。
在拟定的监督日期前2－3个月向获证方发出《监督／复评审核通知书》，并跟踪企业的回执。
在收到《监督/复评回执》后，项目管理人员启动监督审核。
应考虑企业提供的变化信息、审核时间安排的要求等信息进行监督审核方案的策划。
6．3再认证项目的启动
集团公司认证业务部／分公司/子公司审核管理部门项目管理人员根据复评认证合同、项目评审的信息，上一证书周期审核的相关信息，开展审核方案策划，启动再认证项目审核。
6．4恢复暂停项目的审核启动
集团公司认证业务部／分公司/子公司审核管理部门项目管理人员收到按《认证的批准、保持、扩大、缩小、暂停、注销、和撤消的条件和程序》规定被暂停的获证组织的恢复认证信息，如：
《恢复暂停申请书》或其它形式的申请后，应考虑被暂停的原因，采取适当方式或启动不同目的的审核，以验证暂停认证资格的原因是否已经消除：
证书只是因不按规定交纳监督费用而被暂停，且暂停未超过三个月的限期，这期间企业未发生重大的生产/工艺/设备/人员等变化，进行监督费用交纳核查后，可不进行现场审核，直接恢复证书的使用；
如果是暂停期间企业的文件/产品或其它与体系运行有关的条件发生了较大的变化，且暂停的时间较长，项目管理人员应根据这些变化的信息、暂停的原因进行策划，确定采用文件审查、现场核实、实施监督审核/检查、抽样检验等方式。
必要时，可对企业按初次审核进行策划。
6．5扩项审核的启动
项目管理人员收到获证组织的扩项《方圆认证申请书》及相关资料后，应准备启动扩项审核的策划，扩项审核亦可与监督或复评审核结合进行。
6．6发生下列情况可启动非例行审核／监督审核（但不限于此）：
1）集团公司/分公司/子公司收到对获证方的投诉或获证方出现影响认证结果的事故后；
2）证书转换评审中，发生需对申请转换方进行现场调查；
3）集团公司/分公司/子公司收到申请方的复查（包括现场验证）申请；
4）获证方发生了影响管理体系运行相关的重大变更；
5）集团公司/分公司/子公司通过新闻媒体或其它渠道得知组织或其产品发生重大问题时；
非例行审核是指针对某一特定目的或需求所进行的审核，其审核程序可以是正式审核程序的全部亦可以是其中的一部份。
由项目人员根据非例行审核目的来策划，确定其最终审核方案。
7．确定审核目的
7．1初次审核
7.1.1通过审核，得出是否推荐认证的结论：
a）确定受审核方管理体系或一部分与审核准则的符合程度；
b）评价管理体系的能力以确保与法律和合同要求一致；
c）评价管理体系实现特定目标的有效性；
d）评价管理体系对管理对象的作用程度和效果；
e）识别改进管理体系的潜在方面。
7.1.2初审第一阶段审核
了解受审方的管理体系的基本情况，审核准备的程度，确定进行二阶段审核的可行性，提出第二阶段的审核关注点；
7.1.3初审第二阶段审核是评价客户管理体系的实施情况，包括有效性。
7．2监督审核
通过审核，得出管理体系是否持续满足要求。
7．3再认证审核
通过审核，确认管理体系作为一个整体的持续符合性与有效性，以及与认证范围的持续相关性和适宜性。
7.4恢复暂停
验证暂停认证资格的原因是否已经消除，管理体系是否恢复持续保持有效的结论；
7.5扩项审核（包括了较短时间通知的审核）
通过审核，得出申请扩充的领域、产品、活动、服务等是否推荐认证的结论；
7.6非例行审核／监督审核
验证获取的变化信息、非例行审核／监督审核的原因是否已经消除，得出被验证管理体系是否保持或恢复保持有效的结论；
7.7产品认证检查
工厂保证能力的评价，产品一致性的的确认，得出是否推荐认证的结论。
8.确定审核准则
项目管理人员根据申请认证的领域、审核的目的，确定审核准则，通常包括：
1）各认证领域的管理体系标准要求；
2）适用的方针、程序、标准、法律法规、合同要求或行业规范和惯例;
3）产品认证方案；（适用于产品认证）
4）产品认证实施规则；（适用于产品认证）
5）受审核方的有效版本的管理体系文件；
6）特定／特殊的要求（需要时）。
9.确定认证范围
9．1确定认证范围应考虑所涉及受审核方管理控制下的特定现场:
a）拟认证的管理体系的管理者能够：
●对拟认证的管理体系相关的事宜负责；
●有权决定如何通过建立组织的目标、指标及管理方案来实施方针；
●有权分配一定比例的资金和人力资源用于管理体系的控制和改进。
b）对管理活动规定其责任的界限。
包括管理体系所覆盖的产品、过程、与活动、场所。
c）没有完全纳入管理范围内的服务或活动的接口（如，发生在同一现场），应在拟认证的管理体系中予以说明。
d）此外，当决定认证的覆盖范围时，应考虑组织的资质和许可的范围。
9．2确定认证范围
项目管理人员考虑申请方提出的申请认证范围，根据对其提供的相关申请文件和资料评审结果，得出初始的认证范围并依据此来确定相应的审核范围，且在《审核计划》中表述。
组长可根据文审的结果提出异议，与项目管理人员协商得出实施的审核范围。
但是，也要求防止组织在申请认证范围中遗漏宜包含在其管理体系运行中的重要要素，审核组长根据现场审核的情况可提出作调整的建议，并与项目管理人员及时沟通，确定实施的审核范围。
经过现场审核后，根据已审核的范围和审核结论，提出认证范围。
认证范围应经受审核／检查方的确认后，方可作为审定与批准认证范围的重要输入信息。
经过审定与批准的认证范围方可体现在认证证书上
认证证书上的认证范围要求表述的准确和规范。
可参考集团公司的证书样本。
10.确定审核范围
项目管理人员根据初始的认证范围确定相应的审核范围，且在《审核计划》中表述。
10.1确定审核范围要考虑：
1）审核的具体地理位置与区域,特别要关注受审核／检查方的活动／过程发生在不同区域与地理位置;
2）组织的结构
对组织结构存在多层次的组织单元，要了解组织单元之间的相互关系，更要了解其不同层次组织单元之间的相互关系。
了解每个组织单元的产品／服务、活动及过程的差异。
对符合《多场所审核管理指南》要求的多场所，确定对哪些层次、哪些单元可实施抽样审核／检查。
对临时活动的场所（包括移动场所），要注意活动不同阶段、区域的差异性，为确定具体的审核地理位置与区域提供输入信息；当确定仅对提供服务的场所实施认证审核时、或对临时/移动场所进行抽样审核时，应对其与总部的接口进行审核。
3）组织的
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