文档移交与保管管理法.docx

文档移交与保管管理法.docx

《文档移交与保管管理法.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文档移交与保管管理法.docx（20页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

文档移交与保管管理法

文档移交与保管管理办法

编号：

GDHiPAL-DCC-P2-004

版本号：

0

所属体系：

行政管理

编写部门：

人力资源及行政部

生效日期：

20xx年xx月xx日

1

目的

为了确保公司文档及时、准确、全面、系统收集整理归档并移交，有效地为建设、运营和管理提供查询利用，特制定本管理办法。

2适用范围

该办法适用于公司各部门文档的交接、保存及利用。

3编制依据

《文档管理基本制度》，GDHiPAL-DCC-P1-001，Rev.0。

《文档管理办法》，GDHiPAL-DCC-P2-001,Rev.0。

《保密工作管理办法》，GDHiPAL-ADMPA-P2-001。

《资料室管理办法》，GDHiPAL-DCC-P2-003,Rev.0。

《会计档案管理办法》,GDFC-ACC-P2-007,Rev.0。

《合同采办文档管理办法》,GDCP-CP-P2-006,Rev.0。

《国家重大项目建设项目文件归档要求与整理规范》，DA/T28-2002。

4释义

文档：

指文件和档案，文件是档案的基础，是公司在各项活动和处理事

务中形成的各种形式的信息记录；档案是公司历史发展和在各项活动中直接形成的有价值的各种形式的真实历史记载。

移交：

指各部门将工作活动实施过程中形成的各项最终资料移交给DCC和DCC按有关规定把公司重大项目竣工资料移交给深圳市档案管理机构。

综合管理档案：

由公司在行政管理事务活动中产生的各类重要性及其它

具有利用价值的文件。

包括公司章程、合同、原则协议、各类证件、重要性请示、批复、董事会文件、会议纪要等管理性文件。

会计档案：

公司在经济管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和各类报

表等具有保存价值并作为历史记录保存的会计核算的专业档案。

科技档案：

公司在基本建设和生产等项目及改扩建项目中形成的，有利

用价值的投资计划、设计、施工、竣工及维护等活动中形成的图纸、图表、文字材料、计算材料、声像材料等文件。

声像材料档案：

公司在各项工作和活动中直接形成、具有保存价值，并

主要以磁磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记载，包括照片、录音、录像制品、影视片以及相应的说明文字。

档案保管期限：

指以年为单位,将已鉴定且需保存的文件给出的特定保

管年限。

档案保管期限表：

指已鉴定且需保存的文件档案的汇总表。

永久保存：

指对公司生产、经营、建设等有长远利用价值的文件。

定期保存：

指较短时间内对公司生产、经营等有参考利用价值的文件。

原件：

指最初产生的区别于复制件签章生效的原始文件。

复印件：

指与原件内容相同的复制品。

案卷：

指由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

立卷：

指将若干文件按照形成规律和有机联系组成案卷的过程。

案卷目录：

指以全宗为单位登记案卷的提名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

卷内目录，登记卷内文件提名和其他特征并固定文件排列次序的表格，

排列在卷内文件之前。

卷内备考表，卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

5职责分工

文控中心

5.1.1制定公司文档归档及整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。

5.1.2监督、指导、检查各部门文件的形成、积累工作。

5.1.3根据本办法对文档进行接收、保管和向业务部门提供利用。

5.1.4负责向相关档案部门移交档案。

业务部门

5.1.5负责收集、积累、整理、归档本部门产生的文档，确保文档的完整性

和系统性。

5.1.6专兼职文控应负责累积形成的文档，并对归档文档的的完整、准确、

系统负责。

5.1.7负责对制成文档的材料质量负责，确保文档利于长久保存，图文字迹

清晰等。

5.1.8专兼职文控按照文控中心归档要求整理和移交。

5.1.9项目部文控配合文控中心向档案部门移交档案。

6文档的移交

文档归档范围

反应公司在生产、经营、管理等活动中形成并具有保存价值的文件均应纳入归档范围。

具体归档范围详见附件1《文件归档范围和保存期限表》。

文档的收集

凡是公司在工作活动中形成或使用的、办理完毕的，对今后工作有查考利用价值的文件、证书、各种记录以及各种图表、照片、声像材料等都应齐全完整地收集。

在收集过程中各部门专兼职文控要注意以下事项：

a）文件齐全完整，确保收集的文件完整、准确、系统，确保文件的附件

齐全，与文件相配套的其他载体形式的资料齐备；

b）确保文件的签批完整，签发手续完备；

c）收集的文件原则上应为原件，如无原件的可将具有利用价值的复制件归档；

d）文件材料，文件的制作和书写材料应当益于长久保存。

要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等；

e）声像、电子文件等载体形态的文件应与其文字说明一并归档，并确保电子文件可读、清晰、无病毒。

文档的整理

6.1.1总则

6.1.1.1文档整理是档案保管和利用的重要基础环节，须对收集的文件进行

条理化、系统化的整理、分类、排列与编目。

文档归档整理分类方法可根据文件实际可操作性按照年度分类整理、性质分类整理或工程项目分类整理。

6.1.1.2文档整理案卷类别主要包括综合管理类、合同类、财务类、设计类、

声像类、竣工资料类等。

文档整理原则先划分文档案卷类别，再划分文件类别，然后根据实际可操作性按照年度、性质或工程项目类进行归档整理。

6.1.1.3文档组卷时所需的档案盒、卷皮均由文控中心统一提供。

6.1.1.4根据实际文档组卷的需求，可选择“6.3文档的整理”中不同形式

的整理方式。

6.1.1.5本细则“6.3文档的整理”中规定的文档整理要求只针对移交公司

的档案，移交相关档案部门时，应按照相关档案部门的组卷要求整理。

6.1.2按照年度分类整理

6.1.2.1总则

按照文件类型对形成文件的年度进行划分，此分类一般适用于综合管理类文件的归档。

比如收发文件、会议文件、周月报、会计类档案等。

6.1.2.2整理方法

案卷类别–年度-文件类型–案卷号。

6.1.2.3组件要求

6.1.2.3.1件，为归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。

将收集的

文件按照文件的时间顺序或文件流水号进行排列。

6.1.2.3.2对于上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正文

与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同一文件等等；排列时应批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后须作为一件排列在一起。

6.1.2.3.3“一件”即由主体文件和主体文件关联的附件为一件。

编目时也应视为一个条目。

6.1.2.3.4卷盒中每件文件用A4塑料袋装订，一盒为一卷，每卷中的文件

按照文件编号或时间顺序排列进行编目。

6.1.2.3.5卷内目录应包括序号、单位、文号、题名、日期、备注等信息。

6.1.2.3.6卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，数量，说明组卷情况，

如立卷人，检查人，立卷时间等；卷内备考表排列在卷内文件之后。

6.1.2.3.7不同类别的归档文件分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同类

别的不能混装一盒。

6.1.2.3.8不同年度的归档文件不能放入同一盒内。

6.1.2.3.9档案盒的封面及背脊应包括类别、案卷名称、年度、起止号、保

管期限等信息。

6.1.3按文档性质分类整理

6.1.3.1总则

按照文件内容所涉及的性质进行的划分。

此分类一般适用于证书类文件、批复类文件、报告类文件、政策程序、合同类文件等文件。

6.1.3.2整理方法

案卷类别-文件类别–案卷号。

6.1.3.3组件要求

6.1.3.3.1件，为归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。

将收集的

文件按照文件号进行排列。

6.1.3.3.2对于上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正文

与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同一文件等等；排列时应批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后须作为一件排列在一起。

6.1.3.3.3“一件”即由主体文件和主体文件关联的附件为一件。

编目时也应视为一个条目。

6.1.3.3.4卷盒中每件文件用A4塑料袋装订，对于装订成册的文件进行编

码后可直接存放在卷盒中，一盒为一卷，每卷中的文件按照文件号的顺序排列进行编目。

6.1.3.3.5卷内目录应包括序号、单位、文号、题名、日期、备注等信息。

6.1.3.3.6卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，数量，说明组卷情况，

如立卷人，检查人，立卷时间等；卷内备考表排列在卷内文件之后。

6.1.3.3.7不同类别的归档文件分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同类

别的不能混装一盒。

6.1.3.3.8档案盒的封面及背脊应包括类别、案卷名称、起止号、保管期限

等信息。

6.1.4按工程项目（科技技术档案）分类整理

6.1.4.1总则

对于工程项目类文件的整理，只针对各业务部门向文控中心移交的档案，移交相关档案部门的文件均应按照相关档案部门要求整理组卷。

6.1.4.2整理方法

6.1.4.2.1工程项目类文件应按照建设综合文件（基建文件）、监理文件、

施工文件、厂商文件、试运行文件及竣工图分别进行组卷。

6.1.4.2.2工程项目文件应保存原件，因各种原因不能保存原件的，应在复

印件上加盖具有法律效率的印章。

6.1.4.2.3项目本身形成的资料须是原件。

6.1.4.3文字材料组卷要求

6.1.4.3.1卷，为组卷单位。

多份文件可以归档为一卷；

6.1.4.3.2卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为封面、

目录、内容、备考表和封底。

6.1.4.3.3案卷封面编制

案卷封面应包括工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密集、档号、共册第册等信息。

a）工程名称：

填写工程建设项目正式批准的名称；

b）案卷题名：

填写组卷编号及案卷内容，案卷内容应简明、准确揭示卷内文件的内容；

c）编制单位：

编制本卷的主要编制单位；

d）编制日期：

填写卷内资料形成的起、止日期；

e）保管期限，依据《文件归档范围及保管期限》填写组卷时划定的保管期限；

f）密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；

g）档号，按照文控中心提供的项目档号编号。

（档号编号原则：

GDLNG-

部门代码-项目代码-案卷类别）。

6.1.4.3.4卷内目录编制

卷内目录内容包括工程名称、序号、文件题名、责任者、日期、页号、备注等信息，并应采用XLS格式编目。

a）工程名称：

应是单体工程名称；

b）序号：

卷内资料应按照文件的排序，先后顺序用阿拉伯数字从1开始依次标注；

c）文件题名：

文件内容名称；

d）责任者：

资料的形成单位名称；

e）日期：

资料的形成时间；

f）页次：

填写本份文件材料的起页号，最后的那份文件材料应当填写起止页号；

g）备注：

填写其他需要说明的问题。

6.1.4.3.5装订要求

装订要求如下：

a）每卷装订的厚度不超过3厘米。

文字材料可采用3孔棉线装订或不锈钢钉装订；

b）案卷内不应有腐蚀的金属物；

c）卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；

d）每卷内容从阿拉伯数字1开始，用打号机一次逐页连续打号，采用黑色油墨水；

e）封面和卷内目录不编页号；

f）单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；

g）成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；

h）各卷之间不连续编页号；

i）错编页号采用黑墨水笔平直划线，在错号附近空白处补编页号；

j）一个档案盒内可装多卷文字材料,图纸一盒为一卷，应根据案卷内容的厚度选用档案盒，避免盒内空荡。

6.1.4.3.6卷内备考表

卷内备考表填写要求如下：

f）卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；

g）卷内备考表排列在卷内文件之后。

6.1.4.4竣工图组卷及归档要求

6.1.4.4.1竣工图编码应符合《GDHiPAL-DCC-P3-001文件编码管理细则》

要求。

6.1.4.4.2竣工图应按照专业分别组卷，每一个专业根据图纸数量组成一卷

或多卷。

6.1.4.4.3一张图一个页码号（包括竣工图纸封面页和竣工图目录）编打在

的右下角，从1开始至本卷图纸尾张页码号止，卷内目录不编案卷页码号。

6.1.4.4.4竣工图纸以内折手风琴式折叠（A4纸张大小），整齐散装在档案

盒内。

6.1.4.4.5竣工图须由施工单位和监理单位相关技术人员对照变更内容进

行详细逐条审核，审核无误后在竣工图图签栏附近空白处盖上红色印油国标规格的“竣工图章”，由施工单位和监理单位相关人员本人签字确认后才能作为竣工图。

6.1.4.4.6编制竣工图目录时，须在“备注“一览中标识每张竣工图相应的

变更文件编号，便于查阅竣工图的修改内容。

6.1.4.5竣工图更新归档要求

6.1.4.5.1竣工图更新由技术服务部负责。

6.1.4.5.2相关工程师根据项目竣工后的竣工图核对现场情况，如发现图纸

与现场有不相符的情况，须对竣工图进行更新。

6.1.4.5.3更新版竣工图发布后，如错别字、编号等文字及格式方面的更改

由更改人签署后即可修改。

对图纸实质性数据的修改应在更改内容旁加盖校对章，并由更改人、校对人和审批人签字确认后方可发布。

具体要求详见《GDTS-ES-P3-007技术文件管理细则》中“7项目竣工图更新”。

6.1.4.5.4正式出版的竣工图更新须打印白图，以内折手风琴式折叠（A4

纸张大小）。

6.1.4.5.5具体的组卷归档要求详见“6.3.4.4竣工图组卷及归档要求”。

移交要求

6.1.5总则

6.1.5.1移交的文档应齐全、完整、真实、有效。

6.1.5.2移交的文档应为原件，无原件的应提供说明，并在复印件上加盖单位公章。

6.1.5.3接收方接收文档时应逐份清点核对和检查文件及文件质量，双方确认无误后在《文件移交单》移交人和接收人处签名，一式两份，各存一份备查。

6.1.5.4移交的电子版文件须与纸质版内容一致，确保文档的真实、完整有效和利用。

6.1.5.5业务部门移交未中标文件时，需根据移交内容提供清单，同时提供未中标文件的保存期限。

6.1.6移交说明

6.1.6.1按年度/性质归档的文档，业务部门向文控中心移交完整的1套纸板

原件及1套电子版文件（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）。

6.1.6.2按工程项目归档的文字材料，移交要求：

h）如需向档案相关部门移交时：

1）移交公司二套，其中一套原件，一套复印件；

2）移交公司一套电子光盘；

3）移交档案相关部门一套纸版及一套电子光盘。

（纸版文件及电子版文件移交要求均按档案相关部门要求）。

i）如不需向档案相关部门移交时：

1）移交公司两套，其中一套原件，一套复印件；

2）移交电子光盘一套。

6.1.6.3项目竣工图移交要求：

a）如需向档案相关部门移交时：

1）移交公司五套竣工图；

2）移交公司一套电子版（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）；

3）移交档案相关部门一套竣工图一套电子版（竣工图及电子版要求均按照档案相关部门要求）。

b）不需向档案部门移交时：

1）移交公司六套竣工图；

2）移交公司一套电子版（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）。

6.1.6.4竣工图更新由技术服务部门向文控中心移交1套纸质版原件和1套电子版文件（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）。

6.1.6.5日常移交的文件，业务部门向文控中心原则上移交原件，无原件的文件需进行说明。

6.1.7电子版移交要求

6.1.7.1移交文控中心的文档须提供电子版文件。

6.1.7.2归档的电子文件应提供可编辑版本及带签章的扫描版本（PDF/TIF

格式）；如没有可编辑版本须特殊说明。

6.1.7.3项目竣工资料电子版特殊要求：

j）文件材料必须组卷编页号才能进行扫描；

k）扫描的文件以PDF/TIF格式存储，；

l）一份文件存储一个扫描文件，并以该文件的文件编号及名称命名（无文件编号的文件可忽略，只以文件名称命名）,每卷扫描的文件按照卷内目录的顺序用阿拉伯数字从1开始排列，每卷中附上相应的卷内目录；

m）每卷扫描文件设置一个文件夹，并以卷号及卷名命名文件夹名称，每个文件夹下存储本卷扫描文件及目录；

n）竣工图CAD电子文件（下简称CAD文件）必须采用dwg的格式,在模型空间窗口存储每一个CAD文件，对使用外部引用块内容的,必须将外部引用块捆绑固定在所在的CAD竣工图中；

o）CAD竣工图必须与修改完整的竣工图纸内容及版本完全一致，一个CAD文件存储一张竣工图,与竣工图纸数量一致（包括封面和图纸目录）；

p）竣工图须提供带竣工图章的PDF/TIF格式和CAD文件格式；

q）扫描文件装载到优质的光盘中，可读性必须达到百分之百。

6.1.7.4在EDMS线上提交的电子文档须按照《电子文档管理细则GDHiPAL-DCC-P3-005》的要求进行移交。

文件移交时间

6.1.8总则

6.1.8.1文件移交时间是指文件材料形成的部门按照一定要求整理后向文控

中心移交的时间。

文件移交时间有两种：

定期移交和日常移交。

6.1.8.2定期移交是指各部门文件在形成处理完毕一段时间之后，可按年度

移交归档、按项目时间结束移交归档或按工作阶段移交归档等方式向文控中心移交。

6.1.9按年度移交归档

按年度移交归档，就是在每年的初始阶段，将上一个年度形成的文件整理归档，此类归档适用于文件形成周期较长，比阶段归档更适合的文件以及对自然观察或观测活动中形成的文件。

如出现跨年度文件，可按照文件实际办结年度归档。

例如，收发文（传真、信函、备忘录等）、会议纪要、会计凭证类、航标巡检、扫海测量、变形监测记录等文件。

6.1.10按项目结束时间移交归档

6.1.10.1按项目结束时间移交归档是指在一项生产活动结束后归档。

例如项目竣工档案、竣工图更新等。

工程项目档案以试运行开始日起3个月内，由移交部门向文控中心移交。

6.1.10.2原则上一个项目的竣工档案须整体向文控中心移交，如不能按期整体移交，可按如下内容分批移交：

r）建设综合管理文件

s）监理文件

t）施工文件

u）厂商文件

v）试运行文件

w）竣工图

6.1.10.3更新版竣工图自发布之日起三个月内须向文控中心移交。

6.1.11按工作阶段移交归档

按工作阶段移交归档是指当一项生产活动按其流程完成一个工作阶段后，可将该阶段形成的文件整理归档。

例如，项目可行性阶段、设计阶段（FEED阶段、初步设计阶段、基础设计阶段）等分别进行归档。

6.1.12日常移交

日常移交是指各部门文件形成时就将其归档，或形成处理完毕后立即归档。

例如，证书类文件、批复类文件、报告类文件、政策程序、合同类文件等文件。

7文档的保管利用

文档保管

7.1.1总则

文件保管是指科学、合理的存放和管理文件资料，防止丢失和毁坏，维护文件的完整性和安全性。

7.1.2 文件保管要求

7.1.2.1定期/不定期检查文件的存放状态，并作记录，发现问题及时处理，防止文件资料破损。

7.1.2.2文件管理人员要求有责任心，有义务维护文件的完整性和安全性，

复制文件时必须保持原貌，不得修改、变更。

7.1.3资料室的环境和条件

7.1.3.1设置专门的资料室存放文件资料。

7.1.3.2资料室应防尘、防潮、遮光、防火、防盗、无鼠害、无虫蛀，并在

适当位置放置防火器。

7.1.3.3资料室必须保持清洁，不得存放与档案无关的物品。

7.1.3.4做好保卫保密工作。

7.1.3.5注意控制室内的温度和湿度，保证文件资料的保管条件。

7.1.4 文档存放方式

7.1.4.1文件应按分类和单独存放的要求配置档案柜。

7.1.4.2在文件柜上贴有标签，注明文件的类别及序号，便于查阅。

7.1.4.3对于公司重要的文件，如电子文件、重要的纸质文件应实施备份管

理，以防突发事件。

7.1.4.4对活动不频繁的文档采用异地存放方式存放至与公司签约的文档管理代理服务商处。

7.1.4.5未中标文件将被视为不频繁文件异地存放至文档管理代理服务商处。

文档利用

7.1.5利用总则

7.1.5.1文控中心提供文件查阅、借阅及复制等利用服务，充分发挥文件的

利用价值。

7.1.5.2文档利用人员应遵守国家法律法规及公司保密管理办法规定要求,对所利用的文档进行保密。

7.1.6文档利用

7.1.6.1国家明令要求保密的档案，应按照国家批准权限批准后提供利用。

7.1.6.2原则上文档原件不外借，如有特殊情况，需获高管批准。

7.1.6.3公司文件原则上不对第三方开放，如外单位借阅，外单位借阅人需获

7.1.6.4得其所在单位相关负责人提出的申请及本公司相关部门经理及高管批准后申请查阅。

7.1.6.5公司员工因工作需要可到文控中心借阅利用文件（纸版文件及电子版

7.1.6.6文件，填写《文件利用申请表》并获得相关领导批准后，方可借阅利用。

利用签批说明如下：

x）董事会文件：

获得申请部门总经理及董事会秘书签批；

y）资质类文件：

获得申请部门总经理及直线高管签批；

zz）合同类文件：

1）合同及采购合同：

申请本部门合同，需获本部门总经理及直线高管的签批，跨部门合同，除申请部门总经理签批外，需获得合同业务部门总经理及跨部门直线高管签批。

2）商务合同：

申请部门需获本部门总经理、商务部门总经理及商务部门直线高管的批准；

aa）财务类档案：

获得申请部门总经理、财务部门总经理及财务总监签批；

bb）工程项目档案：

获得申请部门总经理及直线高管签批；

cc）未中标文件：

获得申请部门总经理及合同采办部总经理签批。

dd）其它管理性文件–获得申请部门总经理签批。

7.1.7利用文件原件时，除获得相关领导批准利用外，还需在文控中心的“文

件借阅登记表“上进行登记，填写文件借阅的时间、借阅目的、计划归还日期等信息，借阅人归还原件时须在“文件借阅登记表“签署归还日期及签名。

7.1.8借阅原件原则上需2天以内归还，如有特殊情况需特殊说明。

7.1.9借阅文件（特别是原件）须借阅人本人申请，不得由他人代借。

7.1.10借阅者须对借阅的文件保密，不得私自复印，不得向他人或外单位泄

露文件信息，确保公司的利益。

7.1.11EDMS系统权限的开通，需要按照7.2.4签批手续完成后，由DCC处

理权限的开放。

过期文件的处理

7.1.12建立由文控中心人员、业务部门专业技术人员及业务部门文控人员组

成的档案鉴定小组，负责确定文档保管期限和到期档案鉴定。

7.1.13依据附件1《文件归档范围和保存期限表》的归档范围及保存期限作

为依据和标准进行鉴定。

7.1.14文档的保管期限定为短期、长期、永久三种。

其中短期分为2年、3

年、4年、5年、7年；长期分为10年、15年、20年、25年、30年。

7.1.15对保存期限到期的