行政人事管理中心xx20XX年度工作总结总裁办 行政 人事 法务 企业文化.docx
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行政人事管理中心xx20XX年度工作总结总裁办行政人事法务企业文化
行政人事管理中心20XX年度工作总结
20XX年，是公司成立后即将迈入第10个年头的一年。
今年，行政人事管理中心在公司总裁的指导下，有顺了公司内部管理关系，改进并完善了公司多项工作流程及相关制度。
这一年是行政人事管理中心逐步提高行政人事管理水平的一年，更是公司逐步开展精细化管理改革的重要一年。
过去一年里，行政人事管理中心工作取得一定成效，现对各项重要工作进行总结如下：
一、紧抓制度建设，扎实公司管理的基础。
1.工程系统制度完善
工程管理是房地产企业的核心环节，关系到公司的质量信誉、成本控制、甚至发展命脉。
行政人事管理中心抓紧公司主要项目基本完成建设，在建项目仍未全面铺开施工的合适时机，积极推进制度建设，特别是工程类管理制度的建设。
在总裁的部署下，行政人事管理中心通过了解项目现场管理实际情况，指导并协助项目管理中心牵头，编制并试行了《项目工程现场管理制度》；通过了解并归纳工程验收过程中曾经出现的管理漏洞，指导并协助公司验收相关部门共同编制并试行了《项目工程质量验收标准》；通过归纳公司本部过往对工程内部管理上出现的职责划分不清、流程设置繁杂的现象，与项目管理中心、财务管理中心及预算合约部一并编制了《项目工程内部管理流程》；通过对工程类合同的整理及汇编，组织预算合约部及法务编制并试行了《合同管理办法》；针对公司图纸、施工方案、设计单位管理等方面存在的不足，协调原工程技术管理中心牵头编制了《工程设计管理制度》；因应公司管理制度的调整，相应调整了《项目工程内部管理表格》。
2.人事制度的完善
人才如珍珠，人力资源管理如线。
公司对人才的管理不在于把最大最好的珍珠买回来，而是要完善人力资源管理的机制，把一颗颗珍珠串起来，串成一条精美的项链。
否则，珠子再大也只是一盘散沙。
公司对人才的管理如果得当，制度的设置如果足够严密，就会像一条美丽的珍珠项链，看到的只是珍珠，而没有串连珍珠的项链；但如果公司人事制度的设置有漏洞，便如同珍珠项链断了线，轻则流失人才，重则影响整个公司的运作。
今年，在人事管理工作的开展中出现了物业管理公司的“***事件”，虽然物业管理公司是一间独立运作的公司，但其人事制度的设置很大程度上参照的是公司本部的相应制度设置，这让我们不得不反思公司现行人事制度设置上存在的不足。
在处理物业管理公司“***事件”期间，行政人事管理中心从完善人事管理及控制法律风险两方面积极给予物业管理公司支持。
通过对“***事件”的处理，行政人事管理中心总结公司人事管理上存在的漏洞，依据国家《劳动法》以及公司的实际情况，重新修订《人事管理制度》，广泛征求员工意见，发布OA并通过签名认可的方式弥补了之前相关制度设置的漏洞。
通过《人事管理制度》的完善，为公司之后因机构调整而实施的裁员奠定基础，有效杜绝了劳资纠纷的再次发生。
二、积极开展协调工作，做好公司机构运作的润滑剂。
1．理顺办文流程，提升办文效率。
公司的运作更多的时候体现在文件的上下行中，而文件的流转是否顺畅，办文效率的高低将直接影响公司的运作。
行政人事管理中心整理并编制了《呈文指南》，针对过往在文件流转中出现的呈文不规范、收发无登记，要素不齐、文件流失等问题，在工作实践中不断总结和改进方法，加强培训和个案指导。
在理顺办文流程时，行政人事管理中心一方面改进本部门对文件流转工作开展的合理性，提高自身办文水平，加强对专业类呈文的理解。
另一方面在对各部门日常呈文的初步审核中，尽量知道经办部门完善并提高其各自的呈文质量。
特别是涉及工程管理这类专业性较强的呈文，我们虚心向项目管理中心及预算合约部学习，将影响预结算的材料、工期、工艺、税务承担等呈文必备要点作为强制要求，归纳入《呈文指南》中。
通过对呈文的预审，有效减低公司日常呈批文件给总裁造成的审核工作量，保证公司决策层将有限的时间和精力尽可能多的放到公司宏观决策中。
行政人事管理中心20XX年全年合共处理上下行文件共计1786份。
计至20XX年12月18日。
2.规范文书和档案管理
古语云温故而知新，其实在公司成立10周年之际，除了展望未来，我们更应该先整理好公司的发展轨迹。
文书和档案的管理是一个公司经营的记录。
这种公司经营的记录除了能够简单反映公司发展的轨迹，更多的时候，还可以作为公司经营经验总结的基础材料。
我们可以从对公司历史发展轨迹的反思，通过对公司项目经营管理情况的回顾，了解公司过去的不足，明确公司发展中应解决的问题。
在过去的一年里，行政人事管理中心通过发布并执行《关于规范文书和档案管理的通知》，将公司文书和档案管理工作落到每个业务部门。
通过明确各中心档案管理员职责，明确文件归档和分类要求，为公司整体档案管理做好了基础梳理工作，提升了公司各中心档案管理的能力，杜绝了因档案管理职责不清而造成的档案遗失现象。
有效保证了公司工程结算资料及诉讼证据资料的调取，为工程管理部门与施工单位的结算谈判，以及公司法务通过诉讼维护公司合法权益提供有力的档案资料支持。
3.协调部门意见分歧，化解内部矛盾
对于一个目标明确的公司来说，每个部门对于公司在发展方向都应该有同样的认识，因此不同部门在开展工作的时候，大方向上都应该是一致的；但每个部门对同一件事情的认识很容易受到各自专业知识影响，进而做出不同的判断。
而基于这种不同的判断而实施管理手段往往很容易产生磨擦。
公司不同部门之间之所以会在公司事务上的出现磨擦，从另一个角度说，是不同部门各尽其责的一种表现。
而作为公司的协调部门，行政人事管理中心便应起着“润滑剂”的作用，减少部门间的磨擦，使各部门能更好地为发展目标而共同努力。
在过去一年中，对于公司部门间出现的小摩擦，行政人事管理中心从公司整体运营角度出发，充分听取各方意见，对于经办部门确实有实际操作难度的事件，向其他审核部门说明情况，遇到专业性强的协调工作，主动召集各方通过专题会议形式协调解决；对于审核部门发现的有损公司利益的事件，充分收集资料，通过向经办部门说明公司经营需要，耐心解释调整工作方法的必要性，基本保证审核部门的意见为经办部门所接受。
遇到无法通过协调解决的问题，充分收集各方意见，通过向公司总裁专项汇报的形式，由总裁作出最终裁决。
虚心向总裁学习裁决某一争议事项的思考模式，做好具体裁决内容的记录工作，并及时向争议各方说明裁决用以，同时跟进裁决相关落实工作。
通过过去一年的总结，得出协调工作的基本开展思路：
●对于各方达成的共识，应及时落实到纸质文件上。
如：
验收记录、专题会议纪要、呈批表。
●对于有文字材料记载和说明的事项，坚决按照文字资料执行。
●对于之前既无文字资料记载，当下又无法在短时间内解决的磨擦，以保证营运工作（特别是销售工作）开展为先，其次是财务工作（特别是结算及税务工作），同时充分考虑法律风险的控制和工程现场管理的实际情况。
●对于因经办部门无法实施而出现的磨擦，向各方做好解释工作并及时完结相关流程，避免流程的空挂。
三、做好后勤保障工作，降低公司行政成本
1.工商年审工作。
公司证照办理：
完成**、**、**、**、**、**、**、**、**等9家公司的工商、组织机构代码证年审工作。
补办了**公司外汇登记证及**公司**分公司的20XX年、20XX年度的年审。
办理了**公司的股东变更、**公司的股东、法人代表变更等工作。
将所有公司证照进行汇总及梳理，便于今后的日常管理，详见附件《20XX年度行政月度费用报表》。
2.OA系统工作。
实行了行政及物业两大部门无纸化办公，提高流程的流转速度及便于文件的跟踪；根据公司的架构调整，进行OA流程的调整及细化；完成系统内的账户增减；完成系统内的门户内容上传，如：
通知、简讯、资讯、文章等，实现部分资源的共享，同时减少纸质用纸，节约了成本。
3.网络通信管理工作。
完成**、**、**、**、**五间公司电话宽带新装、迁移、变更业务。
与中国电信签订《**补充协议》，有效减少公司在电信支出费用成本。
根据人员变动，调整网络线路，设置权限，并记录备案。
4.办公室水电及行政费用控制工作。
组织拟定了公司《20XX年行政办公费用预算》，合理控制和使用公司行政办公费用，定期对实际产生的费用进行比较，对重大差异进行分析及改善。
面对物价的上涨，既要满足需求又要控制费用，虽然压力很大，但依然竭尽所能，组织部门的同事对各项费用的开支进行合理的分配，截止至11月份，总行政费用控制在预算范围内，预计本年底可节约预算费用约50000元。
详细见附表《20XX年度行政费用月度报表》。
5.行政采购管理工作。
本中心承担大部分零散物资和办公用品类的采购管理工作，规范物品申购流程，采取月度计划管理，严格采购、库存、领用管理，基本满足了各中心的需求,并有效控制。
6.车辆管理工作。
加强对公司车辆的保养、维修、保险办理、相关费用的核算与支付工作，并对车辆费用消耗进行控制，确定了车辆安全管理守则，保障了全年车辆安全运营。
7.办公环境、设施管理工作。
与**清洁公司洽谈并签订新年度的保洁协议，由清洁公司派专人负责办公环境的保洁事宜，为员工提供一个舒适、干净的办公环境；对各办公设备的使用及时供给、保养及维修，保证公司日常办公需要。
负责制定公司行政性固定资产管理办法，依据各中心财产物资的需求，安排统一协调、购买，对企业行政性财产物资进行登记、造册、盘点，负责行政性财产物资的维修和保养。
近几个月办公椅的损耗比较大，为节省费用开支，组织部门同事进行维修，将不能维修的进行重新组合使用，变废为宝；
8.负责公司重大活动的筹备、组织实施工作。
组织策划了20XX年广东**“三·八茶话会”活动，协助完成“**”基金的颁奖活动；组织完成公司秋游活动；组织策划了“**公司成立十周年暨20XX年年会”活动。
9.配合性工作。
本中心积极配合各个中心的工作需求，包括**销售中心搬迁办公室、公司本部中心之间调换办公室、**项目部的电脑、局域网、电话调配及测试。
协助物业公司下属管理处的办公电脑、车场电脑、监控电脑维修维护。
协助解决我司的合作单位（**公司）在日常中的计算机方面的疑难杂症。
在必要时候携带公章外出协助其他部门办理各项事务。
确保公司的后勤保障运作正常，保证了公司各项工作的顺利开展；
四、有效开展人事管理，保障机构调整顺利实施
1.人力资源规划方面
根据公司指示，要求在短时间内完成减员增效工作，减员增效是公司20XX年度的计划，因其他原因一直延至20XX年10月份开始调整，由于受到国内外经济形势的影响，公司目前的组织已不能满足公司的现状，主要体现为架构臃肿、工作效率低、人力成本高。
为了准确地为公司的减员增效提供参考依据，在时间非常紧迫的情况下，通过查证资料以及向部门总监沟通和请教，通过大家的努力，终于完成了对公司现状的诊断，并提交了公司组织架构优化方案，协助完成了营运管理中心、开发拓展中心的合并、项目管理中心、技术管理中心、材料采购中心的合并，简化了工作流程，节省人力成本；对合并后的部门总监岗位分析，完成了总监级的人事任命发布；对于剩余的劳动力，本着和谐、低调的态度，加强与员工的沟通，平稳地完成了初步的减员计划。
2.招聘方面
20XX年度招聘量虽然不大，但人员配置要求高，招聘方面的工作主要是渠道的维护和珠宝公司的员工招聘；1、招聘方面：
**公司的用人要求非常的严格，要求有珠宝行业的工作经验，人品、经验相结合，招聘难度高，人事部广泛收集资料，尽可能地满足公司的需求。
2、招聘渠道的维护：
目前公司使用的招聘渠道主要是南方人才网络招聘、前程无忧招聘，20XX年度的招聘合同期即将到期，根据公司20XX年度的招聘量及效果，对南方人才招聘网及前程无忧进行的评估，南方人才网络更加适合公司的需求，由于增加倾城珠宝公司的人员招聘，20XX年度南方人才招聘合约增加了橱窗招聘功能，经过努力，完成了与南方人才招聘网的续约工作；暂停与前程无忧招聘网继约，20XX年度节约了招聘成本。
为了扩大招聘渠道，人事部走访了广州市海珠区、越秀区、白云区的人才市场，免费发布了公司的招聘信息。
3.培训方面
根据20XX年度培训计划，公司目前主要以内训为主。
1、培训效果总结：
20XX年度的培训主题主要突出了员工的职业道德、团队建设、营销技能、OA工作流程、安全意识、成本预算等方面的培训，还有部分员工通过自学方式不断地学习新政策新技能，公司内部举办全体员工培训共4次，培训效果评估合格率达90%以上，出勤率85%，课件教师满意度达90%，基本完成公司20XX年度的培训要求，公司的员工对学习还是非常的重视，一个企业的竞争力很大程度上体现在公司员工的学习力。
2、20XX年8月底组织一次员工培训需求调查，结合公司的培训现状，对员工培训需求作了汇总分析，经分析需改善的事项如下：
1）增加课堂气氛、互动；2）培训课件的适时宜，符合实际需求；3）培训时间妥善安排；4）员工心态培训（增加关怀）；在20XX年度，人事部将给予调整。
4.员工关系管理：
（1）员工异动情况：
20XX年度公司总部年初员工数为**人，年底员工数为**人。
部门
月份
营运管
理中心
项目管
理中心
财务管
理中心
行政人事
管理中心
备注
内容
入
离
调
入
离
调
入
离
调
入
离
调
1月份
2月份
3月份
4月份
5月份
6月份
7月份
8月份
9月份
10月份
11月份
12月份
合计
注：
年底比年初总部员工数减少**人，主要体现在安保人员、文员、销售人员方面的精减。
（2）员工用工及社保办理，员工福利的申请及发放工作。
A、目前**集团共有**家公司办理了社保登记证，人事部根据员工异动及时完成了各个月的用工备案、医保、社保申报，满足公司的需求，
B、春节、端午、中秋国庆双节，为体现公司对员工的关怀，人事部及时地向公司申请员工慰问金，并跟部门总监到项目现场进行一线员工慰问，增强了员工的归属感。
（3）员工沟通与关心
根据员工的需求，对离职的员工作离职前的面谈，对在职的员工作不定期的访谈，及时建立和谐关系！
（4）员工生日福利申请与发放。
五、20XX年度的评优工作。
在部门总监的指导下，在20XX年度的评优工作中结合绩效考核的方式，由于公司各岗位的职责没有细分，具有工作指标不够明确，在20XX年评优活动中主要通过基本的工作要求进行评比，由各部门负责自主发挥非专业人力资源管理职能，优秀普通员工的评定由各部门自行确定，优秀经理及先进集团由公司各部门参与评定，基本按要求完成了20XX年度评优工作，为公司下一年度的绩效考核工作垫定基础。
六、部门制度的建设与完善
在行政人事中心领导的支持和帮助下，人事对部门的制度进行梳理，对原有的人事管理制度进行修订，结合各部门的意见，完成了人事管理手册的修订，并上传OA试运行，为公司的管理提供了依据。
七、员工档案资料的管理
建立员工纸质档案和电子档案，有效的人事档案管理对分析公司内人力资源状况是否适应单位的改革与的要求，人才工作计划制定是否合理、实施是否顺利等方面发挥着重要作用，通过分析人事档案信息，公司整体的人才储备状况，结合人事流动的档案信息，预测公司人才的需求状况，从而有效科学的制定人力资源计划，为公司领导的决策提供可靠的依据。
人员档还需进一步细分完善，建立完善的档案目录。
a）行政事务方面
1、核对工商管理资料；对目前公司的工商证件信息进行核对汇总整理，修正了部分填写错误，随时关注工商年检、延期、变更的时限，关注新政策，为下一年度工商事务办理提供准确依据。
2、工商事务办理：
处理20XX年度集团所有公司的年检、工商变更、历年工商手续补漏等工作。
3、协助企业文化建设。
五、控制法律风险，降低公司经营法律风险
1.参与公司实际经营，使法律风险的控制能够做到防微杜渐。
就像在商业运作中每一步都应充分考虑投入与回报一样，在中国这样一个法治化社会里面，公司经营时所做出的每一个决定都应充分考虑其法律风险系数。
一味的追求高回报，不计商业风险很容易给公司经营造成巨大得经济损失；同样的，不计法律风险而任意实施经营手段将很容易给公司造成巨大的法律风险。
法律风险可以表现在某一个重要决策中，但更多的时候，其表现在日常经营活动的各种细节中。
对于某一事项的决定可能其本身法律风险并不大，但一旦结合了该事项的发生的背景及环境，结合了事项发生的相对人，其便很有可能通过一系列的细节，引发重大法律风险。
这便要求公司在日常经营的细节中注意法律风险的控制。
行政人事管理中心安排并培养有较强法律意识的员工任总裁秘书一职，便是出于增加把日常所有上下文法律放线把控的考虑。
同时，通过该职位对总裁办公会议的旁听和记录，力求使得公司在作出经营决策时，能够多一份控制法律风险的思考。
同时，行政人事管理中心在初步审核并处理公司几乎所有经营文件时，都同时加强了文件合法合规性的审核，使得公司法律风险的防范能够做真正到防微杜渐。
2.与公司外聘法律顾问密切配合，做好合同的审核和执行工作。
公司的经营很多时候体现在合同的制定和执行中。
行政人事管理中心通过与外聘法律顾问讨论所有合同文书的签署及执行情况，在公司经营需要与法律风险控制的博弈中，摸索出一条既保证经营需要，又能有效控制法律风险的道路，即：
在合同签署前：
●如果公司处于合同谈判优势地位置，便尽量通过合同条款的明确约定，细化各方责任，使得日后的经营活动的开展能够尽量做到按约定执行。
●对于公司处于合同谈判的不利地位时，尽量要求经办部门更换合同相对人，如果实在无法更换合同相对人，便在合同条款的设置上尽量使用较稳委婉的措辞，但必须保证公司的合法权益受到足够的保护。
●如果遇到合同的相关条款因原则性冲突而无法达成一致时，坚决提出反对意见，并将反对意见明确写明在呈批文件中。
在合同执行时：
●遇到合同有明确约定的情况，应尽量按原合同约定执行；如果按照原合同约定将可能对公司造成损失的，主动向合同相对方做好解释工作，并及时签订补充协议。
●遇到合同约定不明时，通过主动编制补充协议的形式，先对公司利益进行明确约定，再与合同向对方在我方起草的补充协议基础上开展谈判，争取主动。
●对于公司存在违约的情况，及时向经办部门了解违约情况，收集对公司有利的抗辩事由及相关证据材料，同时要求经办部门做好解释工作，尽量避免出现诉讼风险。
行政人事管理中心20XX年全年合共审核合同、解除合同通知书、补充协议等和同类文件179份。
计至20XX年12月18日。
3.必要时，通过诉讼途径维护公司利益。
对于损害公司利益的事件，主动收集并组织诉讼资料，在必要时通过诉讼途径维护公司合法利益。
在过去的一年中，公司完成了**纠纷案”成功收回了**商铺的经营权；通过**案”成功收回了**商铺的经营权；通过**合同纠纷案”成功为公司收回物业管理费损失**余元。
与物业管理公司积极配合，通过诉讼资料的积极收集以及相关情况的及时透露，有效震慑了**单元业主**的嚣张气焰，使其最终全额缴交了欠缴的物业管理费。
五、开展企业文化建设，凝聚公司向心力
1.奖罚分明
处罚要做到迅速而坚决。
对于社会的管理，需要惩恶扬善，这样才能形成良好的社会风气。
同样的，对于公司的管理，也要奖罚分明，这样才能营造良好的公司氛围。
对于公司内部的不良风气，如果不及时加以惩治，公司的管理效率将难以提升。
过去一年里，***茶业礼品城项目的物业管理工作曾经出现公司部分决策无法有效执行的情况。
经调查，发现当时的物业管理处主任***存在重大失职。
发现问题后，行政人事管理中心站在公司整体利益的角度，在总裁的批准下，立即对该员工做出了开除决定。
同时，针对本次事件，在OA上发布《关于开除***的决定》，及时通报事件经过。
奖励要做到分明而有道。
行政人事管理中心深知要营造优良风气，除了及时纠正公司不良作风外，更重要的是通过合理的奖励，引导广大员工，在公司内部营造积极向上的氛围。
为配合档案管理工作的有效开展，行政人事管理中心在开展档案检查的同时，开展了优秀部门档案管理员的评选。
通过评选，项目管理中心的**及原技术管理中心的**获得了20XX年优秀部门档案员称号。
为使优秀部门管理员的奖项设置让员工感觉更加实在，行政人事管理中心特意向公司申请了200元以示激励。
2.营造学习氛围
我国政府提倡打造学习型政府，学习型社会，因为只有不断学习，才能在这样一个知识爆炸的社会中身存。
作为一个在讯息万变的商场中参与角逐的公司，同样需要有不断学习，与时俱进的素质。
为了配合公司的发展，同时满足员工素质全满提升的要求，行政人事管理中心在OA上开辟了“学习园地”并发布了14篇涉及不同领域的专业知识。
当然对于一年的时间，14篇文章算不了什么，但对于一个员工百余人的公司，每篇文章都有超过50人的阅读量足以说明公司员工对知识的渴求。
“学习园地”的开辟是一个尝试，这样一个简单的尝试便能得到公司广大员工的认同，激励行政人事管理中心在接下来的工作中继续推进学习氛围的营造工作，为使公司最终形成更加主动的学习氛围而努力。
3.积极开展培训工作
如果说学习氛围的营造是环境建设，对于行政人事管理中心来说，培训工作的开展才是营造起来的优良环境中的主要内容。
过去一年里，行政人事管理中心组织了以下几项培训：
为增加女性员工交流，3月8日组织全体女性员工开展“魅力女性快乐巾帼----**三·八茶话会”，开展“干得好不如嫁得好”及“我最想对***说……”两个话题讨论，充分了解女性员工心理状态。
为弘扬正确的人生观、价值观、职业道德观，4月27日开展“职业道德教育”，通过对良好人生观、价值观的剖析，引导员工建立正确的职业道德观，使员工能够发自内心的爱工作，爱公司。
为开展团队建设，5月26日组织全体员工到**拓展基地开展野外拓展培训。
提升员工团队意识，凝聚员工向心力。
4.适度开展文体活动
无论是工作，还是生活，都要做到劳逸结合。
只有合理安排休闲文体活动，才能帮助员工更好的投入到工作中来。
大部分的员工每天都处于相对密闭的工作环境中，每天上班、下班都是在机械式的时间里度过，长此以往，员工的身心很容易被负能量占据。
过多的负能量积聚容易造成工作状态低迷，工作效力低下。
组织文体活动除了能够使员工放松身心，更重要的是可以在员工放松身心的时候，从另一个角度观察每一位员工的表现。
11月10日，行政人事管理中心为丰富员工文体活动，在综合考虑公司年度业绩的基础上，组织全体员工开展了**秋游烧烤活动。
在活动的策划与组织中，行政人事管理中心耐心观察每一位员工的表现，对于每一个分项工作的安排和执行，都会在不经意间从侧面反应出员工对公司决定的理解能力，反映出员工的责任心。
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