新疆塔里木河流域近期综合治理项目.docx

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新疆塔里木河流域近期综合治理项目

新疆塔里木河流域近期综合治理项目

工程档案管理办法

水利工程档案是水利工程建设的历史记录，是工程建设管理、运行、改建扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。

为切实做好塔里木河近期综合治理项目水利工程档案管理工作，充分发挥档案资料在工程建设和管理中的作用，为使各参建单位的竣工资料能达到验收要求，确保塔河项目各项工程能顺利通过验收，结合塔河项目实际情况，特制定本办法。

一、总则：

1、各建设单位负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位、监理单位、质量监督单位编制水利工程建设文件和整理水利工程资料文件，分类组卷，提交建设单位。

2、各工程文件的收集、整理、归档和工程档案的移交应与工程立项准备、勘察设计、施工、各阶段验收、竣工验收同步进行，水利工程档案应完整、准确、系统。

3、各单项工程的建设、勘察、设计、施工、监理和材料构件及设备供应等单位应根据本规定要求，完成各自职责范围规定的竣工文件的编制和工程档案文件材料的整理、归档工作。

二、水利工程档案立卷基本原则和任务

水利工程档案立卷工作是水利工程基本建设的最后一道工序，也是科技档案工作的基础工作。

立卷工作的原则是及时、准确、齐全、整齐，有利管理，方便使用。

立卷工作，不仅要靠档案专业人员，更要靠参建单位的通力协助、各负其责才能搞好。

立卷部门要做到随时积累文件材料，及时完成立卷工作，以确保水利工程完整、准确、系统和便于提供利用。

三、收集、整理、分类、立卷及各自的责任

文件材料的收集、整理、分类、立卷工作，是水利工程档案工作的基础，是档案工作的起点，是一项细致而又复杂的工作，必需按照《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）的原则和方法，遵循文件自然形成规律，而又保持科技文件材料的相互有机联系和成套性，便于保管和查找利用。

1、文件的形成和积累

工程的文件材料产生于工程建设的全过程，其形成、积累和管理应列入各工程建设计划和有关部门及人员的职责范围，工作标准及岗位责任制，并从工程一开始就指定专职人员负责档案文件材料的收集、积累和整理工作，并列入年终考核范围。

2、工程各阶段文件的收集及责任

（1）建设单位负责收集、积累和整理工程项目前期文件及设备和涉外文件。

（2）勘察、设计单位负责收集、积累、整理、归档各种载体的勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案室提交有关设计基础资料和设计文件。

（3）施工单位负责收集、积累、施工全部过程中产生的各种载体的文件材料，并整理归档。

（4）工程监理单位负责收集、积累、整理各种载体的监理文件，并立卷归档。

（5）运行单位负责收集、积累在生产技术准备和运行中形成的各种载体的文件，并整理归档。

（6）工程项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集，积累一所承建项目的器材供应和财务管理中形成的各种载体的文件材料，并整理、立卷、归档。

以上收集的重要文件材料的电子版须刻录成光盘一并整理归档。

3、收集范围

反映与各项目、工程有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件材料，应收集齐全，归入塔河项目水利工程档案。

工程文件归档范围和保管期限见附件。

4、归档文件质量要求

（1）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。

（2）文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、文字纸、铅笔等）书写，绘制。

（3）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像要牢固。

（4）录音、录像文件应保证载体的有效性。

（5）存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

5、文件的整理

（1）各建设单位形成或接收到的有工程建设项目的前期文件设备技术文件，竣工、试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按项目、工程的单元、分部或单位工程整理。

（2）勘察、设计单位形成的基础材料和工程设计文件，应按工程项目或专业整理。

（3）施工文件应按单项工程的专业，阶段整理；检查验收记录，质量评定及监理文件按单位工程整理。

（4）设备、技术、专利及商检索赔文件应由承办单位整理。

（5）现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。

四、组卷：

1、组卷要遵循该工程文件形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；科学分类，合理组卷；法律性文字手续齐备，符合规范要求。

2、施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷，管理性文件按问题，时间或项目依据性，基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验单项工程，单位工程组卷。

3、案卷及卷内文件不得重复备份。

五、卷内文件的排列

1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

同一份文件材料，卷内文件一般文字在前，图样在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；译文在前，原文在后。

2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

4、竣工图按专业、图号排列，并单独组卷。

六、案卷的编目

1、编制卷内文件页号应符合下列规定：

（1）卷内文件有书写内容的页码。

每卷单独编号，页码从“1”开始。

（2）页码编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角、背面在左下角。

图样页号编写在标题栏外（右下角）

（3）成套图纸或印刷成册的不必重新编写页号。

（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表、空白页不编写页号。

2、卷内目录的编制：

（1）序号：

应用阿拉伯数字从“1”依次标注，卷内文件的顺序，一份文件一个号；

（2）文件编号：

应填写文件的文号，图样的图号、或设备、项目代号。

（3）责任者：

应填写文件的直接形成单位或主要责任者，有多个责任者时，选择两个主要责任者填写。

（4）文件题名：

填写文件标题的全称。

（5）日期：

应填写文件形成的日期。

（6）页号：

应填写每份文件在该卷内所排的首页上标注的页号，最后一份文件填写首尾页上标注的页号。

（7）卷内目录排列在卷内文件首页之前。

（8）使用“新疆维吾尔自治区档案局监制”的卷内目录，手写或者使用计算机套打。

3、卷内备考表的编制：

（1）卷内备考表的编制应符合规范的要求。

（2）卷内备考表主要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人，检查人、立卷时间等。

示例：

本卷内文件材料20件，100页。

其中：

文字材料18件，80页，附图10张，照片10张。

（3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

4、案卷封面和脊背的编制：

案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：

（1）案卷题名：

应简明、准确揭示卷内文件的内容。

案卷题名主要包括项目名称，代字、代号及结构、部件，阶段代号和名称等；项目名称应与批准的原立项，设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。

（2）立卷单位：

应填写文件组卷部门或项目负责部门。

（3）起止日期：

应填写案卷内文件形成的起止日期；应用阿拉伯数字填写，例2004.1.1--2004.6.29

（4）保管期限：

应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

（5）密级：

应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；

（6）档号：

应依据塔河流域近期综合治理项目档案分类（编号）大纲、分类表填写档案号；类别号中的工程名称代号应根据建设单位实际情况，排列先后顺序，初步设计批准的一项工程对应一个工程名称代号。

6、档案号一律用铅笔填写。

5、卷内封皮、卷内目录、卷内备考表的幅面统一采用A4幅面。

7、档案盒面、背脊的填写要求：

用蓝黑墨水或碳素笔手写，不能用纸贴，做到字迹工整清晰。

8、卷内封面、备考表的填写：

可以手填或套打。

套打时要求案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级按规定的字体和字号书写。

手填和套打不能同时出现。

七、竣工图编制要求：

1、竣工图纸按297×210毫米折叠（图纸折叠为手风琴式）后合并装订（图纸必须编页号，且逐张填写卷内目录）。

竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映该工程竣工验收时的实际情况，必须做到图物相符。

施工单位一定要在施工过程中，认真做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，整理好变更文件（变更通知单独立卷）。

（1）塔河项目各项工程，在工程竣工时要编制竣工图。

工程竣工图应由施工单位负责编制。

如规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应有施工单位和监理单位的审核和签字认可，方可使用。

（2）按图施工没有变动的，可利用原施工图作为竣工图，由竣工图编制单位在施工图上逐张加盖并签署竣工图章。

（3）一般性图纸变更，及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章并在说明栏内注明变更依据。

（4）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变或图面变更超过1/3的应重新绘制竣工图。

重绘图按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在新图标内注明“竣工阶段”和时间、单位、责任者。

监理单位应在图标上加盖并签署竣工图确认章。

（5）竣工图章中的内容填写应齐全，清楚，不得代签。

（6）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏上方空白处，若空白处位置不够，盖在图纸反面的左下角。

（7）竣工图纸必须是蓝图。

八、案卷的装订要求

1、案卷可采用装订和不装订两种形成。

2、文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的文件要先修复，后再装订。

幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）。

图样折叠为手风琴式（统一幅面），图样折叠时标题栏露在右下角。

3、不装订的案卷，应在每份文件的右上角加盖档号章。

档号章尺寸单位统一为mm，比例：

1:

1，档号章式样：

35mm15mm

档号

序号

10mm

10mm

4、装订线一律在左，装订时左侧，下边对齐，采用三孔二线，装订线必用棉质或化纤线绳，装订线不得遮压卷内文件的字迹，装订厚度不超过2cm。

九、案卷验收标准

1、科技文献材料应齐全完整、准确、系统，图面整洁，图物相符，鉴章手续完备。

2、分类科学、层次分明。

3、卷内文件排列有序。

4、保管期限、密级划分准确。

5、案卷题名简洁明了，能揭示卷内文件的主题。

盒面书写工整，目录清晰，装订牢固，整齐美观。

6、页号编写连续，位置准确。

十、档案移交

1、各参建单位技术负责人应对工程档案的内容及质量负责，施工单位提交的归档材料，应先提交监理部门审核，经监理工程师审查合格、签字认可，并由监理部门向各建设单位提交工程档案内容与整理质量情况的专题报告后，移交到建设单位档案室。

所形成的文件材料的归档范围与保管期限按：

水办[2005]480号文、新水建管[2005]190号文执行。

工程档案必须完整、准确、系统。

并做到字迹清楚、图面清晰整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等还要附注有关情况说明。

档案移交时须填写档案移交清单，一式三份，建设单位、监理单位、施工单位签字并盖章后生效，各持一份，以备查考。

2、档案移交时，要提交分部工程和单位工程验收产生的所有资料的纸制和电子文档（刻录成光盘）；所有科技档案分类目录、总目录和每一案卷内的卷内目录的电子文档。

十一、归档时限及归档份数

1、工程档案验收合格后，建设单位按规定要求，在工程通过竣工验收后三个月内，向上级有关部门、生产运行管理单位办理档案移交。

并明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，有完备的清点、签字等交接手续。

2、建设单位移交上级有关部门的档案份数为三份，分别交黄河流域水利委员会、自治区水利厅和塔里木河流域管理局档案室；建设单位和运行管理单位档案室各保存一份。

移交各单位的档案范围按水办[2005]480号文、新水建管[2005]190号文、《塔里木河近期综合治理建设项目文件材料归档范围与保管期限表》（附件二）执行。

附件一：

档案盒面、档案盒背脊、案卷封面、卷内目录、卷内备考表格式；

附件二：

塔里木河近期综合治理建设项目文件材料归档范围与保管期限表；

附件三：

塔里木河流域近期综合治理项目工程档案分类大纲。

附件三：

塔里木河流域近期综合治理项目工程档案分类表。