采购人员应具备的知识.docx

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采购人员应具备的知识

采购人员应具备的知识

岗位职责：

1.      采购政策：

（1）负责与酿酒原辅材料、包装物、媒体媒介、营销物料等采购工作负责人共同制定公司统一的采购政策； 

（2）根据公司统一的采购政策，负责完善和实施本部门的采购制度和流程；

2.采购流程：

（3）采购招标管理：

①根据需求部门计划或专项采购报告，协助审核确定是否需招标采购；

②会同相关需求部门根据要求及计划草拟招标文件、方案并逐级上报公司领导，经批准后组织实施；

③负责采集供应商信息资源，形成竞价机制；

④协助组建采购评标小组，评审并确定供应商。

（4）采购合同管理：

①会同需求部门与供应商进行谈判（容包括物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等）；

②根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法务部审核，呈后勤经理、部门经理、分管领导/财务总监进审批；

③根据各相关部门、法务部、后勤经理、部门经理、分管领导/财务总监的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同；

④协助完成采购合同的签订；

⑤采购合同的执行、控制、监控、修改与终止。

（5）采购工作：

①收集、分析市场信息（价格、质量、供应商资质等），建立并优化采购信息数据库（如：

种类、规格、质量、价格、使用情况等）；

②编制采购计划、分析采购指标：

③控制采购成本、质量，提供最佳采购方案、策略。

（6）执行采购计划：

①负责审核相关部门新增采购计划，审核后分别报后勤经理、部门负责人审批，再根据金额大小分别报部门分管领导及财务总监审批；

②按照审批通过后的采购计划执行物资、材料等具体采购工作；

③协助后勤编制和谈判采购合同，并督促合同的履行；

④配合有关部门完成对采购物品的验收、清点、交接、安装等手续；

⑤制定采购表格，并定期向后勤经理及部门负责人递交采购合同分析总结报告；

⑥与使用部门沟通、了解使用情况，跟踪货物使用寿命，并协助相关部门处理产品使用过程中出现的问题。

3.供应商管理：

（7）负责梳理现有供应商，建立、更新供应商信息库，优化整体供应商结构及供应配套体系；

（8）协助后勤经理对主要供应商进行资信调查工作；

（9）针对关键供应商，与财务部门一起建立季度对账制度，并对对账产生差异进行调查追踪

（10）定期审核关键供应商清单。

采购员的工作职责主要有：

　　1．订购单的下达。

　　2．物料交期的控制。

　　3．材料市场行情的调查。

　　4．查证进料的品质和数量。

　　5．进料品质和数量异常的处理。

6．与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。

采购员的基本素质要求:

　　a.较强的工作能力

　　采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。

采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。

　　a-1分析能力

　　由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定，例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。

因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制定有效的决策。

　　首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。

其次，必须具有“成本效益”观念，所谓：

“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。

随时将投入（成本）与回报告（使用状况、时效、损耗、维修次数等）加以比较。

　　此外，对报价单的容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项（包括原料、人工、工具、税费、利润、交货时间、付款条件等）加以剖析判断。

　　a-2预测能力

　　在现代动态经济环境下，物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。

采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度，揣摩物料可能供应的情况；从物料价格的涨跌，推断采购成本受影响的幅度有多大。

总之，采购员必须开阔视野，具备“察言观色”的能力，对物料将来供应的趋势能预谋对策。

　　a-3表达能力

　　采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通，都必须能正确、清晰表达采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。

面对忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间。

“晓之以理，动之以情”来争取采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

　　b.一定的知识与经验

　　采购员特别是管理人员至少应具备专科以上的学历，因为接受过正式专科以下教育训练的学生，其所具备的专业知识与技巧较能符合采购工作的需求。

除此之外，采购员最好具有商学知识，如企业管理、流通业管理、流行商品或行销等科系，并以曾修过商品资讯、统计、行销、业务人员管理的人员尢佳。

　　b-1.产品知识

　　无论是采购哪一种物料，都必须要对其所欲采购的标的物有基本的认识。

我们很清楚，一个学化工机械并从事多年化工机械采购的人员因工作需而转向电子元器件采购，尽管他从事采购已多年，但他仍会感到有些力不从心，如果他想尽快适应新角色就必须及时补充有关电子元器件方面的知识，补充的途径很多，如自学、参加相关专业培训班等。

一些采购员认为，采购员不是搞研究开发的，而且往往有本企业工程技术人员及品管人员的协助，故不需掌握太多的专业知识，持有这种观点的采购员必须认识到那些可以支持你的工程及品管人员并不是时时刻刻在你的左右，况且有时他们因各种原因未必能帮你。

对于零售企业采购员来说，对商品的了解要比其他行业的采购员还要深入，因为其必须担负起销售业绩的相关责任。

以流行服饰的采购员来说；以家电用品的采购员而言，必须了解产品的功能、技术层次、原料、制程、保修期限等。

　　不过，由于采购员采购的围大小不一，物料种类为数甚多，更何况流行科学技术发展极为迅速，采购员要如何持续性的拥有产品知识呢？

基本上，有几种方式可以供采购人员参考：

大学的课程、贸易性期刊、流行杂志、展览或工作参观、与供应商保持联络等。

　　b-2客观理智

　　采购员在选择商品或商品组合时绝对不能凭自我的感觉，必须要利用科学的方法针对消费者需求与市场流行趋势进行合理的分析，并将分析结果客观地呈现出来，选择最有利益的商品，不因主观的偏见而左右了采购策略的拟定。

　　b-3专注投入

　　对于采购员来说，专注投入相当重要，因为，采购员必须要利用更多的时间去了解市场趋势与发掘更多的供应商，必须常常加班，尢其是生产的旺季，加班到深夜时有所见。

除此之外，采购员还必须协助高层主管规划采购策略，因此在年度或每年开始时都会特别的忙碌，采购员必须毫无怨言地投入其中。

　　c.良好的品德

　　采购员必须具备如下良好的品德：

　　c-1廉洁

　　采购员所处理的“订单”与“钞票”并无太大的差异，因此难免被“唯利是图”的供应商所包围。

无论是威迫（透过人际关系）还是利诱（回扣或红包），采购员都必须廉洁，维持“平常心”、“不动心”，否则以牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误已。

“重利忘义”的人，是难以胜任采购工作的。

　　c-2敬业精神

　　“缺货或断货”实为采购人员最大的失职。

固然造成短缺的原因很多，若采购人员能有“舍我其谁”的态度，高度负责采购所需的物料，则企业的损失将会大大减少。

　　c-3虚心与耐心

　　采购员虽然在买卖方面较占有上风，但对供应商的态度，必须公平互惠，甚至不耻下问、虚心求教，不可趾高气扬、傲慢无礼。

与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购员更需有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲地进行工作。

居于劣势时，亦能忍让求全，不愠不火，克已奉公。

　　c-4遵守纪律

　　采购员是外出执行采购的人员，他们的一言一行都代表着企业与外界打交道，他们的工作好坏不仅影响企业的效益，而且影响企业的声誉，因此，企业对采购员规定了若干纪律，采购员必须自觉遵守，严格执行。

一、采购知识

采购是指在市场经济条件下企业为获取商品或服务而对获取对象的渠道、方式、质量、价格、时机等进行选择，并把货币资金转化为标的物的交易过程。

（一）采购的类型与方式

1.采购的类型

采购活动多种多样，可以从采购对象、采购主体和采购技术等不同角度进行归类，具体如表1-1所示。

分类标准

类型

容及特点

按采购对象划分

有形物品采购

按采购对象的性质

机器设备采购

机器设备属于在企业生产经营过程中长期、反复使用而基本保持原本实物形态的劳动工具。

其采购则具体表现为生产和运营所需的各类设备的购买。

特点是金额大，技术性和专业性强，往往需要采用招标、租赁、委托与调拨等采购方式灵活进行。

原材料采购

原材料是构成产品实体的基本部分，它在生产过程中要改变物理和化学特性，并有较大的消耗。

企业采购中原材料采购的比重达、频率高。

同时，原材料存在不同种类，可依其功能、之地、产业类别、形态和产地做出多种划分，其品种、形式、等级和特性往往有很大的差异，采购过程也比较复杂。

零部件采购

在加工准备企业，零部件是最基本的生产资料。

随着企业分工的日益深化，企业所用的大多数零部件需要外购。

零部件种类繁多，规格、型号复杂，技术性强，生产过程中又需频繁供应，因此，其采购具有较强的专业性。

分类

标准

类型

容及特点

按采购对象划分

有形物品采购

按采购对象的性质

MRO

采购

原材料、零部件以外的用于维护、修理及运营的杂项物件和设备的采购。

MRO物料通常都是低值物品，品种繁多，不同行业的MRO物料需求差异极大，而且单项商品采购规模一般也较小，但对生产经营的正常进行意义重大

无形服务采购

按标的

物不同

分为常规品采购、紧缺品采购、生鲜品采购、数字品采购、时令品采购、珍稀品采购等无形服务采购

技术采购

一般包括专利、商标、和专业技术诀窍的获取。

技术采购的最主要特点是大多数采用许可贸易的方式进行，往往是使用权而不是所有权的转让

服务采购

①售前服务的提供，即卖方在交易前提供的诸如产品说明、操作示、制作规或材料规说明等产品信息，这些信息科增加采购人员的产品知识，利于采购决策

②售后服务的提供，即卖方提供的关于设备或产品的安装、维护、操作或使用方法的培训、运送及退换货等服务

③专业服务的提供，即由律师、管理顾问、会计师、建筑师、电气技师、广告设计师和程序管理员等所提供的特殊服务

④物流和后勤服务的提供，主要涉及物流、信息、通信、餐饮、清洁、警卫等方面的服务

工程发包

包括厂房、办公楼等的建设与修缮以及配管工程、机械储槽架设工程、空调或保温工程、动力或网络的综合配线盒仪表安装等

按采购主题划分

个人采购

个人或家庭通过各种市场渠道进行的旨在满足消费者需要的购买行为

企业采购

企业为满足生产经营需要进行的购买行为

团体采购

政府以外的非营利组织所进行的各种采购活动

政府采购

又称统一采购或公共采购，指各级政府及其所属实体为了开展日常的政务活动和为公众提供社会公共产品或公共服务的需要，在财政部门的监督下，以法定的方式、方法和程序从国外市场为政府部门及其所属公共部门购买所需的货物、工程和服务的行为

分类标准

类型

容及特点

按采购技术划分

传统采购

每月末，企业各单位/部门把下月的采购申请计划报道到采购部门，采购部门把采购申请计划汇总，形成统一的采购计划，采购部门根据采购计划，分别派人找各个供应商订货，然后策划组织运输，将说采购的物资运输回来并验收入库，存放于企业的仓库中，满足下月的物资需要。

这种采购以各个单位的采购申请计划为依据，以填充库存为目的，管理比较简单、粗糙，市场响应不灵敏，库存量大，资金积压多，库存风险大

现代采购

定量订货

预先确定一个订货点和一个订货批量，然后随时检查库存，当库存下降到订货点时，就发出订货。

订货批量的大小每次都相同，都等于规定的批量

定期订货法采购

预先确定一个订货周期和最高库存水准，然后以规定的订货周期定期检查库存，发出订货。

订货批量的大小每次不一定相同，订货量的大小等于当时的时间库存量与规定的最高库存水准的差额

MRP采购

企业采购人员采用MRP（物料须求计划）软件制定采购计划

JIT采购

需方根据需要对供应商下达订货指令，供应商在制定的时间将制定商品按品种、数量要求送达到制定的地点

供应链采购

在供应链机制下，采购不仅由采购人员操作，供应商操作的力量也在加大，形成供应商管理用户库存（VMI）。

在VMI模式下，只需要把需求信息向供应商连续、及时地传递，由供应商根据需求信息预测用户未来的需求量，并根据这个预测需求量制定生产计划和送货计划，主动小批量、多频次向用户补充货物库存，用户库存量的大小由供应商自主决定。

这种方法既能保证满足用户需求，又使货品库存量最小，浪费

电子商务采购

即网上采购，使在电子商务环境下的采购模式。

采购人员在网上寻找供应商和所需品种，并在网上洽谈贸易、订货甚至支付货款，然后经过送货、进货环节完成全部采购

2.采购的方式

采购方式是采购主体获取资源（物品）、工程、服务的途径、形式与方法。

当采购战略及计划确定以后，采购方式的选择就显得格外重要。

它是决定企业能否有效地组织、控制物品资源以保证其正常生产和经营已及获取较大利润空间的关键。

采购方式的选择主要取决于企业制度、资源的选择主要取决于企业制度、资源状况、环境优劣、专业水准、资金情况和储运水平等。

采购的方式如表1—2所示

表1—2采购的方式

采购方式

方式说明与优缺点

适用围

按货需求期限划分

现货采购

指商品交换中即将实现货币转化为商品的购买行为

优点：

即时交割、责任明确、无信誉风险、灵活方便、手续简单、易于组织管理等

缺点：

对市场的依赖性大

（1）企业生产和经营临时需要的物资

（2）企业新产品开发或研制所需要的物资

（3）设备维护、保养、修理或更新改造所需要的物资

（4）企业生产需要的通用、标准、易损件，普通原材料及辅料，工具、夹具和低值易耗品等

远期合同采购

指供需双方为稳定供需关系、实现商品购销而签订远期合同的采购方式。

通过合同规定，实现商品的供应和资金的结算，并通过法律和供需双方信誉与能力来保证预定交割的实现

（1）企业生产和经营长期需要的物资，以主料和关键件为主

（2）科技开发与产品开发进入稳定成长期后的物资

（3）国家战略收购、大宗农副产品收购、国防需要的物资等

期货采购

采购者在交易所买入标准化得，受法律约束的期货合约，在未来的某时间、某地点按规定购入货物的采购方式，是一种进化了的远期合同采购形成

能进行期货交易的物品

采购方式

方式说明与优缺点

适用围

按采购权限划分

集中采购

企业在核心管理层建立专门的采购机构，统一组织实施企业所需物品的采购进货业务

优点：

是经营主体赢得市场，控制节奏，保护产权、技术和商业秘密，取得利益的战略方法

（1）大宗货批量物品，价值高或总价高的物品

（2）关键零部件、原材料或其他战略资源，程度高、产权约束多的物品

（3）易出问题或已出问题的物品

（4）最好是定期采购的物品，以免影响决策者的正常工作

分散采购

将企业或企业集团的采购权限分散到下属各需求单位，各需求单位根据自身生产经营需要自行组织实施采购的方式

（1）小批量、单件、价值低，总支出在产品经营费用中所占的比重小的物品

（2）分散采购优于集中采购的物品

（3）市场资源有保证、易于送达、支付较少物流费用的物品

（4）分散后各基层有采购与检测这方面能力的物品

按采购主体完成采购任务的途径划分

直接采购

采购主体自己直接向物品供应单位实施采购的方式。

一般指企业从物品源头实施采购，满足生产经营所需

优点：

环节少，时间短，手续简便，意图表达准确，信息反馈快。

便于对供应商进行资信认证，完成企业质量管理体系建设；长期发展能形成战略伙伴关系，实现供应链管理；采购费用低于间接采购费用

（1）需方的采购量足够大，供方能够接受的物品

（2）在没有制度限制及各种特权影响的情况下实施采购的物品

（3）采购方自身有相应的采购和储运渠道、机构与设施等的物品

间接采购

通过中间商实施采购行为的方式，也称委托采购或中介采购

优点：

充分发挥企业的核心能力；减少流动资金占用，增加资金周转率；分散采购风险，减少物品非正常损失；减少交易费用和时间，降低采购成本

（1）当地或较近的区域有能够承担采购任务的流通企业或中介组织的物品

（2）直接采购的费用和时间大于间接采购的费用和时间的物品

采购方式

方式说明与优缺点

适用围

招标采购

通过招标的方式邀请全部或一定围的供应商参加投标，采购实体通过某种事先确定并公布的标准从所有投标者中评选出中标供应商并与之签订合同的一种方式

优点：

公开、公正、公平和竞争性

大多数物品均可采用

网上采购

以计算机技术、网络技术为基础，以电子商务软件为依据，以互联网为纽带，以EDI电子商务支付工具及电子商务安全系统的采购方式

优点：

减少了交易环节，利于降低交易成本；“无纸化交易”利于提高工作效率

大多数物品均可采用

（二）采购作业流程

1．采购作业流程的一般形式

根据企业所处的外部的发展变化，采购作业流程一般可分为购买决策、购买和购后反思3个阶段。

一次完整的采购作业大体上都要经历如图1-1所示的过程。

（1）决定购买

一般是通过分析企业外部环境和进行可行性研究等工作来完成的。

（2）编制采购计划

采购计划是指确定采购品种、规格、质量、数量和购买时间等原则问题的采购文件。

采购计划的编制完成标志着采购活动决策阶段的结束。

（3）选择供应商

采购人员在接到被批准的采购计划后，就应该立即着手选择供应商。

在购买过程中，供货厂商的选择是关键环节。

（4）与供应商签订采购合同

在选定了供应商之后，采购人员要以订单方式传递详细的购买计划和需求信息给供应商，并商定结款方式，以便供应商能够准确地按照客户的要求进行生产和供货。

图1-1采购作业的一般流程

（5）履行合同

履行合同的过程实质上就是商品由卖方向买放转移、资金由买向卖方转移的过程。

为了顺利地实现这种转移，在通常情况下应做好办理运输业务、入库验收、支付贷款等工作。

（6）检查合同履行情况和进行经济效益评价

采购活动结束后，采购人员还要向使用者征求意见，了解其对购进行商品的满意程度，检查和评价各个供应商履行合同的情况，并做到及时发现问题、及时解决问题。

这不仅为能继续向既定供应商实施购买行为提供了依据，而且也为企业的供、产、销、三大部门的信息反馈创造了条件，是采购部门不断总结经验教训、防止采购活动中产生不正之风、提高企业经济效益的客观要求。

合同履行情况的检查结果只能作为企业的产、销两大部门对采购任务完成的满意程度的评价标准。

在此基础上，还要进行采购经济效益评价

2．采购作业流程的变革

（1）电子化协同采购流程

由于供应链管理概念的提出，基本信息技术的协同采购理念正在成为现代企业采购流程的核心，也称为基于供应链环境下的电子采购流程。

电子化协同采购主要突出以下两点。

①采购计划协同：

采购人员将自己近期的采购计划定期下达给供应链上的供应商；供应商可以根据该采购计划制定自己的生产计划，及时备货，提高交货的效率。

②采购订单的执行协同：

采购人员通过互联网下达采购订单给供应商；供应商将采购订单的执行情况及时转达，制造商或零售商对采购订单的执行情况有明确的了解，还可以及时作出调整。

（2）准确采购流程

准时采购流程也称为JIT的订单驱动采购流程，时指供应商在需要的时间里按照规定的地点以可靠的质量向需方（制造商）提供需要的物料的过程。

在准时采购流程模式中，需方和供方时供应链上的合作伙伴关系。

采购作业可以通过电子商务一次性把需方的采购订单制动转换为供方的销售订单。

质量标准镜双方协议，由供方完全负责，不需要两次检验。

由于信息的通畅和集成，采用设在需方的VMI方式，把供方的产品直接发到需方的生产线。

并进行支付结算，减少供需双方各自分别入库的流程。

（三）采购管理知识

1．采购管理的目标和职能

（1）适时适量保证供应

（2）保证采购商品质量

（3）有效降低成本

（4）协调供应商和管理供应链

2．采购管理的容和模式

为了实现上述基本职能，采购管理需要有一系列的业务容和业务模式。

采购管理的基本容和模式如图1-2所示。

二、商品学知识

（一）商品分类

商品分类是根据一定目的，选择恰当的标志，将任何一个商品集合总体逐级进行划分的过程。

商品分类一般讲商品集合总体划分为大类、品类、品种或大类、中类、小类、品种等逐次缩小、特征更趋一致的局部结合体。

1商品目录

商品目录是指国家或部门分类的要求，对所经营管理商品问题编制的总明细分类集。

商品目录的种类很多，归纳起来有如表1-3所示的4种。

表1-3商品目录的种类

种类

说明

国际商品目录

由国际性机构编制的商品目录，是各国进行对外贸易时应遵守的规矩

国家商品目录

由国家指定专门机构编制的商品目录，是国民经济各部门进行统计、计划、财务、税收、海关、商检等工作时必须一致遵守的朱准则，是全国性的同

统一目录

部门商品目录

由本行业主管部门编制的该部门从中央到基层企业共同遵守的准则

企业、单位商品目录

由本企业或单位自己编制的目录，一般适用于企业或本单位

2.商品代码

商品代码又称商品编码，是在对商品进行分类的基础上赋予各类、各种商品的具有一定规律性的代表符号。

符号可以由字母、数字和特殊标记组成。

商品编码的符号类型有字母型编码、数字型编码、数字和字母混合型编码3种，但常用的是数字编码。

商品编码的种类如表1-4所示。

表1-4商品编码的种类

种类

说明

国际

产品

分类

编码

UN/CPC

联合国统计委员会编定，5层5位，全数字，针对主要产品的类别，主要用于统计领域

WCO/HS

世界海关组织编定，3层6位，每2位1层，全数字，针对进出口主要产品类别，主要用于货物进出口管理领域

HS代码主要用于商品与物资分类、宏观统计、国际贸易、海关实务、EDI报文等

UNSPSC

在联合国授权下，由DUNS起草，5位10层，每层2位，全数字，针对产品类别，主要用于电子商务领域

GTIN

全长14位，与EAN和UCC的各种编制组合，不足14位时用“0”补齐，针对产品单品，主要用于电子商务领域

种类

说明

我国产品分类编码

全国工农业产品（商品、物资）

分类与代码

以科学分类为主，按工农业产品（商品、物资）的基本属性分类，适当兼顾部门管理的需要。

编码方法为层次码结构，共分为4层（不包括门类），每层用数字表示，为便于检索设备了门类，用英文字母表示其顺序

全国主要产品分类与代码

由相对独立的两部分组成，第一部分为可运输产品，第二部分为不可运输产品。

第一部分由5大部类组成，共列人5万余条项目，有40多万个产品品种或品类

中华人民国进出口商品分类与代码

在HS的基础上，结合我国进出口产品监管的需要，扩展1层2位，共4层8位，全数字，针对进出口主要产品类别，主要用于产品的统计、分析和国际比对等

3.商品条码

商品条码是由一组规则排放的条、空及对应字符组成，用以表示一定信息的代码。

条码的条、空组合部分成为组合部分称为条码符号部分由一组数字组