大型会议活动流程及操作手册32页.docx
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大型会议活动流程及操作手册32页
2012华融湘江银行2周年庆
晚宴及论坛活动
执行手册
总体操作手册
荣誉会地点:
金凯悦酒店
英雄宴地点:
金凯悦宾馆
活动时间:
2011年7月9日
参会人员:
领导:
李董、赵总及随行人员,分公司总经理室,各部门长
分公司:
前线部分员工
机构:
机构总及营销培训负责人
业务员:
李董有约入围业务员,上半年新晋升主管(04、05、06、08),南阳A大队全体人员,各机构A大队入围英雄宴人员,新机构业务员,南阳外勤30名
“李董有约”工作组
会议总指挥:
周总
会议总督导:
罗亮经理
荣誉会主持人:
周总
英雄宴主持人:
欧利敏、崔志刚(暂定)
策划:
朱文婕、李开明
场控组
组长:
罗亮
组员:
李开明马德化崔洪武(培训部)钱志刚(南阳)
节目组
组长:
欧利敏
组员:
李海蒂(南阳)
礼仪组
组长:
朱文婕
组员:
金艳杰王策(南阳)徐艳丽
设计制作组
组长:
牛志伟
组员:
张瑾(行政部)史翔
资料组
组长:
徐艳丽
组员:
钱慧朋欧利敏
后勤组
组长:
陈臻
组员:
姜华钱志刚(南阳)
礼仪人员(6名,人员待定):
丁丽丽(财务)李玉琳(财务)楮俏颖(客服)
全体工作人员均协助设计组参与7月8日—9日上午的会场布置工作。
✧活动议程:
时间
流程项目
工作组
13:
30—14:
00
业务员入场
场控组、礼仪组、节目组、资料组
14:
00—14:
05
领导入场
礼仪组、资料组、节目组
14:
05—14:
10
少儿手语舞《感恩的心》表演
资料组、节目组
14:
10—14:
20
主持人出场,介绍参会嘉宾、领导及各系列业务员
资料组、节目组
14:
20—14:
25
主持人宣布大会正式开始,全体起立,齐唱司歌、司训
资料组
14:
25—14:
35
卢总为大会致辞并作豫南成长汇报
礼仪组、资料组、节目组
14:
35—15:
05
优秀业务员表彰
礼仪组、资料组、节目组
15:
05—15:
20
优秀代表发言(平顶山:
金建敏)
礼仪组、节目组、资料组
15:
20—17:
20
李董演讲
礼仪组、节目组、资料组
17:
20—17:
25
为李董献礼
礼仪组、节目组、资料组
17:
25—17:
35
赵总致辞
场控组、礼仪组、节目组、资料组、设计组、后勤组
17:
35—17:
40
全体参会人员共跳手语舞《平安到永远》,主持人宣布会议结束
场控组、资料组、设计组、后勤组
17:
40—18:
10
分机构与领导合影留念
场控组、资料组、礼仪组、后勤组、设计组、节目组
18:
10—18:
20
全体集合安排前往英雄宴会场车辆
礼仪组、后勤组、场控组
18:
20—18:
50
由南阳机构车辆引领车队共同前往南阳宾馆参加晚宴
后勤组、礼仪组
18:
50—19:
20
晚宴业务员入场
场控组、设计组、礼仪组、资料组
19:
20—19:
25
领导入席
礼仪组、节目组、资料组
19:
25—19:
45
主持人开场,进行节目表演
节目组、资料组、礼仪组、后勤组
19:
45—19:
55
卢总致祝酒辞,并邀请李董及各位领导上台共同开启香槟庆祝
礼仪组、场控组、资料组、后勤组
19:
55—20:
55
晚宴开始,进入自由敬酒阶段
资料组、场控组、后勤组
20:
55—21:
10
晚宴结束,领导返回酒店休息,各机构安排返程事宜
全体
✧会议流程操作剧本
13:
30业务员入场:
1、各系列业务员在机构总的带领下,提前在会场外列队,由机构总协助礼仪引领业务员按次序进入会场;
2、入场后,由欧利敏带领统一练习欢迎领导的掌声、口号和手语舞《平安到永远》;
3、业务员入场时循环播放暖场音乐——《平安到永远》,投影打出会前暖场片,灯光全亮;同时准备好领导入场时播放的欢迎音乐;
4、此时领导在贵宾休息室休息;
5、参与小组:
场控组、礼仪组、节目组、资料组
14:
00领导入场:
1、全体业务员准备完毕后,由礼仪到贵宾休息室引领李董及各位领导进入会场;
2、欧利敏幕后音宣布领导的到来,全场配合掌声、欢迎口号;
3、播放入场音乐,投影片打出欢迎李董的标题,全场灯光亮;
4、做好手语舞《感恩的心》音乐及衔接片准备,李海蒂带领演员做好出场准备;
5、参与小组:
礼仪组、资料组、节目组
14:
05少儿手语舞《感恩的心》表演:
1、领导入座后,灯光变暗,演员出场后,灯光聚焦主席台,音乐起,演出开始;
2、投影片打出欢迎李董的标题;
3、做好主持人出场音乐及衔接片准备;
4、参与小组:
资料组、节目组
14:
10主持人出场,介绍嘉宾、领导及参会业务员:
1、手语舞表演结束后,灯光变暗,演员快速退场,然后灯光逐渐变亮,配合主持人出场音乐,周总出场,全场掌声起;
2、音乐渐停,周总介绍参会嘉宾、领导,全场配合掌声;
3、随后依次介绍参会的各系列参会业务员方阵:
南阳优秀代表——平顶山优秀代表——许昌优秀代表——漯河优秀代表——南阳A大队——周口、商丘新机构代表,同时各区域方阵由领队带领全体起立进行口号展示;
4、投影片打出欢迎李董的标题;
5、欧利敏提前准备好司歌、司训及衔接片;
6、参与小组:
资料组、节目组
14:
20大会开始,司歌、司训:
1、参会人员介绍完毕,周总宣布大会正式开始,全体起立,齐唱司歌,背诵司训;
2、投影片打出欢迎李董的标题,灯光全亮;
3、准备好卢总出场音乐及灯片;
4、参与小组:
资料组
14:
25卢总致辞并作工作汇报:
1、周总宣布全体坐下,串词引出卢总上台致辞,音乐响起,全场掌声;
2、礼仪按礼仪操作手册要求引领卢总上下主席台;
3、灯片打出卢总致辞衔接片,并配合卢总讲话播放《豫南成长》;
4、准备好业务员表彰环节的衔接片及表彰音乐;
5、礼仪做好表彰环节准备;
6、参与小组:
礼仪组、资料组、节目组
14:
35业务员表彰:
1、卢总演讲完毕后,周总串词,引出表彰环节,按照预先制定的表彰流程进行表彰;
2、配合播放颁奖音乐及表彰衔接片;
3、准备好金建敏发言时的衔接片及上场音乐;
4、参与小组:
礼仪组、资料组、节目组
15:
05金建敏发言:
1、颁奖完毕,周总串词,进入金建敏发言环节,礼仪引领;
2、播放金建敏出场音乐及衔接片;
3、准备好李董出场音乐及衔接片;
4、礼仪做好引领李董上场的准备;
5、参与小组:
礼仪组、节目组、资料组
15:
20李董演讲:
1、金建敏入座后,周总隆重推出李董上台演讲,全场热烈掌声;
2、播放李董出场音乐及衔接片;
3、礼仪做好引领,并为李董准备饮用水;
4、在李董演讲即将结束时,礼仪做好献礼准备,同时准备好献礼音乐及衔接片;
5、参与小组:
礼仪组、节目组、资料组
17:
20为李董献礼:
1、按预定流程献礼;
2、播放献礼音乐及衔接片;
3、做好赵总上场音乐及讲话衔接片;
4、参与小组:
礼仪组、节目组、资料组
17:
25赵总致辞:
1、李董就座后,周总串词,请赵总讲话,全场掌声,并响起赵总出场音乐;
2、礼仪引领;
3、准备好《平安到永远》音乐及结束灯片;
4、做好退场及合影准备;
5、提前前往晚宴地点做好准备工作;
6、参与小组:
场控组、礼仪组、节目组、资料组、设计组、后勤组
17:
35会议结束:
1、赵总就坐,《平安到永远》音乐响起,周总串词,导入结束语,请全体随音乐共跳手语舞《平安到永远》;
2、宣布会议结束,准备退场合影留念;
3、准备合影场地;
4、参与小组:
场控组、资料组、设计组、后勤组
17:
40分机构合影并退场:
1、按预定流程合影留念并退场;
2、场外安排好前往晚宴地点车辆;
3、参与小组:
场控组、资料组、礼仪组、后勤组、设计组、节目组
18:
10前往英雄宴会场车辆安排及机构返程人员安排:
1、按预定流程,所有参加英雄宴人员统一登车,领导在贵宾室稍作休息;
2、各机构返程人员按原计划行动;
3、钱志刚做好车队引领准备;
4、参与小组:
礼仪组、后勤组、场控组
18:
20车队前往英雄宴会场:
1、所有人员全部上车后,礼仪引领李董及各位领导乘车;
2、钱志刚带领车队前往英雄宴会场;
3、车队注意保持队形;
4、参与小组:
后勤组、礼仪组
18:
50晚宴业务员入场:
1、酒水及凉菜提前摆放;循环播放背景音乐;
2、按预先安排座次引导业务员就坐;
3、礼仪引领李董及各位领导在贵宾室稍作休息;
4、参与小组:
场控组、设计组、礼仪组、资料组
19:
20领导入席:
1、主持人宣布领导到来,礼仪引领,全场掌声及欢迎音乐;
2、节目做好准备;
3、参与小组:
礼仪组、节目组、资料组
19:
25节目表演:
1、领导入席后,音乐停止,主持人串词,引出节目表演;
2、按预先顺序进行节目表演;
3、准备好香槟塔及香槟;
4、参与小组:
节目组、资料组、礼仪组、后勤组
19:
45卢总致辞,并邀请李董及各位领导共同开启香槟:
1、主持人串词,请卢总致辞,全场掌声及音乐;
2、卢总致辞完毕,按预定流程进行开启香槟仪式;
3、准备好热菜,及酒水、音乐;
4、参与小组:
礼仪组、场控组、资料组、后勤组
19:
55自由敬酒阶段:
1、循环播放背景音乐;
2、注意拍照;
3、做好酒水的供应及上菜速度的掌控;
4、参与小组:
资料组、场控组、后勤组
20:
55晚宴结束:
1、安排车辆,领导返回酒店休息(南阳金凯悦);
2、各机构返回;
3、分公司参会人员返回;
4、工作人员做好收尾工作;
5、参与小组:
全体。
会场布置操作手册
参加人员:
全体工作人员
总指挥:
罗亮经理
场外——场控组
1、酒店正门条幅悬挂;会议厅及宴会厅正门的条幅悬挂;
2、停车区域划分并摆放指示牌;
3、各通道及拐角处指示牌的摆放;
4、红地毯的摆放。
场内
主席台——后勤组、设计组
1、主席台鲜花及绿色植物装饰;
2、演讲台台花及司旗布置;
3、背景喷绘的悬挂;
4、主席台条幅悬挂,四周墙壁条幅悬挂。
台下布置——资料组、节目组、酒店工作人员
1、桌椅摆放;
2、纯净水摆放;
3、领导席纸笔摆放;
4、各区域指示牌的放置;
5、领导桌牌的放置;
6、英雄宴桌牌放置。
奖品摆放——礼仪组
礼仪站位——礼仪组
设备调试——场控组、资料组(包括电脑,音响,投影仪、灯光)
场控组操作手册
组长:
罗亮
组员:
李开明、马德化、崔洪武(培训部)钱志刚(南阳)
具体工作
一、会前准备:
工作项目
负责人
协助人
完成时间
重点注意事项
荣誉会及英雄宴场地确认
李开明
6月26日
1、与酒店联系,确认会议当天无其他单位预定;
2、与酒店沟通,提供荣誉会及英雄宴会前贵宾休息室;
3、确定会场合适的合影场地,并与酒店沟通,能否提供合影所需的钢架。
荣誉会及英雄宴场地现场确认,菜单审核。
罗亮
李开明
7月2日
费用预算
李开明
6月26日
机构往返南阳交通费、参会人员午餐、晚餐餐补的测算和下划
李开明
7月10日
1、平顶山、许昌、漯河业务员均需分两批返回机构,故需要包两辆车;
2、各机构参会人员7月9日午餐及下午不参加晚宴的人员晚餐机构均自行解决,分公司统一按每人20元下拨费用;
3、交通费及餐补均在活动结束后统一下划。
荣誉会现场座次安排
李开明
崔洪武
6月30日
1、参会领导在中间前排;
2、荣誉会现场分六大业务员方阵:
南阳A大队方阵,各机构方阵(4个),新机构代表方阵,其中中间两个方阵为南阳A大队方阵和上半年人力目标达成最好的方阵,其他方针在两边按人力目标达成依次排列;
3、参加英雄宴的业务员在各方阵的最前排;
4、各方阵前放置明示牌;
5、制作具体的座次图。
英雄宴座次安排
李开明
马德化、崔洪武
6月30日
根据参加英雄宴人员名单进行座次安排,每桌8-10人,共16桌,明确每桌的人员名单,并协助设计组制作餐桌桌牌。
制作详细的座次图,并列明名单,通知各机构。
各机构确认总领队
李开明
马德化
6月30日
各机构总领队负责事项:
2、会议入场前的组队,并协助工作人员组织入场、退场、合影等环节;
3、会议当天本机构业务员午餐,不参加英雄宴业务员晚餐、及往返机构的车辆安排;
4、参加会议准备工作的一切会议。
确认荣誉会现场各方阵的领队
李开明
马德化
6月30日
各方阵领队的职责:
1、协助本机构总领队组织入场、退场及合影;
2、在主持人介绍参会业务员方阵环节带领本方阵业务员进行口号展示。
会议工作组成立及会议总体操作手册的制定与下发
罗亮
李开明
6月27日
1、确定各工作组组长及组员,明确会前、会中、会后工作;
2、制定各工作组的总体操作手册并下发;
3、定期召开工作组会议。
制定详细的进场流程
李开明
马德化、崔洪武
6月30日
流程重点:
1、业务员由各机构总领队和各方阵领队负责,在会场外列队,此时各部门长和机构总进入会场就坐;
2、各方阵按照南阳A大队—四家机构(按上半年人力达成排名顺序)—新机构代表依次由工作人员引导入场;
3、此时,李董及各位领导在贵宾休息室休息;
4、详细安排制定具体进场流程。
制定详细的荣誉会退场及合影流程
李开明
马德化、崔洪武
6月30日
流程重点:
1、荣誉会主持人宣布结束后退场顺序及合影顺序;
2、各机构的合影顺序:
南阳A大队—四家机构(按照上半年人力目标的达成排名)—新机构;
3、各机构需要提前上报各方阵合影时的具体站位图:
英雄宴人员在领导后第一排,其他人员按身高排列;
4、合影结束后,返程人员如何安排?
参加晚宴人员在何处集合乘车?
5、详细安排制定具体退场及合影流程。
荣誉会会场(金凯悦酒店)至英雄宴会场(南阳宾馆)路线踩点
李开明
钱志刚、马德化
7月7日
1、制定合适的交通路线:
距离短,道路宽敞,道路两侧环境好;
2、实地测试该路线在18:
00—19:
00交通状况和具体用时。
制定会议纪律
李开明
崔洪武
6月30日
着装、报到时间、进退场纪律、现场纪律
确定提前进驻南阳的会务组人员及名单
罗亮
6月30日
全体彩排
罗亮
李开明
7月8日
7月8日上午9点,全体工作人员到达南阳机构(包括各组成员、营销部其他参会员工、礼仪、演员)召开全体会议,进行最后的现场安排,然后进行整体彩排。
二、会中执行
工作项目
负责人
协助人
完成时间
重点注意事项
入场组织及引导
李开明
马德化、崔洪武
7月9日
1、严格按照进场流程组织进场;
2、与礼仪组共同配合。
会议退场及合影组织
李开明
马德化、崔洪武
7月9日
1、严格按照退场和合影流程组织;
协助后勤组组织乘车前往英雄宴场地
李开明
马德化、崔洪武
7月9日
所有参加英雄宴人员统一乘车
组织英雄宴业务员入场
李开明
马德化、崔洪武
7月9日
按照预定座次引领业务员就坐
协助礼仪组及后勤组做好香槟开启仪式的准备工作
李开明
马德化、崔洪武
7月9日
协助后勤组做好晚宴的拍照工作
李开明
7月9日
晚宴结束,清点物品
李开明
马德化、崔洪武
7月9日
三、会后工作
5、物品整理,本组费用清点;
6、整体费用的清算。
节目组操作手册
组长:
欧利敏
组员:
李海蒂(南阳)
一、会前准备
工作项目
负责人
协助人
完成时间
重点注意事项
南阳少儿手语舞《感恩的心》演员选定
欧利敏
李海蒂
6月30日
1、南阳机构在业务队伍中选择业务员本人或其亲友的子女10名;
2、5—6岁儿童,男女各半,身高一致;
3、6月30日中午12点之前上报表演少儿名单(含身高、性别、年龄、推荐业务员姓名)、表演儿童集体合影(前后两排、男女各一排)。
豫剧精选唱段筛选
欧利敏
6月30日
1、各机构在业务队伍自行海选后分别上报参选节目,由分公司审核并最终确定当日演出节目一个;
2、表演时间10分钟以内,自带伴奏碟,着戏服等专业配套装束表演;
3、6月30日中午12点之前上报唱段名称、时间长度、演员名单、演员演出照(化妆并着戏服)。
南阳代表节目
欧利敏
李海蒂
6月30日
1、南阳机构在业务队伍中自行海选后上报;
2、表演时间5分钟左右,非团体表演、非手语舞,人员2人以内,自带伴奏碟;
3、6月30日中午12点之前节目名称、时间长度、演员名单、演员演出照(化妆并着演出服)
南阳少儿手语舞《感恩的心》教授与排练
欧利敏
李海蒂
7月7日
1、由欧利敏及李海蒂具体安排教授及排练事宜;
2、7月7日之前熟练掌握,8日统一彩排;
3、演出服装费用分公司统一下拨。
荣誉会结束环节全体共跳手语舞《平安到永远》的流程
欧利敏
6月30日
明确此环节如何与前一个环节及退场合影如何衔接,主持人如何串词,制作简易流程,并通知个机构演练。
豫剧精选唱段及南阳代表节目排练的督导
欧利敏
李海蒂
7月7日之前
1、在7月7日之前每日督导节目的排练情况;
2、7月8日,统一彩排。
二、会中执行
工作项目
负责人
协助人
完成时间
重点注意事项
节目准备
李海蒂
7月9日
根据具体会议流程,提前一个环节做好节目的催场工作
荣誉会开场前,掌声、口号及手语舞的练习
欧利敏
7月9日
充分调动现场气氛
荣誉会领导入场时,引导业务员欢迎
欧利敏
7月9日
采用幕后音
荣誉会灯光、音乐及灯片配合
欧利敏
7月9日
英雄宴灯光、音乐的配合
李海蒂
7月9日
会中配合礼仪组做好相关工作
欧利敏
李海蒂
7月9日
所有节目表演完毕后,由朱文婕统一安排,协助礼仪组工作。
三、会后工作:
道具,演出服装归还,本组费用清点
礼仪组操作手册
组长:
朱文婕
组员:
金艳杰王策(南阳)徐艳丽
一、会前准备
工作项目
负责人
协助人
完成时间
重点注意事项
会议礼仪人员选定
朱文婕
王策
6月30日
1、要求身高165,身材适中,气质较好,最好不戴框架眼镜的美女;
2、计划6名礼仪;
3、请各部门提供备选人员。
礼仪服装的租赁
金艳杰
7月2日
制定礼仪人员具体工作流程
朱文婕
徐艳丽、金艳杰
7月1日
1、礼仪站位;
2、领导的接待;
3、礼仪各环节的引领(领导入场、领导讲话、颁奖、献礼、开启香槟);
4、礼仪服装费用统一有分公司承担。
制定表彰流程
徐艳丽
金艳杰
7月1日
1、表彰上台次序,如何上下台;
2、分为几组上台,每组几人,礼仪如何引领;
3、获奖证书的提前摆放;
4、各个层次受表彰的人员由谁颁奖,奖品如何呈上;
5、颁奖嘉宾如何引领;
6、颁奖后与颁奖嘉宾的合影过程。
为李董献礼流程
朱文婕
徐艳丽、金艳杰
7月1日
1、献礼的时机,主持人如何衔接到献礼环节,需要与主持词配合;
2、由谁献礼,礼品如何呈上,礼品如何展示,礼品展示完毕如何收存;
3、献礼嘉宾的引领,献礼结束后如何引领领导下台就坐;
4、提前与行政部陈臻经理沟通,确认礼品的形式。
英雄宴开启香槟的流程及礼仪工作
朱文婕
徐艳丽、金艳杰
7月1日
1、有哪些领导开启香槟,灌注香槟塔;
2、卢总致辞结束后如何邀请李董及各位嘉宾上台开启香槟;
3、香槟如何准备;
4、领导如何引领;
5、香槟仪式结束后,如何引领领导就坐。
二、会中执行
工作项目
负责人
协助人
完成时间
重点注意事项
领导接待
朱文婕
徐艳丽
7月9日
严格按照预定流程执行。
各环节领导的引领
朱文婕
金艳杰、徐艳丽、全体礼仪
7月9日
表彰环节、献礼环节、开启香槟环节的准备和操作
朱文婕
金艳杰、徐艳丽、全体礼仪
7月9日
三、会后工作
服装的归还,本组费用清点。
设计制作组操作手册
组长:
牛志伟
组员:
张瑾(行政部)史翔
一、会前准备
工作项目
负责人
协助人
完成时间
重点注意事项
确定会议主题
牛志伟
张瑾
6月27日
1、突出李董有约荣誉及表彰主题。
背景喷绘的设计
牛志伟
6月30日
1、将李董有约、晋升表彰及河南风俗或历史融在一起;
2、共2个,荣誉会及英雄宴各1个。
背景喷绘制作
牛志伟
广告公司
7月6日
1、在6月30日之前确认制作商;
2、7月2日之前确认尺寸(有广告公司测量);
会场条幅
牛志伟
史翔、张瑾
7月7日
1、悬挂位置及数量:
荣誉会及英雄宴会场酒店正门要悬挂欢迎李董的条幅各1条,会场及宴会主席台各1条,会议厅及宴会厅正门各1条,荣誉会会场内部两侧悬挂4条,共计10条;
2、尺寸:
10*0.9;
3、内容包括欢迎李董,荣誉会及英雄宴主题,豫南发展积极向上的口号等,具体内容6月30日之前确定。
会场指示牌
牛志伟
史翔
7月5日
1、荣誉会及英雄宴场地内通道、拐角指引;
2、贵宾厅指引;
3、会场外停车区指示牌,分为领导车辆停放区,各机构停车区;
4、7月1日之前设计完毕,7月5日制作完成。
荣誉会各方阵座位指示贴及方阵前展示牌
牛志伟
史翔
7月5日
1、荣誉会六个区域方阵:
南阳A大队,平顶山、南阳、许昌、漯河、新机构(周口+商丘),分别制作座位贴及方阵展示牌;
2、7月1日之前设计完毕,7月5日制作完成。
荣誉会领导桌牌
牛志伟
史翔
7月5日
1、在6月30日之前确认参会领导名单,7月1日完成桌牌的设计,7月5日完成制作;
2、包括李董、赵总及随行人员,分公司部门长、机构总。
英雄宴桌牌设计制作
牛志伟
史翔
7月5日
1、在6月30日之前由场控组确定英雄宴桌号及座次名单;
2、7月2日设计完毕;
3、7月5日制作完成。
司旗准备
张瑾
7月1日
1、准备两面司旗;
2、主要用于演讲台的布置。
红地毯准备
史翔
7月5日
主要用于电梯酒店大堂至电梯入口和电梯出口至贵宾厅、会议厅、宴会厅,贵宾厅至会议厅、宴会厅。
二、会中执行
1、与场控组共同组织进退场及合影;
2、荣誉会结束后,整理会场内公司物品,包括电脑等办公用品;
三、会后工作
1、整理会场物品(喷绘、条幅、座位贴、指示牌等);
2、清点本组费用;
3、新闻通稿撰写,张瑾负责。
资料组操作手册
组长:
徐艳丽
组员:
钱慧朋欧利敏
一、会前准备
工作项目