Excel表格操作技巧汇总163招下.docx

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Excel表格操作技巧汇总163招下

Excel表格操作技巧汇总（163招）（下）

1.       数据自动输入

在Excel中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。

例如，当需要输入12/10/91～12/10/99这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入12/10/99，然后用鼠标选中该单元格，接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者垂直向下移动，即可自动在相邻的单元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99数据。

当然你也可以单击填充柄，选择需要的序列方式（）。

对于数字而言，还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。

2.       在Excel中快速计算一个人的年龄

Excel中的DATEDIF（）函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。

因此，这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。

在一个空白工作表中的A1单元里输入生日，用斜线分隔年、月和日，在A2单元中输入type=DATEDIF（A1,TODAY（）,"y"），然后按Enter，这个人的年龄（以年表示）将被显示在A2单元中。

3.       快速修改单元格次序

在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序，具体操作方法为:

首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键，接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。

上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。

4.       将网页上的数据引入到Excel表格中

网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。

在Excel中，你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。

一、  图形和图表编辑技巧

5.       在网上发布Excel生成的图形

Excel的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形。

要想在Web发布这类以及用于报表装饰示意类图形，首先单击“工具→选项”命令，在“常规”中选择“Web选项”，选择是否采用便携网络图形格式（PNG）存储文件，以加快下载速度和减少磁存储空间，但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持，并非对所有浏览器都合适。

如果未选择PNG图形格式，Excel会自动选择并转换为GIF、JPG格式文件，并创建名为“文件名files”的子文件夹来保存转换过的图形。

例如，如果文件名为“dog.htm”，则Excel将创建名为“dog/files”的子文件夹。

Excel也会支持文件指定文件名，例如“image01.jpg”和“image02.jpg等。

若在Web发布时选中图表的“选择交互”选项框，则生成的Web页面将保留Excel的图形与表格数据互动的功能，即页面中显示数据表格和对应分析图形，用户如果改变表格中的数据，则对应图形随之发生改变。

但要注意的是，这一交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据，如果你需要刷新或修改服务器端的数据，则须利用VB等编制脚本程序。

6.       创建图表连接符

当你绘制了一些基本图表以后，经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们，并说明图表中的关系。

Excel2002提供了真正的图表连接符，这些线条在基本形状的预设位置保持连接，当你移动基本形状时，连接符与它们一起移动，而不需要你手工绘制它们。

要创建连接符，可按以下步骤进行:

首先绘制需要连接的基本性状。

在“绘图”工具栏上单击“自选图形”按钮，选择“连接符”，并选中需要使用的连接符类型。

鼠标指针将变成带有4条放射线的方形，当鼠标停留在某个形状上，形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点，单击希望连接符连接的点。

然后在另一形状的连接点上重复这个过程。

7.       将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中

假如要把Excel中某些单元格区域转换成图片形式，可先选中要进行转换的单元格区域，然后按住Shift键，单击“编辑→复制图片”命令，在弹出的“复制图片”对话框中，可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式（图1），如果选择“如屏幕所示”，还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。

在这里选择“如屏幕所示”和“图片”单选按钮，单击“确定”按钮。

然后进入Word中，单击“编辑→粘贴”命令，即可将选中的Excel单元格区域以图片形式粘贴过来。

如果用户没用添加表格框线，那么选择“如打印效果”后，在进行“粘贴图片”操作后图片中没有边框;如果选择“如屏幕所示”选项，“粘贴图片”操作后，图片会有和屏幕显示一样的边框。

8.       将Word内容以图片形式插入到Excel表格中

如果要把Word中的某一段内容以图片形式插入到Excel表格中，可按照如下步骤进行:

首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。

利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。

9.       将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中

首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴链接图片”命令可将选中内容作为一个图片链接插入Excel中。

10.  在独立的窗口中处理内嵌式图表

在某些情况下，你可能希望在独立的窗口中处理内嵌式图表，例如，一个图表比工作表窗口要大的话，那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更灵活。

要在一个窗口中处理图表，可在图表区单击鼠标右键，并从快捷菜单中选择“图表窗口”。

11.  在图表中显示隐藏数据

通常，Excel不对隐藏单元格的数据制图。

但是，你也许不希望隐藏的数据从图表中消失，可以这样操作:

首先激活图表，单击“工具→选项→图表”，在“图表”标签中取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框（）。

要注意的是，“只绘制可见单元格数据”只适用于激活的图表，因此，你在进行这个操作之前，必须激活图表，否则“只绘制可见单元格数据”选项是不可选的。

12.  在图表中增加文本框

只要你愿意，你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内容（不限于标题）。

方法为:

选定图表除标题或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本内容，接着按回车键，这样，图表中就自动生成包含键入内容的文本框，你可以把它移到任何地方并根据自己的喜好进行格式化。

13.  建立文本与图表文本框的链接

在工作表的空白单元格内输入要链接的文本，单击选中图表，在编辑栏输入等号，然后单击包含要链接文本的单元格，接着按回车键，该文本就出现在图表中的某个位置上了。

这样，不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时，图表内的文本也随着改变。

但要注意的是，一旦你取消了选中文本框，就很难再用鼠标选中该文本框进一步地修改，此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法，即使用箭头键移动选择图表元素。

14.  给图表增加新数据系列 

有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列，虽然你可以重新创建包含新数据系列的图表，但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。

方法一:

使用“数据源”对话框激活图表，单击“图表→源数据→系列”，单击“添加”按钮，在“名称”栏中指定数据系列的名称，在“值”栏中指定新的数据系列，单击“确定”按钮即可（）。

方法二:

使用“选择性粘贴”对话框选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上，然后激活图表，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，出现“选择性粘贴”对话框，选择添加单元格为“新系列”，并选择合适的数值轴，然后单击“确定”按钮即可。

方法三:

拖动鼠标法选择要增加为新数据系列的单元格区域，鼠标指针指向区域的边框，把它拖到图表中。

当你松开鼠标按钮的时候，图表中就增加了新的数据系列。

注意:

这一方法仅对内嵌式图表起作用。

方法四:

使用“添加数据”对话框激活图表，单击“图表→添加数据”命令，然后选择要增加为新数据系列的单元格区域，单击“确定”按钮即可。

15.  快速修改图表元素的格式

通常，我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。

其实还有快速的方法:

双击图表元素，将会调出此图表元素的格式对话框。

根据选择的图表元素不同，此对话框会有所不同。

16.  创建复合图表

复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表，比如，你可以让一个图表同时显示折线图和柱形图。

创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型。

方法是:

选择某个数据系列，单击“图表→图表类型”命令，然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型，单击“确定”按钮即可。

17.  对度量不同的数据系列使用不同坐标轴

有时，你需要绘制度量完全不同的数据系列，如果你使用同样的坐标轴，那么很可能某个系列几乎是不可见的。

为了使得每个系列都清晰可见，你可以使用辅助坐标轴。

要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴，首先要选定图表中的这个数据系列，按右键弹出快捷莱单，单击“数据系列格式→坐标轴”命令，选择“次坐标轴”选项。

18.  将自己满意的图表设置为自定义图表类型

Excel中提供了一些自定义图表类型。

其实，你可以将自己创建的图表设置为自定义图表类型，以便以后使用。

具体方法为:

创建要设置为自定义图表类型的图表，直到你满意为止。

激活此图表，单击“图表→图表类型→自定义类型”，选择“自定义”选项，将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。

单击“添加”按钮，将会出现“添加自定义图表类型”对话框，为你的图表类型输入一个名称和简短的说明，然后单击“确定”，这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了。

19.  复制自定义图表类型

如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中，只需要简单地把C:

\Windows\ApplicationData\MicrosoftExcel文件夹中的xlusrgal.xls文件复制到其他机器的同样文件夹中即可。

20.  旋转三维图表

你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度，以获得不同的视觉效果。

方法一:

使用“设置三维视图格式”对话框激活三维图表，单击“图表→设置三维视图格式”命令，选择合适的控制命令或数据来旋转和进行透视改变（）。

方法二:

使用鼠标实时拖动“角点”旋转图表点击图表，图表边角出现黑色的控制点（称为“角点”）。

你可以拖动一个角点，旋转图表的三维框直到满意为止。

如果一旦你的图表被完全搞乱了，不要紧，你可以单击“图表→设置三维视图格式”命令，单击“默认值”按钮，恢复原来的标准三维视图。

当你旋转三维图表时，如果在拖动的同时按下Ctrl键，则可以看到全图的外廓，这样使你看得更清楚，不至于把图表搞得奇形怪状的。

21.  拖动图表数据点改变工作表中的数值

选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。

如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。

但要注意的是，这种方法在大多数情况下是危险的，因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。

22.  把图片合并进你的图表

Excel能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到图表中。

方法一:

使用“图案”对话框双击某个数据系列，选择“图案”标签，单击“填充效果”按钮，在“填充效果”对话框中选择“图片”标签，单击“选择图片”按钮，选择一个要使用的图形文件即可。

方法二:

使用剪贴板将图像复制到剪贴板上，激活图表，选择数据系列或数