档案名称编码规则.docx
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档案名称编码规则
档案名称编码规则
档案名称、编号规则
为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。
1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
4.档案编号规则
4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。
具体编码表见附件二（档案分类编码表）。
4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。
各公司名称的缩写见附表一。
4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。
如：
行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。
4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。
4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，
4.1.5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。
4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。
4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。
4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
5.
附件一
各公司名称及缩写形式
序号
公司全称
缩写
档案编码
1
深圳嘉德森投资有限公司
嘉德森
JDS
2
深圳市易达恒通供应链管理有限公司
易达恒通
YDHT
3
深圳市粤信恒贸易有限公司
粤信恒
YXH
4
深圳市奥坤信息技术有限公司
奥坤
AK
5
贵阳斯浦林贸易有限公司
斯浦林
SPL
6
深圳市凯富盈投资基金管理有限公司
凯富盈
KFY
7
开阳县龙檀矿业有限公司
龙檀矿业
LTKY
8
深圳市信恒通贸易有限公司
信恒通
XHT
9
珠海凯富盈矿产品有限公司
珠海凯富盈
ZHKFY
10
富佳国际集团有限公司
香港富佳
HKFJ
11
香港信恒通集团有限公司
香港信恒通
HKXHT
电子信息系统控制制度
09
投资管理、控制制度
10
内部审计控制制度
11
信息管理及披露的控制制度
12
公司下发文件
03
经营管理类
03
合资合同、章程
01
证照
02
变更、批复
03
工商局下发
01
贸工局下发
02
其他部门下发
03
重大经营合同
04
股权转让合同
01
销售合同
02
采购合同
03
财产保险合同
04
中介机构签定合同
05
其他合同
06
投资项目
05
项目前期资料
项目实施管理
项目终止
基本建设类
04
按照项目
01
建设准备阶段
设计阶段
施工阶段
竣工验收阶段
工程维护、改建、扩建阶段
事故分析及处理等形成文件
设备仪器类
05
按照设备签定合同日期
01
设备购置的立项审批及合同
开箱验收及接受等形成文件
安装调试等形成文件
使用维护改造报废等形成文件
事故分析及处理等形成文件
财务档案类
06
银行
01
贷款合同
01
抵（质）押合同
02
授信、担保合同
03
其他
04
税务部门
02
税收优惠
01
纳税申报表
03
完税证明
02
财政部门
03
下发文件
01
中介机构出具报告
04
审计报告
01
验资报告
02
资产评估报告
03
基本会计资料
05
凭证
01
帐簿
02
财务报表
03
其他
04
人事档案类
07
人员档案
01
按照工号
01
高管档案
02
按人名
01
（现有人员名单）
高管人员备案
03
按人名
01
（历次变更情况）
声像档案类
08
磁盘\光盘
01
按信息类别
01
实物档案类
09
荣誉品
01
纪念品
02
公共关系类
10
政府公共关系
01
申报项目
行业媒体
02
投资者关系类
11
媒体宣传
01
网络路演
02
网上说明会
03
技术研究类
12
行业分析
01
知识产权
02
专利
01
专有技术
02
诉讼档案类
13
经济诉讼
01
刑事诉讼
02
其他
03
产品档案类
14
按照种类
01
数码产品
01
有色金属类
02
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