合同管理制度.docx

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合同管理制度

燃气天然气能源有限公司合同管理制度

燃气天然气能源有限公司

《合同管理制度》

第一章总则

第一条为规范公司合同管理行为，预防和最大限度降低经营风险，增强管控能力，

提高管理效能，依照《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，

结合公司的实际情况，制订本制度。

第二条本制度所指的合同是指本公司在经营过程中，以公司名义对外签订的具有

合法权利和义务内容的合同书、协议书、保证函等经济合同文件。

（劳动

合同除外）

第三条本制度所指的合同书面形式除正文外，还应包括合同的附件、变更或补充

合同的文书、图表、传真（往来邮件），履行合同的派工单、出货单、发

票、对账单等。

第四条合同管理是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟

定、审查会签、签字、传阅、履行、变更、终止、解除、纠纷处理、立卷

归档等全过程的管理。

第二章合同管理机构及职责

第五条合同管理实行承办部门负责与归口集中管理相结合的体制。

业务部门是承

办部门，行政综合部为归口管理部门，审计、监察部门依其职责对合同订

立、履行、变更、接触全过程进行审计、监察，并负责组织合同欠费清理。

第六条归口管理部门职责：

贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度，建立健

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全本公司合同管理制度；组织有关人员的学习和培训；参与重大合同的论

证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理；统一管理法定代表人授

权委托书；管理合同专用章；建立统一的合同台帐，执行合同统计及报告

制度；组织合同评审，负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、

可行性。

第七条合同承办部门职责：

负责合同立项，进行可行性论证，意向接触，资信调

查，报请主管领导审批；组织合同谈判，起草合同文本，送归口管理部门

组织签审、会审，根据签审、会审意见再次谈判、修订合同文本；组织合

同的签订，办理所需的法定代表人授权委托书；负责合同的履行、变更、

接触及纠纷处理。

第八条审计监察部门、法律顾问职责：

负责对合同办理的程序及相关当事人行为

的合法性、合规性、真实性进行监督检查；对合同管理中出现的违法、违

纪、违规问题进行调查处理，提出监察建议或做出监察决定，并可根据需

要进行专项监察；组织清理合同欠费，督促承办部门按合同催收。

第三章合同签订与流程

第九条合同签订必须遵守国家的法律、政策及有关规定，保护和不得损害公司的

利益。

第十条凡行业、客户或公司有标准或示范文本的，应当结合实际需要予以适用或

借鉴。

除上述标准文本之外，合同应由主办部门自行拟定，可能发生纠

纷的条款、重要合同须经请律师审核拟定。

第十一条签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方的基础情况。

包括：

1.对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情

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况。

2.确定合作主体是否符合签约要求，对方签约人是否有法定代表人的授

权委托书权限范围和有效期。

3.使用的印章是否合法及真实有效。

4.做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防

止签订无效合同，确保所签合同有效。

第十二条资信审查范围包括：

1.具有经年检的营业执照及其他权利证明的文件，且真实有效。

涉及代

理或是专营许可的，具备相应的许可证明文件；设计资质要求的，具

备相应的资质（等级）证书。

2.注册资金、经营范围能够充分满足合同项目的需要。

3.具有履约能力，必要时应索取其经审计的财务报表、银行出具的资金

证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。

4.具有履约信用，在过去三年中合同的执行情况、守信用，无严重违约

事实；在签合同之时，涉及可能影响合同履行的重大经济纠纷或重大

经济犯罪案件。

5.在签署合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关做出的任

何对履行合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为

或其他法律程序。

6.其他与合同签订、履行相关的事项。

第十三条签订合同，如涉及公司内部其他部门的，须事先在公司内部进行协商，

意见统一后再对外签约。

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第十四条签订任何合同，必须采用书面形式。

严禁口头协议和非正式书面协议。

杜绝合同履行在先，签订在后的情况发生。

第十五条合同文本上盖公司公章或合同章，不得使用财务章或业务章等不合格

公章。

超过两页的必须盖骑缝章。

第十六条合同必备条款包括：

1.签约各方公司名称

2.法定代表人

3.法定地址、联系人、电话、传真、邮政编码

4.合同编号、合同名称、签约时间

5.项目名称、标的

6.质量标准或要求：

产品合同应带有详细的配置单，应明确注明产品初、

终验条件及时间点，应明确注明产品各项的保修期，标明客户方收货

详细信息等。

服务合同应明确注明项目实施期间

7.履行期限、地点、方式

8.价款与支付方式、收款银行信息

9.双方权利与义务

10.违约责任

11.争议解决方式

第十七条对于合同的标的没有国家标准或是难以用书面文字确切描述表达的，

应由合同双方共同封存样品，加盖公章或是合同章，分别保管。

第十八条除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托

方能对外订立书面经济合同。

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第十九条授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别

指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用

业务委托的授权方式。

第二十条授权代表须经过公司法人代表授权，授权委托书包含的信息如下：

1.授权人、被授权人的姓名、性别、年龄、身份证号、职务，电话；

一事一委托，授权范围，授权期限。

必要时附上授权人、被授权

人的身份证复印件加盖公司公章。

2.授权人或被授权人离职，应向签订合同方发书面更变函，及时更

变相关信息。

第三章合同的审核和批准

第二十一条经办人签订合同前，必须按本制度规定的审批程序审批后，方能对外

签订。

第二十二条合同的正式签订前，必须提交全套合同电子版至行政综合部，合同需

经过行政综合部及总经理审核。

行政部在两个工作日审核完毕出具《合

同审批意见表》至申请人及总经理，总经理在3个工作日内对合同进行

审核、同意后，申请人方能正式到行政综合部办理盖章手续。

重要的

经济合同必须经法律顾问审核后，方能盖章。

第二十三条合同的审核内容包括：

当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行

为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的

意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合

法律规定，签订内容是否符合公司经营政策。

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第二十四条审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模

糊性语言，一旦使用，视为未对合同审核。

第二十五条各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在

审核意见中予以明确并提出修改意见，连同全部文件资料退还承办人。

第二十六条对于盖章成立的合同，要留一份所签合同的副本，交公司财务部备案。

第四章合同的履行

第二十七条合同签订后，即具有法律效力，一切与合同有关的部门、人员都必须

本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保

合同的实际履行。

第二十八条合同履行完毕的标准，以经合同条款或法律规定为准。

第二十九条在合同履行过程中，经办人应代表公司积极主动履行合同义务，不得

随意中止履行合同或有任何违反合同义务的行为。

对在履行合同过程

中产生的任何问题，应及时向部门经理和公司领导汇报。

否则，造成

合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

第三十条经办人应积极收集、整理、保存合同履行过程中，反映双方合同履行

事实的法律文件，如邮件、信函、文书、来往传真件等。

第三十一条合同付款：

一、财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒

绝付款：

1.应当订立书面合同而未订立书面合同。

2.收款单位与合同对方当事人名称不一致的。

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付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单

位出具代付款证明。

二、在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核

签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。

第三十二条合同收款：

一、财务部门依据合同签署信息建立合同应收款台账，包括：

合同执行业务

部门、业务负责人，合同签署时间、合同名称、付款单位、合同金额、

付款条件、付款时间、付款所需手续。

二、财务部每个月对下月应收款统计，监督合同执行部门按合同签署情况推

进回款工作。

三、合同对方所需的发票必须先由具体经办人审核签字认可，经总经理签字

同意后，在开具发票办理收款手续。

第五章合同的变更和解除

第三十三条合同依法签订后，任何人不得擅自变更和解除合同。

凡需要办理变更、

解除合同的，按合同的审批程序办理，并把有关该合同的全部资料归

案管理。

第三十四条对主当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，

从严控制。

第三十五条变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、

函电、电传等），口头形式一律无效。

第三十六条变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应

履行。

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第三十七条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责

任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明

确规定。

第三十八条合同变更后，合同编号不予改变。

第六章合同纠纷的处理

第三十九条处理合同纠纷的原则:

1.及时处理的原则。

2.双方协商解决的原则。

3.维护公司合法权益的原则。

第四十条合同发生纠纷后，应由经办人尽量通过协商的方式及时进行处理，及

时向部门经理及公司领导汇报情况。

第四十一条如合同纠纷已形成仲裁或诉讼，经办人应把协助公司，提供以下文件：

1.合同等原始材料包括与本合同有关的各种文书包括：

变更、解除

合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听资料、广告、

授权委托书，介绍信及其他有关资料等；送货、提货、收货、

托运、验收、发票等有关票证票据;货款的承付、托收凭证、信

用证、完税凭证、有关财务账目;

2.事件说明；

3.与本纠纷有关的其它材料：

作为质量标准的法定或约定文本、封

样、样品及鉴定报告、检测结果等;证人证言;

第四十二条合同纠纷经双方协商达成一致处理意见的，应订立书面协议，由双方

代表签字并加盖法人公章。

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第四十三条对经协商无法解决的纠纷，如属对方过错或违约，经公司领导同意，

可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉;若对方已经向仲裁委员

会申请仲裁或向人民法院起诉，法务人员应积极参加仲裁或应诉，并

应当在5个工作日内提出参加仲裁或应诉意见，提交公司分管领导审

批。

第四十四条纠纷处理完毕后，由法务人员负责向公司分管领导报告;重大合同的纠

纷处理，应随时向公司领导及董事会报告进展情况。

第四十五条处理合同纠纷，应特别注意下列问题:

（一）证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时向法院申请采取证据

保全措施;

（二）发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利

难以实现时，及时向法院申请采取财产保全措施;

（三）做好每起合同纠纷实况记录，存档备查;

（四）凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任

人员承担责任，并责令其提出补救措施。

第四十六条双方已签署的解决合同纠纷协议书、仲裁机关的调解书，仲裁裁决书

及法院的调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交法务人员、

合同承办部门收执，督促该文书的履行。

第四十七条对方当事人在规定期限届满后没有履行上述文书规定义务的，合同承

办部门承办人应及时通知法务人员。

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第四十八条对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决

书，由法务人员代表公司依法向人民法院申请强制执行。

第七章合同管理

第四十九条合同要统一编号、统一管理。

第五十条合同文本原则上我方应持单份，至少应持二份，合同文本及复印件由

行政综合部、财务部、相关业务部门等各部门分存，其中原件由财务

部门和行政综合部留存。

第五十一条合同本身及与合同有关的补充协议、信函、电报、传真等资料均是公

司经营活动的原始反映，经办人在向部门文件管理人员移交时，应保

证这些资料的真实性、完整性。

第五十二条经办人在办理所有合同签订手续后，应将签订好已开始生效的合同原

件在第一时间内交给公司财务部保管，绝对禁止将已具备法律效力的

合同私自保管的行为。

第五十三条合同档案管理

1.合同档案应装订成册，由专人管理备查。

2.合同档案内容包括：

合同台账；合同文本、与合同有关的材料（更

变、解除、转让合同的通知；履行情况、验货、交货记录、协商

记录；会议纪要；双方往来的信息记录、有关单证等；合同使

用章记录；授权委托书登记；合同纠纷卷宗记录。

3.合同文档的保存条件：

防火，防潮。

4.合同台账管理：

包括合同登记台账、合同检查台账、合同统计台

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账、合同专用章使用台账、合同文本领用登记台账、授权委托书

登记台账。

5.建立合同台账，旨在通过合同管理，让公司及时准确了解公司的

经营行为情况（收益和支出）。

6.合同台账要及时登记、全面填写。

7.合同台账须装订成册，按档案宗卷标准加封面。

第五十四条合同的借阅及归还

一、原则：

1.爱护合同，保持整洁，严禁涂改；

2.注意安全保密，严禁擅自复印、扫描、转借、遗失；

3.合同档案的保存期限为5年，行政综合部负责保管合同的复印件，

原件由公司财务部负责保管；

4.借阅合同时原则上尽量在合同保管人员面前查看，确实有必要带

出查看的，必须办理合同借阅手续。

二、借阅程序

1.公司员工需要借阅合同时，需在“合同借阅登记表”上登记，合

同借阅1-3个工作日必须由部门经理签字确认，合同借阅3个工

作日以上必须由总经理审批同意；

2.借阅人员应于规定期限内归还所借合同，如有其他人员借阅同一

合同时，应变更借阅登记，不得私自转借；

3.保密合同原则上不予出借，如需查看需在合同保管人员面前查

看，不得带走、复印；如确实需要带走查看，必须办理借阅手续，

同时由申请部门的经理及总经理签字确认后方可带出。

4.借阅人员如有拆开合同必要时，亦须报明原因，请管档人员负责

协助处理。

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三、归还程序

合同归还时，合同必须经合同保管人员确认无误后，方可在合同借阅

登记表上签名，并注明归还日期。

四、合同的复印、扫描

合同原则上不允许复印及扫描，如确实需要，需填写“合同复印、扫

描”申请单，经部门经理签字后，方可进行办理。

第五十五条合同用章制度：

公司公章和合同专用章，按《公章管理制度》执行。

第八章其他

第五十六条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守

合同秘密。

第五十七条业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或

不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由行政综合部

据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。

第五十八条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有

关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，由行

政综合部确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。

第五十九条公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本

质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作

成绩考核范围。

第九章责任

第六十条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而

给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。

第六十一条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究

其法律责任。

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第十章附则

第六十二条本制度解释权归行政综合部，自总经理签发之日起生效执行。

附件一：

《合同复印、扫描申请单》

附件二：

《合同借阅登记表》

附件一：

合同复印、扫描申请单

复印□扫描□

办理编号：

申请日期：

申请部门：

申请人：

合同名称：

合同编号：

申请原因及复印、扫描份数描述：

审批：

部门经理：

总经理：

归还日期：

归还人签字：

备注：

1、办理编号及合同编号由合同保管人员填写；

2、扫描、复印合同需经部门经理及总经理签字方可办理。

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附件二：

合同借阅登记表

日期合同编号合同名称借阅人领导审批备注