秘书基础.ppt

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秘书基础（第三版）,主编杨忠慧,第一章秘书工作概论,学习目标1.了解和掌握秘书的概念，秘书工作及其性质，当代秘书工作的主要内容及原则，秘书工作有关方针、政策，现代办公室工作机构与制度，办公室的科学化管理等知识。

2.了解未来社会对秘书和秘书知识与素养、工作方法与手段等方面的要求。

第一节秘书及秘书工作先导任务：

你所知道的秘书是什么样的？

完成方式：

小组讨论、代表发言。

一、秘书概念的演变三方面的含义：

“宫廷里的秘密藏书”物“禁止阅读的一类书籍”物掌管以上这些物的人人物人,质变,定义：

秘书是处在统治或领导机关，依附团体或个人，通过掌管文件、处理信息、辅助决策、处理日常事务等工作来完成对其所依附的机关、团体、个人的服务职能的执行和承办人员。

二、秘书工作及其性质秘书工作最根本的特性是从属于设立他的集团并为其服务服务性。

秘书工作不处于决策地位，而是依附于、从属于一定的国家、统治集团或社会其他集团、个人，为其做参谋、服务工作。

这便是秘书工作的又一主要特性辅助性。

秘书工作是由秘书或秘书人员从事的、为领导决策和领导机关工作直接提供辅助性和服务性管理活动的一种社会职业工作。

它明显地具有辅助性和服务性的基本性质。

三、我国现代秘书工作的特点

（一）从属性：

增强秘书工作人员的服务态度，更好地做好“三服务”工作。

（二）政治性：

入世后的党政、企业的秘书，在政治思想方面更应不断提高自己的素养。

（三）事务性：

秘书工作的事务性，主要体现在为领导机关和领导同志服务时对各种事务性工作的处理上。

（四）被动性：

秘书工作的被动性，是由秘书工作的从属性特点和服务性宗旨决定的。

（五）综合性：

秘书工作的综合性特点，是由秘书部门的综合性和秘书工作内容的综合性决定的。

（六）机要性：

严守保密纪律是对秘书工作的基本要求之一。

秘书工作者必须具有良好的保密观念，养成良好的保密习惯。

四、秘书工作的地位和作用

（一）参谋作用秘书工作的参谋作用体现在秘书工作的各个方面，最突出地体现在对领导决策的辅助工作上。

（二）助手作用它具体体现在为领导机关服务的各项事务之中，包括办文、办会、办调查、办信息、办协调、办信访、办接待、办交通、办值班，办电话等各项具体事务性工作。

（三）提供信息作用向领导提供信息是秘书工作的重要任务，也是秘书人员发挥参谋助手作用的重要方式之一。

（四）协调作用秘书部门是单位的综合办事机构，处于枢纽的位置，协调好内部关系和外部关系便成为秘书工作的基本职能。

第二节秘书工作主要内容及原则,一、秘书工作的主要内容

（一）辅助决策

（二）文书处理和撰制、文书立卷和档案管理工作（三）信息工作（四）调查研究工作（五）会务工作（六）保密工作（七）督查工作（八）信访工作（九）印信证章管理工作（十）机要交通和通讯工作（十一）值班门卫和接待工作（十二）机关内部管理工作（十三）领导交办的其他工件,二、秘书工作的基本思路

（一）“一项基本任务”

（二）搞好“三服务”、实现“四个转变”、加强“三化”建设（三）实行“两个结合”（四）突出“三项重点工作”（五）搞好“四项建设”,三、秘书工作的原则

（一）准确原则

（二）迅速原则（三）保密原则（四）实事求是原则,第三节办公室工作机构与制度,一、办公室机构的设置

（一）办公室机构设置的原则1.精干必要2.高效有力3.整体规划4.合理原则5.层次管理,

（二）办公室的机构设置1.我国现行办公室的体制，一般分为5个层次：

（1）中央一级的办公厅。

（2）省一级的办公厅。

（3）厅一级行政机关或大型企、事业单位的办公室。

（4）厅以下机关及中型企、事业单位的办公室。

（5）基层单位的办公室。

2.办公室组织机构的繁简、层次和人员的多少，由它所属机关或单位职权大小决定。

3.企业的秘书机构设置情况企业秘书部门的设置和人员构成主要取决于企业经济活动的需要。

商务秘书是指在各种工商企业中从事秘书工作的一类人员的总称。

任职阶梯：

前台（接待）文员行政文员（秘书）行政助理行政主管（办公室主任、行政总监）总经理助理,二、办公室科学管理

（一）强化职能1.强化参谋职能2.完善日常办文办事职能3.改进管理职能4.加强协调职能,

（二）目标管理1.建立科学合理的目标体系2.实行“三定”3.建立目标定期考评检查制度4.进行总评奖惩,（三）制度建设1.调查研究制度2.建立健全岗位责任制3.请示和报告制度4.建立各种专业制度,第三节秘书工作环境,一、秘书工作环境含义及其分类

（一）宏观环境社会政治环境、社会经济环境、社会文化环境等。

（二）中观环境秘书机构内部环境、组织内环境。

（三）微观环境又叫办公室环境，指秘书部门工作所处的自然环境。

二、秘书工作的微观环境的管理、设计和控制

（一）办公环境的管理原则1.方便2.舒适整洁3.和谐统一4.安全,

（二）办公室的空间设计（三）办公室的视觉环境（四）办公室的听觉环境（五）办公室的空气环境（六）办公室的保健与安全环境,第四节秘书工作的展望,一、要适应秘书工作内容、工作重点的变化

（一）适应工作范围、工作内容的变化

（二）适应工作重点的变化二、秘书应注意知识与素养的提升

（一）掌握经济理论知识，丰富和提高自己的管理知识和能力

（二）充实现代科技知识，提高利用科技手段处理信息的能力（三）学好外语，增强对外沟通能力三、办公自动化与秘书工作手段、方法的变化,秘书角色认识公司里的秘书小姐，在文学作品里，往往被描写成这样一个特殊群体：

外表靓丽，谈吐高雅，讲一口流利的英语，鲜亮时尚的装束，丰厚的收入容易给人一种错误的认识秘书是花瓶，是吃青春饭。

事实上，现代秘书更注重能力与悟性，除了具备基本的技能和相关的知识外，还需要具备良好的组织、协调能力和一定的辅助决策能力以及解决问题的能力。

国外的高级秘书多为三、四十岁的成熟女性，比如比尔盖茨的秘书露宝女士，就是一位42岁的有四个孩子的母亲。

露宝以她的教养、经验和能力在微软享有很高度地位，深受比尔盖茨到器重和员工的尊敬。

有人说，比尔盖茨是微软的董事长，露宝是微软的家长。

第二章秘书修养,学习目标1.明确秘书应具备的职业道德、作风修养及心理品质，增强学生思想品德修养的自觉性；2.了解秘书应具备的知识结构、智力结构、能力结构及技能要求，明确秘书智能结构的完善方向，激发启迪学生学习专业知识、掌握专业技能的积极性和主动性。

3.认识保密工作的重要性，增强自觉的保密意识。

第一节秘书的思想品德修养,先导任务：

领导说什么就是什么，领导让怎么办就怎么办，这样的秘书是合格的秘书吗？

完成方式：

小组讨论、代表发言。

一、秘书的职业道德

（一）忠于职守

（二）奉献精神（三）廉正守纪（四）服务意识（五）谦虚谨慎（六）保密习惯,二、秘书的作风修养

（一）尊重实际，实事求是

（二）踏实细致、一丝不苟（三）雷厉风行，讲求实效（四）尊重同志，善于合作（五）思想敏锐，勇于创新（六）仪表庄重，举止文雅,三、秘书的心理素质

（一）秘书的性格修养机敏、稳重、细致、谦和、开朗、幽默

（二）秘书的意志培养自觉性、坚韧性、自制性（三）秘书的意识培养秘书的角色意识（四）秘书的心理健康专注工作，积极进取；心态平衡，宠辱不惊；宽容忍让，关系和谐；情绪稳定，举止稳重,第二节秘书的智能结构,先导任务：

“秘书只要会写写材料、整理档案就行了。

”这样的认识对吗？

现代秘书还应该哪些智能？

完成方式：

小组讨论、举例说明。

一、秘书的知识结构

（一）基础知识社会科学知识、自然科学知识、哲学知识

（二）相关知识经济学知识、法律学知识、心理学知识等（三）专业知识专业基础理论知识、业务工作知识、提高秘书专业素质能力的各种知识,二、能力结构

（一）辅助管理能力辅助决策能力、协调能力、信息处理能力

（二）文字口语表达能力口语表达能力、文字表达能力（三）办事能力（四）处理人际关系能力,三、秘书职业技能

（一）电子计算机的操作

（二）常用现代办公设备的操作使用（三）现代影像设备的操作保养（四）书法流畅美观（五）速记能力（六）唱歌舞蹈才艺（七）旅行安排（八）驾驶技术,第三节秘书的保密工作,一、保密工作概述

（一）保密工作方针积极防范、突出重点、有保有放、内外有别

（二）保密工作的特点1.经济情报空前重视，经济泄密问题突出2.互联网传递信息，计算机保密管理成新课题3.保密法规不健全，现行保密规则难与世界接轨4.窃密手段现代化，反窃密技术相对滞后,二、保密内容

（一）国家秘密

（二）秘书工作保密内容1.电子计算机保密2.文档保密3.会议保密4.科技与经济情报保密5.电讯通信保密6.新闻报道及出版保密,三、保密工作管理

（一）电子计算机保密管理

（二）文件保密管理（三）会议保密（四）科技情报保密管理（五）电讯通信秘密管理（六）新闻报道及出版保密管理,某重点大学中文专业毕业的王林身材高大，相貌英俊，在学校期间就因为发表过多首诗歌，而成为小有名气的诗人，引来不少的爱慕者。

毕业以后应聘进入一家大型合资企业的总经理办公室担任秘书，待遇前途均一片光明，王林自己也感觉春风得意，踌躇满志。

上班的第一天，公司因为业务往来的需要，决定两天后在本市最大的酒店安排一次商务聚会，宴请市里有关业务主管部门的领导、以及主要的几个生意伙伴。

总经理让王林与酒店联系，做好相关准备，然后制作几个精美的邀请函，尽快送到了邀请对象的手中，总经理布置完工作转身忙自己的事去了，留下王林想了好半天才在别人的提醒之下，通过114查到那家酒店的订餐号码，做好了相关准备，然后开始起草邀请函，他觉得这是自己第一次起草文书，应该充分发挥自己所长，展现文采，于是把邀请函写得诗意盎然，但是却忘记了最重要的内容：

宴请的时间、地点，总经理过目后很不满意，亲自修改后让他重写。

任务：

从这个案例中你是否可以总结出秘书职业需要哪些基本知识和能力？

王林原先对自己的信心是否建筑在错误的认识上？

第三章办公室事务工作,学习目标1.了解值班工作的地位与作用、任务和要求，增强对值班制度制定、值班工作重要性的认识；2.了解机关行政事务管理工作的内容、原则及具体要求；3.掌握接待工作的制度，提高自己的接待工作水平。

第一节值班工作,先导任务：

都听说过“值班”，你知道“值班”是做什么吗？

秘书应该怎样值班呢？

完成方式：

小组讨论，列出值班任务。

一、值班工作的地位与作用“细”“繁”“杂”“忙”

（一）值班工作是一个单位对外联系的枢纽

（二）值班工作是协调各部门、保证领导指挥畅通的关键（三）值班是机关、单位的窗口（四）值班工作关系机关、单位的安全,二、值班工作的基本任务和要求

（一）办理领导交办事项

（二）上传下达，沟通内外，应接处理突发事件（三）认真处理来文来电（四）作好来访接待工作（五）电话应接处理“应急”“及时”,三、值班工作的组织实施

（一）值班人员的素质要求责任心、工作能力、身体素质

（二）值班室的组织形式（三）建立健全值班制度1.岗位责任制度2.交接班制度3.请示报告制度4.保密制度5.防范制度（四）认真作好值班记录（五）及时办理各项事务,第二节办公室日常事务工作,先导任务：

模拟周一早上上班半小时内，总经理秘书小张的工作内容。

完成方式：

按自己的经验和认识，分组演示。

一、拨打与接听电话现代社会里电话是不可或缺的通讯工具，拨打与接听电话是秘书工作的重要组成部分。

（一）拨打电话的要求准备（物质、情绪）、礼貌礼仪、表达清楚、简明扼要,

（二）接听电话的要求1.接听及时2.较强的听辨能力3.耐心、得体4.养成记录的习惯（三）传呼电话的要求1.甄别、酌情处理2.细心、负责3.记录、转达,二、印信管理印章凭证介绍信标志

（一）印章的使用与管理1.印章的刻制及启用2.印章的审批和使用3.印章的保管加盖印章是文件、材料生效的标志。

（二）介绍信的使用与管理“介绍”“证明”保管人同印章管理人内容：

通用介绍信、专用介绍信形式：

便函式介绍信、固定格式介绍信1.介绍信的格式2.介绍信的管理申请批准办理,三、工作日程管理

（一）领导活动安排1活动安排的基本原则

（1）按领导的工作规律安排时间表。

（2）区分轻重缓急。

（3）弹性安排，留