文化用品商店物流信息管理终结版.docx

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文化用品商店物流信息管理终结版

中南林业科技大学

《文化用品商店进销存管理信息系统》系统分析和设计

2007级物流工程专业

组长:

柴艳

学号:

组员:

吴贵文

学号:

组员:

徐丽波

学号:

20070903

组员:

谭黄勇

学号:

20070989

组员:

李英

学号:

指导老师:

吴迎学教授

2010年6月

0前言4

1项目计划5

1.1项目概况5

1.2项目计划6

2文化用品商店物流信息系统分析8

2.1需求分析8

2.2组织结构与功能分析9

2.3文化用品商店物流信息系统业务流程分析10

2.4文化用品商店管理信息系统数据与数据流程分析16

2.5数据字典24

3系统设计29

3.1功能模块设计29

3.2库存预警决策流程设计32

3.3批量进货决策的设计35

3.4网络拓扑结构设计37

3.5代码设计37

3.6数据库设计39

4系统实现46

4.1用户登录模块46

4.2主界面47

4.3销售管理49

4.4基本信息管理50

4.5计算器52

5总结与展望54

6个人主要业绩：

55

0前言

◆作业背景

本系统的设计主要根据《物流信息系统》课程的基础知识，通过对文化用品店的实地调查分析，了解现有文化用品店在经营过程中遇到的各种问题，通过分析比较，找出普遍存在的不合理现象。

根据这些情况进行分析和可行性研究，应用系统开发的方法设计一个信息系统来解决问题。

通过这样一个过程来锻炼小组成员之间的组织协调和合作能力，同时学会系统开发的基本过程和注意事项，了解自身的不足和优势。

在文体用品店进销存信息系统设计的过程中，我们以系统开发的方法、数据库管理管理工具（Photoshop、A、Access、Visio制图工具及其他开发软件等）分析、设计和实现一个单一的文化用品店信息系统。

可以有效减少一些单一店在管理和运作过程中采用手工操作所带来的不良现象，同时可以帮助店长进行采购管理决策、财务结算管理和供应商管理。

另外我们所设计的库存预警系统可以很好的帮助店长和员工进行库存管理和采购批量决策。

◆选题说明

近年来，随着社会生活水平的不断提高，我国的文化用品店正在以迅猛的速度占领市场，特别是学校周围，文化用品店之间的竞争趋势越来越激烈。

产品虽小,潜力不小，这就是文化用品发展的特点。

技术成熟度高、产品生命周期长、原料相对易得、设备制造技术、产品标准化程度低，是文化用品的共性，这些导致产品供应商、产品种类、客户也异常的混乱，这给文化用品店的管理工作和进销存带来了极大的挑战。

要想在竞争中获胜就只有在不断提高自身的服务质量和其他增值服务的基础上，利用先进的、适合店面发展的信息系统来提高管理水平和营运水平，加快客户服务反应速度等。

削减管理人员和作业人员，这样能够减少资金和人力资源的浪费，为店面的长期发展提供科学保障。

根据调查我们发现，一般的文化用品小店，盘点工作量十分繁重，一般需关门，用一天左右的时间来进行盘点，如果更大的店，盘点工作量会更大，甚至增加几倍。

所以我们急需为其设计一个功能齐全的信息管理系统，避免盘点工作的繁重。

针对这些重点我们把设计选题的方向设在了文化用店的进销存管理信息系统设计上。

1项目计划

1.1项目概况

1.1.1文化用品商店物流信息管理应用现状

据财政部统计资料显示,2002年,全国政府采购的文化用品规模已经突破1000亿元,其中,科教文系统采购金额280亿元,占了近1/3。

随着《中国政府采购法》的出台,政府采购的增长已成定势。

然而，由于中国物流发展起步晚，对于品种繁多，供应商分散的文体用品专卖行业，其物流发展缓慢，物流配送环节不合理，库存管理不科学，退货率高等现象已经成为行业发展的瓶颈，不仅增加了其管理难度而且限制了其发展的规模。

实践证明，信息系统的健全将会给各行各业带来前所未有的经济效益和社会效益。

据调查显示，一般店面都逐渐开始重视信息系统的建设，他们不断引进POS机等系统，采用自动化来代替手工操作。

另外，一般文体连锁店的总部都引进了先进的物流管理信息系统，优化物流配送、仓储、流通加红和分拣等物流流程。

随着近几年我校招生人数的持续增加，校区的合并，学校文化用品店的规模随之增大，服务对象也从校内扩展到校外，商品的数量急剧增加，有关商品的各种信息量也成倍增长

1.1.2文化用品商店物流信息管理解决的主要问题

通过该系统的设计，主要解决以下问题：

第一是能够处理文化用品商店的日常业务，包括进、销、存管理，商品采购、供销商厂商的管理、销售情况统计报表等。

第二是能够实现前台营业员的pos机扫描收银与手工收银同时进行，并支持断网收银，时时更新数据库信息。

第三是能满足文化用品商店管理对信息的需求，及时准确地收集处理与经营有关的各种信息，并能将其分类整理。

第四是提高集中管理水平，充分利用计算机系统处理大量数据的能力，将各个供销商供给的不同类商品集中管理起来，使管理工作规范化，以提高其应变能力。

第五是为了提高管理工作效率，本系统要具有信息传递快捷，海量记忆能力和高速处理能力，可以大大提高业务管理中的工作效率。

使管理人员能从大量数字工作中解脱出来，通过系统自动生成的日报表，季度报表，年报表，对每类商品在特定的时间段的销售进行对比，来结合赢利等经济效益进行分析，集中做好分析和决策工作。

第六是解决文化用品商店库存管理现阶段的问题，使库存成本降低，提高利润。

有效地控制库存成本是文化用品商店经营业绩提高的关键。

实现库存决策的智能化、自动化。

第七是满足文化用品商店人事管理的个性化需要。

日后，文化用品商店人事资源发生改变，能够方便添加和修改模块，不需要重新购买其他人事管理类系统就可以满足新需求。

第八是能方便学校教职工购买文化用品商店的商品，同时文化用品商店员工可以通过该系统查询和提交相关信息，提高超市管理的综合性，服务性。

第九是整体系统按结构化设计，每个模块可以独立运行使用，某些模块可幽选择已商品化的部分软件产品，在硬件配置时，配置要合理，要尽量降低系统威本。

1.2项目计划

我们组的设计任务是开发一个适合文化用品商店进销存的信息系统。

根据文化用品商店进销存相关的各项数据，对系统进行分析，进行实地调研。

以下是对设计任务的一个细致分工。

表1-1项目计划

序号

工作内容

主要参与人

方法工具

进度

1

系统规划

全体成员

调研、讨论

6.24—6.25

系统分析

2

目标分析

全体成员

调研、讨论

6.21

3

用户分析

李英

用户角色分析

6.21—6.22

4

组织结构分析

徐立波、吴贵文

组织结构图

6.22—6.23

5

业务流程分析

徐立波、吴贵文、李英、柴艳

业务流程图

6.23—6.25

6

功能分析

柴艳

组织/功能关系表

6.23—6.25

7

数据分析

徐立波、吴贵文、柴艳

汇总、检查、分析；U/C矩阵

6.23—6.25

8

库存预警决策流程设计

吴贵文

库存预测及预警模型、实现、批量进货决策的设计

6.2

9

数据流程分析

徐立波、吴贵文、柴艳、李英

数据流图、

6.23—6.25

系统设计

10

网络拓扑结构设计

吴贵文

网络设计三部曲、网络拓扑图

6.26

11

功能模块设计

柴艳

子系统划分、模块划分、HIPO图

6.26

12

代码设计

柴艳

规范设计

6.26

13

数据库设计

谭黄勇、徐立波、吴贵文

ER实体图、关系表

6.27—6.30

14

处理过程设计

谭黄勇、徐立波

判定树、判定表、结构化语言

6.28

系统实现

15

栏目设计

谭黄勇

分析、讨论；栏目树形结构

6.28—7.3

16

物理存储结构设计

谭黄勇

分析、设计

6.28—7.3

17

布局设计

谭黄勇

分析、设计；ACCESS；VB

6.28—7.3

18

总体风格设计

谭黄勇

讨论；ACCESS

6.28—7.3

2文化用品商店物流信息系统分析

随着文体用品店市场的快速扩展和信息系统软硬件的迅速更新，文体用品店管理系统正在向三个现代化接轨——物流信息现代化、管理信息化、商流信息化。

文体用品经销存系统最终通过数据库系统，将采购，销售，库存，财务，报表统计查询有机的结合在一起，为店内的管理，决策，日常业务运作提供信息平台支持。

2.1需求分析

2.1.1系统目标

对文化用品点的进销存进行优化，提高集中管理水平，充分利用计算机系统处理大量数据的能力，将各个供销商供给的不同类商品集中管理起来，使管理工作规范化，以提高其应变能力。

2.1.2系统业务描述

先进的管理技术离不开信息系统的支持，我们信息系统的建立可以进行以下几个业务：

基本信息管理：

员工信息管理，商品信息管理及分类设置

销售管理：

销售订单处理，销售退货处理，业务查询，收银查询及客户管理

采购管理：

采购订单处理，供应商管理等

库存管理：

库存查询，库存盘点等

财务管理：

挂失结算，应收帐单，应付账款单及其他收入单等

报表汇总：

销售单汇总，收款明细，商品销售汇总，销售额汇总

系统维护：

系统设置，备份，恢复，权限设置，操作员密码

2.1.3用户分析

质量和服务是文化用品店的价值核心，客户对文化用品店的要求越来越高，而同时客户愿意为得到这点高质量和服务支持较高的价格，目前文化用品店的目标客户主要来自学校、办公场所。

系统的用户分为五大类：

系统管理员，信息管理员，信息输入员，一般用户。

对各类用户进行具体阐述：

（1）系统管理员：

类别维护（长时间不用的过期信息数据的删除），系统维护（菜单维护，其他数据维护）。

主要负责维护和管理软件系统平台.

（2）信息管理员：

信息维护（供给信息和需求信息的维护以及刷新信息）。

主要负责及时更新文化用品信息,，管理反馈信息。

（3）信息输入员：

主要负责商品编码及其输入。

（4）客户：

信息评论（用户可以对我们的服务发表意见，评论，留言，也可以给我们提出意见或建议），商品查询，反馈（用户的反馈留言，意见将会直接传达到系统管理员）。

2.2组织结构与功能分析

在详细调查中，需要了解文化用品商店内部各级组织结构，这样可以使系统分析人员进一步明确调查对象和方向。

而为开发一个适应文化用品商店进销存发展的信息系统，对其组织结构与功能分析是必不可少的。

文化用品商店为了进行进销存管理，实现商店的目标，必须建立合理的组织结构。

它是指其内部机构按分工协作关系和领导隶属关系有序结合的总体，组织结构应该从管理的需要，遵循精简、统一、自主、和高效的原则。

文化用品商店的组织结构不仅影响到商店的效率，也直接影响到进销存管理信息系统的实施方案，因此在整个设计中占有重要的地位。

本次设计采用的是直线型组织结构形式，以下是文化用品商店的具体组织结构图：

图2—1组织结构图

为使文化用品商店职能划分情况被更加明显的体现出来，下表对其具体职能范围作出了说明。

见表2-1

表2-1部门职能分工表

序号

部门名称

部门主要职能

1

店长

进行财务管理，制作采购计划和销售计划，销售统计，

2

收银员

结账，销售盘点，财务记录

3

采购员

负责采购订单处理，采购作业，退货处理采购商品信息统计

4

营业员

导购，货架货物盘点和防损，库存统计

表2-2组织功能分析表

序号

业务

功能

联系

程度

组织

采购

库存

销售

财务

统计

查询

采购计划

采购工作

采购任务分配

进退货处理

采购信息管理

入库验货

摆货上架

库存查询

库存统计

销售计划

销售退货

销售统计

账款结算

账务处理

费用支出统计

报表汇总查询

1

店长

*

×

*

×

×

*

×

×

*

*

*

*

2

采购员

×

*

×

*

*

*

√

×

3

收银员

×

×

√

√

*

*

×

×

×

4

营业员

√

×

×

×

*

*

*

×

注：

*表示该业务是对组织的主要业务

×表示该业务是参与协调该项业务的辅助单位

√表示该单位是该项单位的相关业务

空格表示单位与对应业务无关

2.3文化用品商店物流信息系统业务流程分析

业务流程分析可以帮助系统分析人员了解该业务的具体处理过程，发现系统调查中的错误和疏漏，修改现行系统的不合理部分，优化业务处理流程，进行流程重组，为目标系统的开发打下基础。

2.3.1总的业务流程分析

在物流信息系统的自动运转过中，业务流程分析是系统智能化运转的基础，也是物流数据流程分析的基础。

对现行进销存物流系统的组织结构和功能进行分析，需要将详细调查中有关各项业务流程的资料从业务流程的角度串起来以便作进一步的分析。

业务流程分析可以帮助我们全面的了解该业务的具体处理过程和注意事项，发现系统调查和规划过程中的错误和疏漏，修改现行系统的不合理部分，优化业务处理流程，进行流程重组，为目标系统的开发打下基础。

图2-2总的业务流程图

业务流程说明:

供应商根据订单信息和收款情况后，组织发货，到货后向文体用品店发出到货通知单，由采购员进行到货确认并验收货物。

营业员将验后的商品进行摆货上架。

对商品进行销售。

销售过程中POS机会根据存入的商品数量信息和销售动态需求分析对库存进行预警，营业员根据预警进行库存动态盘点查看，查看后，根据查看的库存信息确认缺货情况，同时用剩余的库存对货架进行补货。

然后把库存缺货情况提供给店长，店长根据缺货单和销售报表统计分析得出的预测采购单向供应商发出采购订单，并开始进货作业；采购作业由采购员完成，店长负责采购计划，并和供应商进行财务管理。

2.3.2采购管理子系统业务流程分析

采购作业流程分析：

采购作业包括订单处理、检查商品数量、质量，并将采购的商品基本信息录入计算机系统等。

图2-3采购子系统业务流程图

作业说明：

首先是店长根据销售计划报表需求分析和库存缺货单信息制定采购计划，初步形成采购计划单文件，根据采购计划单和计算机统计的供应商信息进行采购任务分配，采购员根据采购任务单组织采购作业发出订单，当供应商到货后采购员对货物进行登记确认后向供应商发出到货通知单，另外采购员根据每次收到的到货通知单进行统计汇总形成采购商品信息汇总表，以便以后对商品的基本信息读取和筛选。

2.3.3销售管理子系统业务流程分析

销售管理子系统的业务主要包括：

销售信息录入、制作销售计划、客户服务、销售退货等。

图2-4销售子系统业务流程图

作业说明：

顾客在文化用品店选购好商品后，到柜台将商品交给收银员，收银员通过手持扫描仪将商品信息扫描到pos机里，生成销售信息表，然后pos机会对销售信息进行统计分析，生成销售信息统计报表；店长定期查询销售信息统计报表，并根据销售情况制定销售计划，生成销售计划文件，最后店长要对销售计划进行统计分析，生成销售统计报表。

2.3.4库存管理子系统业务流程分析

库存管理的作用是要充分考虑最大限度地利用储存空间，最有效地利用劳力，最安全和经济地进行货物摆架，对货物定位储存，最良好地保护和管理货物。

具体的作业流程图如下：

图2-5库存子系统业务流图

作业说明：

采购员根据到货入库单进行验货登记，对不合格的商品进行退货处理；对验货确认无误的商品接受后形成验货确认单，计算机将确认单信息和储存在数据库中的货架分区信息进行整合，进行摆货分析形成库存信息单，营业员根据此单进行货物上架摆放操作。

同时根据库存信息单进行库存更新统计，形成一张库存统计报表。

另外，库存子系统具有预警功能——首先计算机根据销售报表的动态销售信息和库存信息变化进行自动预警，如果出现预警则产生补货通知单，此时，营业员根据此单信息进行针对性库存动态盘点，检查安全库存，根据查看的库存信息，确认缺货情况，同时用剩余的库存量对货架进行补货。

然后再把库存缺货情况提供给店长，店长根据缺货单和销售报表统计分析得出的预测采购单向供应商发出采购订单，并开始进货作业。

2.3.5财务管理子系统业务流程图

财务管理子系统的主要功能就是记账、定期进行账款结算和财务处理，将整个文化用品店在经营过程中的实收金额和应付账款进行统计汇总，从而了解文化用品店的收益情况，并为制定销售计划和采购计划做财务方面的准备。

图2-6财务子系统业务流程图

作业说明：

供应商收到订单后，根据订单信息向店长发货，并发送一份应付账款单，然后店长对应付账款单进行账款处理、统计，对已付款的账单生成已付款单，没有付款的账单生成挂账结算单；店长还要定期将应付账款单和收银员处理的实收金额结算单进行汇总处理，生成的总账报表可以很好的反应商店的收支情况。

2.4文化用品商店管理信息系统数据与数据流程分析

数据流程分析主要包括对信息的流动、传递、处理、存储等的分析，数据流程分多是通过分层的数据流程图（dataflowdiagram，DFD）来实现。

在此次系统调查中我们收集了大量的数据载体和数据调查表，我们对于这些数据资料加以汇总、整理和分析，使之协调一致，为以后在分布式数据库内各子系统充分的调用和共享数据资料奠定基础。

2.4.1数据汇总

将调查中收集到得数据资料按以下步骤进行汇总：

（1）将系统调查中所收集到得数据资料，按业务过程进行分类编码，按处理过程的顺序排放在一起。

（2）按业务过程自顶向下地对数据进行整理。

（3）将所有原始数据和最终输出数据分类整理出来。

（4）确定数据的字长和精度。

2.4.2数据分析

通过数据的汇总对数据进行了分类处理，为了进一步收集数据的具体形式以及整体数据的完备程度、一致程度和无冗余的程度，还需对这些数据作进一步的分析。

我组采用U/C矩阵来进行数据分析，它可以用于过程/数据、功能/组织、功能/数据等各种分析中。

（1）U/C矩阵

U/C矩阵是一张表格。

它可以表数据/功能系统化分析的结果。

它的左边第一列列出系统中各功能的名称，上面第一行列出系统中各数据类的名称。

表中在各功能与数据类的交叉处，填写功能与数据类的关系：

若某过程产生某数据类，则矩阵中标记为“C”；若某过程使用某数据类，则矩阵中标记为"U"。

表2-3U/C矩阵

数据

功能

采购任务单

进货退货信息

供应商信息

采购计划单

入库单

补货通知单

安全库存量

销售汇总单

顾客信息

货物货位分配信息

销售退货信息

销售计划文件

销售汇总单

采购商基本信息

挂账结算单

实收金额

盈利数据

采购计划

C

入库验货

C

U

U

进、退货处理

U

C

U

客户服务

C

U

U

记账

U

U

U

C

采购作业

U

U

U

C

摆货上架

U

U

U

C

U

库存预警

U

C

U

U

供应商信息管理

U

U

C

U

U

帐款结算

U

U

U

C

销售统计

U

U

U

U

C

查看库存

U

U

C

U

销售计划

C

采购任务分配

C

U

U　

U

销售计划录入

C

U

销售退货

U

C

U

财务处理

U

U

U

C

报表统计查询

U

U

U

U

U

U

U

（2）、正确性检验

在建立了U/C矩阵后根据“数据守恒”原则进行正确性检验，即完备性检验、一致性检验、无冗余性检验，系统功能数据项划分和U/C矩阵是正确的。

a、完备性检验。

这是指每一个数据类必须有一个产生者（即“C”）和至少有一个使用者（即“U”）；每个功能必须产生或者使用数据类。

否则这个U/C矩阵是不完备的。

b、一致性检验。

这是指每一个数据类仅有一个产生者，即在矩阵中每个数据类只有一个“C”。

如果有多个产生者的情况出现，则会产生数据不一致的现象。

数据汇总有错，数据栏是一大类数据的总称，应进一步细分

c、无冗余性检验。

这是指每一行或每一列必须有“U”或“C”，即不允许有空行空列。

若存在空行空列，则说明该功能或数据的划分是没有必要的、冗余的。

2.4.3数据流程分析

数据流程分析基于已有的业务流程分析，把数据在组织内部的流动情况抽象地独立出来，舍去了具体的组织机构、信息载体、物质、材料等，单从数据流动过程来考查实际业务的数据处理模式。

数据流程分析主要包括对信息的流动、变换、存储等的分析。

数据流程分析的目的就是要发现和解决数据流通中的问题。

数据流程分析经过对收集的数据及处理数据的过程进行分析和整理，以形象直观的数据流程图表示出来，作为今后建立数据库系统和设计功能模块处理过程的基础。

2.4.4数据流程图

数据流程图描述数据流动、存储、处理的逻辑关系，也称为逻辑数据流程图。

数据流程图用到四个基本符号，即外部实体、数据处理、数据流和数据存储。

数据流程图是通过顶层数据流图逐渐展开的，一般首先画数据流程图的顶层图，初步确定系统的输入、输出和外部实体；然后根据顶层数据流图逐步分解、扩充和调整，进行一、二级细化。

该文化用品经销存的各层数据流程图如下所示：

（1）、顶层数据流程图

图2—7顶层数据流程图

（2）、第一级数据流程图

图2—8第一级数据流程图

（3）、采购数据流程图

图2—9采购数据流程图

（4）、销售数据流程图

图2-10销售数据流程图

（5）、库存数据流程图

图2—11库存数据流程图

（6）、财务数据流程图

图2—12财务数据流程图

2.5数据字典

数据字典（Datadictionary）是一种用户可以访问的记录数据库和应用程序元数据的目录，是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据和外部实体进行定义和描述的工具，是数据分析和管理的工具，同时也是系统设计阶段进行数据库设计的重要依据。

（1）数据项

数据项又称数据元素，是数据的最小组成单位。

对数据项的描述，应该包括数据项名称，数据项编号，别名，数据项类型，数据项的长度，数据项的取值范围和取值的含义。

数据字典是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处