OA办公系统解决方案.docx

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OA办公系统解决方案

OA办公自动化

系统说明

1.前言

产品介绍

随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得Internet/Intranet正逐渐成为企业信息化建设的有力工具。

凭借Microsoft、UNIX等系统平台上的开发经验，成功地推出了基于Internet/Intranet平台的企业级网络应用系统。

办公自动化应用软件----OfficeAssistant变成一个新的发展方向。

该软件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平台，针对企事业单位内部的管理流程，设计而成的一套方便、稳定、实用的办公自动化软件。

其友好的界面、严谨的管理结构，充分担当起了机构中各个管理层的各项工作，不仅是企事业单位员工工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导做出英明决策的左右手。

她使最复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化，大大提高了公司各部门的工作效率。

办公助手采用纯WEB技术，即：

在客户端不必安装专用代码，系统功能全部在服务器端集中实现和管理，系统维护升级难度和工作量明显降低，真正做到客户端零维护，使系统可用性和易维护性与传统方式相比有了质的飞跃。

系统设计使各模块可独立存在；整个软件易拆分，易组装，灵活方便；良好的系统开放能力和可扩展性，同时可根据各个不同企事业特点，为其量身定制其业务模块。

1.1.产品特点

1、可定制：

组织机构、表单格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计等全面提供自定义

◆组织机构

   对组织机构进行设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。

组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。

◆表单定制

   管理员可根据本单位业务需求，定义出各种格式的表单，提供给各个子系统应用。

◆流程定制

   管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求的各项工作流程，自定义项目丰富，可很好地满足组织中各种工作处理的需要。

流程定制包括：

流程定义、环节定义和流向定义三个步骤：

       [流程定义]：

对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库，以及可以应用该流程创建新工作的人员等基本属性进行定义。

       [环节定义]：

对流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等进行定义。

办理方式可选择：

◎编辑式◎审批式◎分发式；办理人员：

可选择具体的岗位或人员，也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定，并提供“只需其中一个办理人办理”或“需全部办理人共同办理”等辅助选项；办理权限有：

◎允许编辑文档◎允许填写意见◎允许查看意见汇总◎允许跟踪后续办理过程等，并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的正文部分；提示催办中可设定：

新工作到达时邮件提示和办理期限、逾期催办等。

       [流向定义]：

对流程中各个环节的流向进行定义，可定义直流、分支、条件分支、协办、循环和进入新流程等功能，满足各种类型流程处理的需要。

       自由流程：

系统还提供了一种自由流程应用模式，在现实中有些工作无法用规范化的流程运转，这时可将这类工作定义成自由流程，无须定义流向，这样工作就可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。

◆字典库

   对常用的办公用语、流水号、打印格式等进行设置和维护。

◆系统初始化

   提供创建系统数据库、更新版本信息、恢复系统默认权限、设置Domino服务器文档、删除用户自定义信息和删除用户登录信息等功能。

2、可规划：

可根据单位的具体情况规划工作流程和文件管理体系

◆按照需要设定工作流程

   应用流程定制功能可方便地定义出组织中的发文处理、收文处理、请示报告及各项审批、签核等工作流程。

流程一经定制完成，即可反复应用于日常办公之中。

每个流程可设立管理者，便于对流程内所有处于办理中的文档进行实时监控，方便各级主管及时掌握所管工作的进展情况。

◆层次化的文件管理模式

   文件在系统中按：

文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织，文件库可根据需要进行设置，文件夹也可根据需要多级设置。

◆提供多重权限框架，各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系

   文件库权限有：

管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。

   文件夹权限有：

管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。

   文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。

◆文件格式自定义

   文件管理系统中的文件格式表单可灵活自行定制，文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。

3、可管理：

以组织机构为基础，对整个组织的工作和权限进行管理 

 当组织机构中的部门、岗位或人员发生调整时，可对系统各模块内相应的权限进行同步更新，以确保数据的安全和完整。

4、B/S+C/S：

采用群件技术和Web技术相结合，同时提供B/S和C/S两种应用模式

   用户可根据自身需要选择合适的应用模式，也可两种模式混合应用。

特别地，合强iOA在B/S模式下具有良好的运行速度，可基于互联网实现安全快速地运行，大大方便了分布式办公和移动办公。

5、事找人：

为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口

   合强iOA将协同办公集中到[待办工作]和[在办工作]两个窗口，在此各项工作进行分类，并按时间和轻重缓急进行排列，每个人都可方便地在此依次办理各项工作。

6、可扩展：

开放式体系结构、标准化接口、并配有二次开发手册

   合强iOA采用开放式体系结构，各个模块独立实现，并具有标准接口，为今后系统的升级和扩展打下良好基础。

同时，客户也可根据二次开发手册，并利用系统内置的二次开发辅助工具自己进行二次开发，开发出新的功能模块或与其它系统互连。

三、应用效果

   实现远程办公和移动办公，随时随处办理工作事务

   无论您身处国外、还是国内，无论您在机场、酒店、家中……都可以随时投入到工作中来，方便快捷地掌握组织内部的工作进度与状况，及时处理工作问题。

   实现知识管理，使优秀员工的思想、经验与技术获得积累，并转化成组织中的共享资源通过合强iOA进行知识管理，员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误。

   通过工作流转的自动化，实现高效快捷的办公

   通过合强iOA实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化，将大大提高办公效率，保证快捷、准确地处理工作。

这一点在办公场地较为分散的单位尤为明显。

   有效监管工作人员的工作情况，实现实时工作任务的监督与催办

   及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

系统将记录每个工作的全程办理状态信息。

   明确工作岗位与工作职责，增强人员的责任感，减少推托、扯皮等现象

   明确赋予各岗位的权限与职责，任何人都不可越权处理工作，使得各自责任明确，落实到人，查有所依；杜绝工作中出现职权不明、相互推脱扯皮现象。

解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。

   方便领导同各级工作人员的有效沟通

   多种途径、多种方式，使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。

1.2.系统功能

1、内部通讯平台

◆电子邮件

   使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。

◆在线短信

   可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。

2、信息发布平台

◆电子公告

   可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。

每个部门也可以建立自己的公告系统。

◆电子论坛

   为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。

◆电子刊物

   实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。

刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。

3、日常办公

◆网上审批

   网上办理单位内部的各项审批，如：

工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。

◆公文处理

   实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。

收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。

发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。

◆工作监控

   领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。

4、文件管理

◆文件管理

   文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。

◆文件库设置

   可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理。

◆访问权限

   提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全。

5、会议管理

   提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括:

计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。

会议纪要包括：

纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。

6、机构管理

◆组织机构

   对组织机构与人员进行设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述等。

◆权限划分

   对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予，确定符合其职务要求的使用权限。

7、系统管理

   对组织机构、表单格式、工作流程、数据字典、打印格式、统计定义等功能与模块进行管理与维护。

8、辅助办公（增强版）

◆物品管理

   提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能。

◆车辆管理

   提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。

◆资源管理

   提供单位内各类可共享资源的分类与登记、使用状态查询、资源预约申请、审批与调度等功能，实现网上资源管理与提高资源利用率。

◆图书管理

   提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能。

◆领导活动安排

   提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。

◆名片管理

   提供名片信息的登记、管理与共享等功能，可自由设置私有名片和共享名片。

◆时刻表

   提供各类时刻表信息（航班时刻表、列车时刻表及其它类型时刻表）发布与查询等功能。

◆信息采编

   提供信息收集与整理、信息刊物编辑、发布与查阅功能。

1.3功能实现

1.登录OA系统

当用户链接到本OA站点后，将首先被要求输入‘用户名’和登录‘密码’（登录首页的页面可能会有所不同。

当用户输入完‘用户名’和登录‘密码’后，按‘登录’按钮（或Enter键），此时系统将检查输入的‘用户名’和登录‘密码’是否正确，如果输入正确，将进入系统的主界面（个人桌面）。

2.系统管理

组织机构、员工、职位是办公助手的基本信息组成部分，在各个机构下设置相应的职位，每个职位可以具有不