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1、秘书学自学课件秘书理论与实务2011.9.1.第一章 绪 论第一节 秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义1、国外的界定2、中国的界定 （陆瑜芳教材P1-3，四种观点介绍） 宫中秘藏之书 行政职位 辅臣 社会职业3、定义秘书是一种职务名称，指处于枢纽地位，主要以办文、办公、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。二、秘书的类别和层次1、分类第一、以服务对象来划分公务秘书与私人秘书第二、以工作职责来划分机要秘书、行政秘书、文字秘书、信访秘书、事务秘书、外事秘书、教学秘书、科研秘书等第三、以能力类型来划分参谋型秘书、秀才型秘书、公关型秘书、事务型秘书第四、以服务的单位性质或行业特征来划分

2、企业秘书、涉外秘书、私人秘书、机关秘书、商业秘书等。（另见陆瑜芳教材P3“美国的秘书分类”） 2、层次 中国一是从组织级别的角度进行划分，分为中央国家机关秘书、地方领导机关秘书、基层单位秘书；二是从职务高低的角度进行划分，分为高级秘书、中级秘书、初级秘书；三是从辅助功能的角度进行划分，分为辅助决策层秘书、行政执行层秘书、技术操作层秘书。（陆瑜芳教材P4-2中有部分叙述） 英国（陆瑜芳教材P5） 美国行政管理协会（The Administrative Management Society）A级秘书、B级秘书、行政秘书或行政助理和法律秘书四个等级 日本高级秘书、中级秘书、低级秘书三个等级三、秘书的

3、职业特征（陆瑜芳教材P5-7）1、服务的直接性2、服务的稳定性3、知识化4、年轻化5、女性化第二节 秘书工作的内容、特点和作用（陆瑜芳教材P7-13）一、秘书工作的内容（陆瑜芳教材P7-8） 美国（陆瑜芳教材P7） 中国 有人认为有“政务性工作”“业务性工作”“事务性工作”三大类，22项；教材P7-8认为有15项。不论怎样，最典型的秘书工作还是那些自古以来就被人们公认的、将来也不会有任何异议的工作，包括公文起草、文书档案管理、会务工作、信访工作、接待工作等。二、秘书工作的要求1、中国（陆瑜芳教材P8-9）2、全美秘书协会章程中提出了对秘书的九条基本要求： 像心理学家那样善于观察和理解他人 像政

4、治学家那样有灵敏的头脑 像外交官那样有潇洒的风度 有调查各种棘手问题的丰富经验 有良好的速记能力和文字功底 熟悉各种商业往来中的法律关系 能熟练使用各种办公自动化机器 具备相当的金融和税务方面的知识 谙熟各种文件资料的整理归档三、秘书工作的性质与特点（陆瑜芳教材P9-10）1、辅助性2、综合性3、机密性4、服务性四、秘书工作的作用1、教材的观点：（陆瑜芳教材P10-12） 助手作用 信息枢纽作用 参谋作用 公共关系作用 协调作用2、补充观点： 广泛、周密、经常地收集情况和资料(信息)，起领导的耳目作用； 协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令，起领导的参谋作用； 协助领导宣传贯彻领导机关

5、的各项决策，督促检查决策的执行情况，起领导的喉舌作用和信息反馈作用； 协助领导与各方面取得工作联系，起桥梁作用； 协助领导处理各种事务性工作，起领导的助手作用。 第三节 秘书学的涵义、研究对象和研究方法一、秘书学的涵义和研究对象1、秘书学的涵义（陆瑜芳教材P13-14-1）2、秘书学研究的对象 秘书工作说 秘书现象说 对象多元说 秘书行为说 辅助管理说 教材的观点（陆瑜芳教材P14）秘书工作是一种特殊的社会活动，它正是秘书学所要研究、而又使秘书学能够同其他学科区别开来的独特的对象。 3、秘书学的研究内容 有人认为：第一、研究秘书工作的性质、作用、程序和方法； 第二、研究秘书工作的机构、体制、职

6、责范围和规章制度等；第三、研究秘书在辅助决策过程中的特点与规律；第四、研究中外秘书史；第五、研究秘书队伍建设的特点与规律；第六、研究秘书学与相邻学科的关系。 教材的观点（陆瑜芳教材P14-2）二、秘书学与其它相邻学科的关系管理学、领导科学、行为科学、写作学、文书学、秘书学还与档案学、社会学、心理学、伦理学、政治学、决策学、语言学、公共关系学等有较为密切的关系。三、秘书学研究的兴起和发展方向1、兴起 20世纪40年代在美国诞生。我国诞生于20 世纪80年代初期，其标志是:第一、学科专业论著的出现；第二、秘书院校的诞生；第三、秘书学会与秘书学术活动的开始；第四、秘书杂志的出现；第五、研究秘书工作理

7、论的理论工作者、教学工作者的出现与结合。2、方向（陆瑜芳教材P16-17）四、秘书学研究的方法1、历史唯物主义的方法论 4、理论联系实际的方法2、系统分析的方法 5、教材中的方法（陆瑜芳教材P17-18）3、比较的方法五、中西秘书学特点比较1、土壤不同西方秘书学植根市场经济，中国秘书学植根计划经济2、重点不同西方重点在企业秘书学，中国重点在政务秘书学3、写法不同西方秘书学重在务实，中国秘书学重在务虚六、学习和研究秘书学的意义1、推动了我国上层建筑的建设,包括对领导正确决策的帮助；2、推动了新时期秘书工作的飞跃,主要指参谋作用的发挥与信息工作的强化；3、推动了秘书人才的培养。第二章 秘书工作的起

8、源和发展斯大林在 马克思主义与语言学问题 中指出：“生产向前发展，出现了阶级，出现了文字，出现了国家的萌芽，国家进行管理需要较有条理的文书，商业发展了，更需要有条理的往来书信。”斯大林的研究说明了两个问题：一是秘书工作产生于国家形成之后；二是秘书工作产生于文字出现之后。第一节 我国秘书工作的起源和发展我国在国家产生以前，在殷商甲骨文出现之前，在原始社会的后期氏族部落联盟时期，就已出现了管理之需的公务文件（从仰韶文化遗址、河姆渡遗址、良诸文化遗址、龙山、龙山文化遗址等处的出土陶文可以印证，原始陶文可视为中国文字之源头 ）秘书文化已开始萌芽。一、古代社会上古时期的秘书工作起源于黄帝至舜的时期。最早

9、的秘书人员称为“史”。说文曰：“史记事者也，从又持中。中，正也。”传说黄帝之始，已有主管秘书工作的“史”辅助政务，史官仓颉，为黄帝记载国事。虞舜时的史官称为“纳言”。尧与舜已注重“信访”。尧执政时，曾在庭前置“进善旌”与“诽谤之木”；舜继位后，在庭前设“敢谏之鼓”。“古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者也。”（汉书文帝记）补充整理（陆瑜芳教材P29）1、夏商周三朝我国秘书工作的萌芽时期 殷商时期的“祝”“卜”“巫”，假借神的名义，成了沟通人神之间的一种职位，故常以“祝史”“卜史”“巫史连称，主要任务是对大事记载，对未来预卜，对经验总结。我国历史上第一个中央档案管理机构天府，

10、建立于西周。 春秋战国时期各国都设有史官。史官的记载有记事和记言之别。记事的称之为“春秋”，记言的称之为“语”，还有记宗谱的，称作“世”或“世系”。“左史记言，右史记事，事为春秋，言为尚书。”（后汉书艺文志）以简牍文书为主要形式2、秦汉时期我国秘书工作的确立时期 秦立国之初，设立了丞相府、太尉府和御史大夫寺（府）这三大中枢机构。丞相府实际上是皇帝处理政务的办公厅，丞相相当于办公厅主任;御史大夫寺（府）主要是一个秘书机构， “受公卿章奏，掌天下文书”，汉书百官公卿表“御史大夫 受公卿奏事，举劾按章”，通典职官“秦以御史监理诸郡，谓之监御史”。建立了一个沟通渠道皇宫秘书人员尚书、符玺令、博士等。

11、行文规定：凡请示，须亲自书面上报，不得口头或委托他人书写格式规定、避讳制度、校勘制度、用印制度、传递制度（驿传制五里一邮，十里一亭，三十里一驿）等。文体上，秦代对不同文书的含义和用途进行了严格的规定：“制”（只为皇帝颁布重大制度时所用）、“诏”（皇帝颁布一般性命令的文告）、“奏”（臣下进言陈事弹幼官员的报告）等。汉武帝执政时，设立尚书署，掌管中枢决策大权。成帝登位后（公元32年），将尚书署改为尚书台，并扩编机构，成为名副其实的中枢决策机构及独立的官衙，这标志着新的中央秘书机构的初步形成。公文文体比秦代大为增加，如“策书”（皇帝专用于册封和罢免诸侯王）、“章”（官员受封赠后向皇帝谢恩的文书）等。

12、利用档案来修史，最杰出的成果是司马迁的史记。秦汉时期的秘书文化有以下几个特点：第一、秘书官员的选拔由秦时的世袭至汉代变革为察举、征辟； 第二、地方官府衙门中已配备专职秘书官员，在郡太守、县令属下设主簿、令史等。“古者官府皆有主薄一官，上至三公及御史府，下至九寺五监，以至郡县多置之，所职者簿书，盖曹掾（yuan_属员）之流耳”（文献通考）；第三、私人秘书队伍日益庞大。第四、秦所建立的一系列制度，被历代王朝所承袭。3、魏晋南北朝时期我国秘书工作的发展时期 中央秘书机构初步形成中书、门下、尚书三省，秘书作用突出，公文写作成为一项专门的职能。曹魏时，尚书台综理政务，权倾朝野：曹操创设秘书令，在职能上取

13、代尚书台，秘书令下隶秘书左丞和秘书右丞，既掌文书，又参与机要政务，成为新的秘书机构；曹丕继位后，改“秘书令”为“中书令”相当于皇帝的机要秘书和朝廷的秘书长。两晋王朝时，中央又诞生了一个重要的秘书机构门下省，主要负责审核诏令，驳正缺失。中央秘书机构形成了中书、门下、尚书三者并存且互相牵制的体制，成为一个比较完整的秘书系统。文书制作方面，出台了一系列新的制度：公文用纸制度（规定公文一律以纸代替简犊缣帛（Jian bo），不同类别的公文用不同色泽的纸张）、卷轴制度（将写在若干张纸上的一篇公文粘连起来并在一端粘上一细木棍，将之卷起）、用印制度（在纸质公文上使用朱色水印）等。公文文体方面，增加了“令（用

14、于上级官府给下级官府命令）、笺（Jian）”（百官呈给皇后、太子、诸王的公文）等文种。涌现了一批文书理论家和文书著作：曹丕的典论论文、陆机的文赋、刘勰（xie）的文心雕龙 “文”指文章、诗赋，写作讲求情辞声韵；“笔”即公文，不讲文采韵脚，只求直述。产生了一批专门撰写公文的人，如陈琳、王粲等。魏晋南北朝时期秘书文化的特点：第一、“秀才型”秘书群的涌现，陈琳为袁绍檄豫州、阮瑀为曹公作书与孙权；第二、大事记与会议记录发轫；第三、公文写作理论问世；4、随唐五代时期我国秘书工作逐步趋于成熟时期 随，秘书工作机构有尚书省（掌政令）、中书省（掌拟诏令、书敕(chi_皇帝的诏书)及部门与地方的奏章）、门下省（掌出纳诏令及审核封驳中书省制订的公文）。隋文帝为避父讳（忠），把中书省改称为内史省。唐代的秘书工作职能袭隋制，继承并发展了三省六部制：中书省（掌决策、制订公文）、门下省（掌封驳、审查公文）、尚书省（掌执行、收发、处理公文）。三省各司其职，互为牵制，“中书出令、门下审议、尚书执行”。唐玄宗（李隆基，公元712-756在位，又称唐明皇）又设置“学士院”，（亦称“翰林院”) ，拔尖者担任“翰林学士”，是皇帝