用户操作手册.docx
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用户操作手册
SANY标准化小组#QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#
用户操作手册
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USER'SMANUAL
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北京长益信息科技有限公司
业务指南
业务管理原则
1.业务管理特点
商友系统是一套综合性的商业信息管理系统，其业务管理特点主要表现为:
（1）.单品管理
即一品一码，全程控制。
商品属性（名称、规格、货号、质地）中有区别的为一品。
（2）.进价核算
即财务帐务处理，以进价核算库存、结转成本。
进价核算的优点：
传统商品零售企业在未采用计算机系统前，难以实现商品的单品批次管理（单品批次管理是进价核算的基础），多采用售价核算。
从财务核算与管理上而言，进价核算可以更准确、真实的反映企业在经营运作中的资金占用及实际库存情况，并以单品实毛利为基础，汇总产生企业运作中的真实利润发生。
从而避免
了售价核算综合毛利等算法下可能的不适当调整。
以使企业各种报表切实反映其运作状况。
（3）.一级核算
即财务工作采用一级帐务处理。
记帐工作主要集中在财务（会计）部门进行。
（4）.统一结算
即由财务部门设立结算中心，在电脑系统的辅助下，统一结算货款及相应的帐务处理。
2.经营合作方式
系统适应商业企业经营特点，以供货商与商场间的合作关系为主线，逐步细化业务流程，概
括而言指导系统的供需合作方式分为：
（1）.经销
a、按照权责发生制，商品所有权归属公司
b、在会计核算中使用库存商品科目
c、结算方法包括：
预付货款，合同签章生效后，公司按合同（或订货清单）预付供货方货
款，付款后，供货方发货。
帐期结算，根据合同签订的账期天数进行货款结算。
d、商品的销售性质为品种
（2）.代销
a、商品所有权不属于公司，但由公司统一进、销、存管理
b、在会计核算中使用受托代销商品科目
c、结算方法采用按销售成本（销售数量乘以进价）结算
d、商品的销售性质为品种
（3）.联营
a、公司提供一定的经营场地，由公司和供货方共同经营管理
b、商品库存由供货方自行管理c、公司实行统一收款、统一销售凭证，按照销售额的扣率或保底金额的扣率进行结算
d、分为核算库存的商品，其商品销售性质为品种。
不核算库存的商品，商品的销售性质为
大类、品种。
（4）.租赁
a、公司提供一定的经营场地，由公司和供货方共同经营管理
b、商品库存由供货方自行管理
c、公司实行统一收款、统一销售凭证，按照销售额的扣率或保底金额的扣率进行结算
d、分为核算库存的商品，其商品销售性质为品种。
不核算库存的商品，商品的销售性质为
大类、品种。
业务基础数据准备
遵循业务管理原则，商友系统多侧面地对商场的进、销、调、存各环节进行分析、优化、统
计，其主要针对的管理对象是商场内部的部门、经营管理人员及供货厂商、商品。
为了协助计算机处理各种商务信息，在进行各项业务操作前期，需要将相应的商场人员信息、
组织机构、供货商信息、商品信息输入到计算机内存档，以备业务处理时调用。
1.配置系统运行参数
商友支持多种经营模式。
为了配合系统运行，必须先设定系统运行参数，确定系统的经营模
式。
.系统可调参数
系统可调参数：
1．系统框架：
对日处理时间与系统中人员代码进行配置；
参数
含义及匹配值
A.公用库日处理开始时间
时间用hhmm方式表达，如2230表示当日22时30分开始，超过2400表示次日，如2500表示次日的1:
00
B.系统管理
人员编码方式
人员代码长度
人员代码前导码长度
0：
按流水码方式编码1：
自定义人员代码
设定人员代码长度，
最小值5，最大值8，缺省值5
人员代码可在前导码范围内流水，使人员代码具有自定义的空间。
最小值0，最大值2，缺省值0
2．百货单店：
对业务往来中各类参数进行配置；
参数
含义及匹配值
A、进销存管理系统运行状态
地区代码各级长度
0:
系统初始化,1:
系统正常运行
每一位数字表示一级的长度，总长度不能超过6，如232
表示最多3级，第一级长度为2，第二级长度为3，第三级长度为2
库存地点代码各级长度
每一位数字表示一级的长度，总长度不能超过8，如232
表示最多3级，第一级长度为2，第二级长度为3，第三级
长度为2
销售地点代码各级长度
每一位数字表示一级的长度，总长度不能超过10，如232
表示最多3级，第一级长度为2，第二级长度为3，第三级
长度为2
商品分类代码各级长度
每一位数字表示一级的长度，总长度不能超过12，如232
表示最多3级，第一级长度为2，第二级长度为3，第三级
长度为2
联营租赁折扣分摊方法
1:
返利金额=折扣金额*（1-结算扣率）*（1-分摊比例）;2:
折扣
分摊=折扣金额*分摊比例;3:
折扣分摊=折扣金额*结算扣率*厂家分摊比例4:
折扣分摊金额=折扣金额*分摊比例
B、往来单位管理供货单位编码方式
供货单位代码长度
0:
流水码，1:
自定义码
设定供货单位代码的长度
最小值为4，最大值为6，缺省值为6
供货单位前导码长度
供货单位可以在前导码范围内流水
最小值为0，最大值为2，缺省值为0
供货单位定义后是否需要审核
0:
供货单位定义后可以立即使用；1:
供货单位定义后需经审核才能使用
C、商品管理商品编码方式
商品编码长度
0:
流水码，1:
自定义码
设定商品店内流水码的长度
最小值为4，最大值为10，缺省值为6
商品编码前导码长度
商品代码可以在前导码范围内流水
最小值为0，最大值为2，缺省值为0
商品编码末位是否为随机数
0:
不可以，1:
可以
散装商品PLU码长度
设定散装商品PLU码长度
最小值为4，最大值为6，缺省值为6
自营新商品允许超库存销售的天数
设定自营新商品允许超库存销售的天数最小值为0，最大值为30，缺省值为0
商品是否按合同定义限制商品品牌
0:
不按合同限制商品品牌，1:
按合同限制商品品牌
商品是否按合同定义限制商品分类
0:
不按合同限制商品分类，1:
按合同限制商品分类
新商品负库存标记
-2:
允许限量负库存销售,-1:
允许限日负库存,0:
不允许负库
存,1:
商品溢余,2:
以销定进,3:
允许负库存
新商品负库存销售天数/数量
设定新商品负库存销售天数/数量最小值为0，最大值为10，缺省值为1
D、订单管理
超市进货部门是否选到末级
0:
不选到末级1:
选到末级
订货单允许多次进货
0:
不允许多次进货1:
允许多次进货
E、物价管理
是否检查售价的加价率
1:
售价定价时，按商品分类检查加价率是否小于设定值；0:
不检查加价率
定售价内容
0:
只有零售价；1:
零售价+批发价；2:
零售价+会员价；3:
零售价+批发价+会员价
F、库存管理
盘点时不正常溢余处理规则
1:
不允许2:
报到合同的零批次3:
报到主合同的最后批次
G、结算管理
结算单等待业务审核的天数
设定结算单等待业务审核的天数最小值为1，最大值为15，缺省值为5
是否允许手工生成代销提前结算单
0:
不允许1:
允许
是否允许手工生成联营提前结算单
0:
不允许1:
允许
是否允许手工生成联营提前结算单
0:
不允许1:
允许
是否允许手工生成租赁提前结算单
0:
不允许1:
允许
3．CRM系统：
针对CRM系统所涉及到的参数进行配置。
该类型参数的详细介绍请参照
CRM手册的相关内容。
.商场信息
将商场提供的有关基本信息写进程序中。
.日结参数
分操作系统为其加上日结标记，以及设置日结最早开始时间。
参数
含义及匹配值
日结标记
0：
手动日结帐；1：
自动日结帐
最早日结时间
本日日处理只能在此时间后进行，时间格式为hhmm，如2215表示22时15分
进销存管理
该参数针对于“系统管理”模块的日处理功能，其日
结标记与最早日结时间受其影响
CRM管理
该参数针对于“CRM”模块的日处理功能，其日结标
记与最早日结时间受其影响
操作指南：
《系统管理》系统配置配置系统运行参数
2.建立商场组织机构
.部门定义
建立部门组织结构，定义商场各级部门信息。
内容与界面：
部门结构说明：
1．
部门类型关系
经营管理类型
【其他】包括百货卖场的销售柜台、商场非业务部门等（如财务、后勤等）。
【超市卖场】超市卖场的销售部门。
【配送中心】物流配货业务部门。
部门类型
【其它部门】商场的非业务部门。
如财务、人事部门等，对应“其他”经营管理类型。
【柜台销售】百货卖场销售柜组，需要开小票进行销售收款。
对应“其他”经营管理类型。
【自选柜组】自选超市销售柜组。
对应“超市卖场”经营管理类型。
【配送中心】管理配货业务的部门。
对应“配送中心”经营管理类型。
部门属性
【末级部门】部门的末级标记。
选择此标记后，才能对“部门类型”进行编辑操作。
【批发部门】部门的批发标记。
表示该部门可以进行批发业务。
【采购部门】部门的“采购标记”，具有合同签订权的部门，必须选此标记。
已选定“采购
标记”的部门，其上、下级部门不能加“采购标记”；已签订合同部门，其“采购标记”不
允许取消。
【核算部门】部门的核算标记，表示该部门是核算部门。
已选定“核算标记”的部门，其上、
下级部门均不能加“核算部门”标记。
系统缺省定义0级部门为“核算部门”，当0级下属
部门选定“核算部门”标记时，0级部门的核算部门标记自动取消。
2．部门核算控制关系
下图描述了一个核算体系的基本框架。
在系统中可以定义多个这样的核算体系，每个核算体
系中的核算部门的级次起点没有严格限制，可以是不同的级次。
只有采购部门才具有合同签订权，录入合同采购部门时，只能选择具有“采购部门”标
记的部门。
商品订货单以合同为订货依据。
系统订货、进货业务以核算体为操作单元，即采购、配
送、销售部门必须挂靠在同一个核算部门．．．．．．．下。
定义部门时，如果部门为配送中心或销售部门，要求本级或上级必须有“核算部门”，
否则不能保存。
在核算部门的下级部门之间可以制作调拨单，进行调拨，否则不允许调拨。
订货时，进
货部门与采购部门必须在同一核算部门下。
操作指南：
《系统管理》部门和销售地点部门管理定义业务部门
2.2.建立人员档案
建立人员代码体系，录入人员基本信息，确定人员类型。
内容与界面：
操作指南：
《系统管理》人员定义人员管理定义业务人员
.建立操作员档案
确定各类经营、管理人员职责、操作权限。
内容与界面：
操作指南：
《系统管理》人员定义操作员管理定义操作员
.确定收、付款方式
定义商场内允许的收款方式、付款方式。
内容与界面：
操作指南：
《系统管理》部门和销售地点收款台管理定义收款方式
定义付款方式
.建立收款台档案
录入收款台基本信息，确定收款台收款方式。
内容与界面：
操作指南：
《系统管理》系统定义定义收款台
3.建立供货商档案
.定义统计属性
定义供货商统计属性，是供货商必须的信息，需提前定义，在供货商信息维护时进行选择即
可。
操作指南：
《供货商管理》基础信息管理定义统计属性
.供货商信息维护
录入供货商资料，建立供货商档案。
供货商状态：
为了配合结算环节的管理，供货商可设置以下状态，不同状态的供货商参与的
业务范围不同。
供货商状态
正常
暂停进货
暂停付款
淘汰
清退
合同
√
√
×
√
×
合同变更
√
√
×
√
√
订单
√
×
×
√
×
进仓
√
×
×
√
×
结算付款
√
√
×
×
√
退货
√
√
×
√
×
联营正销售
√
√
√
×
×
调整销售批次
√
√
√
×
×
√：
允许录入与审核单据×：
不允许录入和审核单据
供货商清退，应满足以下条件：
自营商品、联营核算库存商品没有库存
没有未结算的销售数据
不存在有效合同、订单
没有未付款的结算单
内容与界面：
a.基本信息
b.其他信息
c.应提供的证书
操作指南：
《供货商管理》业务往来单位管理业务往来单位（供货商）维护
4.定义商品分类
录入商场商品类别信息，确定商品分类体系。
系统缺省的代码长度为：
22222，表示商品分为5级（类），每级为2位。
内容与界面：
操作指南：
《商品管理》基础信息管理定义商品分类
5.定义商品商标品牌
录入商品商标品牌，为商品建档准备信息。
内容与界面：
操作指南：
《商品管理》基础信息管理定义商品商标品牌
6.签定商品合同
1.合同号
合同的合同号由系统自动生成，合同号的有关位数具有一定的含义，是合同的有效标记。
合同号：
在保存合同信息时，系统自动生成合同号。
其中，合同号的倒数第三位表示合同类
型，0：
经销、1：
代销、3：
联营、5：
租赁。
例如某合同号为15000，则表示该合同为经销
合同。
合同组号：
每个合同除了拥有一个合同号外，还拥有一个合同组号。
系统在保存合同时，自
动生成合同号，合同号倒数第三位前的位数即表示合同组号。
例如某合同号为15000，则15
为该合同的合同组号。
合同组号的意义在于，当某合同续签时，系统会根据该合同的组号，将续签的合同归纳为该
合同组里。
例如合同号为15000的合同续签，则系统生成续签合同的合合同号为15001…
理解了这些含义，在查找合同时，就可以方便快捷调出合同信息进行查阅。
2.合同状态
在本系统中，合同状态包括了：
未审核、试销、正常、到期、终止、清退等形式。
合同状态
和具体业务操作的有着密不可分的关系。
如下表：
未审核
试销
正常
到期
终止
清退
产生商品编码
×
√
√
√
×
×
合同经营商品
×
√
√
√
×
×
合同变更
×
√
√
×
×
×
合同续签
×
×
√
√
×
×
订单补货（包括无订单进货）
×
√
√
√
×
×
进货
×
√
×
√
√
×
退货
×
√
×
√
√
√
变进价
×
√
×
√
√
√
销售
×
√
×
√
√
√
销售退货
×
√
×
√
√
√
生成结算单
×
√
×
√
√
√
结算付款
×
√
×
√
√
√
√：
表示合同在该状态下可以进行的业务操作；×\u65306X表示合同在该状态下不能进行的业务操
作
注释：
①到期：
到期状态为系统日处理时自动标志状态。
在到期之前，可以手工置状态为清退／终
止。
到期状态合同如续签，则续签合同为新的未审核状态。
②清退和终止状态为不可逆状态。
3.合同状态与合同续签、变更
续签合同启动后，原合同状态变为“终止”
变更合同启动后，原合同状态变为“清退”
内容与界面：
（1）.经销合同
录入经销商品合同，约定商场与供货商之间的经营合作关系。
。
操作指南：
《合同管理》合同建档代销合同处理
（3）．联营合同
录入联营商品合同，约定商场与供货商之间的经营合作关系，结算扣款方式，折扣分摊方法
等。
内容与界面：
（4）．租赁合同
录入租赁商品合同，约定商场与供货商之间的经营合作关系，结算扣款方式，折扣分摊方法
等。
内容与界面：
操作指南：
《合同管理》合同建档租赁合同处理
7.建立商品信息档案
为新商品建立档案，保存商品各项标识信息，建立商品代码体系。
1.商品码分类：
商品代码、商品条码
（1）.商品代码：
指商场内部编码，由系统自动生成。
（2）.商品条码：
指商品自带条码或店内条码，其中店内条码可由系统自动生成，均符合国际
条码标准，超市商品通常使用条码。
2．商品按自营（经、代销）、联营、租赁商品分别建档。
3.商品状态：
为了配合商场对商品管理控制，每件商品具有自己的操作状态。
未审核：
当系统定义为商品需要审核时，新录入的未审核商品
新品：
已审核的新录入但未订货的商品
正常：
新品经第一次订货后即转为正常
淘汰：
不能做订单，不可以正销售
暂停：
不能订货，但能销售，用于季节性商品，当商品进入经营季节时，提示转为正常状态
清退：
淘汰的商品无库存且与厂家清算完成后，即转为终止状态
不同状态的商品业务范围不同：
新品
正常
淘汰
暂停
清退
订单
进仓
退货
正销售
负销售
商品折扣
变进价
变售价
盘点
：
允许录入与审核单据
商品清退，应满足以下条件：
：
不允许录入和审核单据
自营商品、联营核算库存商品没有库存
无“待核销售”（挂帐）商品
操作指南：
《商品管理》自营商品信息管理自营商品信息定义
《商品管理》联营商品信息管理不核算、核算联营商品定义
内容与界面：
a.自营商品定义
基本信息：
其他信息：
商品资信：
b.联营商品定义
不核算库存：
基本信息、其他信息、商品资信（同上）
业务指南
【说明】
：
下文说明中有此标记的业务，操作时可以调整商品批次。
1.业务总体流程
.自营商品
自营商品：
即经销、代销商品。
1．新品进货
长益科技
录入供货商信息录入合同审核合同录入商品信息自营商品合同报价录入订货
单审核订货单进货（及配货）销售结算
2．旧品购进
录入合同审核合同自营商品合同报价录入订货单审核订货单进货（及配货）
销售结算
【流程图】
图1：
经、代销业务总流程
.联营商品
联营商品分为核算库存和不核算库存的两类商品。
1．核算库存
录入供货商资料录入合同审核合同录入商品信息进货（及配货）销售结算
2．不核算库存
录入供货商资料录入合同审核合同录入商品信息销售结算
【流程图】
图2-1：
联营业务总流程-核算库存
图2-2：
联营业务总流程-不核算库存
.租赁商品
租赁商品分为核算库存和不核算库存的两类商品。
1．核算库存
录入供货商资料录入合同审核合同录入商品信息进货（及配货）销售结算
2．不核算库存
录入供货商资料录入合同审核合同录入商品信息销售结算
【流程图】
图17-1：
租赁业务总流程-核算库存
图17-2：
租赁业务总流程-不核算库存
2.业务流程详述
.进货
2.1.1.进货方式
采用哪种形式进货要视商场与供货商的经营合作方式而定，签署相应的合同。
系统将严格按
照合同选择商品，制作订货单。
合同．．在本系统中是非常重要的文件，是其他业务的操作依据。
也就是说，以供货商与商场的经营合作方式为线索，以进货合同为入口，进货流程分为以下
四种：
2.1.1.1.经销商品进货
通过“经销合同合同报价订货单进仓单”进货
2.1.1.2.代销商品进货
通过“代销合同合同报价订货单进仓单”进货
2.1.1.3.联营商品进货
（1）.核算库存．．．．的商品：
通过“联营合同定义商品，指定合同进仓单”进货
（2）.不核算库存．．．．．的商品：
通过“联营合同定义商品，指定合同，指定销售部门”即可，不
需要填写进仓单。
2.1.1.4.租赁商品进货
通过“租赁合同定义商品，指定合同，指定销售部门”即可，不需要填写进仓单。
为了使您更容易理解进货流程，我们通过以下列表描述合同、订单、进货单的相互关系。
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