秘书学自学课件.docx

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秘书学自学课件

秘书理论与实务

2011.9.1.

第一章绪论

第一节秘书的涵义和职业特征

一、秘书的涵义

1、国外的界定

2、中国的界定（陆瑜芳教材P1-3，四种观点介绍）

①宫中秘藏之书③行政职位

②辅臣④社会职业

3、定义

秘书是一种职务名称，指处于枢纽地位，主要以办文、办公、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。

二、秘书的类别和层次

1、分类

第一、以服务对象来划分——公务秘书与私人秘书

第二、以工作职责来划分——机要秘书、行政秘书、文字秘书、信访秘书、事务秘书、外事秘书、教学秘书、科研秘书等

第三、以能力类型来划分——参谋型秘书、秀才型秘书、公关型秘书、事务型秘书

第四、以服务的单位性质或行业特征来划分——企业秘书、涉外秘书、私人秘书、机关秘书、商业秘书等。

（另见陆瑜芳教材P3“美国的秘书分类”）

2、层次

①中国

一是从组织级别的角度进行划分，分为中央国家机关秘书、地方领导机关秘书、基层单位秘书；

二是从职务高低的角度进行划分，分为高级秘书、中级秘书、初级秘书；

三是从辅助功能的角度进行划分，分为辅助决策层秘书、行政执行层秘书、技术操作层秘书。

（陆瑜芳教材P4-2中有部分叙述）

②英国（陆瑜芳教材P5）

③美国行政管理协会（TheAdministrativeManagementSociety）

A级秘书、B级秘书、行政秘书或行政助理和法律秘书四个等级

④日本

高级秘书、中级秘书、低级秘书三个等级

三、秘书的职业特征（陆瑜芳教材P5-7）

1、服务的直接性

2、服务的稳定性

3、知识化

4、年轻化

5、女性化

第二节秘书工作的内容、特点和作用（陆瑜芳教材P7-13）

一、秘书工作的内容（陆瑜芳教材P7-8）

①美国（陆瑜芳教材P7）

②中国

有人认为有“政务性工作”“业务性工作”“事务性工作”三大类，22项；

 教材P7-8认为有15项。

不论怎样，最典型的秘书工作还是那些自古以来就被人们公认的、将来也不会有任何异议的工作，包括公文起草、文书档案管理、会务工作、信访工作、接待工作等。

二、秘书工作的要求

1、中国（陆瑜芳教材P8-9）

2、全美秘书协会章程中提出了对秘书的九条基本要求：

①像心理学家那样善于观察和理解他人

②像政治学家那样有灵敏的头脑

③像外交官那样有潇洒的风度

④有调查各种棘手问题的丰富经验

⑤有良好的速记能力和文字功底

⑥熟悉各种商业往来中的法律关系

⑦能熟练使用各种办公自动化机器

⑧具备相当的金融和税务方面的知识

⑨谙熟各种文件资料的整理归档

三、秘书工作的性质与特点（陆瑜芳教材P9-10）

1、辅助性

2、综合性

3、机密性

4、服务性

四、秘书工作的作用

1、教材的观点：

（陆瑜芳教材P10-12）

①助手作用④信息枢纽作用

②参谋作用⑤公共关系作用

③协调作用

2、补充观点：

①广泛、周密、经常地收集情况和资料（信息），起领导的耳目作用；

②协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令，起领导的参谋作用；

③协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督促检查决策的执行情况，起领导的喉舌作用和信息反馈作用；

④协助领导与各方面取得工作联系，起桥梁作用；

⑤协助领导处理各种事务性工作，起领导的助手作用。

第三节秘书学的涵义、研究对象和研究方法

一、秘书学的涵义和研究对象

1、秘书学的涵义（陆瑜芳教材P13-14-1）

2、秘书学研究的对象

①秘书工作说④秘书现象说　

②对象多元说　⑤秘书行为说　

③辅助管理说　⑥教材的观点（陆瑜芳教材P14）

秘书工作是一种特殊的社会活动，它正是秘书学所要研究、而又使秘书学能够同其他学科区别开来的独特的对象。

3、秘书学的研究内容

①有人认为：

 第一、研究秘书工作的性质、作用、程序和方法；

　　第二、研究秘书工作的机构、体制、职责范围和规章制度等；

第三、研究秘书在辅助决策过程中的特点与规律；

第四、研究中外秘书史；

第五、研究秘书队伍建设的特点与规律；

第六、研究秘书学与相邻学科的关系。

②教材的观点（陆瑜芳教材P14-2）

二、秘书学与其它相邻学科的关系

管理学、领导科学、行为科学、写作学、文书学、

秘书学还与档案学、社会学、心理学、伦理学、政治学、决策学、语言学、公共关系学等有较为密切的关系。

三、秘书学研究的兴起和发展方向

1、兴起

20世纪40年代在美国诞生。

我国诞生于20世纪80年代初期，其标志是:

第一、学科专业论著的出现；

第二、秘书院校的诞生；

第三、秘书学会与秘书学术活动的开始；

第四、秘书杂志的出现；

第五、研究秘书工作理论的理论工作者、教学工作者的出现与结合。

2、方向（陆瑜芳教材P16-17）

四、秘书学研究的方法

1、历史唯物主义的方法论4、理论联系实际的方法　

2、系统分析的方法　5、教材中的方法（陆瑜芳教材P17-18）

3、比较的方法

五、中西秘书学特点比较

1、土壤不同——西方秘书学植根市场经济，中国秘书学植根计划经济

2、重点不同——西方重点在企业秘书学，中国重点在政务秘书学

3、写法不同——西方秘书学重在务实，中国秘书学重在务虚

六、学习和研究秘书学的意义

1、推动了我国上层建筑的建设,包括对领导正确决策的帮助；

2、推动了新时期秘书工作的飞跃,主要指参谋作用的发挥与信息工作的强化；

3、推动了秘书人才的培养。

第二章秘书工作的起源和发展

斯大林在《马克思主义与语言学问题》中指出：

“生产向前发展，出现了阶级，出现了文字，出现了国家的萌芽，国家进行管理需要较有条理的文书，商业发展了，更需要有条理的往来书信。

”斯大林的研究说明了两个问题：

一是秘书工作产生于国家形成之后；二是秘书工作产生于文字出现之后。

第一节我国秘书工作的起源和发展

我国在国家产生以前，在殷商甲骨文出现之前，在原始社会的后期——氏族部落联盟时期，就已出现了管理之需的公务文件（从仰韶文化遗址、河姆渡遗址、良诸文化遗址、龙山、龙山文化遗址等处的出土陶文可以印证，原始陶文可视为中国文字之源头）秘书文化已开始萌芽。

一、古代社会

上古时期的秘书工作起源于黄帝至舜的时期。

最早的秘书人员称为“史”。

《说文》曰：

“‘史’记事者也，从又持中。

中，正也。

”

传说黄帝之始，已有主管秘书工作的“史”辅助政务，史官仓颉，为黄帝记载国事。

虞舜时的史官称为“纳言”。

尧与舜已注重“信访”。

尧执政时，曾在庭前置“进善旌”与“诽谤之木”；舜继位后，在庭前设“敢谏之鼓”。

“古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者也。

”（《汉书·文帝记》）

补充整理（陆瑜芳教材P29）

1、夏商周三朝——我国秘书工作的萌芽时期

殷商时期的“祝”“卜”“巫”，假借神的名义，成了沟通人神之间的一种职位，故常以“祝史”“卜史”“巫史’连称，主要任务是对大事记载，对未来预卜，对经验总结。

我国历史上第一个中央档案管理机构——天府，建立于西周。

春秋战国时期各国都设有史官。

史官的记载有记事和记言之别。

记事的称之为“春秋”，记言的称之为“语”，还有记宗谱的，称作“世”或“世系”。

“左史记言，右史记事，事为春秋，言为尚书。

”（《后汉书·艺文志》）

以简牍文书为主要形式

2、秦汉时期——我国秘书工作的确立时期

秦立国之初，设立了丞相府、太尉府和御史大夫寺（府）这三大中枢机构。

丞相府实际上是皇帝处理政务的办公厅，丞相相当于办公厅主任;

御史大夫寺（府）主要是一个秘书机构，“受公卿章奏，掌天下文书”，《汉书·百官公卿表》“御史大夫……受公卿奏事，举劾按章”，《通典·职官》“秦以御史监理诸郡，谓之监御史”。

建立了一个沟通渠道——皇宫秘书人员——尚书、符玺令、博士等。

行文规定：

凡请示，须亲自书面上报，不得口头或委托他人

书写格式规定、避讳制度、校勘制度、用印制度、传递制度（驿传制——五里一邮，十里一亭，三十里一驿）等。

文体上，秦代对不同文书的含义和用途进行了严格的规定：

“制”（只为皇帝颁布重大制度时所用）、“诏”（皇帝颁布一般性命令的文告）、“奏”（臣下进言陈事弹幼官员的报告）等。

汉武帝执政时，设立尚书署，掌管中枢决策大权。

成帝登位后（公元32年），将尚书署改为尚书台，并扩编机构，成为名副其实的中枢决策机构及独立的官衙，这标志着新的中央秘书机构的初步形成。

公文文体比秦代大为增加，如“策书”（皇帝专用于册封和罢免诸侯王）、“章”（官员受封赠后向皇帝谢恩的文书）等。

利用档案来修史，最杰出的成果是司马迁的《史记》。

秦汉时期的秘书文化有以下几个特点：

第一、秘书官员的选拔由秦时的世袭至汉代变革为察举、征辟；

第二、地方官府衙门中已配备专职秘书官员，在郡太守、县令属下设主簿、令史等。

“古者官府皆有主薄一官，上至三公及御史府，下至九寺五监，以至郡县多置之，所职者簿书，盖曹掾（yuan_属员）之流耳”（《文献通考》）；

第三、私人秘书队伍日益庞大。

第四、秦所建立的一系列制度，被历代王朝所承袭。

3、魏晋南北朝时期——我国秘书工作的发展时期

中央秘书机构初步形成中书、门下、尚书三省，秘书作用突出，公文写作成为一项专门的职能。

曹魏时，尚书台综理政务，权倾朝野：

曹操创设秘书令，在职能上取代尚书台，秘书令下隶秘书左丞和秘书右丞，既掌文书，又参与机要政务，成为新的秘书机构；

曹丕继位后，改“秘书令”为“中书令”——相当于皇帝的机要秘书和朝廷的秘书长。

两晋王朝时，中央又诞生了一个重要的秘书机构——门下省，主要负责审核诏令，驳正缺失。

中央秘书机构形成了中书、门下、尚书三者并存且互相牵制的体制，成为一个比较完整的秘书系统。

文书制作方面，出台了一系列新的制度：

公文用纸制度（规定公文一律以纸代替简犊缣帛（Jianbo），不同类别的公文用不同色泽的纸张）、卷轴制度（将写在若干张纸上的一篇公文粘连起来并在一端粘上一细木棍，将之卷起）、用印制度（在纸质公文上使用朱色水印）等。

公文文体方面，增加了“令（用于上级官府给下级官府命令）、笺（Jian）”（百官呈给皇后、太子、诸王的公文）等文种。

涌现了一批文书理论家和文书著作：

曹丕的《典论·论文》、陆机的《文赋》、刘勰（xie）的《文心雕龙》

“文”指文章、诗赋，写作讲求情辞声韵；“笔”即公文，不讲文采韵脚，只求直述。

产生了一批专门撰写公文的人，如陈琳、王粲等。

魏晋南北朝时期秘书文化的特点：

第一、“秀才型”秘书群的涌现，陈琳《为袁绍檄豫州》、阮瑀《为曹公作书与孙权》；

第二、大事记与会议记录发轫；

第三、公文写作理论问世；

4、随唐五代时期——我国秘书工作逐步趋于成熟时期

随，秘书工作机构有尚书省（掌政令）、中书省（掌拟诏令、书敕（chi_皇帝的诏书）及部门与地方的奏章）、门下省（掌出纳诏令及审核封驳中书省制订的公文）。

隋文帝为避父讳（忠），把中书省改称为内史省。

唐代的秘书工作职能袭隋制，继承并发展了三省六部制：

中书省（掌决策、制订公文）、门下省（掌封驳、审查公文）、尚书省（掌执行、收发、处理公文）。

三省各司其职，互为牵制，“中书出令、门下审议、尚书执行”。

唐玄宗（李隆基，公元712-756在位，又称唐明皇）又设置“学士院”，（亦称“翰林院”），拔尖者担任“翰林学士”，是皇帝