费用报销管理办法.docx

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费用报销管理办法

费用报销试行管理办法

第一章总则

第一条为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为交际应酬费、差旅费、市内交通费、办公费、快递费、通讯费、运输费等

第三条本制度适用公司各部门。

第二章费用类型及说明

第一条交际应酬费：

（一）定义：

是指企业为生产、经营业务的合理需要而支付的应酬费用。

具体范围如下：

1.因企业生产经营需要而宴请或工作餐的开支；

2.因企业生产经营需要赠送纪念品的开支；

3.因企业生产经营需要而发生的旅游景点参观费和交通费及其他费用的开支；

4.因企业生产经营需要而发生的业务关系人员的差旅费开支。

（二）报销凭证：

1.交际应酬申请单（系统申请后生成）

2.发票（取得发票时，请验证发票的真伪；发票抬头必须为公司名称）

3.费用报销单（系统申请后生成）

（三）说明：

1.所有交际应酬的发生都必须先在系统申请，再进行使用，申请单必须注明:

发生地点、参与人员、客户名称。

2.原则上坚决控制非业务性接待，适当控制业务接待。

可接待可不接待的，不接待；可参与可不参与的接待人员，不参与；可发生可不发生的费用，不发生；态度热情，费用从简。

3.交际费实际报销金额不得超出预申请金额，超出部分需单独说明原因并签核至总经理以上级别，批准后方可报销。

4.交际费使用按照以下标准执行：

职务

每月额度

人员

若其他人员确有招待费需求的，需填写申请单，报销额度从所属部门主管当月剩余额度中扣除，若当月没有额度，则不可以报销。

（四）报销时限：

费用发生当月。

第二条差旅费：

（一）定义：

因公需要离开工作所在地（苏州大市）执行公务的期间发生的经常性支出项目，主要包括交通费、住宿费、伙食费和公杂费等各项费用。

（二）报销凭证：

1.出差申请单（系统申请后生成）

2.发票（包括交通费发票、住宿费发票、餐饮费发票等，其中住宿费原则上为增值税发票）

3.费用报销单。

4.借款申请单（如有，请提供）。

（三）说明：

1.应在收到出差讯息的第一时间，在系统中进行申请。

需注明：

出差地点及客户、出差原因、预计出差时间。

若出差行程计划发生变更，需事先向直属主管报备，并取得同意，事后仍需补办出差手续。

2.出差期间的报销标准如下：

住宿费：

每日300元。

超出部分不予以报销

伙食费：

实报实销。

交通费：

实报实销

（四）报销时限：

出差返回后当月。

第三条交通费：

（一）定义：

指员工因公外出办理业务乘坐收费性公共交通工具（含公交车辆、地铁、等）或出租车辆所发生的交通费用，其适用范围仅限于工作所在地（苏州大市），且当日可以返回，无需在外住宿者，包括市内打的费、自驾汽油费、停车费等。

（二）报销凭证：

1.出差申请单（系统申请后生成）

2.发票（打的票、公共客运票、汽油票、停车票）

3.费用报销单。

（三）说明：

1.员工因公外出在市内区间办理公务首先应选择公交车辆、地铁等常规性公共交通工具作为出行载体，交通不便利的可以选择驾驶公务车出行（必须有驾照）。

确因特殊情况无法或者不便乘坐常规性公共交通工具或驾车出行时，方可改乘出租车等其它交通工具。

2.外出人员应第一时间在系统进行“外出申请”，并注明出行方式，否则外出产生的一切费用均不予以报销。

3.公务车自驾出行的，汽油费按照每公里0.6元进行报销；私车公用的，汽油费按照每公里1.0元进行报销。

报销里程数以导航里程数为依据，允许上下10%的差异。

（四）报销时限：

费用发生当月。

因特殊情况不能当月报销的，最长也不得超过45日。

第四条办公费：

（一）定义：

是指基本生产车间及管理部门使用的文具、印刷、邮电、办公用品及报刊杂志等费用。

（二）报销凭证：

1.物品需求单（系统申请后生成）

2.发票

3.费用报销单。

（三）说明：

1.办公用品均由行政部门统一采买，原则上个人未申请而自行购买的，不予以报销。

2.行政部门按照各类物品的存货量以及使用量，在系统进行“物品需求申请”,核准后方可进行采购及报销。

（四）报销时限：

费用发生当月。

因特殊情况不能当月报销的，最长也不得超过次月。

第五条快递费：

（一）定义：

是指用于公司业务需求而发生的文件、物品等通过快递公司而运送而产生的费用。

（二）报销凭证：

1.快递单底联

2.快递公司开具的发票

3.费用报销单。

（三）说明：

1.能有人员外出顺路的，就不走快递；普通物品请选择价格较为实惠的快递公司（如圆通、申通等）；供应商要求提供的资料，需要走快递的，请选择到付。

2.大件物品的运送（金额超过50的），请比较快递与物流的价格。

（四）报销时限：

费用发生当月。

第六条通讯费：

（一）定义：

为公司业务需求而发生的各项通讯费用，包括电话费、宽带费等。

（二）报销凭证：

1.通信运营商开具的正规发票

2.费用报销单

（三）要求

通讯费用均由行政部门提出申请和报销，其他个人不得报销

（四）报销时限：

于费用发生当月报销。

连同《费用报销单》一起交给财务。

第七条运输费：

（一）定义：

是指因业务需求，而对物品进行搬运而产生的费用。

包括叉车费用、车辆运输费用等。

（二）报销凭证：

1.装卸运货申请单

2.运输发票

3.费用报销单

（三）说明：

1.该项费用由使用部门在系统中进行申请，核准后，由总务部门进行用车安排。

2.该项费用原则上只可以由总务部门申请报销。

（四）报销时限：

费用发生单月。

因特殊情况不能当月报销的，最长也不得超过60日。

第八条其他：

（一）定义：

不属于以上七大类的其他所有费用。

（二）报销凭证：

1.正规发票

2.费用报销单

（三）报销时限：

费用发生当月。

第三章报销单据归档要求及说明

第一条报销原始凭证的要求

（一）报销人应取得真实合法的原始凭证

1.有效发票至少需要印有两个章：

国家税务局或者地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。

2.财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；

3.邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；

（二）发票的真假辨别：

发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。

（三）经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（总额不超过报销金额的5%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；

（四）报销发票必须是当年度的，不得跨年度报销。

第二条费用报销单填写及票据粘贴要求

1.费用报销单于系统申请，务必需在申请内容里注明使用原因、具体时间、相关客户或供应商等信息，若属于交际应酬费、差旅费、市内交通费、办公费、运输费的，请将相应申请单据一并上传至附件。

2.报销票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致，大小不得超过报销单的大小。

3.报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。

第三条在一个预算期内（一个月），各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算部分不予报销。

第四章报销流程

第五章报销款发放时间说明

因公司目前业务量不大，故报销款原则上一月一发。

报销单据在每月25日前提交归档的，报销款将于次月10日发放。

超出25日的，将与次月报销款一同，于再次月10日发放。

第六章附则

第一条本制度为试行管理办法，后期会随公司实际业务及规模的变化而进行调整，届时此办法将进行更新。

第二条本制度从宣布之日起生效，解释和修改权属公司经营管理部。

发文单位：

财务部

发文日期：

2016-08-15

签核：