公文管理办法.docx

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公文管理办法

公文管理办法

第一章总则

一、为使文书事务正常、顺利的进行，确保上情下达,下情上传，促进与提高公司管理工作效率，提高组织沟通与协调能力，特制定本办法。

二、公文是指公司与外部工作和业务上往来公文，如:

公告、通告、请示、通报、批复、意见、计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、函、会议纪要、会议记录等文件形式.

三、公司文书的编撰、收发、领取由综合部负责管理。

四、文书的密级

（一）绝密：

指极为重要，只限于公司股东及高层管理人员才能接触的文件。

（二）机密：

指不宜向公司以外人员透露内容的文件。

（三）普通：

指非保密文件,可以由本公司内部传阅或传达的文件。

第二章分则

一、公文

（一）批阅文件

批阅文件,下达书面指示是重要的指挥方法之一。

（二）呈报文件

按文件呈报程序向有关负责人呈报,呈报时间和批复时间要做记录，只能有一个人呈报,可以抄送其他人。

（三）批阅文件的处理形式

三种处理形式：

发回、批转、留中.

1.发回即发回给呈报人执行（或否）。

2.批转即被呈送人不能做出决定则批转给有关负责人。

3。

留中有两种情况：

做为资料收存；暂不处理（文件暂不处理的决定要及时通知呈报人）。

二、公司中常用的文件

公司内部日常事务文件,是一种信息决策、执行配合、审批手续、立此存照、公务联系、宣传教育、工作依据、规范指导等等一系列重要手段的媒介体裁.

常使用的公文种类有：

公告、通告、请示、通报、批复、意见、计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、函、会议纪要、会议记录等等。

三、公文格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号及签发人；标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注及附件；抄送机关（主送机关）、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）份号.如需标注份号,国家标准一般用6位3号阿拉伯数字,实际编号时推荐采用3-6位阿拉伯数字,虚位编排。

如：

001或0001或00001或000001.字体推荐使用3号黑体（未作统一要求）,顶格编排在版心左上角第一行。

关于份号，份号是公文印制份数的顺序号。

一般只对涉密公文标注份号，也可对不带密级的公文编制份号。

同时，编制份号是为了能够准确掌握公文的印制份数及分发范围和对象,因此在收发时要及时准确对公文份号进行登记.

（二）密级和保密期限。

如需标注密级和保密期限，应有份号（也可无份号）,其应顶格编排在左上角第二行，字体为3号黑体;密级是标识公文保密程度的标志，有“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。

其中，密级和保密期限中间用黑色“★”隔开，如“秘密★1年"、“绝密★10年”.如果只标识密级不标识保密期限，密级（“绝密”“机密"或“秘密"）两字之间空1字。

（三）紧急程度.如需标注紧急程度,一般用3号黑体,顶格编排在版心左上角；紧急公文的程度有“特急”和“加急”两个等级，电报有“特急”、“特急”和“加急”和“平级"四个等级。

如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则自上而下依次顶格排列.

（四）发文机关标志（文头纸）。

字体使用方正小标宋简体,颜色为红色，字号为31号（字号以不大于上级机关为原则）.

（五）发文字号、签发人 .在发文机关下空两行位置处居中编排发文字号（或在红色分隔线之上4mm处，也就是字体按三号仿宋，在第三行编排发文字号）。

其由发文机关代字、年份和发文顺序号组成，其中年份用“﹝﹞”括入标全称，不编虚位,字体为三号、仿宋.如果是平行文或下行文，需居中编排。

如果是上行文，则居左空一字编排，右侧对称位置应标注“签发人（三号仿宋）”，后加全角冒号和签发人姓名（用三号楷体），居右空一字；若有多个签发人，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，且发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

（六）标题。

在红色分隔线下空两行（第三行）处、分一行或多行居中编排标题,回行时要做到词意完整,推荐使用（倒或正）梯形或菱形，字体为二号小标宋体。

标题由发文机关名称、事由和文种组成.标题中除法规等名称加书名号外，一般不用标点符号.在实际工作中，可使用“、”,不使用空格。

（七）主送机关.标题下空一行、居左顶格编排,回行时仍顶格，在最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关过多过长导致首页不能显示正文，可将主送机关移至版记中。

上行文时，原则只有一个主送机关。

（八）正文。

正文无特殊说明，均使用三号仿宋，正文结构层次依次用“一、”“

（一）”“1."“

（1）”“①"等标注。

（九）页码。

公文页数顺序号。

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，其左右各放一条一字线；单页码右空一字，双页码左空一字。

公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（十）附注及附件。

如有附注，居左空二字加“（）"编排在成文日期下一行。

附注是公文印发传达范围等需要说明的事项,一般用于平行文或下行文；如有附件，在正文下空一行、左空两字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。

如有多个附件，附件序号上下对齐；如某一附件名称较长时，回行时应与上一行附件名称首字对齐；注意附件说明内容前后要一致.

（十一）发文机关署名、成文日期和印章.

1。

加盖印章的公文

单一机关行文时，发文机关署名在正文（或附件说明）下空两行、以成文日期为准居中编排；印章端正，印章顶端距正文（或附件说明）一行之内,印章底端应与成文日期下边缘相切；联合行文时，发文机关署名按照顺序依次编排，成文日期同最后一个发文机关署名上下相应居中编排。

其中，首排印章顶端应距正文（或附件说明）一行之内，印章底端应与成文日期下边缘相切。

2。

不加盖印章的公文

单一机关或联合行文时，发文机关署名在正文（或附件说明）下空两行、右空两字编排，成文日期在发文机关署名之下。

一般情况发文机关署名均长于成文日期（机关署名〉成文日期），则发文机关署名居右、空二字编排，成文日期以发文机关首字为准右移二字;当成文日期比发文机关署名长时（机关署名〈成文日期），成文日期应居右、空两字编排，发文机关署名则适当增加右空字数;联合行文时，应先编排主办机关署名，其余依次向下编排。

（十二）公文用纸一般采用国际标准A4型（210㎜×297㎜），左侧装订.页边距具体为：

上边距31.7mm,下边距29。

7mm,左边距27mm，右边距26mm。

下边距可根据正文内容进行调整，但不可大于29。

7mm。

（十三）抄送（主送）机关、印发机关和印发日期。

主送或抄送机关后用全角冒号“:

",主送或抄送机关首行、印发机关及印发日期行分别居左和居右、空一字编排；主送或抄送机关回行时，与上一行机关名称首字对齐;主送或抄送机关最后标注句号“."。

四、草拟公文应做到

（一）符合国家的法律法规和方针政策及有关规定。

（二）情况属实，观点明确,表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，字词准确，标点正确。

（三）文内使用简称，一般应当先用全称，并在全称后括号内使用双引号注明简称。

五、公文管理办法

（一）一般不得越级行文，必须越级行文时，应抄送越过的主管领导或部门。

（二）呈报的公文应一文一事.

（三）对外公文统一采用公司名称：

XX公司。

（四）凡以公司名义外发的公文,由拟稿人按发文格式撰写后,交本部门负责人及综合部核稿签字，公司领导审核后签发，综合部统一编号印发.

（五）凡属对内的报告，请示等，以部门名义拟文，经部门负责人签署意见后送交综合部进行登记和送交有关领导审批.

公司领导审批后的呈报原件存档综合部，复印件退回呈报部门存档.呈报部门根据公司领导意见及时做出处理。

呈报公文的部门要主动询问报批情况,一般呈文应于两日内查询,急件应在当日查询。

六、收文

（一）凡各有关部门的文件、函电、批复、指示等，一律由综合部签收登记.

（二）凡外来的送交公司的函电、文件等，由综合部拆封登记，并送公司领导或有关部门阅办.

（三）来文要按照外来文件、内部文件进行分类后,再按日期进行登记编号。

收文时，应填写《收文登记表》和《收文处理笺》,综合部按来文内容做收文处理。

如重要文件，应先交领导处传阅再接受。

（四）董事长或总经理批阅的函电，一般由综合部转交承办人承办或综合部存档。

（五）凡综合部存收的文件，要分类保管，以便随时提供查询，年终立卷、归档。

（六）收文由综合部行政专员统一签收、拆封并依次编号登记.

（七）行政专员收文要认真清点文件份数,核对收文单位，错发文件要立即追回.

（八）文件要按轻重缓急和重要程度，及时送交领导批阅。

（九）文件批阅后，要及时送给承办部门或承办人.

七、发文

（一）文件完稿后，按《发文稿纸》上程序进行逐级审批.相关责任人如有意见直接在原稿上进行修改,如同意，再交由综合部，综合部行政专员按日期进行编号打印后，由公司领导签发。

（二）以公司名义发出的函电、文件原件及打印件由综合部在《公司对外发文登记表》进行登记编号和存档。

以部门名义发出的内部公文，由部门指定专人在《公司内部发文登记表》进行登记、编号和存档。

（三）凡公司内部行文时，文件或《工作联系单》发放到应收人手中,须让签收人在《公司内部发文登记表》上签字接收.如所发文件又进行了修改，需再次发放给原文件执有人，务必做到以一换一，以旧换新，并做好签收工作，收回的作废原文件应立即进行销毁。

（四）无论是收到还是发出的传真文件，综合部均要复印留底，同时进行登记，以便有案可查。

八、分文

（一）外来文件由综合部登记收文后，根据业务性质填写《收文登记表》和《收文处理笺》，并按《收文处理笺》中处理意见分送各有关部门处理。

（二）内部制发文件流转时,由发文部门登记并签发后，直接送收文部门进行登记签收。

九、签审

（一）需多部门或多人签审处理的文件应附上《收文处理笺》。

（二）各部门收到需参与签审的文件时,须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

（三）文件收文后，再依《收文处理笺》内所制定的签审顺序，转呈其他的签审部门或个人,若某部门或某人为最后一个签署人，则处理后将本文件送综合部。

（四）涉及公司总体协调或应由总经理或董事长审核的文件,由综合部汇总签办意见，呈总经理或董事长做最终的审核、批示，并由综合部下发至相关部门予以执行。

（五）需公司董事长审批的文件，依照《收文处理笺》经各部门审签，副总经理审核，总经理审定后,由公司综合部呈送董事长审批。

十、催办

（一）对发至承办单位和个人的文件，文件管理人员要进行催办，保证文件及时准确地处理完毕。

（二）催办人员要把催办情况按时向领导汇报。

（三）办理完毕的文件,承办人员要在文件处理单上注明处理情况。

十一、传阅

（一）综合部行政专员在做好文件的收发、分类、编号、登记工作后，认真填写《收文处理笺》，附在所传文件上，呈报综合部经理或综合部副经理提出拟办意见。

（二）按照拟办意见规定的范围，由综合部行政专员及时将文件送交公司领导阅批，并请公司领导及时归还。

（三）综合部按公司领导批示精神,相关部门和人员可以进行传阅的文件，由综合部填写《文件传阅单》,并按领导批示组织传阅.

（四）传阅文件不横传、不积压，不携带机要文件离开办公室，不得擅自扩大阅读范围。

  （五）需有关部门阅办的文件，由综合部按领导批示请该部门负责人阅办，阅办后及时归还.属秘密文件、资料必须在综合部阅读；绝密文件要从严管理，单独登记送阅,阅后及时收回。

  （六）任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁文件和资料.

  （七）凡涉密文件的传阅，均应严格遵照有关保密规定具体办理。

（八）文件传阅由综合部统一进行。

（九）传阅的文件不得擅自扩大阅读范围,传阅顺序由急用者先阅。

（十）综合部行政专员要及时催阅，使应阅者都能及时阅到文件.