行政管理制度.docx
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行政管理制度
宜洋置业开发事业部
二〇一二年十月
前言
为对宜洋置业开发事业部行政事务进行高效有序的管理，理顺公司内部工作流程，使各项管理标准化、制度化，增强员工综合素质，加强公司凝聚力，使公司发展成为具有强竞争力的现代化企业，特制定行政管理制度。
行政管理制度由综合管理部具体负责和执行。
公司各部门须配合综合管理部做好相关方面工作，共同建立起统一、规范的管理模式，并加强对行政管理制度的学习与理解，切实将制度条款落实到实际工作中。
第一章办公区域行为准则与安全管理制度
为了规范员工礼仪和行为，提高员工整体素质和公司综合管理水平，加强公司的安全保卫工作，保证公司的各项工作正常有序地进行，结合办公区域实际情况，制定本规定。
第一条举止文明，精神饱满，言语谦和；佩戴工作牌规范齐全；遵守公共秩序，遵守社会公德。
第二条按照公司要求着装，衣着整洁，仪态端庄。
不得着有损公司形象或工作岗位形象的装束。
第三条使用普通话与客户、同事进行交流。
第四条保持办公区域门窗、地面、墙体和办公设施的整洁、卫生。
办公设施摆放整齐、美观，办公用品置放规范、有序。
自觉维护办公秩序，保持工作环境安静。
严禁在工作时间、工作场所从事与工作无关的活动。
第五条尽忠职守，做好自己本职工作；尊敬上司，协助和分担领导工作；团结同事，营造和谐向上的工作氛围。
爱护公司财物，不浪费，不化公为私；遵守公司规章制度及工作守则；保持公司信誉，不作出任何有损公司信誉的行为。
第六条各部门要提高安全意识，保管好各自的门、柜钥匙。
人员发生调动时及时做好交接工作。
第七条贵重仪器、设备，如：
笔记本电脑、投影仪、摄像机、照相机、通讯器材等，要在有防护设施的办公柜或保险柜里存放，并指定专人管理。
严格执行借、领手续，确保设备器材的完好安全。
第八条对有关公司的资料、光盘、软盘要分密级进行保管、保存。
机密资料处理完之后，要及时进档案柜保存。
第九条员工必须加强自我防范意识，防止意外情况发生；办公场所内不要存放私人贵重物品，如确有必要存放，应自行负责保管。
一旦遗失，公司不承担相关责任。
第一十条每日下班时，各部门内勤主管要认真、仔细地检查每一道门窗是否关好、锁好，电源是否关闭。
部门领导或内勤主管不在时，最后一个离开办公区域的员工，有责任履行以上职责。
如由于当事人的疏忽，因以上相关原因发生经济损失，除追究本部门领导责任外，还要追究当事人的责任。
第一十一条未尽事宜，参照集团公司安全管理规定执行。
第二章奖惩制度
一、总则
第一条为了加强公司管理，提高员工队伍素质，激发员工的工作积极性和创造性，促进公司发展，根据国家有关规定并结合公司实际情况，制订本制度。
第二条公司员工应遵守国家法律、法规，遵守本公司劳动纪律和各项规章制度，学习和掌握本职工作所需要的文化、技术、业务知识和技能，树立良好的职业道德和勤奋向上的工作态度。
第三条公司对员工采取激励与约束相结合的原则。
为社会和公司做出突出贡献的员工，给予物质奖励和精神鼓励，对于员工违反劳动纪律和公司规章制度，坚持教育与处罚相结合的原则，给予相应的处理促其改正错误，继续为公司的发展努力工作，对于情节特别严重，触犯国家有关法律、法规的，移交行政机关或司法机关处理。
第四条本制度适用于公司全体员工。
第五条本制度由公司综合管理部负责解释，并负责贯彻督查实施情况。
第六条奖惩制度适用于公司各项规章制度中所涉及的奖惩部分。
二、奖惩的原则
第七条奖惩有据的原则：
奖惩的依据是公司的各项规章制度，员工的岗位描述及工作目标等。
第八条奖惩及时的原则：
为及时的鼓励员工对公司的贡献和正确行为以及纠正员工的错误行为，使奖惩机制发挥应有的作用，奖惩必须及时。
第九条有功必奖，有过必惩的原则：
在制度面前公司所有员工应人人平等，一视同仁。
第一十条奖勤罚懒的原则：
勤而高效则奖，懒而低率则罚。
三、奖惩类别
第一十一条奖励的方式分经济奖励、行政奖励。
第一十二条行政奖励分为：
嘉奖、记功、记大功。
第一十三条经济奖励包括奖金、奖品等。
第一十四条处罚的方式分为：
告诫、行政处分、经济处罚。
第一十五条告诫指当员工所犯错误情节较轻，未达警告级别，公司给予该员工的处理方式。
告诫不计入员工档案，不列为行政处分。
第一十六条行政处分分为：
警告、记过、记大过。
第一十七条奖励与处罚的方式可单独适用，也可以与其他方式并用，合并执行。
四、行政奖励与行政处分细则
第一十八条职工有下列情形之一者，予以嘉奖：
1、积极维护公司荣誉，在客户中树立良好公司形象和口碑。
2、认真勤奋，承办、执行、或督导工作得力者。
3、其他对公司或社会有益的行为，具有事实证明者；
4、全年满勤，无迟到、早退、病、事假者。
5、对可能发生的意外事故能防患于未然，确保公司人身及财物安全者。
6、策划、承办、执行重要事务成绩显著者。
7、通过自身努力，避免了质量事故、安全事故和设备设施事故者。
8、检举揭发违反公司规章制度或侵害公司利益的行为。
第一十九条职工有下列情形之一者，予以记功：
1、工作努力、业务纯熟，能适时完成领导交办的重大或特殊任务者。
2、对工作流程或管理制度积极提出合理化建议，被采纳者。
3、积极研究改善工作方法、提高工作效率或减低成本确有成效者。
4、检举揭发违反规定或损害公司利益事件者，为公司挽回形象或财产损失者。
5、全年超额（10%-30%）完成上级下达的工作任务者。
6、遇有灾变或意外事故，能够挺身而出，积极应对危难，极力抢救并减少公司损失者。
7、对维护公司荣誉、塑造企业形象方面有较大贡献的，因个人行为受到社会赞同和舆论表扬者。
8、同坏人坏事作斗争，对维护正常的工作秩序有显著功绩者。
9、对公司全体员工有杰出贡献的行为。
第二十条职工有下列情形之一者，予以记大功：
1、在工作或技术上大胆创新，并取得显著经济效应。
2、对公司发展有重大贡献者。
3、全年能超额（＞30%）完成上级下达的工作任务者。
4、承担巨大风险，挽救公司财产，为公司挽回形象或财产损失者。
5、对维护公司荣誉、塑造企业形象方面有重大贡献者。
6、通过自身的努力，避免了重大质量事故、安全事故和设备设施事故者。
第二十一条职工有下列情形者，视情节予以警告：
1、给予告诫，且无悔改意识，重复违纪犯错者。
2、泄露公司机密，未造成影响者。
3、在工作场所内喧哗或口角，且不听从劝解者。
4、工作态度不认真，于工作时间内偷闲、消极怠工者。
5、故意浪费公司财物或办事疏忽使公司受损者。
6、疏忽过失导致工作发生错误。
7、办公时间，擅自改变工作时间或私自外出者。
8、携带违禁品进入工作场所，未造成恶劣后果的。
9、在工作场所制造私人物件者。
10、工作时间内利用公司网络资源浏览与工作无关的网页。
11、无故不参加公司安排的培训课程。
第二十二条职工有下列情形者，视情节予以记过：
1、给予通报警告，又重复发生违纪行为，且无悔改意识的。
2、泄漏公司机密，捏造谣言或酿成意外灾害，致使公司蒙受损失者。
3、因员工个人疏忽，对公司造成较大经济损失者（其经济损失为1万元人民币以上）。
4、直属领导对所属人员明知舞弊有据，而予以隐瞒庇护或不予举报者。
5、不服从领导安排，或有威胁侮辱上级或同事的行为的。
6、作出有损于公司利益及声誉的言行，造成恶劣影响者。
7、在物料仓库或危险场所违背禁令，或吸烟引火者。
8、遗失经管的重要文件、票据、物品或工具者。
9、故意损坏公司设备，致使公司设备损坏或不能使用者。
10、工作时间内非因公饮酒或服用禁品，或因工作时间以外饮用此类物品而影响工作的。
第二十三条职工有下列情形者，视情节予以记大过：
1、重复发生较重违纪行为的。
2、违反政府法律、法规、政策和公司规章制度，对公司造成经济损失或不良影响者。
3、贪污、盗窃、赌博、营私舞弊、无理取闹、打架斗殴等，尚未达到受刑事处分程度者。
4、违反操作规程、损坏设备或工具、浪费原材料或能源，造成较大经济损失者。
5、假借职权，营私舞弊者。
6、在工作场所聚赌或斗殴者。
7、仿效上级主管人签字，盗用印信者或擅用公司名义者。
五、奖惩措施及执行
第二十四条部门负责人负责对员工的奖惩进行审核，并报公司经理室审批。
第二十五条提报及审批程序：
1、凡不计入员工档案，不产生经济奖励或经济处罚的奖惩议案，由各部门负责人提报，综合管理部对提报事项核实后，向公司经理室递交奖惩申请单（见附件），经公司经理室审批后执行。
2、凡涉及计入员工档案，产生经济奖励或经济处罚，对员工进行行政奖励或行政处分的奖惩议案，由各部门负责人提报，综合管理部负责对各部门提报的奖惩事项进行核实后，报公司经理室审批后执行。
第二十六条奖惩申请单一式两份，一份交综合管理部存入员工档案，一份留综合管理部存档。
第二十七条员工奖惩议案经审批生效后，由综合管理部根据奖惩申请单，叙明事实，以奖惩通知单（见附件）形式通知本人。
奖惩通知单一式两份，接受奖惩人签字确认后，一份由综合管理部留存员工档案，另一份由综合管理部存档。
第二十八条对应经济奖励与处罚：
嘉奖一次奖励100元，记功一次奖励300元，记大功一次奖励500元。
通报警告一次处罚100元，记过一次处罚300元，记大过一次处罚500元。
第二十九条经济奖励现场公示奖励，经济处罚，由在当月工资中体现。
第三十条员工奖惩情况记入人事考核档案中，公历年度内行政奖励与行政处分可以转换或相抵，具体方法如下：
1、公司授予的三次嘉奖等同于一次记功；
2、公司授予的三次记功等同于一次记大功；
3、公司给予的三次警告等同于一次记过；
4、公司给予的三次记过等同于一次记大过；
5、一次嘉奖可与一次警告相抵；
6、一次记功可与一次记过相抵；
7、一次记大功可与一次记大过相抵；
相抵或转换原则为：
行政奖励先于行政处分的，不能转换或相抵。
第三十一条年度中功过抵消后，对年终评比、提薪、晋级等不发生影响。
跨年度的功过不可转换或相抵。
第三十二条员工对于奖惩结果认为存有不合理或不服从的理由时，可以通过申诉程序进行裁定，具体程序是：
接受奖惩的员工直接以书面形式向公司经理室提出异议，由公司经理室组成裁定委员会，进行最终裁定。
第三章保密制度
一、总则
第一条为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
第二条公司秘密是指关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
第三条公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。
第四条公司所有人员都负有保守公司秘密的义务。
二、保密范围和密级
第五条公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：
1、公司重大决策中的秘密事项。
2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
3、公司内部掌握的合同、协议、招投标资料、意见书及可行性报告、重要会议记录、商业信息。
4、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
5、公司内部经营管理文件，包括设计、程序、管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略、招投标中的标底及标书内容、企业职能部门管理等信息。
其中技术信息，包括但不限于设计图纸（含草图）、数据等等。
技术信息可以是有特定的完整的技术内容，也可以是企业管理中的部分技术要素。
6、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
7、公司职员人事档案，薪酬事项等相关资料。
8、其他经公司确定应当保密的事项。
第六条密级的确定：
公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
1、绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害,公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；
2、机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害,公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；
3、秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受损害,公司人事档案、合同、协议、职员薪酬及尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
第七条属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第六条的规定标明密级，并由签发人确定保密期限,签发人未确定保密期限的,按照以下惯例确定保密期限:
绝密文件的保密期限为10年,机密文件的保密期限为5年,秘密文件的保密期限为2年。
保密期限届满，自行解密。
三、保密措施
第八条对于接触保密、机密文件、技术资料（如数据手稿、图纸、光盘等）的员工，在调离时，要严格文件、资料交接制度，以保证公司机密和技术秘密的安全性。
第九条属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由公司经理室委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由主管部门负责保密。
第一十条严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。
如需借用秘密文件、资料、档案，须经公司经理室批准，并按规定办理借用登记手续,填写文件借用登记表（见附表）。
第一十一条调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司经理室或指定人员，切不可随意移交给其他人员。
第一十二条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
1、非经公司经理室或档案存档部门的负责人批准，不得复制和摘抄；
2、收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；
3、在设备完善的保险装置中保存。
第一十三条属于公司秘密的文件使用、保存、销毁，由公司经理室指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。
第一十四条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经公司经理室批准,填写密级文件外借申请单（见附表）。
第一十五条保密文件的查询和借阅，要严格履行审批制度，权限同保密文件的复制一致。
第一十六条保密文件的解密和销毁
1、保密文件的解密有三种形式，一是因正式公布而解，二是经鉴定已丧失秘密特征而解密，三是自动解密。
2、因公布而解密的，由保管人确认；
3、经鉴定解密的，鉴定由保管人提出；
4、经鉴定已丧失保存价值的秘密文件应销毁；
5、解密与销毁应报公司经理室批准；
6、销毁保密文件，应有两个监销人，并制作销毁记录（见附表《文件销毁申请、记录单》）。
第一十七条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：
1、选择专用会议场所；
2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；
3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；
4、确定会议内容是否传达及传达范围。
第一十八条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
第一十九条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告公司经理室；由公司经理室作出处理。
四、责任与处罚
第二十条出现下列情况之一的，由公司经理室根据情节轻重，作出相关处罚：
1、泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
2、违反本制度规定的秘密内容的；
3、已泄露公司秘密但采取补救措施的。
4、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；
5、违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；
6、利用职权强制他人违反保密规定的。
第二十一条本制度规定的泄密是指下列行为之一：
1、使公司秘密被不应知悉的人知悉的；
2、使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。
第四章法律事务管理制度
一、总则
第一条为了进一步提高依法决策、依法经营和依法管理的水平,规范公司法律行为，提高员工法制意识，避免法律纠纷，维护公司合法权益，制定本制度。
第二条公司各部门应重视法律工作，积极配合法律人员的工作。
第三条集团公司设立专职法律顾问，在公司法定代表人的授权下负责集团公司及下属各分公司的法律工作，指导、监督公司各部门和下属各分公司的涉及法律的业务工作。
二、工作内容
第四条法律顾问根据集团法定代表人和董事长的指示和实际工作的需要参与制定与法律有关的规章制度，并监督执行。
第五条代理公司参与公司与其他单位或个人的纠纷的诉讼、调解和仲裁等活动。
第六条负责公司合同的审查工作。
第七条参与公司的重要经营活动；
1、根据指示或需要，直接参与重大项目的谈判；
2、审查、修改公司有关法律事务文书；
3、根据公司的发展情况，参与公司的有关收购、参股、兼并等资产运作活动。
第八条参与处理公司与工商、物价、税务等政府部门的其他有关涉及法律的事务。
第九条在公司内部开展法律培训工作，提高公司干部员工的法制观念，增强公司整体的法律素质。
第一十条协助有关部门处理公司内部各种违法乱纪案件。
三、工作原则
第一十一条预防为主的原则防患于未然，防止违法事件的发生，发现问题则及时处理，尽量减少争议和纠纷。
第一十二条指导为主的原则除需直接自行办理的工作外，对其他部门的工作以提供法律意见为主。
第一十三条法制原则严格按照国家有关法律、法规和规章制度办事，维护公司的合法权益。
第一十四条保守秘密原则对工作中涉及的公司机密严格保密。
第一十五条合法性与灵活性相结合原则在合法基础上，针对公司工作中的具体情况，采取灵活的措施。
第五章合同管理制度
一、总则
第一条为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定，特制定本管理办法。
二、合同的种类
第二条本公司的合同分为：
销售合同、进场经营合同、劳动（劳务）合同、广告位使用合同、采购合同、借款合同、维修合同、保险合同、代理合同、设计合同、其他合同等。
三、合同的订立
第三条凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订合同。
第四条订立合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
第五条合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
第六条国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。
第七条公司法律顾问根据公司法人代表或总经理的授权，负责合同订立的指导、审查工作。
第八条订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位，不得与之订立合同。
第九条谈订合同时，对方提出与公司经营政策有差异的部分，负责谈订合同的人员必须事先征得公司经理室的同意，方可承诺对方。
第一十条除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面合同。
第一十一条对外订立合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。
第一十二条符合以下情况之一的，应当以书面形式订立合同：
1、进入宜洋置业进行经营活动的；
2、单笔业务金额达一万元的；
3、有保证、抵押或定金等担保的；
4、我方先予以履行合同的；
5、合同对方为外地单位的。
第一十三条合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。
合同可订立定金、抵押等担保条款。
第一十四条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。
第一十五条每一合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司经理室在我方所留的合同上签字同意。
第一十六条合同文本拟定完毕，凭合同审批单（见附表《合同审批单》）据按规定的流程经各职能部门、公司经理室审核，如有必要须经法律顾问审核，审核通过后，鉴章保管部门方可加盖公章或合同专用章方能生效。
凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续。
第一十七条公司经理室对合同的订立具有最终决定权。
第一十八条流程中各审核意见签署于合同审批单据附一份合同正本上，合同审批单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。
第一十九条对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须公司经理室特批。
第二十条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
文本中除有涂改部门另加盖印章外，其他单页不再另行加盖印章。
第二十一条合同拟定后，由具体业务部门合同管理人员按合同编号规范进行编号并登记。
第二十二条合同编号规范为：
宜洋集（筹）合N[年号]-00X号。
N为部门名称首字，X为阿拉位数字顺序号码。
三、合同的履行
第二十三条合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行，
第二十四条业务部门和财务部应根据合同编号建立合同台帐，并依据合同条款，建立合同台帐，在合同执行条件满足时，及时执行相关合同，以免合同廷期执行。
第二十五条业务部门应建立合同管理电子（书面）台账，根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。
其主要内容包括：
序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况、合同执行条件及备注等。
台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。
第二十六条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司经理室汇报，如有必要应及时通知法律顾问。
第二十七条财务部依据合同履行收、付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：
1、应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面形式说明的；
2、收款单位与合同对方当事人名称不一致的。
第二十八条在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，，由财务部审核，经公司经理室签字同意后，财务部付款。
第二十九条合同履行过程中，合同执行部门应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。
四、合同的变更和解除
第三十条变更或解除合同必须依照合同的订立流程审核通过方可加盖公章或合同专用章。
第三十一条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由合同具体业务部门保管。
第三十二条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。
合同变更后，合同编号不予改变。
五、合同的存档
第三十三条合同文本原则上我方应持多份，至少应持二份。
第三十四条尚在执行之中的合同文本由财务部、具体业务部门各存一份，其中原件财务部执一份，具体业务部门可留存复印件。
第三十五条执行完毕的合同由具体业务部门将合同原件交综合管理部存档。
第三十六条合同相关部门都应建立合同管理台帐，列明合同条款及执行情况。
六、其他
第三十七条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
第三十八条业务部门、财务部应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，并向公司经理室汇报。
第三十九条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号
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