建筑施工企业办公室管理制度.docx
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建筑施工企业办公室管理制度
建筑施工企业办公室管理制度
（一）文件资料管理制度
1、总则
为保证项目施工现场使用的文件和资料得到有效管理，特制定本制度
2、适用范围
本制度适用于对公司实施项目管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料的管理
3、职责
⑴经理办公室负责组织贯彻实施本制度
⑵经理办公室综合档案室负责公司项目挂你文件的收发，文件和资料的贮存和管理
⑶各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料以及作业指导书的编制、发放、更改的控制和管理
⑷项目经理部负责对接收的文件、资料和施工过程中形成记录的控制和管理
4、文件资料的编制与审批
⑴各职能部门按项目管理职责编制相应文件
⑵文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚
⑶文件底稿应保留，并附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查
⑷项目管理职能部门编制的支持性文件，由职能部门领导审批，必要时，由公司主管领导审批。
纳入公司项目管理体系支持性文件范围的国家法律以及上级部门颁发的有关管理办法、文件等，唷各职能部门领导确定
⑸文件和资料内容需进行更改，由制定该文件的部门负责实施。
文件和资料经多次或大面积内容更改后，要重新印制
⑹文件和资料更改的审批由原审批部门或人员进行。
若指定其他部门或人员审批时，该部门或人员要获得原审批部门或人员所依据的有关背景资料。
禁止XX和批准的任意更改
⑺文件更改时，与更改文件有关的其他文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性
⑻各职能部门编制〈文件修改记录〉，记录文件的修改情况
⑼对项目管理体系有效运行起重要作用的各个工作场所，都得使用相应文件的有效版本，及时撤出作废文件
5、文件资料登记、发放和回收
1）文件和资料登记
项目管理职能部门、项目经理部的资料员按文件编号、文件名称等项目，填写〈受控文件清单〉。
项目经理部与业主、设计单位、监理单位之间涉及工程项目的来往函件也要进行登记，按本单位实际情况对文件、资料分门别类进行登记
2）文件的收发
⑴文件饿发放范围，由该文件的批准人决定。
资料员按规定发放，收文人员必须在〈发放回收登记表〉上签字，以便备查
⑵项目经理部需要分发的文件和资料，如目标、指标及管理方案等，由主管领导确定发放范围，资料员负责发放，并填写〈发放回收登记表〉
⑶各职能部门下发的支持性文件应及时通知公司经理办公室综合档案室
3）文件资料的回收
⑴资料员对被替代或作废、失效文件和资料，按发放范围及时回收，并在〈发放回收登记表〉上注明回收日期
⑵资料员对调离本单位人员领取的文件和资料予以回收
⑶项目经理部解体时，各职能部门对其领用的文件和资料予以回收
6、文件和资料的存档
⑴项目管理职能部门和项目经理部的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性，并将检查结果报送公司经理办公室综合档案室
⑵作为资料留存的作废文件和资料，由资料员将其及时交回公司经理办公室综合档案室，并在登记此文件的相关表格上标识出“该文件作废”字样。
该文件由发放部门销毁
⑶经理办公室综合档案室保管体系管理文件和职能部门移交的全部文件和资料
⑷综合档案室于次年一季度前收回替代或作废、失效的管理文件。
填写〈文件销毁（留用）申请表〉，报部门领导批准后统一销毁。
附表：
受控文件清单附表11-12
序号
文件编号
文件名称
份数
备注
注：
文件作废或换版时，在备注栏中注明。
资料管理清单附表12-13
类别
资料盒设立
备注
文
件
收文
规范性文件
项目部发文
部门联系单（函）
外来文件
发文
对外报告
对内报告申请
部门事项联系单
资
料
ISO9001宣传资料
宣传资料
采购资料
采购资料
合同资料
合同资料
供应商资料
供应商资料
对供应商的选择、评价
质量资料
材质书
各类质量记录表
往来帐户
往来帐户
报表
报表
其他资料
其他资料
发放回收登记表附表12-14
序号
文件编号
文件名称
接收人签字
接收日期
回收日期
备注
文件和资料现行状态清单附表12-15
序号
文件名称
修订次数
生效日期
现行状态
文件修改记录附表11-16
序号
文件编号
文件名称
修改时间
修改性质
备注
文件销毁（留用）审批表附表12-17
序号
文件编号
文件名称
批准人
批准时间
原因
份数
备注
文件和资料借阅登记表附表12-18
序号
名称及编号
领导签批
借阅者
借阅日期
归还时间
备注
外来文件管制表附表12-19
序号
文件名称
文件编号
份数
版本
持有部门
登记日期
（二）文印管理制度
⑴文件资料的复印、打印须经所在部门负责人签字同意后才予办理。
部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理（机密件除外）
⑵私人资料不得在公司打印、复印
⑶文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。
对收到的文件资料，文印室工作人员应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误
⑷文印室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或企业管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件
⑸对送来打印、复印、传真的文件资料，文印室工作人员应做好登记，并在月终统计核算。
涉密文件的复印废件应及时销毁
⑹不得擅自复印绝密文件和个人资料。
复印机密文件需经公司领导批准
⑺复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机
⑻文印室工作人员应按规程操作文印设备，定期对设备进行维护、检测、保养，下班时注意检查设备电源的关闭情况，断开电源
（三）办公用品管理制度
为规范办公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度
⑴公司办公用品采用定额预算管理制
⑵公司各部门必须将所需办公用品提前半个月报至行政办公室，行政办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置
⑶每月月底前，物资部统计各部门的办公用品清单报行政办公室
⑷对于预算限额内的办公用品领用，职员须填写〈办公用品申领单〉，经部门经理根据预算审核签字后，直接到物资采购中心领取
⑸备品发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理
⑹备品仓库设专人负责。
备品入库需根据〈入库单〉严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与〈进货单〉相符，按手续验收入库，登记入帐。
为办入库手续，财务一律不予报销
⑺备品保管要材料清、帐目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，帐、卡、物一致，做到日清月结。
⑻做好出库管理。
在日清月结的条件下，仓库负责人月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算
⑼各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政办公室定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿
⑽公司员工离职时，须如数退还办公用品（易耗品除外）。
如有遗失按公司规定赔偿，否则，不予办理离职手续。
附表：
办公用品采购计划表附表12-20
填表日期：
年月日
采购办公用品明细
办公用品名称
规格
使用目的
备注
领导意见
签字：
办公用品领用申请附表12-21
填表日期：
年月日
申请人姓名
工作岗位
职称
领用办公用品明细
办公用品名称
规格
领用目的
备注
领导意见
签字：
办公用品耗用统计表附表12-22
部门
上月耗用金额（元）
本月耗用金额（元）
差异额（元）
差异率%
人数
说明
代号
名称
总务部经理：
经办人：
注：
差异额为本月耗用金额减去上月耗用金额的代数差。
重要办公用品登记表附表：
12-23
管理部门：
总经理办公室使用部门：
名称
编号
规范
厂名或牌名
构造
附属设备
存放地点
耐用年限
原价
增加价值
日期
凭证号数
单位
数量
增加
减损
结存
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
办公用品管理检查表附表12-24
类别
品名
常备数
因故损坏
修理中
无法修理
丢失
不明
须补充
（四）车辆管理制度
为规范公司车辆使用管理，特制定本制度。
⑴单位和个人因公使用车辆，要首先综合办公室提出申请，经批准后方可用车。
⑵派车人派车须填写〈派车单〉，使用车辆人员仅限于在所申请的地点使用车辆。
⑶驾驶员要定期检查车辆情况，确保车辆始终保持良好状态。
⑷严禁酒后驾驶车辆，违者一次罚款500元，并处停止其在单位6个月的驾驶资格，造成后果由本人承担责任。
⑸车辆使用中发生的费用，按规定审批报销。
附表：
车辆使用申请表附表11-25
使用车辆预定起止时间
自月日时
使用车辆实际起止时间
自月日时
至月日时
到达地点
达到地点
任务
任务
备注
备注
年月日申请部门：
申请人：
派车单附表12-26
填单日期：
年月日
申请单位
需车时间
年月日时分
车号
预计返回
年月日时分
需车理由
到达地点
用车人
签字：
派车人
签字：
车辆使用记录表附表12-27
月-日
事由
地点
时间
里程（表数）
车辆使用单位
核准
起时
止时
起/㎞
止/㎞
合计/㎞
（五）办公管理制度
为规范本项目部的办公管理，特制定本制度。
⑴准时上下班，不迟到、不早退，有事外出要提前请假
⑵为提高办公效率，办公室内禁止大声喧哗，商讨问题以不影响他人工作为原则，尽量不在办公室会客。
⑶经常保持办公室整洁，无关物品不准放在办公室内。
办公室桌上的图纸或资料的放置要整齐，看完报纸要随时即把报夹挂回报架上，不准随便乱扔纸屑和果皮。
⑷职工一般不能进办公室玩耍，更不得任意翻阅图纸和资料或开翻抽屉。
⑸本项目部决定工作每月召开一次本月工作总结及保证下月工作进度和质量安全等工作会议，任何应参加会议人员不得缺席，若有特殊情况，应提前向工地主管说明，否则将处50-100元的罚款。
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