费用支出审批管理办法.docx

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费用支出审批管理办法

费用支出审批管理办法

第一章总则

第一条为合理控制公司运营成本，明确各项费用报销的审批流程及支出标准；严格坚持公私分明，节约为本的原则，特制订本办法。

第二条本办法适用于三级机构机构及下属机构。

三级机构需根据预算审定的费用项目合理安排支出，并遵循本管理办法的要求。

第二章费用报销单据的要求

第三条财务报销单（费用报销单、差旅费报销单、付款通知书等）填写时，应使用黑色的签字笔或钢笔填写，禁止使用圆珠笔或铅笔填写，禁止使用任何形式在报销凭证上进行涂改，否则，将视为无效单据；

第四条单位内部员工费用填写《费用报销单》，出差费用填写《差旅费报销单》并附《差旅费审批单》；如需在一张报销单上填写多种费用的报销，按报销费用的性质不同分别列明。

第五条对公司外部单位和人员结算，原则上采用转账方式（网银、转账支票、电汇等）。

办理时应填写《付款通知书》，《付款通知书》后须附发票、经会签的签报、合同原件、验收单或其他根据要求需后附的资料等。

因经办人填写的收款人名称（全称）、收款银行及账号有误造成的结款延误由经办人承担相应责任。

如付款时对方单位尚未提供发票，则需提供发票承诺书，保证在一定期限内取回发票，否则此项付款按借款方式入账，确保原始单据的完整。

第六条经办人应将发票或原始凭据按照有关规范分类粘贴在粘贴单上，做到整洁、平整、规范，并在粘贴单上注明张数和金额；单据少的要居中粘贴，单据多时要从下到上，从右到左，呈阶梯状，小票据在下，大票据覆盖在上面，均匀布满粘贴单，粘贴的单据不可以超越粘贴单四周。

第七条原始凭证的内容必须完整。

票据内容（如发生日期、摘要、数量、单价、金额、收款单位、经办人等）应按要求如实填写完整，大小写金额必须一致；物品购置需附购货清单；收据不允许报销入账（除行政事业性收据）。

第八条各项费用产生的所有票据，当事人必须在票据背后用黑色的签字笔或钢笔署名；市内交通费必须注明起止地点及事由。

第三章报销审核、签批流程

第九条报销人员按要求填好报销单据及附件，提交部门负责人签批。

第十条经部门负责人签批完成后，报销人员提交报销单据至财务部预算管理员审核。

第十一条财务部预算管理员将相关票据按财务制度规定审核、整理，完成签批流程。

第十二条三级机构财务人员填写三级机构《费用集中审核支付表》及《费用清单》，由分公司汇总后上报总部。

第十三条上报申请表上报总公司财务部，上报时需上报相关附件：

申请表电子版、签字版扫描件、所需附件及电子版清单。

第十四条总公司财务部经初审合格后，上报财务负责人、总经理室或授权签批人签批，整理成网银下拨模版统一进行批量支付，直接支付到收款单位或个人。

第十五条总部统一支付后，于次日根据银行支付情况（成功及退票），反馈至机构财务部。

第四章差旅费报销规定

第十六条差旅费报销需事前申请，员工出差前需填列“出差审批单”，报机构负责人上报分公司总经理室同意后方可出差。

详情见《差旅费支出管理办法》

第五章招待费（含礼品）报销规定

第十七条招待费支出实行事前审批制度。

当事人在费用发生前,应首先填写《招待费支出审批单》，由部门负责人及总经理室签批。

具体详见《招待费管理办法》。

第六章车辆使用费报销规定

第十八条车辆使用费包含燃油费、路桥费、停车费、车辆保养修理费等车辆相关费用支出；

第十九条车辆使用必须按要求登记《车辆使用登记台账》，如出车没有登记台账或者台账与发票不符合，将不予报销；

第二十条车辆燃油费用原则上使用油卡，特殊情况下使用现金加油，报销时必须提供说明；

第二十一条车辆保养、修理费用原则上必须在定点单位修理后方可报销，金额超出伍千元的修理费，需报总部办公室签批后方可发生，签批单据作为报销依据；

第二十二条过路过桥费、停车费需在车辆使用台账中注明出车事由及停车地点和时间。

第七章会议费报销规定

第二十三条会议费用所指会议及培训所发生的所有费用，包括参会人员差旅费、住宿费、场地租赁费用、会议用餐、必要的会议资料费及会场用品费（如条幅、茶水等）。

第二十四条会议费分外部会议费和内部会议费。

外部会议费主要用于各级参加外部监管、行业及政府机构举办的会议所发生的费用，内部会议费主要用于公司内部召开的会议及培训所发生的会议费用。

第二十五条会议及培训原则上以视频形式进行，如确需召开现场会议，则应一事一报，经分公司对口部门批准后，方可举办。

第二十六条根据工作需要，原则上现场会议不超过一年两次（如半年会、年终会），不提倡季度现场会议，如确有需要，则报总部批复。

第二十七条会议费纳入专项预算进行管理。

即总公司制定各级分支机构标准，实行“总额控制，据实审核”原则。

第二十八条会议需制定详细会议日程并按照严格控制会期；除总公司召开的全国会议或分公司召集的全省会议外，其他会议原则上控制在一天以内，尽量减少或避免会议住宿费用的发生。

第二十九条会议地点尽量选择机构职场，如三级机构职场不能满足会议需要，可外租场地；严禁在风景区进行会议，各部门不得借会议名目组织员工旅游等福利活动。

第三十条会议或培训中，聘请外部讲师需事前报总公司审批；讲师讲课费标准原则上不高于所聘讲师当地平均收费标准。

讲师领取讲课费要办理签收手续。

第三十一条外部会议应根据参与的必要性、有益性为标准，以监管、行业及政府发出的参会通知（书面性信函、通知）为依据，向总公司一事一报，批准后，方可参加，据实列支。

第八章借款的办理

第三十二条公司实行“零现金”管理，原则上不办理备用金借支。

如发生以下两种情况之一，可办理借款：

①出差超过10天以上（含）的员工。

②因公务发生的超过1万元（含）的大额费用。

第三十三条办理借款的原则：

员工借款，需遵循“前款不清，后款不借”的原则，在保证没有前期未清借款的前提下，可以办理借款手续。

第三十四条借款流程：

①借款人填写借款单；②借款人报部门负责人签批；③财务预算员审核是否在预算内；④财务负责人签批；⑤总经理室或授权签批人批准同意。

借款人凭批准同意后的借款单到财务部出纳处领款。

第三十五条借款人在出差结束后或公事完成后一周内需到财务部办理还款或报销手续，逾期不还者，将从员工工资中扣回（利息按银行活期利息）。

第三十六条本规定在下发之日起执行，解释权归分公司财务

差旅费支出管理办法

第一条为了加强对公司差旅费支出的控制，促进公司预算目标的实现，特制定本规定。

第二条员工出差需填写出差审批单，由分管领导审批。

第三条员工出差的差旅费支出包括自出差出发地至到达地的往返交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。

各部门应根据工作计划，合理安排本部门员工的出差事宜，以减少不必要的开支。

第四条员工出差往返交通工具和住宿费开支标准（见下表）

标准

级别

火车

飞机

住宿限额标准

一般地区

特殊地区

总经理室成员

软席车

经济舱

300

350

部门经理

硬席车

经济舱

250

300

其他人员

硬席车

经济舱

200

250

说明：

特殊地区包括：

北京、深圳、广州、上海。

第五条往返交通费开支办法

一、往返交通费用开支包括火车票、火车票订票费、机票费等与所乘坐交通工具有关的必需支出；

二、已统一购买交通意外保险的员工，不再单独报销交通意外保险费；

三、员工往返机场、火车站等发生的交通费报销实报实销，但所报票据的时间必须与往返机场、火车站的日期相同；

四、员工出差期间遇到节假日（五一、国庆、春节、探亲假、休假等）由出差地点前往第三地，直接由第三地返回公司的，所发生的交通费按员工当次出差，由公司到出差地实际已发生的单程交通费标准内报销。

此种情况必须由出差人另写说明，经部门负责人审批签字方可报销，说明应包括所前往的地点、时间、各单程路费等内容；

五、自驾车到邻近城市出差的或前往机场的，可以凭加油票、过桥过路发票、停车票等按相应火车票或者出租车票标准报销，报销单据必须是出差期间发生的合法有效单据，单据日期应与出差日期一致，其中加油票日期可以与出差日期相近；

六、飞机退票费原则上由个人负担，如因公退、换票需写出书面说明，并经部门负责人或分管总经理签批同意后方可报销。

七、原则上出差单程超过1000公里以上，方可申请乘飞机出差。

第六条出差地市内交通费开支办法

一、原则上员工在出差期间不予报销出租车费用，有特殊情况需在事先说明理由并经分管总经理批准方可支付。

二、带车出差或由出差当地提供工作车，不再报销市内交通费。

三、员工出差发生的市内交通费，须列明交通乘车明细方可报销。

第七条住宿费开支办法

一、员工出差住宿费凭合法有效的凭据在规定的限额标准内报销，并需提供住宿明细清单。

实际住宿费超过规定的，超支部分由个人负担；

二、员工出差由接待单位免费接待的，或住在亲友家无住宿费收据的，不予报销住宿费；

三、两人以上（同性）出差的员工，原则上应安排两人同住一个房间，并按两人中的高标准报销，剩余单数人员可一人一间。

第八条餐费补助开支办法

一、所有出差人员出差期间的餐费补助按出差的实际天数计发。

分公司总经理室成员餐费补贴每人每天标准餐补100元（按照早餐20元、中餐、晚餐各40元计算）。

其它所有人员餐费补贴每人每天标准为50元（按照早餐10元、中餐、晚餐各20元计算）。

二、出差人员乘坐火车行车时间超过8小时，此期间按照60元/天发放餐费补助。

三、员工出差期间因公务需要，宴请招待客人的餐费，属于业务招待费开支，应按公司招待费管理办法执行，并不再发放相应餐费补助。

四、出差人员在分公司以及所属分支机构就餐的，应据实从餐费补助中扣除。

第九条员工外出参加会议或培训期间的伙食费、住宿费由主办单位统一报销，或公司已统一缴费的，不再报销住宿费及每天的餐费补助。

第十条员工出差时，因工作需要而开支的办公费用，如:

电话费、传真费、复印费、打字费、邮费及其它零星开支，可凭发票实报实销。

出差期间与公务无关的其他费用一律自理。

第十一条员工报销的探亲假路费属于差旅费支出，按照人力资源部有关规定执行。

第十二条出差人员的差旅费借支、报销审批程序按公司下发的费用支出管理办法的相关规定执行。

第十三条本规定由分公司财务部负责解释。

第十四条本规定从下发之日起实行。

招待费支出管理办法

第一条为规范招待费管理，本着勤俭节约、艰苦创业的精神，特制定本办法。

第二条招待费包括餐饮招待费及礼品招待费两大类，主要指对外公关及联系外部单位等所发生的招待费。

第三条为展业所发生的招待费属于销售展业费用，不得变相列入管理费用预算。

第四条对内招待费原则上不允许发生。

第五条招待时严格按就餐标准安排招待，节约使用，超支部分由经办人自行承担。

餐饮招待费基准分级标准：

宾客级别

招待餐费标准

普通办事人员

<50元/人

部门领导

<80元/人

经理/政府机关科室级

<150元/人

总经理/政府机关重要负责人

<500元/人

第六条招待费实行限定使用范围、限定发生部门、限定费用总额的“三限定”管理制度。

第七条大额专项公关招待费用需在支出前一事一报，由分公司审批后支出。

事后由分公司财务部给予分析与评估。

第八条严禁报销非因公发生的招待费，严禁虚报就餐人数，一经发现，除追回款项外，并对相关人员严肃处理。

第九条招待费审批、报销程序

一、各部门确需对外招待，须事先填写《招待申请审批单》（审批单上需有陪同人员签字），报分管领导签批后，予以办理；确因客观原因来不及办理申请审批手续的，须事先请示分管领导，事后补办审批手续。

二、在招待发生后三个工作日内（出差期间发生的招待费为出差结束后三个工作日），到财务部凭招待审批单履行报销手续。

对超出预算指标部分及违反规