测绘成果资料档案管理新规制度完整版.docx
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测绘成果资料档案管理新规制度完整版
测绘成果资料档案管理制度
为规范测绘成果及资料档案管理，保证测绘成果、资料档案安全，增进测绘成果广泛应用和档案信息化建设，依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》并结合我司关于规定制定本制度。
第一章测绘成果资料归档制度
第一条测绘成果及资料档案依照国家规定，制定归档范畴及保管限期表（见附录一）。
第二条测绘成果及资料档案必要按规定及一定编号原则进行编号归档；归档资料应当齐全、完整，分类整顿立卷，案卷首页为案卷文献目录并编制档案著录卡，案卷标题简要确切，案卷质量符合国家关于规范、原则。
第三条不得擅自变化档案分类、组卷、编号办法。
第四条对归档成果资料应做好完整登记表登记，并录入计算机中以便查阅，同步对将登记表进行统一管理保存（登记表见附录二）。
第五条长期保存资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写，只能用兰黑墨水、碳素墨水书写，以利长期保存。
第六条成果及资料档案接受、移送，必要附有清单，严格清点和履行签字手续并填写移送（接受）登记簿（见附录三）。
第七条数据载体每年轮流抽取不少于5%读取检查，发现问题及时更换载体或恢复急救。
第八条接受档案必要及时整顿、组卷、归档、入库。
当年接受档案必要当年完毕归档工作。
第九条所有档案必要登记，详细到文献级，尽量用数据库或电子表格进行登记。
第十条保密、防虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报领导并提出解决意见。
第十一条各部门必要设专职或兼职人员管理测绘资料，做到职责分明，并应设立资料室和铁柜，存储测绘资料。
第十三条将测绘成果资料档案工作列入总经办工作日程，并由总经办或其指派人员对档案管理工作进行定期或不定期检查，及时发现问题并协调解决。
第十四条归档流程见附录四
第二章测绘成果资料档案借阅制度
第一条为了开发档案信息资源和公司发展，更好地为社会主义建设服务，依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实行办法》，结合我司关于规定，制定本制度。
第二条档案室应当依照工作需要，编制必要目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文献汇编和各种档案参照资料，积极开发档案信息资源，为公司服务。
第三条档案室保管档案，重要供本单位运用，不属于开放运用范畴。
对外提供运用须经领导批准。
第四条对各类档案均按规定查阅范畴提供运用，查阅人员要如实阐明查档目和内容，符合查阅条件办理手续后，方可查阅，且只能在档案阅览室查阅。
特殊状况需借出阅览者，须经主管领导批准。
第五条本单位工作人员借阅本人职能范畴内档案，办理借阅登记手续后方可借阅；借阅本人职能范畴外档案须经主管领导或档案管理部门负责人批准，方可借阅。
第六条运用者借阅档案，须办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》（见附录五）和档案运用效果登记。
借阅机密、绝密档案材料，需经主管经理及保密负责人订立意见，报总经办批准后方可借阅（见附录六）。
第七条运用档案普通在档案室查阅，确需外借运用者，须经档案公司领导批准。
会计档案借阅，不得拆散原卷册，并按期归还。
第八条运用者必要注意保护档案，不得拆散案卷，不得折叠文献，不得在文献上圈点、勾划或作其他标记，不得污染文献。
未经允许，不得转借她人和随意复制、摘抄档案。
第九条科技档案项目腊底图、计算单、概、预、决算档案，概不外借；确需复制件，须经公司关于领导批准并进行登记，用毕后需将复制件交回档案室解决。
第十条未经档案管理人员批准，不得摘抄、拍照、复制所查档案内容，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，运用者对涉密内容要负责保密。
第十一条测绘成果及资料档案运用者，对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经允许，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。
第十二条借阅国家密级测绘成果，不得擅自复制。
确因工作需要复制，须经国家密级测绘成果提供部门批准，并按原密级进行管理。
第十三条查阅者应按规定及时清退档案，清退档案时，档案人员必要当面严格检查核对，如发现与原卷册不符，须酌情解决。
第十四条查阅者必要保守档案机密，凡损坏档案和擅自泄露档案内容，给国家、公司（集体）、个人导致损失和恶劣影响，应按《档案法》和《档案法实行办法》关于规定办理，情节严重要追究其法律责任。
第十五条档案室应注意收集档案运用效果反馈信息，不断总结开发运用档案经验，进一步做好档案开发运用工作。
第十六条借阅流程见附录七
第三章档案室管理制度
第一条为了保证档案安全，最大限度地延长档案使用寿命，使档案更好地为社会和公司服务，特制定本制度。
第二条保管档案必要有专用库房，并设专人负责管理。
库房内应采用有效防护办法，保证档案安全。
第三条档案室是保管档案专用区域，任何人不得在档案室内存储与档案管理无关物品。
第四条档案柜（架）排列应与窗户垂直，柜（架）与柜（架）、柜（架）背与墙壁保持一定距离。
第五条档案案卷按档案门类和载体进行各项目录编制规定（总目录、分类目录、卷内目录等）科学分类、排列、编号入柜（架），有序管理，不得任意挪动案卷位置。
案卷调出运用或加工整顿，返还时必要及时归回原处。
第六条档案进出库房，要建立严格登记制度，涉及档案收进入库，库存档案调出室外及寻常调阅、归还。
第七条对新接受入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其他问题档案须经科学解决后方可入库。
第八条档案室内应备有温湿度计和记录本（簿），坚持每日观测记录，做好温湿度调控工作，维持良好保管环境并不断改进保管条件，档案库房内应当安顿温湿度计。
环境温湿度应相对稳定，库房温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在40-60％之间。
第九条光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存储。
第十条档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”设备和办法，宣传贯彻上级关于安全防火规章制度，树立防火意识。
第十一条档案室管理人员每年春末在档案柜（架）内置放防虫药物，并定期进行检查，发现状况及时解决。
第十二条档案室应安装防火防盗装置，置放灭火器材，加强防火、防盗工作。
档案室周边要灭绝火源，下班时要关闭电闸。
室内禁止吸烟，禁止将易燃易爆物品带入档案室。
第十三条要经常检查库房有无火灾隐患，发现问题及时向领导报告，以便采用有效办法，防患于未然。
第十四条定期检查消防器材并定点放置，管理人员要理解其性能并能纯熟使用。
第十五条档案室管理人员必要保持档案室安保性能，不得损坏任何安全设施。
档案室内白炽灯不得任意更换成日光灯，不得自行任意变动照明线路。
第十六条不准擅自安装电器开关和其她电器设备，禁止乱接、乱搭暂时线。
第十七条档案室照明不采用自然光源，防光窗帘（或遮阳板）不得随意拉开。
第十八条档案入库前必要消毒除尘。
要定期做好室内清洁卫生工作。
第十九条档案存储和提取运用均由档案室管理人员进行，其她人未经容许不得随意进出档案室。
第四章档案工作人员规定
第一条认真学习、贯彻《档案法》及《保密制度》，严格执行档案工作规章制度，理解档案工作方针，掌握档案管理工作基本技能。
第二条档案管理人员订立保密合同。
第三条忠于职守，负责完毕测绘成果及资料档案收集、整顿、保管、鉴定、记录等各项详细工作。
第四条积极开发档案信息，编制各类档案检索工具及参照资料，为生产、科研等各项工作服务。
第五条负责档案借阅登记和运用效果收集工作。
第六条负责档案库房管理，做好“八防”工作，保证档案完整与安全。
第七条熟悉馆藏，做好档案运用工作，积极积极热情为顾客提供服务。
第八条积极参加各种档案管理培训活动，不断提高自身业务素质和岗位工作质量。
第九条加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。
第十条严格遵守保密制度，做好公司秘保证公司机密安全。
第五章档案鉴定销毁工作规定
第一条为了优化档案室藏档案，加强档案保管和有效运用，按照档案管理关于规定，对己超过保管期限档案，应本着“审查从细、留存从宽”原则，及时进行鉴定销毁工作。
第二条档案鉴定销毁工作必要在我司档案鉴定领导小组领导下进行，小构成员由主管档案工作领导和关于职能负责人及档案室人员构成。
详细工作由档案部门和与形成档案内容关于职能部门共同进行。
第三条测绘工程鉴定档案必要按照公司颁布《档案保管期限表》进行。
第四条鉴定档案采用直接鉴定法，以案卷为单位，对档案内容、名称、来源、完整精确率限度等，逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定。
对重新考证、修订应在案卷备考表中阐明。
对鉴定成果要写书面报告。
需延长保管期限案卷，要在关于目录及案卷备考表中注明
第五条销毁档案必要从严掌握。
慎重从事。
鉴定结束后，对确无保存价值需要销毁档案，应登记造册，编制销毁清册，提出销毁报告，经主管领导和档案室审查后签字盖章，报公司审批或备案，再销毁。
第六条销毁档案要派两人以上监销，并在指定地点销毁，防止档案遗失和泄密。
销毁人、监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字，以示负责。
第七条对保管期满但属国家重大工程项目测绘档案，要依照需要恰当延长保管期限。
第八条应销毁档案不得改作它用或以废纸出售。
第九条销毁国家密级图纸或测绘成果，必要经省测绘行政管理部门批准。
第十条被销毁档案必要与销毁清册无误，为防止遗失和泄密，禁止将档案卖给废旧物资收购部门或收购人员。
档案被销毁后，监销人员须在销毁清册上签字确认，以示负责。
第十一条鉴定报告、销毁清册及审批文献，应存档保存。
第六章资料档案复制制度
第一条为了保守资料档案机密，维护党、国家和公司利益，做好档案复制运用工作，发挥档案社会效益和经济效益，特制定本制度。
第二条档案复制由专人严格按照复制制度执行。
第三条档案复制工作人员必要遵守档案保密守则，维护档案绝对安全。
复制普通档案，需经档案室领导批准后，才干办理复制登记手续和复制。
并保证复制质量。
非档案工作人员谢绝参观。
第四条档案室普通不向借阅者提供机密和科技档案概、预、决算档案复制件；确需要复制件，须经关于领导批准并进行登记，用毕后需将复制件交回档案室解决。
第五条借阅者需要复制档案时，必要阐明运用目和范畴，不得规定复制与运用目、范畴无关档案，特别是机密档案。
第六条档案复制工作人员必要遵守复制机械操作、保养规程，时刻关注复制机械运作状态，注意保养。
第七章档案记录工作规定
第一条档案记录涉及档案数量、保管状况、鉴定状况、运用状况及档案部门基本状况记录，档案部门要建立上述各种状况登记簿，定期进行记录分析。
第二条各类档案记录由分管档案人员负责记录，档案记录工作汇总表，由单位分管领导指定专人负责填报。
第三条要保证记录资料精确性，系统性和及时性，做到完整、持续、报送及时。
第四条对于上报档案记录报表，由本单位主管负责人（？
）和记录人员签字并对记录资料、报表精确性负责。
第五条定期记录档案运用状况，每年年末记录当年档案借阅人次、卷数，总结档案运用效果。
第六条各类档案记录报表及综合登记表，均要保存一份存档备查。
第八章档案保密制度
第一条为了保守档案机密，维护党、国家、人民和公司利益，严格执行《保密法》、《档案法》，保证档案完整与安全。
第二条档案文献密级界定、变更、解密，必要严格按照国家规定执行。
第三条档案密保存档案不属于开放运用范畴，只限于公司职工运用，不对外提供运用。
外单位需要查阅、运用者，须经主管领导批准。
第四条查阅、运用档案，必要严格履行登记手续。
运用者须持我司简介信（查阅科技档案须经我司总工程师批准），跨单位或部门查阅档案。
须同步经归档部门领导批准，借阅机密档案，须经分管领导批准。
第五条运用者借阅档案必要阐明运用目和范畴，不得规定查阅与运用目、范畴无关档案，特别是机密档案。
第六条运用者必要维护档案机密安全，不得在个人存储设备或其她记录工具等私人用品上记录档案机密。
不得扩散档案机密。
第七条档案案卷只限于在阅览室阅读，未经允许不得抄录档案内容。
确需借出档案，必要经领导批准，借出档案须准时归还。
第八条非档案工作人员，禁止进入档案库房。
第九条非档案人员必要注意档案库房门窗关闭状况和防火工作。
特别是在重大节假日，档案人员更应做好安全保密工作。
第十条任何人不得携带档案文献外出参观、游览、探亲访友、办私事。
第十一条档案室普通不向运用者提供机密档案复制件；确需复制件，须经领导批准并进行登记，用毕后须将复制件交回档案室部门解决。
第十二条凡需销毁档案，必要登记造册，报经档案鉴定小组审查、批准并进行监销。
第十三条档案工作人员不得以任何理由为借口对外泄露档案机密，对泄露档案机密者，要依照情节轻重，依法解决。
第十四条《测绘成果及资料档案管理制度》合用于广州南方测绘仪器有限公司，请各部门、员工遵循执行。
第十五条本制度最后解释权归广州南方测绘仪器有限公司所有。
附录一
测绘资料归档范畴、份数、保管期限表
序
号
测绘资料名称
份
数
保管期限
（一）天文测量
1
仪器检查及常数测定手簿
全份
永久
2
表差及经度测定手簿
″
″
3
纬度及方位角测定手簿
″
″
4
科学时号收录及计算手簿
″
″
5
天文墩测站点归心元素测定记录、测站点照准点归心投影用纸及人差测定资料
″
″
6
计时纸条
″
″
（二）长度测量
1
长度测量手簿
全份
永久
2
基线尺、补尺、野外比尺手簿及仪器检定资料（涉及物理测距）
″
″
3
轴杆头水准测量手簿及基线端点水准联测手簿
″
″
4
折形基线角度测量手簿和归心投影用纸
″
″
（三）三角测量
1
点之记（点位阐明）
2份
永久
2
标志占地批准书和委托保管书
1分
″
3
觇标类型图、标石类型图、重埋标石投影用纸和文字根据
″
″
4
水平角及水平方向观测手簿（涉及方位点联测手簿）
全份
一、二等永久，三、四等及按旧细则测二等五年
5
记薄（涉及测站平差）
″
永久
6
归心投影用纸
″
一、二等永久，三、四等五年
7
天顶距观测手簿
″
″
8
仪器检定手簿
″
″
9
与其她单位联测手簿
″
″
（四）水准测量
1
点之记（点位阐明）
2份
永久
2
路线图
″
″
3
标志占地志愿书和委托保管书
1份
″
4
水准仪及标尺检定资料
全份
″
5
水准观测手簿
″
一、二等永久，三、四等五年
续表1
序
号
测绘资料名称
份
数
保管期限
（五）天文大地内业计算
1
天文及长度测量计算资料
全份
永久
2
三角、水准资用成果计算资料
″
五年
3
水准及三角高程计算资料
″
一、二等永久，三、四等五年
4
全国天文大地网平差计算资料
″
永久
5
局部地区平差计算资料
″
至重新平差后五年
6
外业技术总结
2份
永久
7
局部地区平差后最后平差后编制成果表及技术总结
″
″
（六）重力测量
1
重力观测及计算手簿
全份
A、Ⅰ、Ⅱ级点永久，加密点至全国天文大地网平差后为止
2
重力点坐标测量及计算手簿
″
″
3
重力点高程测量及计算手簿
″
″
4
仪器检定及计算成果
″
″
5
重力点精度估算成果本
″
″
6
重力异常精度成果本
″
″
7
重力成果来源阐明
″
″
8
重力点点之记
2份
A、Ⅰ、Ⅱ级点永久，加密点至重测后有新可以代替时为止
9
委托保管书
1份
A、Ⅰ、Ⅱ级点永久，加密点至重测后有新可以代替时为止
10
重力异常成果及异常图
2份
永久
11
天文重力水准计算
全份
″
12
技术总结
2份
″
（七）航空照相
1
航空照相底片（涉及测图及构架航线）
全份
至同地区同比例尺重新航摄时为止
2
高差仪、测高仪及雷达记录底片
″
至内业成图后为止
3
航摄鉴定表及索引图（镶辑复照图底片）
″
″
4
航摄底片登记簿
″
″
5
最后验收书
1份
″
（八）航测外内业和平板仪测量
1
测图相片、地貌相片
全份
至正式出版印刷图及相邻图幅航测内业成图为止
续表2
序
号
测绘资料名称
份
数
保管期限
2
外业控制计算手簿
″
″
3
外业控制相片、调绘相片
″
至同比例尺重新航测时为止
4
航测外内业原图、平板仪测量原图
1份
至有同比例尺新图为止
5
外内业技术总结
″
永久
6
图历表（并入地图制印类）
（九）地图制印
1
编绘原图
1份
至有同比例尺新图为止
2
图历表
″
永久
3
印刷原图（清绘原图）
全份
至有同比例尺新图为止
4
印刷图
3份
一份永久，两份保存至有同比例尺新图代替时为止，如是依照国家正式出版基本比例尺地形图缩小或放大者不归档
5
黑图
全要素2份分要素1份
至有同比例尺新图时为止
6
技术总结
1份
永久
注：
凡表内未注明保管期限起算时间者，一律以归档时间起算。
附录二
档 案 目 录
档案编号
文号
文献标题
负责人
页数
日期
备注
附录三
档案移送（接受）登记簿
档案
目录号
档案
名称
所属
年度
移送（接受）日期
移送（接受）
因素
档案数量
页数
本数
备注
附录四接受归档流程
附录五
借阅档案登记薄
序号
日期
单位（部门）
案卷或文献题名
用途
批准人
借阅人
归还日期
备注
附录六
资料借阅简介信样式：
南方技术资料借阅简介信
第号
资料室：
兹简介我单位（部门）等同志前去贵室借用（查阅、抄录或复制）如下资料，请接洽。
资料清单：
用途：
主管领导签字：
南方总经办签字：
（单位盖章）（单位盖章）
年月日年月日
资料单位主管部门意见（签字）：
资料单位总工程师意见（签字）：
附录七借阅流程
升级会员 