建设项目档案管理办法.docx

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建设项目档案管理办法

建设项目档案管理办法

第一章总则

第一条为规范管道建设项目经理部（以下简称“项目部经理部）基本建设项目档案管理工作，充分发挥建设项目档案在工程建设、生产、企业管理、工程维护、改建及扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》及国家的有关规定，结合项目经理部档案管理工作的具体情况，特制订本办法。

第二条本办法所称建设项目档案是指在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理以及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、图片、录像、声像、录音、光盘等各种载体形式的全部文件。

第三条项目经理部建设项目（包括天然气管道工程、成品油管道工程、原油管道工程等）档案是项目建设和管理历程的真实记录和原始凭证，是项目交付后生产运营、管理、维护、改扩建的依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的可靠凭证。

第四条全面、系统、完整的收集、整理、管理和利用项目经理部工程建设档案，保护好国家的宝贵财富，是项目经理部的一项重要任务。

第五条本办法适用于项目经理部各处室、项目（分）部、EPC总承包商、监理以及各工程参建服务商。

第二章建设项目档案管理部门职责

第六条为确保项目经理部建设项目档案管理工作顺利进行，建立起由项目经理部、设计、EPC、监理、施工等单位组成的建设项目档案业务管理网络，由项目经理部综合办公室统一领导分级管理，实行统一的建设项目档案业务标准。

第七条项目经理部综合办公室是项目经理部建设项目档案管理工作的归口部门，其主要工作职责如下：

（一）贯彻执行上级各项档案工作的法律、法规以及有关方针政策，建立健全统一的建设项目档案管理工作规章制度；

（二）负责统一组织与协调建设项目竣工档案的管理工作以及制定编制竣工档案的统一标准、规范和要求；

（三）负责组织对工程建设项目施工承包商的竣工档案编制工作进行培训、指导、监督、检查；

（四）负责对移交的建设项目档案进行验收、审核、整理、登录、编目、入库管理；

（五）负责统一保管各种形式和载体的档案，提供信息开发和利用；

（六）参加项目经理部建设项目竣工验收。

第八条项目经理部所属其他处室、项目（分）部应高度重视建设项目档案的收集、保管工作，明确分管领导，协同综合办公室做好工作。

以项目经理部机构设置和职责范围为划分依据，明确各部门在建设项目档案资料收集、整理、立卷、审核、鉴定中的职责如下：

（一）计划处负责对项目申请报告及其报批文件、可行性研究报告及其报批文件、项目评估等方面的文件进行收集、整理、审核、鉴定并归档。

（二）财务处负责对工程项目决算文件的收集、整理、立卷（标明密级）、审核、鉴定并归档。

（三）造价与法律事务处负责对合同、标底管理、工程结算、合同索赔等文件的收集、整理、立卷、鉴定并归档。

（四）招标管理处负责对项目的招投标文件的收集、整理、立卷、审核、鉴定并归档。

（五）工程管理处负责对本处室产生的工程建设项目管理文件以及竣工验收等方面形成的文件、声像资料及有存档价值的实物进行收集、整理、立卷、审核、鉴定并归档；负责对EPC总承包商、监理服务商、施工服务商竣工资料的编制工作进行培训、指导、监督、检查，并审核、验收项目（分）部完成的施工监理、EPC、施工和无损检测等文件。

（六）工程技术处负责对各项目的初步设计、勘察测量、施工图电子版（负责对本部门签署合同项目的施工设计部分）、地震安全性评价、地质灾害危险性评估、压覆矿产资源评估、防洪评价、安全预评价、环境影响评价、水土保持方案、职业病危害预评价等文件收集、整理、审核、检查、鉴定的归档工作；负责对本部门签署合同项目的服务商竣工档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、验收。

（七）质量安全环保处负责本部门的质量、健康、安全、环保管理等方面的文件资料、飞行检查文件、质量监督文件、制管防腐监造文件资料以及声像资料的验收并归档；负责对本部门签署合同项目服务商竣工档案的编制工作进行指导、监督、检查、审核、鉴定、验收。

（八）物资采办处负责对建设物资（设备）采购、调拨以及涉外活动中产生的文件以及声像资料进行收集、审核、鉴定；负责对本部门签署合同项目服务商竣工档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、鉴定、验收。

负责对EPC总承包商物资（设备）、调拨、制管、防腐竣工资料进行检查，审核。

（九）公共关系处负责对用地预审批复文件、办理土地使用证以及依据性和支持性文件进行收集、审核、鉴定；负责对文物、林业调查等文件的收集、整理、立卷、审核、鉴定并归档；负责对本部门签署合同项目服务商竣工档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、验收。

（十）审计监察处负责对工程审计报告、内审报告的收集、整理、检查、审核、验收。

（十一）项目（分）部负责对所承担工程建设项目产生的征地文件，地方主管部门出具的城市规划方面的文件（包括：

规划选址意见书及附件、建设用地规划许可证、建设工程施工规划许可证以及公路、铁路、河流穿越通过权许可），项目管理文件以及声像资料、有存档价值的实物进行收集、整理、审核、鉴定；对参建服务商竣工档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、验收。

（十二）项目经理部直接委托进行勘察、设计、施工、监理的工程（如：

铁路穿越、公路穿越、河流穿越、输电线路等），其勘察、设计、施工、监理的竣工档案由参建服务商负责编制、立卷、并送监理确认；项目（分）部负责对其编制工作进行过程管理、培训、监督、检查、审核、验收。

（十三）参加项目经理部管道建设的施工承包商负责在工程期间同步收集、整理、编制所承包工程的施工竣工档案（包括声像、有存档价值的实物等），并及时报送施工监理审核、鉴定，按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定，经各主管部门验收合格后，交综合办公室归档。

（十四）参加项目经理部管道建设的勘察、设计服务商负责在工程建设期间同步收集、整理、编制勘察、设计竣工档案，按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定，经主管部门验收合格后，向综合办公室归档。

（十五）参加项目经理部管道建设的物资、设备生产加工、采购、中转调拨的物资、中转调拨服务商应向现场提供满足生产运营现场使用、安装需要的文件资料，同时负责在工程建设期间同步收集、整理、编制物资、设备生产、加工、采购、中转调拨竣工档案（包括声像资料），按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定，经主管部门验收合格后，向综合办公室归档。

（十六）EPC总承包商对工程建设项目管理过程的文件进行收集、整理、立卷、审核、鉴定，按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定，经主管部门验收合格后，向综合办公室归档；并负责对所属承包商竣工档案的编制工作进行过程管理、培训、监督、检查、审核、验收。

（十七）参加项目经理部管道建设的监理服务商负责对EPC总承包商竣工档案、EPC总承包商管理的参建服务商的竣工档案以及其他施工承包商的竣工档案编制工作进行培训、指导、过程管理、监督、检查、审核。

监理单位负责对施工监理竣工资料按照单位工程进行编制与组卷，按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定，经主管部门验收合格后，向综合办公室归档。

第三章建设项目档案管理

第九条项目经理部建设项目档案应当坚持“三同步”的原则，即下达项目计划任务的同时明确项目档案所包括的内容、要求及相关单位对项目档案管理的职责；检查施工进度和质量的同时对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。

第十条各处室、项目（分）部应与综合办公室密切配合，项目档案管理人员应参加项目施工交底会，参加项目工程质量和进度检查，参加工程重大设备到货开箱验收，参加项目工程竣工验收。

项目申请立项后，各处室应设立档案资料专人、专岗，负责进行文件材料的积累、整理、审查工作。

各项目（分）部应设一名有一定工程管理、施工管理经验的工程技术人员负责竣工档案的审核工作。

建立档案工作人员网络和重要档案资料流向网络，对建设项目档案资料实行跟踪、动态管理。

第十一条各部门应加强项目执行过程中形成文档的过程控制，保证项目档案完整、准确、系统，从而保证工程质量鉴定和项目管理的可溯性，为生产、管理、维修、改扩建提供真实可靠的凭据。

档案的完整指按照“建设项目文件归档范围和保管期限表”（见附件）所确定的内容，将建设项目全过程中应归档的文件归档，各种文件原件齐全。

档案的准确指档案的内容真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，签字手续完备。

档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。

归档的案卷质量应当符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822—2000。

若建设项目属于国家重点工程，则归档的案卷质量应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28—2002。

档案保管条件应符合国家档案局制定的《档案库房技术管理暂行规定》的有关要求。

第十二条建设项目档案管理应当纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目全过程控制管理。

项目在签订设计、施工、监理等合同（协议）时，应设立专门条款，根据建设项目文件归档范围，明确服务商应提交项目经理部的项目档案（包括电子文件）的名称、内容、种类、版本、份数、移交时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档的责任。

在合同（协议）中明确建设项目档案质量保证金，签订合同（协议）的各部门负责实施。

每个合同付最后一笔款项时，应由综合办公室档案负责人签署意见。

档案管理人员根据合同（协议）对服务商提交的档案资料进行验收、检查，合格后，负责人签署同意付款的意见，财务处方可履行付款手续。

第十三条各处室、项目（分）部在收集纸质文件的同时，要做好电子文件的收集工作。

若需要进行数字化处理的纸质文件，采取一定措施实现信息化管理。

在移交纸质档案的同时，必须提交相应的电子文件。

第十四条各处室、项目（分）部应充分重视对有存档价值，能够反映管道建设真实历程的实物档案的收集。

如：

锦旗、奖状、证书、挂图、土样、岩样、石样、钢板试样、钢管样本、防腐涂料样本、衣物、鞋帽、施工工具、图书、纪念品、宣传资料等实物，以及反映施工关键时刻和当地风土人情、特色的实物。

第十五条各处室、项目（分）部应加强对反映工程建设历程的重要会议、重大活动、工程项目高、大、精、尖设备及建设工程地形原貌及重大事故、事件、灾害等声像档案的收集。

第十六条项目（分）部应在工程试运投产72小时后三个月内提交建设项目竣工档案及电子文件与相应的数字化信息，并编制竣工档案目录及电子文件目录。

第十七条项目（分）部组织完成EPC、施工、监理、水土保持、监测、无损检测、乙供物资采购、中转站管理等竣工档案的编制；按照各级审核、验收意见完成竣工档案的修改、完善及归档。

第四章建设项目档案的分类

第十八条项目经理部建设项目档案的分类按照管道建设项目经理部《档案分类细则》执行。

第十九条建设项目档案以卷为单位编写保管单位号，即卷号。

在一级类目下设立二级类目，表示建设项目的名称；在二级类目下设立工程项目阶段代码，表示工程项目按照建设项目文件归档范围应归档的项目文件类别；在工程项目阶段代码下设立流水号，表示该项目阶段内项目档案案卷的排列顺序。

建设项目档案应依次排列，逐卷编写档案标识号，档案标识号以条形码的形式描述，条形码粘贴在每一案卷封面右上角的空白位置。

档案标识号由全宗号、一级类目、自定义二级类目代码、项目号代号、保管号组成（见下图）：

GDJS-G-01-001-0001

保管号

项目代号

自自定义二级类目代号

一级类目类目代码

全宗号

一级类目：

用英文大写字母“G”表示建设项目档案。

自定义二级类目代码：

用两位阿拉伯数字描述建设项目名称。

例如：

01为兰州—郑州—