办公室管理制度.docx

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办公室管理制度

办公室管理制度

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

一、公司办公室主任为本制度的第一责任人

二、文件收发规定

第一条公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，办公室审核，总经理签发。

第二条文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。

第三条文件和原稿，由办公室档案室分类归档、保存备查，文件的归档范围按公司“伏尔特技术有限公司文件归档范围”的规定执行。

第四条属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围，秘密文件按“涉密范围及规定”，由专人印制、报送。

第五条文件统一由办公室负责发送。

送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。

秘密文件由专人按核定的范围报送。

第六条外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。

由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。

第七条传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件办公室应及时组织传达和落实。

第八条文件需要各部门及公司相关领导流转或签署意见的需要填写“文件流转单”。

往来信件登记表

类别

日期

信件发送地址及邮编

电话

收件人

发/接人

办理人

收

发

收

发

收

发

收

发

收

发

收

发

收

发

收

发

收

发

收

发

收

发

收

发

三、公司邮件、信函收发制度

第一条全公司邮件、信函等由办公室负责收发。

第二条．

第三条外发邮件、信函要求。

1．各部门因公需外发邮件、信函，经办人员应于每天下午15点以前将发送物品及信件送到办公室，并填写“往来信件登记表”。

2．每天下午15：

30点以前，公司办公室将当日外发邮件、信函送出。

第四条外来邮件管理

1．外来邮件办公室负责签收分发，有具体收件人及部门的邮件交收件人及部门，办公室不得拆封，没有明确或清晰的收件人及收件部门的邮件办公室方可拆封，在明确其内容及目后送交相关部门及人员。

在签收外来文件时，收发人员均需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁文件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2．凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由办公室通知收件人到办公室当面签收。

3．公司一般邮件、信件和公司内职工私人信件，由办公室登记后，在公示牌公示，接收部门及接收人到办公室领取。

4．公司重要往来邮件、信函，办公室登记后应及时送交接收部门及接收人并在“往来信件登记表”登记。

5．不论公私邮件，办公室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误；对外来信件应检查封口、邮戳，如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映查明原由。

6．凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在办公室通知发出后，应随即到办公室领取邮单，并及时处理，超期罚款，办公室概不负责。

四、公司文件管理规定

（一）总则

第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：

上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

第三条按照公司“文件归档范围“归档，按照公司“涉密范围及规定”报送、查阅、复印、传递、保管。

（二）收文的管理

第四条公文的签收

1．公司外来文件在没有明确签收人及部门均由办公室人员登记签收，有具体收件人及部门的文件交收件人及部门办公室不得拆封，收件人及收件部门不清和没有明确收件人及部门的办公室方可拆封，在明确其内容及目后送交相关部门及人员。

在签收外来文件时，收发人员均需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁文件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

第五条公文的编号保管

1．办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件传阅单”，并分类登记编号、保管。

须由公司领导亲启文件，领导启封后也应，分别交办公室办理正常手续。

2．外出人员开会带回的文件及资料应及时送交档案室进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条公文的阅批与分转

凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即办。

第七条文件的传阅与催办

1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交档案室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。

如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4．文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。

5．办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。

不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

（三）发文的管理

第八条发文的规定

1．公司上报下发正式文件的权力集中于办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向办公室提出“发文申请”，并将文件底稿交办公室审核。

办公室同意发文，则由办公室按部门设置与分工统一归口以伏×字发文。

3．对公司影响较大，涉及两个以上领导分管范围的文件，须由总经理批准签发。

其余文件均由分管领导批准签发。

第九条发文的范围

1．凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2．公司下发文件主要用于：

（1）公布全厂规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关全厂的重大事项。

3．公司上行文、外发文主要用于：

（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2）同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

4．在公司日常生产、技术、经营管理，中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5．凡各部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

6．各部门与外单位发生的联系，需要发文、发函的须填写“发文申请单”，附文件底稿交办公室报公司主管领导签字批准后，方可用公司的名义对外发文、发函，不得未经批准用公司名义发文。

（四）发文程序与要求

第十条发文程序规定：

1．各部门需要发文，拟办人员填写“发文申请表”，附文件底稿，部门经理签字后交办公室审核；

2．办公室审核后交主管领导审阅并签署意见，确认同意发文后，交公司总经理签字发文。

发文申请表

申请部门

日期

发文名称

表格用途

拟办人员

部门经理

办公室审核

主管领导意见

总经理审批

3．草拟文稿必须以国家法律法规、公司规章制度、领导指示或工作实际需要草拟文件初稿；从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4．文稿拟就后，拟办人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟办部门与拟办人，并签名、标定日期和密级；

5．办公室应根据公司的要求、规定，对文稿进行审查和修改。

对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

6．经办公室审查修改后的文稿，送拟办人核稿（对文稿内容、质量负责）；

7．对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟办部门重新誊写清楚；

8．经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号打印；

9．文件打印清样，应由拟稿人再次校对，校对人员应在发文稿上签名；

10．文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，办公室不得盖印分发。

（五）文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写“文件借阅单”，对有密级的文件须主管领导同意后方可借阅。

第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。

任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第十三条办公室对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作，（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。

如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

（六）文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围

1．办公室负责：

（1）上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

（2）公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3）公司办公例会、生产销售协调会、专题会议等记录；

（4）国家颁布的各类与公司运营相关的法律、法规；

（5）有保存价值的来信。

来访记录及处理结果；

（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等；

（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料。

（8）反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及领导工作等的音像制品；

（9）公司日志和大事记；

（10）公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2．技术部负责

（1）技术类文件。

（2）技术类资料。

（3）公司下发的各类指示、文件、通知、部门内部的各类会议记录。

（4）上级机关与公司技术工作相关的来文来函的复印件。

（5）国家颁布的技术相关的法律法规复印件。

3．质管部负责

（1）公司产品的质量检验记录。

（2）公司产品相关的国家标准、行业标准、企业标准。

（3）公司下发的各类指示、文件、通知、部门内部的各类会议记录。

（4）上级机关与公司产品质量工作相关的来文来函的复印件。

（5）国家颁布的产品质量相关的法律法规复印件。

4．生产部负责

5．物流中心负责

第十六条立卷要求

1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2．立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。

6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备