材料认质认价作业指引.docx
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材料认质认价作业指引
材料认质认价作业指引
材料设备认质认价作业指引
一、目的
规范公司各工程类合同中需要单独对材料进行质量和价格重新确认的事项程序，并确保各项经营活动正常有序的进行，维护公司利益，以规范材料认质认价管理程序，控制材料质量及价格风险。
二、范围
适用范围：
适用于公司所有开发项目。
三、合同中的定义
哪些材料需要认质认价：
合同约定为暂定价材料或是施工过程中因甲方原因或是其他原因造成原合同约定材料需要重新调整更换的材料。
四、材料认质认价原则、流程及部门职责
㈠材料的认质认价原则
如果合同约定为暂定价材料项目，由施工单位负责提出认质认价申请，提出时间为供货周期加20个日历天，同一种材料施工单位必须提出3种以上材料品牌供甲方选择，甲方可以在此基础上再增加23种材料品牌，经甲方筛选后确保每种材料不少于三种及以上品牌，施工单位提供的品牌如技术要求或价格不能满足甲方需求，甲方可以不予以接受，甲方产品研发中心及工程项目部于收到施工单位申请后5个日历天对材料进行封样确认。
材料认质认价的计划由项目部编制，成本管理中心负责提供相应厂家并组织认价，项目部及产品研发中心协助对材料/设备选型标准及参数要求进行确认。
材料的询价必须以书面方式对厂家进行咨询，厂家的报价单也必须以书面方式回复。
招采部门进行询价时必须告知厂家此材料供货方式是：
甲方指定品牌、价格施工方采购供货。
材料价格的确认方式为一种材料只需确认一个价格，同种材料不同品牌材料需保证是同档次产品。
如是因为甲方原因或是其他原因造成的，原合同约定材料需要调整的，甲方项目部需要在供货周期加30天前，发书面文件告知施工单位停止此部分需要更换材料的采购，同时书面编制此部分材料认质认价申请表，并报送成本管理中心予以展开认价工作。
㈡认质认价材料管理流程及部门职能
序号
分项工作
主办部门及职责
协办部门及职责
完成成果
1
材料认质认价计划
项目部:
单项合同（如合同约定有需要认质认价材料）签订后3个工作日内编制材料的认质认价计划，后续合同签订后按上述要求再补充项目，计划签订后发送招采部门
产品研发中心：
确认材料的型号、规格、品牌等；
招采部门：
确认供货周期等条件，并准备价格咨询工作；
《材料认质认价计划表》
2
材料认质认价申请表（合同约定的暂定价材料或是施工单位原因造成的材料更换）原则上因施工单位自身原因造成的材料替换甲方可以不同意，但如因客观因素需要更换需要经甲方相应部门及领导审核同意。
施工单位：
在供货周期加20天前向甲方工程部及监理单位报送材料认质认价申请表。
需要同时提交材料的样品及技术标准文件等。
项目部：
督促施工单位按时、按要求申报认质认价申请表，并审核相应材料技术要求是否适合甲方要求；
产品研发中心：
确认材料技术要求是否符合甲方要求。
项目部、产品研发中心：
必须与施工单位提出申请后5日内完成相关审核工作，并同时提供2-3家甲方推荐品牌。
招采部门：
准备启动询价工作，询价工作的完成时间为项目部及产品研发中心完成相关工作后15个日历天内，含公司审批过程并发施工单位。
《材料认质认价申请表》
3
材料认质认价申请表（如是因为甲方原因或是其他非施工单位原因造成的材料更换）。
项目部：
在供货周期加30天前向施工单位发出联络函要求停止采购需要更换的材料，同时编制更换材料的认质认价申请表，同一种材料需要确保三种及以上同档次品牌产品。
并发送成本管理中心
招采部门：
准备启动询价工作；完成时间为：
项目部及产品研发中心完成相关工作后20个日历天内，含公司审批并发施工单位。
项目部：
协助产品研发中心对材料样品、品牌、规格等技术要求确认。
产品研发中心：
工程发起样品确认请求（计划）10个日历天内后完成材料封样、品牌、规格等技术要求的确认。
《材料认质认价申请表》
4
材料询价
招采部门：
依据计划启动询价工作，需要书面向厂家进行询价并要求厂家书面回复，厂家回复后可以约请厂家进行当面协商工作，如有价格调整需要要求厂家重新书面回复。
当面洽谈需要两个部门三个人以上一起洽谈并填写洽谈记录单，会谈人员签字确认。
项目部、产品研发中心：
对材料的技术条件进行确认，如样品、规格、型号等；招采部门提供相应厂家，并提供联系方式等完成时间按上面2、3条限定时间。
《材料价格询价单》、《材料/设备洽谈记录》
5
材料认质认价会签表
招采部门：
询价工作完成后招采部门负责填写材料认质认价会签表（相应询价文件及技术文件要作为附件）
产品研发中心、项目部：
确认材料技术要求是否符合甲方条件；
招采部门：
确认厂家合理性
《材料认质认价会签表》
6
材料认质认价会签表发送施工单位
招采部门：
完成审批后的会签表，与供货周期前两天内发施工单位。
《收发文登记表》
审批
审批流程：
招采经办人——招标采购经理——项目经理——成本管理中心总经理——产口研发中心总经理——成本研发工程副总裁——总裁
审批权限：
应依照公司下发的《集团管理权限的规定》中的相关细则执行。
五、相关记录
《材料/设备认质认价计划表》
《材料/设备认质认价申请表》（施工方填报）
《材料/设备认质认价申请表》（甲方工程部填报）
《材料/设备认质认价会签表》
《材料/设备询价单》
《材料/设备洽谈记录》
材料/设备认质认价计划表
记录编号：
项目名称－类别－年－月－日－序号
序号
材料名称
使用部位
材料品牌
规格型号
进场时间
供货周期
编制人:
项目经理:
总工办：
招采采购经理:
成本中心总经理:
备案部门:
成本管理部:
招标采购部:
办公室档案室:
备注：
1.本表有项目部负责编制，如材料的品牌及规格型号在编制时不能确认，可以先行搁置，待与其他部门确定后在填写，但最终完成时间必须在供货周期加20日历天前完成。
2.供货周期由招采负责填写，成本配合。
3.此表需要随着合同的签订定期更新，原则上更新时间为每月一次，具体可以根据实际情况调整。
材料认质认价申请表（施工方填报）
记录编号：
项目名称－类别－年－月－日－序号
序号
材料名称
使用部位
材料品牌
规格型号
供货周期
进场时间
单位
暂定数量
乙方申报价格
品牌厂家联系人及电话
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
请甲方于年月日前确定。
施工方盖章：
申报人：
日期：
项目经理意见：
监理工程师意见：
备注：
施工单位要求确认的时间为供货周期加两天前确定，监理审核意见仅仅是针对材料是否符合设计、图纸及技术要求的确认。
材料认质认价申请表（工程部填报）
记录编号：
项目名称－类别－年－月－日－序号
序号
材料名称
使用部位
材料品牌
规格型号
供货周期
进场时间
单位
暂定数量
乙方申报价格
品牌厂家联系人及电话
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
请招采部于年月日前确定。
项目经理：
总工办总经理：
监理工程师意见：
备注:
材料的品牌可以由工程部组织设计、招采、成本共同确定。
材料认质认价会签表
记录编号：
项目名称－类别－年－月－日－序号
项目名称
编号
工程名称
采购单位
序号
材料名称
选用规格型号
单位
供货周期
进场时间
暂定数量
报价
认价
暂定总价
品牌
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
会
签
栏
招标采购经理
日期
项目经理
日期
成本管理中心总经理
日期
产品研发中心总经理
日期
成本研发工程副总裁
日期
总裁
日期
施工单位确认栏
抄送
总承包单位
监理单位
备注：
审批完成后有成本下发给施工单位，并由施工单位在签字栏确认。
材料设备询价单
记录编号：
项目名称－类别－年－月－日－序号
序号
材料/设备名称
品牌型号
单位
报价
单位名称
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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15
16
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18
19
21
22
编制人：
审核人:
单位盖章:
时间：
材料\设备洽谈纪录
项目名称:
洽谈材料设备名称:
时间
地点
洽商单位
招标人洽商代表
到会者
谈判结论
会 签（签署姓名及日期）
材料\设备报价公司
招标人参会人员
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