会议管理制度之表格大全.docx
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会议管理制度之表格大全
8.1会议通知单
会议通知单
会议召集者
参加会议者
会议主题
会议主持人
会议时间
会议地点
会议程序/内容
会议资料准
备及设备
准备者
会议要求
为提高会议质量和效率,确保会议的畅通性,请参会人员自觉遵守以下会议纪律:
1、参会人员应准时参加会议,如有特殊情况提前给予通知;
2、会前做好资料准备工作,带好记录工具,将手机调为震动,无特殊情况,严禁会上随意进出、接听电话;
3、开会期间,认真听取发言,踊跃发表自己的观点和意见;
4、不做与会议无关的事,不随便交谈;
5、对有争议性的问题如有不同看法,可提出建设性意见,但不能借故影响会议的进行。
会议记录人
发布人
日期
8.2会议审核表
会议审批表
填报部门(印):
填报时间:
年月日
会议名称
会议时间
地点
参加人员
人数
是否准备午餐(人数)
日程安排
填表人
部门领导
办公室意见
审核人
负责人
行领导意见
8.3请假单
生效期:
姓名
部门
职务
请假类别:
□公假(产假、婚假、丧假、护理假)□事假□病假(一天以上需医师证明)
□探亲假□其他(请说明)
请假事由说明:
签字:
年月日
请假时间:
自(年月日时)至(年月日时)总共请假小时
联系方式:
会议期间应急委托人:
上级主管(经理)意见:
负责人:
年月日
会议主持人意见:
负责人
年月日
总经理(实体负责人)意见:
负责人:
年月日
说明
1、本表存人力资源部备案
8.4会议签到表
会议签到表
会议时间
会议地点
会议主持人
记录
会议主题
所在部门
姓名
签到时间
备注
8.5.1会议记录表1
会议时间
会议地点
参会人员
会议主持
记录人
会议内容
8.5.2会议记录表2
会议内容
会议时间
会议地点
主持人
记录人
应到人数
实到人数
参加人员签名
发
言
记
录
发
言
记
录
会
议
结
论
负
责
人
总
结
负责人签字:
年月日
8.6会议程序表
会议主题
会议类型
会议主办
部门
会议负责人
会议主持人
会议摘要:
会议议题/内容
议题1
议题名称:
序号
时间
内容
发言人
议题2
议题名称:
序号
时间
内容
发言人
出席人员
会议记录员
会议注释:
8.7会议工作细节审核表
工作项目
工作项目
1、活动的主旨
2、活动的规范
3、预算
4、招待对象的层次
5、总参加人数(查对邀请回函)
6、活动日期及时间(注意是否与其他同业的活动撞车)
7、活动日数
8、筹备单位
9、活动的负责人
10、活动作业分工明细
11、会场的预订、(主会场、开会场地、洽谈室、展示场、来宾休息室、主办单位休息室、演艺人员休息室
12、制作来宾名册(包括注明姓名、地址、公司名称、电话、职衔等项并核对其准确与否)
13、邀请函(信封、邀请卡、回函明信片、纪念品兑换券、停车券、指引地图、点心券、餐券、订制张数需多印20%备份、信封书写作业、投递作业承办员、投递日期需以活动日期的二三个星期前寄到对方为原则
14、纪念品方面(纪念品的选定、决定包装纸、外包装书写作业、礼品题款作业、姓名书写作业、蝴蝶结装饰作业、雕冰花饰、胸花、礼品包装作业、订制数量需要多出20%的备份
15、接送交通工具方面(飞机、火车、巴士、轿车)
16、劳务费(给司机、演艺人员等)
17、会场布景
18、宴会的形式(餐桌入坐式、自助餐入座式、半入座式自助餐、鸡尾酒会立食式)
19、料理样式(法国料理、日本料理、各国料理大会串、路摊式、模拟餐车餐馆式、餐台取食式、餐车服务式)
20、雕冰(原色、彩色)
21、饮料方面(餐前酒、威士忌、鸡尾酒、啤酒、饮料类、吧台、餐车、餐车女服务员、干杯用的酒类
22、香烟方面(香烟、雪茄、品牌、特别订做的烟盒、香烟摊的女服务员)
23、菜单的印制
24、花饰方面(花圈、花篮、桌上花饰、旗袍、各国民族的衣着、馈赠用的花束、典礼台花饰、礼桌花饰、文字花饰、吊挂花饰、蜡烛、展示品饰花、礼花用于献礼
25、园景的制作(西式园景、东方园景、租借盆景、茶几、遮阳伞)
26、标语、标识牌类(欢迎标语、大门标语、方向标识、专用停车场标示牌、受付处标语、会场入口处欢迎光临的拱门、典礼台标语、展示商品说明标识牌、会场内指引标示牌、社徵商标看板、国旗社旗大会旗
27、拍照摄影方面(纪念照片、快照、记录摄影、拍立得照片)
28、选择桌子
29、座位顺序(桌面标识卡、桌面标识卡的书写作业、印制座位配置表)
30、胸章、名牌方面(颜色、大小、种类的选定、公司名称职称姓名的书写作业)
31、女服务员方面的着装方面(洋装、安排演艺人员乐队)
32、表演乐队
33、女性公关人员
34、住宿安排方面(安排来宾的住宿、主办人员的住宿、演艺人员的住宿预订房间)
35、特设专用柜台
36、支付的负担范围(住宿、餐费、取用箱内的食物费用、电话费等)
37、安排用餐方面(住宿的用餐事宜、来宾及司机的用餐问题,服务人员的用餐、演艺人员乐队的用餐)
38、活动行程方面(司仪开场白、主席致辞、来宾致辞、举杯同庆、余兴节目、朗读贺电、致谢辞、活动行程表的标识、活动日程表的书写工作、播放背景音乐、放映宣传影片和幻灯片)
39、服务柜台的工作方面
工作项目
工作项目
(来宾出席的确认、发放胸章、发放活动日程表、主席迎宾作业、引导来宾到休息室、发放座位牌、发放纪念品、接待大众传播人员、设置暂时电话、来宾签名留念)
40、表演节目的总预算(本单元的活动企划、节目策划演出、节目执导、会场布置、节目主持人、舞台灯光(灯光设计和灯光器材)、舞台装备(1、舞台灯光:
主要舞台、特设舞台、回转舞台、凸出舞台、舞池;2、舞台设计工作人员)、音响方面(1、音响设计2、音响器材:
立式麦克风、桌上型麦克风、无线电麦克风、录音机、音箱、放大器;3、音响操作人员4、录音5、现场测录音))
41、摸彩活动方面(摸彩方法、摸彩箱、摸彩券、摸彩服务员、奖品给付方法(当场核发、散场时核发、送到家、邮寄))
42、演出节目的彩排
43、新的工厂、公司落成庆祝喜宴(停车场、收付柜台设置场地、向导和招待及解说人员、活动行程安排表、指引标识、说明标示牌、料理和饮料、服务人员)
44、会场方面(会场布置、典礼台、讲台、讲师、制作人、幻灯机、放映幕、灯光布置、笔记用具、资料的分发、资料的披露、样品试用品展示品、麦克风、录音作业、同步翻译机、茶水点心、用餐事宜
45、展示会方面(会场布置、演出计划、展示装饰计划、邀请函的制作、游艺节目、选定搬运公司、迁入计划、装设计划(展示商品、展示器具、电气工程安装工程)、制服、解说体系(海报、说明书、解说员、说明标示牌、实地表演)、迁出计划、茶水点心、用餐问题、茶水点心的招待、工厂公司的落成说明、接待记者采访人员、接送交通工具、联络有关官方机构、和邻居打招呼、装置临时电话、给水排水设备、电气设备、冷暖器设备、桌椅、桌巾、照明设备、音响设备、游艺节目、纪念品、洽谈室、接待记者采访人员)
46、服装(西装、燕尾服、制服)
47、支付旅馆费用方面(支付的日期、汇款前来收款当天支付现金、出纳员
48、旅馆事务方面的承办员(主办人员、餐宴预约的办事员、餐宴服务经办人员、住宿服务经办员、预约订房经办员)