用户操作手册.docx
《用户操作手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《用户操作手册.docx（20页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
用户操作手册
盐城市
人力资源和社会保障局
辅助办公系统
用户操作手册
上海宁明软件科技有限公司
2013年5月
一.系统环境要求
二.系统登录
三.主界面布局
四.辅助办公系统操作说明
1.消息管理
1.1发送消息
1.2已发消息
1.3待阅消息
1.4已阅消息
1.5发送异常提醒
1.6消息草稿箱
2.在线状态
2.1状态查看
2.2状态维护
3.网站快报
4.日程计划
4.1工作日程
4.2基础类别维护（管理员专用）
5.办公流转
5.1发起申请
5.2我的申请
5.3待我审批
5.4经我审批
5.5待阅公文
5.6已阅公文
5.7模块设置
6.档案中心
6.1档案管理
6.2类目管理
7.网上业务
7.1待办业务
7.2查询统计
8.计划上报与督查
8.1上报计划
8.2督办计划
8.3督办设置（管理员专用）
9.综合行政
9.1车辆管理
9.2宿舍管理
10.我的收藏
11.系统管理
11.1系统帮助
11.2个人信息
11.3密码修改
一.系统环境要求
本系统属于控件互动系统，对系统环境有如下要求：
1．必须使用IE6.0以上版本的IE浏览器打开本系统，其他浏览器（如猎豹、360、搜狗等）有可能会导致本系统显示和使用错误。
2．必须安装Word2003，否则会出现系统显示错误。
说明：
在系统帮助中下载IE8.0和WORD2003安装即可满足要求。
二.系统登录
1．在IE地址栏输入回车，进入辅助办公系统（在“风格”栏中可以配置辅助办公系统的版面颜色）。
2．输入用户名、密码，点击[登录]进入辅助办公系统。
三.主界面布局
主界面共分5个区块，分别为系统标识栏、工具栏、导航栏、窗口栏、状态栏。
1．系统标识栏。
位于页面顶部，显示系统名称和当前日期、时间。
2．工具栏。
提供有“系统桌面、个人设置、声音设置、系统帮助、退出系统“等5个功能按钮，用于快速浏览和设置相关信息及退出系统。
注意：
关闭本办公系统时必须点击“退出系统”，否则系统将继续保持用户在线状态，并导致其他用户工作上的困扰。
3．导航栏。
位于页面中部左侧，用户可根据导航迅速进入相关功能页面。
4．页面栏。
即主显示区，根据用户点击的左侧导航栏显示相应内容。
在进入系统时默认显示网站快报、待阅消息、网站内容保障情况、待办业务、待办公文、网上业务办理情况等管理消息。
5．状态栏。
位于页面底部，显示在线人数，并有“查看在线名单”、“便笺”、“版本信息”等功能按钮。
四.辅助办公系统操作说明
1．消息管理
消息管理主要用于用户向其他用户发送消息（如会议通知），也可以传送文件资料，必要时可以发送手机短信提醒对方及时接收通知或阅办文件。
1.1发送消息
在导航栏中选择[消息管理]→[发送消息]，即可打开<发送消息>页面新建、发送消息。
（1）根据工作需要选择是否同步发送手机短信（发送手机短信不影响系统内的短消息发送）。
（2）根据工作需要选择是否需要接收人确认接收（防止接收人未及时收到消息），用户可以在“已发消息”中查看消息被接收的情况（详见1.2“已发消息”内容）。
说明：
在同时选择“发送短信、需要确认”时，接收人员可以通过回复短信确认码说明已接收到短信信息。
（3）点击接收人栏右侧的[添加]按钮，在弹出的[对象选择]对话框中选择接收人员。
根据需要点击左侧“范围选择栏”确定人员选择范围，在“人员信息栏”中点击对象人员（可按住Shift、Ctrl多选），点击中间的4个箭头按钮（分别表示“单个选择、单个删除、全部选择、全部删除”）增加或删减接收人员，然后点击右上角“确认选择”即可。
（4）根据工作需要点击[附件上传]，在弹出的[文件上传]对话框中选择需要上传的文件。
选择合适的“上传方式”，按[从本地上传]、[批量上传]或[从系统中选择]方式上传相关文件资料，已上传的附件信息会显示在“已上传文件”中，然后点击“确认选择”即可。
（5）在[内容]框中输入消息的具体内容（一般不超过80个汉字）；
（6）如暂时不发送，可单击[保存到草稿箱]保存当前短消息（含所有状态选择和附件情况）。
（7）单击[发送]按钮，消息即被发出（如消息未能正常发出，系统会发出“发送异常提醒”进行通知，详见1.5“发送异常提醒”内容）。
1.2已发消息
当消息成功发出后，在导航栏中选择[消息管理]→[已发消息]，即可打开<已发消息>页面查看消息接收情况，并通知有关人员及时阅读、下载信息。
（1）对于需要确认的已发消息，接收人员未全部确认的显示为红色数字标识，已经全部确认的显示为系统默认颜色。
用户可以点击右侧数字标识打开“短信查看”页面查看确认情况、联系方式及信息发送情况（建议用电话直接联系提醒未确认人员登录系统进行确认）。
（2）用户可点击<发送时间>、<消息内容>、<确认情况>后面的绿色按钮对浏览方式进行排序查阅。
1.3待阅消息
在导航栏中选择[消息管理]→[待阅消息]，可打开<已发消息>页面查看尚未阅读的消息。
（1）消息带有附件时，左侧会显示图标，用户点击该图标即可下载相关附件，当消息仅有一个附件时将直接下载，当有多个附件时将打开消息内容界面根据用户操作下载（详见1.2.2“消息内容”内容）。
（2）用户点击<消息内容>可打开消息阅读页面，其中列出接收人员信息、附件信息，用户可在消息内容页面下载相关附件。
（说明：
打开消息阅读页面即对消息进行了确认）
（3）用户也可以直接点击右侧的“点击确认”表明已阅读了该消息。
（4）用户可点示<发送时间>、<消息内容>后面的绿色按钮对消息进行排序方便查阅。
1.4已阅消息
在导航栏中选择选择[消息管理]→[已阅消息]，即可在<已阅消息>页面查看已阅读的消息，该页面操作基本同<已阅消息>。
（参照1.3“待阅消息”内容）
1.5发送异常提醒
当消息发送失败时，系统会向用户发出发送异常提醒消息。
用户在导航栏中选择[消息管理]→[发送异常提醒]可以查看发送异常的具体原因。
1.6消息草稿箱
在导航栏中选择[消息管理]→[消息草稿箱]，即可查看并继续编辑未发送的消息。
（1）点击<标题>栏下对应的内容即可打开<发送消息>页面继续编辑和发送消息（详见1.2“发送消息内容）。
（2）勾选消息标题前方的空格，再点击上方的<删除>即删除对应消息草稿。
（3）用户可点示<标题>、<保存时间>后面的绿色按钮对消息进行排序方便查阅。
2．在线状态
在线状态功能主要用于用户查看单位人员在线状态和设置自身状态，便于相互间的办公交流,防止发生到达现场却找不到人的情况。
2.1状态查看
在导航栏中选择[在线状态]→[登陆状态查看]，即可打开<登录状态查看>页面查看所有用户的姓名、所属部门、在线状态（人员按后台设置的顺序排列）。
（1）在[请选择部门]下拉框中选择部门，查看特定部门人员的状态。
（2）点击人员姓名，可以打开<详细信息>页面查看该人员的联系方式和日程安排，并可根据需要发送消息。
2.2状态维护
当用户出现临时外出办事、开内部短会等离线或在线不在位情况时，可以通过<状态维护>进行设置，以方便其他用户查找自己。
在导航栏中选择[在线状态]→[状态维护]，即可打开<在线状态设置>页面，在[请设置类别]中选择桌面、开会、外出办事等状态后，点击[保存]即可。
如用户需要其他在线状态，可在[日程计划]→[基础类别维护]→[在线状态]中进行设置。
（详见4.2.2“在线状态”）
3.网站快报
网站快报用于显示局门户网站上的待阅信息。
当系统提醒有网站快报待阅时，用户点击导航栏[网站快报]或工具栏[系统桌面]即可查看相关信息标题。
4.日程计划
日程计划主要用于用户进行日程管理与状态类别维护。
4.1工作日程
工作日程显示用户近期的工作日程安排，并提供按日、周、月查看相关工作完成情况。
默认浏览方式为“列表查看”“未完成”的工作日程。
（1）在“完成状态”点击选择“未完成”、“已完成”，可以分别查看用户的未完成、已完成工作日程。
（2）点击右上方的[新事务]进入<事务设置>页面，可以添加新的工作日程信息，并设置<日程类型选择>、<事务预计进行时间>、<事务信息>、<提醒设置>等四个属性，最后点击[保存]即可。
4.2基础类别维护（系统管理员专用）
基础类别维护提供[日程状态]和[在线状态]两种状态具体内容的维护。
点击“新建”输入相关内容后点击“保存”即可。
5.办公流转
办公流转是整个辅助公共系统的核心，用于实现全局系统的收文、发文、审批等办公工作。
5.1发起申请
点击[办公流转]→[发起申请]，即可申请发起办公流转。
（1）首先选择<公文模板选择>页面选择流转的种类，系统设置了<内部审批>、<收文阅办>、<正式发文>三个种类，流转中的操作动作有一定差别，但编辑界面大致相同。
如需其他模板内容，需向系统管理员提交模板文件，由系统管理员进行设置。
（2）点击具体模板后，即进入<起草申请>页面，其中主要按钮为“编辑正文文件”、“发起流转”，附件上传主要用于Excel等非Word格式的文件。
（3）根据发起流转的不同，在拟稿纸页面（或文件阅办卡、文件审批单页面）的各输入框中输入对应内容后，点击“编辑正文文件”打开正文编辑窗口。
（第一次打开时系统可能会提示您安装控件，按提示安装即可）
<文件编辑>页面还提供了<印章验证>、<添加本地签名>、<手写签字>、<文档打印>四项功能，在本系统中基本不需要使用。
（4）正文编辑窗口的操作与Word相同，编辑好正文后点击“保存”，回到<起草申请>页面，点击发起流转，在对话框中点击“确定”，打开<步骤设置>页面。
（5）在<步骤设置>页面选择合适的操作类型，设定好审批人员后，点击发送。
（发起流转的首个步骤请参阅“各类文件流程说明”）
（6）各类文件的流程说明：
发文流转：
①审稿
②核稿
③会签（办公室主任）
④会签（根据会签意见选择其他人员直至可以结束会签）
⑤发放文号（选择正确的机要员）
⑥编辑文印稿（选择文印室人员）
⑦盖章（选择正确的机要员）
⑧文件分发
收文流转：
①拟办（办公室主任）
②批示（根据拟办意见选择其他人员批示）
③批示（根据拟办及批示选择其他人员直至可以结束批示）
④承办（根据拟办、批示意见选择正确人员）
内部审批：
①审批（根据工作需要选择合适的审批人员）
②审批（根据审批意见继续选择其他人员审批）
5.2我的申请
点击[办公流转]→[我的申请]，即可查看用户发起申请的当前状态，并进行各种流转管理操作。
（1）在<按条件查询>设置相关条件，可以快速查询所相关申请信息。
（2）点击绿色图标，可以进行排序，方便查找所需申请信息。
（3）点击右侧的[查看审批记录]，可以查看该申请的当前所有审批记录，点击具体步骤的“正文副本”副本，可以核对最终发文内容是否正确。
（4）点击信息标题，即打开<审批查看>页面，其右上角功能按钮自动根据流转当前状态进行配置，分别实现不同操作：
①撤消申请。
流转中处于“未批复”状态的文件，可以由申请分撤销申请，然后重新发起“继续流转”另选审批步骤和审批人。
②继续流转。
流转中处于“已批复”状态的文件，可以根据审批意见选择下一个审批步骤和审批人继续流转直到完成整个审批程序。
③办结流转。
流转中处于“已批复”状态的文件，可以根据审批意见选择[结束流转],即可结束文件的审批工作，之后可以进行文件分发、归档等操作。
④文件分发。
“已办结”或流转中处于“已批复”状态的文件，可以根
升级会员 