档案管理制度.docx

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档案管理制度

档案管理制度

第一章总则

第一条为规范公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二章档案管理职责

第二条公司档案按照统一部署，自行整理的原则，由公司档案专管员及各部门、工程项目部、下属机构兼职档案管理员共同实施档案管理。

除执行公司档案管理制度外，子公司应建立日常档案管理流程。

第三条综合管理部设置档案室及档案管理员对公司档案进行管理，档案管理员具体职责为：

（一）负责有关公司全局的档案资料的收集、鉴定、整理、分类、保管、统计等工作；将收集的资料进行系统整理、编排、立卷，并根据标准分类法进行加工和保管，做到：

目录齐全、类别清楚、排架有序，便于查阅。

（二）督促、监督和指导各部门对各种档案的收集、分类、整理工作，做好档案验收、移交手续；

（三）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的起草；

（四）按规定提供档案利用服务；

（五）严格执行保密制度，做好档案密级划分和守密、解密工作；

（六）严格档案有关保管规定，确保档案安全；

（七）做好档案鉴定工作，对应销毁的文件材料及时清理，按规定销毁；

第四条各部门指定专人为兼职档案管理人员。

兼职档案管理人员是本部门档案管理的直接责任人，具体职责为：

（一）负责本部门档案资料的收集、分类、整理工作，做到收集完整，分类规范，整理科学；

（二）负责各类档案材料移交前的保管工作；

（三）负责对所保管的密级文件和不得外传资料保密；

（四）按规定向公司档案室移交档案，与档案管理员一起完成档案的归档工作；

（五）负责向本部门负责人及公司档案管理员报送本单位的档案管理情况，发现问题及时反映、咨询；

第三章档案的收集

第五条根据国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,结合实际编制了《太原杏花岭国有投资有限公司档案分类（归档范围）和保管期限表》（见附件1），以下简称（分类表）。

分类表是公司及各部门档案收集的指导和依据。

公司档案按照记述内容的不同划分为文书档案（党群工作、经营管理、行政管理）、基建档案（工程建设、项目开发）和专门档案（会计、人事档案）等；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

各部门根据分类表中所列内容对档案进行收集整理。

第六条档案的收集

档案收集就是按照档案管理规定，把分散在各部门及个人手中的档案，集中到档案室进行科学管理的业务。

（一）凡公司发出的公文，由公司综合管理部收集管理。

与各部门业务有关的，由主办部门负责收集，综合办公室留存复印件。

（二）由几个部门共同办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集。

（三）会议文件由会议主办部门收集。

（四）不归档文件材料范围

1.文件材料

①重份文件；

②无查考利用价值的事务性、临时性文件；

③未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、传真草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、打印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；

④从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；

2.外部来文

①参加非主管部门等召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

②非隶属部门抄送的不需要办理的文件材料；

3.下级来文

①下级单位送来的参阅简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；

②越级抄送的一般的、不需办理的文件材料。

第四章档案的整理及分类

第七条档案整理

档案整理是对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。

档案整理的原则为：

1.体现“以我为主”，紧紧围绕本单位自己制成的文件材料；其次为上下级单位及其他单位对本单位工作或主管业务有密切联系的文件材料；

2.应归档的文件材料要收集齐全完整；

3.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；

4.区别文件材料的不同价值；

第八条档案分类

档案分类是档案整理的关键环节，除根据公司分类表的分类方法进行分类外，还应根据以下进行分类：

（一）分年度

将同一年度的文件集中在一起。

1.计划、总结、报表、预决算等，归入内容针对的年度；

2.跨年度的计划、规划归入针对的第一年；

3.跨年度的会议文件，归入会议开幕年立卷；

（二）分级别

将某一个年度的文件材料按与立卷单位的关系，分为上级文件、本级文件、同级机关文件和下级文件四个部分。

联系密切的文件材料不机械地按级别分开（如本公司请示与上级单位的批复应一起立卷）。

（三）分机构

根据文件材料的形成部门或处理阶段的承办部门进行分类。

一般情况以立档单位内部的组织机构为标准。

第九条保管期限

档案的保管期限分为永久、30年、10年（专门档案有专门的保管期限），按分类表的规定填写。

档案保管期限就高不就低。

第五章档案的归档

第十条归档要求

归档指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后交档案室保存备查的过程，归档要求为：

（一）归档的文件、资料必须为原件且完整齐全。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

第十一条归档时间

（一）公司各部门产生的文书档案采取平时累积、定期整理、按年度移交的方式归档，一般为立卷后的次年一季度向公司档案室移交。

特殊情况下，重要的档案或根据实际需立即归档的由部门负责人审定后随时归档。

（二）项目开发及建设工程类档案于工程项目竣工后三个月内由各项目档案管理员统一整理，并由项目负责人及项目分管领导审定后有序移交归档。

也可根据项目进度或项目建设内容分期移交。

（三）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部门整理后统一向公司档案室归档，档案室设专柜保管。

第十二条归档程序

档案归档时由各部门按案卷顺序编制《档案移交登记表》，经公司档案管理员认真清查核对清单，并按要求审查认可后签字接收。

公司档案管理员编写档案移交清册（见附件3），对移交的档案进行整理汇总，并及时进行统计等档案管理工作。

第六章档案的利用

第十三条档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。

主要方式有档案查阅、档案借阅、档案复印、制发档案证明、档案目录信息及档案咨询等。

第十四条档案利用范围分为普通档案和涉密档案两部分。

普通档案一般为公司、部门日常业务工作中产生的档案。

涉密档案包括公司机密、财务秘密、人员处理及个人隐私的材料、公司董事会、领导会议记录等，应控制使用范围。

第十五条档案查阅

（一）档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。

查阅普通档案由查阅人填写《档案使用审批表》（见附件4），登记查阅。

查阅涉密档案，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

（二）如外单位人员查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，办理登记审批手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第十六条档案借阅

（一）档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用审批表》经审批后方可外借。

涉密档案须经总经理批准后方可外借。

（二）借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

（三）借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。

如发生上述情况要追究借阅人的责任。

（四）借出的档案归还时，档案管理人员对归还的档案进行详细检查，验收无误后填写《档案使用审批表》并由借阅人签字确认。

如发现档案因保管不善造成损坏或丢失的不得入库，由借阅人负责及时追查。

重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第十七条档案复印、摘录

复印、摘录普通档案资料需填写《档案使用审批表》，涉密档案应由档案使用人、部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可复印、摘录。

第十八条出具档案证明必须严格以档案为依据，任何个人不得违反规定。

第十九条档案目录信息

档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。

第二十条档案咨询

档案利用者向档案管理人员提出具体咨询要求,由档案管理员对有关档案信息进行加工提炼,以个别解答问题的方式,有针对性地、及时地向利用者提供有关问题的答案、数据等。

第七章档案的销毁

第二十一条按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不需继续保存的档案，应予以销毁。

其中密级较高的文件要按有关保密规定办理；超过保存期限的一般文书材料的销毁，要登记文号或在收文登记簿上加盖销毁章。

第二十二条销毁时必须编制《档案销毁清册》（见附件5），填写《档案销毁审批表》（见附件6），经档案销毁人、监销人、档案主管部门负责人签字并经分管领导、总经理批准后，进行销毁。

监销人由综合管理部负责指定人员。

第二十三条严禁将销毁档案转做其它用途。

第二十四条《档案销毁清册》需归档并长期保存。

第八章档案的保管

第二十五条档案管理员在管理活动中应维护档案的系统性和完整性，保持档案的原貌，做到分类合理，排列有序。

第二十六条要爱护档案，保持档案整洁，发现破损及时修补。

第二十七条档案收集整理等管理过程均应在办公区进行，不得私自带出办公室。

发现档案丢失、损坏要及时报告。

第二十八条档案管理员每年定期对室内档案进行一次全面清查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第二十九条档案保密规定

档案管理人员为维护公司的安全和利益，在档案管理工作中应做到：

（一）严格遵守档案相关保密规定，涉密档案借阅、查阅应严格履行领导审批、本人登记手续。

（二）禁止复印、摘抄、携带外出涉密档案。

（三）涉密档案入柜加锁存放。

档案管理员发现失、泄密事件要及时报告并采取补救措施，避免或减轻损害后果。

第三十条档案室管理规定

（一）已归档的档案统一存放于公司档案室，档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。

（二）档案室内的档案柜要统一编号，做到存放有序，查找有据。

（三）档案室必须安装安全设施，认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。

第九章档案管理违法违纪行为的处分

第三十一条将公司公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案室归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。

第三十二条利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。

　　第三十三条因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。

　　第三十四条擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。

第三十五条有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：

（一）涂改、伪造档案的；

（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。

第三十六条有下列行为之一的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：

（一）擅自提供、抄录、复制档案的；

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