常用公文写作格式.docx

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常用公文写作格式

行政公文

命　　令（令）

命令（令）是依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定用的一种公文。

命令（令）一般由国家领导机关和国家领导人，如中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会委员长、中华人民共和国主席、总理、各部部长、各委员会主任以及地方各级人民政府，可发布命令（令）。

党的领导机关和领导人一般不用命令（令），多用指示或通知。

其它任何国家机关及党的领导人一律不能发布命令（令）。

命令（令）可在内部行使，也可在报刊上公布。

命令（令）的特点有：

权威性和严肃性。

其种类可分为：

颁布性命令（即公布令），事项性命令（即行政令），任免性命令、奖惩性命令。

命令（令）的结构，一般由标题、正文、签发人和年月日三部分组成。

标题。

有三种构成方式，一是发布者加文种，二是主题加文种，三是发布者加主题加文种。

正文。

命令（令）的正文通常由“原由”和“使命指挥”两部分组成。

“原由”部分写明发布本命令（令）的原因、理由或依据，“使命指挥”部分写明要求下级机关或有关人员必须遵照执行的使命事项。

由于种类不同，正文在具体写法上也不尽一样。

颁布法规性公文时，要写明颁布的内容，于何时经何机关或会议通过批准，何时生效或开始执行。

发布重大强制性的行政措施时，主要写明发布本命令的理由和目的，部署的具体措施和要求，施行的范围与时间等。

任免性命令要写明任免的领导机关或会议名称、被任免者的姓名和所任免的职务。

奖惩性命令要写明奖惩的事由、奖惩的等级与办法以及奖惩的目的、意义等。

签发人和年月日。

在正文的右下方标明发布此命令（令）的机关领导人姓名和签发的年月日。

命令（令）的内容要概括、集中、明确，要与现有的国家法律、法规，党和政府的方针、政策及有关规定相一致。

如提出新的政策规定，应加以说明。

命令（令）的格式和结构必须具有严密的逻辑性，鲜明的层次感；文字简炼，标点准确，篇幅力求简短。

命令（令）的语言应简明扼要，用词准确、规范；语言要庄重严肃。

公　　告

公告，是向国内外宣布重要事项或法定事项时使用的一种公文。

公告通常是国家领导机关用来宣布重大事件；某些部门经过授权也可以代表国家发表公告；省级人民代表大会也可以发公告。

公告的主要适用范围有以下几个方面：

一是颁布重要法规；二是公布国家主要领导人选举结果；三是公布国家主要领导人的病情；四是公布国家主要领导人重要活动情况；五是发射导弹、火箭、卫星等；六是公布国内外关注的重要事项。

从公告在实际使用中可显示出以下三个主要特点：

一是对象范围广，二是事项内容精，三是叙述文字简。

根据其内容的性质，公告可分为：

指令性公告、事由性公告和服务性公告三大类。

公告的结构，包括标题、正文、落款三部分。

标题。

写法有三种。

第一种是发文机关加上文种，如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。

第二种是由发文机关、事由、文种组成，如《国务院办公厅关于×××的公告》。

第三种是以“公告”二字为标题。

正文。

内容一般比较单一，常见的是一文一事，只限于宣布事件的内容。

有的“公告”正文，包括依据、事项和结语三部分。

如“中华人民共和国第×届全国人民代表大会第×次会议于一九××年×月×日补选”为公告的依据部分；“×××为第×届全国人民代表大会常务委员会委员”为公告的事项部分；“现予公告”为公告的结语部分。

有的“公告”正文，只有依据和事项，省略了结语。

也有的只有事项部分。

可根据内容，灵活安排公告正文的结构。

落款。

并非所有公告都有。

若作为公文下发或在报刊上刊登的，一般都写上落款，若通过电台发布也可不写落款。

公告的落款，一般只有发布日期一项内容。

如果是人民代表大会的公告，在落款处要签上这次大会的主席团名称。

由于公告所宣布的事件关系重大，所以，写作时要语气庄重，简明扼要，公布事项要具体准确。

通　　告

通告，是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的一种公文。

通告具有指导作用、约束作用和教育作用。

通告的特点是：

约束性、原则性、可行性、公开性。

通告按其内容性质可分为：

制约性通告、告知性通告和政策性通告。

通告的结构，一般由标题、发文字号、正文、落款、主题词几部分组成。

标题。

有完整式和省略式两种。

完整式即由发文机关名称、事由和文种三部分组成；省略式即或省去发文机关名称，或省去事由。

发文字号。

由机关代字、年度号、顺序号组成。

若内容简单的一般告知性通告可不写发文字号，用于张贴、报刊上刊登，也可不写。

正文。

一般由通告的根据、通告的事项、通告的结尾三部分构成，但也有只写通告事项。

通告的内容不同，选择根据的种类也不同，如政策根据、法律根据、理论根据、事实根据、批准根据等。

开头交待根据的目的在于说明理由，引出通告的具体内容。

通告的事项，是通告的关键部分。

制约性通告，在写通告事项时，往往采取分条列项的写法，将禁止的事项或要求、规定等一一写明，有时还写上时间或地点。

告知性通告，内容较简单，只需将要告知的事项陈述清楚即可。

政策性通告，要根据有关政策规定，将需通告的事项写清楚，并指出若有违反者，应根据哪些政策规定加以处理。

通告的结尾，多以“特此通告”来表述。

落款。

要写明发文机关名称、发文日期、加盖公章。

如果标题中已写明发文机关名称，落款处也可将其省略。

其在报刊上刊登可不盖章。

主题词，是从通告的中心内容中提取的中心概念。

作为正式公文发布的通告，要有主题词，若张贴或在报刊上刊登，则不必写主题词。

写通告，要力求结构严谨，在采用分条写法时，要注意各条之间的先后顺序，每条内容的排列一定要合乎逻辑。

语言要通俗简洁。

通　　知

通知，是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和任用干部时所使用的一种公文。

是公文中用途最广，使用最其繁的文种。

通知可使党和国家的有关方针政策、指示、法规等及时地明确地传达到特定机关和特定人员中，以保证其及时、全面地贯彻执行；可使上下级机关之间互相沟通，增加机关工作活力；可使其行机关、不相隶属机关之间互通情报，交流经验、互相借鉴，以促进工作的顺利开展。

通知的特点有：

特定机关为特定事项而制定；有特定的受文单位；有特定的时间。

通知按其内容性质及目的要求可分为：

指示性通知、批示性通知、会议通知、任免通知、紧急通知、联合通知。

通知的结构，一般由标题、发文字号、受文单位、正文、落款、主题词、抄报或抄送等几部分组成。

标题。

一般由发文机关名称、事由和文种构成。

若用带文件头的公文专用纸，标题中可省略发文单位名称；若是几个单位联合发的通知，要在“通知”二字前加“联合”两字；若通知的事情很紧急、很重要，要在“通知”前加“紧急”或“重要”字样，以引其受文者的注意。

发文字号。

由发文机关代字，发文年度号和发文顺序号三部分构成。

如果是联合通知，应以主办单位的字号发文。

受文单位。

一般写在正文前一行，顶格。

正文。

一般由缘由、事项和结尾三部分组成。

缘由部分，是通知的开头，需简要写明通知的原因、目的或发通知的根据。

事项部分，是通知的内容。

由于种类不同，这部分在写法上也不一样。

指示性通知要提出具体任务、措施和要求，使下级机关知道做什么，怎么做。

批示性通知，包括“发布”性通知，“转发”性通知，“批转”性通知。

“发布”性通知的事项部分很简单，一般只写明所发布的行政法规或有关文件的名称，并写明“请遵照执行”即可；“转发”性通知要写明转发的对象和对受文机关的原则要求；“批转”性通知要写明对被批转公文的态度，说明所批转公文的意义及对下级机关贯彻执行的具体要求。

结尾部分，常用“特此通知，望认真执行”或“本通知自×月×日其实行”等语，以示强调。

也有的通知没有结语部分。

落款。

一般包括发文机关名称、发文日期和公章三项内容。

若带有文头的通知，也可在此省去发文机关名称。

这一部分位于正文末尾的右下方。

主题词。

是将公文的中心内容概括为相应的主题概念，一般用规范化的名词或名词性词组加以表达。

批示性通知，其主题词可从发布、转发的文件中提取。

每件公文的主题词一般有三至五个，最多不超过五个，写的位置在落款之下、抄送、抄报栏之上。

顶格写。

抄报或抄送。

这部分应根据通知的内容而定。

若通知的内容除受文单位外，还有必要让其它单位知道，就需写明抄报或抄送。

对上级机关用“抄报”，对下级或平级机关用“抄送”。

抄报、抄送分别占一行靠左空一格写。

写通知，条理要清楚，通知事项要具体明白。

要注意词义的轻重及适用范围。

如通知中常用的“遵照、按照、依照、参照”等词，这些词都是表达依据的，但其词义的轻重及适用范围不同，使用时应掌握分寸。

一般来说，非常重要的文件，用“遵照”执行；较为重要的文件，用“按照”或“依照”执行；需要学习或借鉴经验的用“参照”执行。

通　报

通报，是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况时使用的一种公文。

通报可使有关组织、单位和个人，及时借鉴他人先进经验，使其见贤思齐，以改进和提高自己的工作效率；可使有关单位或个人吸取教训，引以为戒；可为制定新的决策提供依据。

通报的特点是：

典型性、真实性、目的性、政策性、及时性。

通报按内容性质可分为：

表彰性通报、批评性通报、情况通报。

通报的结构，一般由标题、发文字号、受文单位、正文、落款、主题词、抄报或抄送几部分组成。

标题。

大体有全称标题和省略式标题两种。

前者由发文单位名称、事由和文种三部分组成；后者为省去发文单位名称或省去事由部分。

发文字号。

由发文机关代字、发文年度号和发文顺序号三部分组成。

张贴的通报可省去此项。

受文单位。

位于正文前一行，顶格。

根据其发放范围，可写一个，也可写若干个受文单位。

若属广发性通报，可不写受文单位。

正文。

由于通报的种类不同，正文的写法也不同。

表彰性通报的正文，首先，要具体叙述先进事迹；接着写表彰决定，即给表彰的对象什么样的表扬、奖励；最后阐明表彰意义或提出号召和要求。

批评性通报的正文，要先叙述错误事实发生的经过，把有关的时间、地点、人物、结果叙述清楚；接着对错误事实进行评论，分析其原因，点明其性质，指出其危害和不良影响；然后依据法律和政策作出处理决定；最后还可提出希望和要求。

情况通报的正文，一般先写发“通报”的缘由；接着通报有关情况并加以分析；最后提出要求和希望。

落款。

一般包括发文机关名称、发文日期和公章三项内容。

若用带有文头的公文专用纸行文，在此也可省去发文机关名称，但必须要加盖公章。

主题词。

将通报的核心内容概括为几个主题概念，用名词或名词性词组加以表达，位于末页下部的抄报抄送栏之上。

抄报或抄送，这部分并非每份通报都有，而是根据通报的内容而定。

若通报的内容除受文单位外，还有必要让其它单位知道，那么，就需写明抄报或抄送。

对上级机关用“抄报”，对下级或平级机关用“抄送”。

写通报，通报的事情要有典型性，通报的内容应做到有情况，有分析，要符合国家的法律和政策。

通报的内容要真实可靠，表彰先进应该既充分又不夸张，批评错误要既严肃又不过分。

通报的语言要简练、中肯、实事求是。

报　告

报告，是一种上行文，由下级机关发往上级机关。

报告的作用是：

下级向上级机关反映问题、提出建议，汇报工作，答复上级机关询问的问题。

报告的主要特点是：

汇报性、陈述性。

其种类按范围可分为：

综合报告、专题报告；按内容可分为：

情况报告、工作报告、报送报告、意见报告、建议报告、答复报告、检查报告等。

报告的结构，一般由标题、受文单位、正文、落款几部分组成。

标题。

包括发文机关名称、事由、文种三部分。

受文单位。

是报告的主送单位。

如果报告涉及的问题不需要上级机关给以解释或答复，可写两个或两个以上的受文单位，若需上级机关给以解释或答复，受文单位只能写一个，以免发生误解，延误工作。

正文。

一般由前言、主体、结尾三部分构成。

正文的前言，先简要交待写报告的原由或目的等，然后以“现将主要情况报告如下”过渡到主体部分。

正文的主体是报告的具体内容。

不同种类的报告，主体部分的写法也不同。

情况报告，重点要把问题或