商务主管岗位说明书.docx
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商务主管岗位说明书
商务主管岗位说明书
部门
商务部
职务
商务主管
工作隶属
商务部
工作汇报
销售副总
权限范围
协助业务部门完成销售合同的签订和跟踪合同的执行
职权超越
商务助理（专员）
晋升方向
经理
轮转岗位
采购主管
工作规范
收集本公司各类产品报价信息，建立报价信息系统；及时准确为业务和客户提供产品报价；准备合同、标书等文件资料；跟踪合同订单的执行，建立生产和销售、客户之间联络渠道，及时反馈产品信息。
岗位内容
1.主持商务部的日常工作及内部人员工作调配；
2.严格遵守公司合同订单跟踪流程,商务部各项工作流程；
3.负责对客户报价的审核工作；
4.负责销售合同的起草、签订及合同的登记工作；重要合同提请《合同评审小组》会审；
5.负责部门人员的培训工作,不断提高部门人员的专业素质和业务水平;
6.倡导队伍的创新和团队精神，提升公司销售市场的核心竞争能力；
7.对补充合同及客户增补的零配件，应收款项和补发产品、退货等按公司规定流程或合同的规定追踪，出现问题及时汇报、请示并处理；
8.及时、准确、全面地采集各类产品报价所需信息，按时做好业务报价，及时、准确地提供给业务人员和客户,并保管好信息载体;
9.负责投标项目的全过程，协调标书制作中技术、采购等部门配合工作，确定招投标的标的、完成招投标工作；
10.遵守保密规定及工作制度，防止泄密、差错和失误；
11.做到上传下达，下情上报工作,深入调查研究,了解掌握情况,发现问题及时向领导汇报；
12.执行公司保密制度，对违反保密规定的人员提报行政部处理。
考核标准
评价
因素
考核期间工作评价要点
评价尺度
优
良
中
可
差
勤勉
态度
A、出勤状况（迟到早退、事病假、加班、旷工等）。
B、对新工作环境适应性、积极学习态度。
C、尽职尽责、忠于职守，严守岗位。
D、自觉遵守公司各项规章制度,劳动纪律.
5
4
3
2
1
5
4
3
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1
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1
5
4
3
2
1
协调
沟通
A、工作规划、推动计划、实施能力。
B、人际关系方面，下属没有不满意或怨言。
C、部门之间、同事之间协调配合力。
D、提高团队凝聚力、激励员工士气。
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3
2
1
管理
监督
A、依下属能力和特长合理分配工作，开发其工作潜力。
B、善于放手让部下去工作，鼓励其乐于协作的精神.
C、十分注意现场的安全卫生和整理整顿工作。
D、妥善处理工作中的失误和临时追加的工作任务。
5
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3
2
1
督导
执行
A、对部下的过失勇于承担责任，并及时纠正。
B、严格履行岗位职责，积极改善工作方法和提高效率。
C、通过指导和培训，提高下属劳动技能和素质.
D、实事求是，敢于讲真话，揭示工作中问题和矛盾。
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1
5
4
3
2
1
工作
绩效
A、富有敬业精神，具有良好的职业道德。
B、工作方法正确，勤奋努力，合理有效利用时间和费用。
C、预期工作目标或计划达成情况,取得好的绩效。
D、汇报工作、总结内容，真实准确。
5
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1
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1
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4
3
2
1
工作流程
工作区域
商务部报价员岗位说明书
部门
商务部
职务
报价员
工作隶属
销售部
工作汇报
商务主管
权限范围
报价
职权超越
做合同，下单，请车，做标书
晋升方向
主管
轮转岗位
工作规范
1．负责所有区域的报价，如高压柜，低压柜，箱变
2．做每一份报价需达到准确，快速。
3．严格按照报价流程及岗位职责执行。
岗位职责
1负责所有区域的的报价。
做报价时需准确，快速。
2熟悉各区域的报价价格及相关供电局的规定.
3接到客户的图纸，能看懂报什么样的柜型，里面的元器件的型号/参数大小及技术要求。
进一步达到对我司产品及同行业产品的了解。
4熟悉我司常用元器件的价格及下浮点。
5对一份图纸不能出现少报，错报,多报，漏报等情况。
6随时了解市场情况.
7收到图纸先与业务员或客户沟通。
如图纸为非标柜、户外开闭所的尺寸、箱变、与别的厂家并柜的环网柜需与技术部沟通。
8报价之前需先编写报价编号（报价统计表里）;报价做好传给客户之前需与业务员沟通确认后,传真至客户并确认是否收到。
当日报完的价格需当日归档，“报价统计表"请及时登记，以便查询。
9如果客户图纸上的型号与我司常规型号不相同，需与业务员或客户沟通是否可以更改图纸型号；如果不可以，商务部可向采购部询价或自询价,确认价格并做好报价给客户.另把所询元器的价格请登记到电脑里的“参考”里。
10如果报了价格需做合同，需把报价给到做合同人员。
11标准柜:
收到图纸当日且与业务员确认报价基准后4小时内报出，
12非标柜:
收到图纸及技术确定且与业务员联系确认报价基准后，6小时内报出一下
13须询价的开关柜或图纸上有须询价的元器件及箱变/低压柜；定后询到价格且与业务员报价基准后,2日内报出。
考核标准
评价因数
考核期间工作评价要点
扣分尺度
优
良
中
可
差
准确
A：
未出现报价错误（如少报，错报，多报，漏报等情况）
0
1
2
3
5
B：
偶有报价错误,但不影响我司损失或客户投诉。
0
1
2
3
5
C:
一次以上报价，出现同一种错误,影响我司经济损失及客户
0
1
2
3
5
D:
二次以上报价，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户。
0
1
2
3
5
E:
因报价，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉
0
1
2
3
5
时效
A：
报价，迅速，无延误
0
1
2
3
5
B：
有延误，但不影响生产及客户要求,为非重要报价
0
1
2
3
5
C:
造成延误报价导至业务员或客户投诉.
0
1
2
3
5
D：
造成延误报价,影响订单丢失至后果严重
0
1
2
3
5
E:
延误报价，造成客户丢失,导致公司经济损失.
0
1
2
3
5
技能
A：
了解各产品型号的价格,
0
1
2
3
5
B：
了解各产品型号的用途
0
1
2
3
5
C：
了解各区域的市场情况
0
1
2
3
5
D：
了解各种柜型的报价算法
0
1
2
3
5
F:
了解各种柜型的铜排算法
0
1
2
3
5
团队精神
0
1
2
3
5
工作流程
收到图纸→认真审图:
标准图由报价员自审,非图由技术员审→与业务员沟通价格→或与技术员沟通技术→做报价→报价单审批→发报价
单给客户及确认→做报价统计→报价单整理及归档→询价单整理及归档
工作区域
商务部
商务部合同员岗位说明书
部门
商务部
职务
合同员
工作隶属
销售部
工作汇报
商务主管
权限范围
做合同
职权超越
报价,下单，请车，做标书
晋升方向
主管
轮转岗位
工作规范
1．负责所有区域的合同,如高压柜，低压柜,箱变
2．做每一份合同需达到准确，严谨，快速.
3．严格按照合同流程及岗位职责执行。
岗位职责
1．负责所有区域的的合同及有关合同事宜联系函。
做合同时需认真，仔细,严谨，准确,快速。
2．熟悉各区域和每一个客户的价格及相关特殊要求规定。
3。
接到业务员做合同的通知,了解客户需订购产品的型号,数量，要求,产品的交货期，付款方式等.
4.负责销售合同的起草和合同签订工作，以合同为先的原则，第一时间做好合同.并做好合同相关资料的收集、整理、登记、存档工作.
5.做合同时需明确合同编号、签订日期并与业务员确认客户全称、价格、数量、品名、规格、型号、交货期、付款方式、是否含税.做合同时附上一份我司的技术图纸请客户确认签字回传；图纸与订购内容需一致.
6.需及时跟进合同的签订情况并登记、存档。
7。
做好合同由领导签批并盖章。
盖好章的合同和技术部出的图纸一起传给客户确认回传。
当天做的合同须催业务员或客户当天确认回传，以便下单。
8。
如果客户所订购的产品为非标柜、户外箱、进口产品、断路器、箱变等都需要有订金。
9.客户确认回传的合同和图纸需仔细审查，如果有更改需与业务员或沟通,客户提出的特殊条款须上报领导。
10.把回传的合同和图纸给到下单人员。
考核标准
评价因数
考核期间工作评价要点
扣分尺度
优
良
中
可
差
准
确
A：
未出现合同错误（如做错金额，数量,订购内容等情况）。
0
1
2
3
5
B：
偶有合同错误，但不影响我司损失或客户投诉.
0
1
2
3
5
C：
一次以上合同，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户.
0
1
2
3
5
D：
二次以上合同,出现同一种错误,影响我司经济损失及客户。
0
1
2
3
5
E:
因合同上原因，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉.
0
1
2
3
5
时
效
A:
做合同，迅速,无延误.
0
1
2
3
5
B：
且有延误，但时间短，不影响生产及客户要求。
0
1
2
3
5
C：
造成延误合同导至业务员或客户投诉。
0
1
2
3
5
D：
造成延误合同,影响订单丢失至后果严重.
0
1
2
3
5
E：
延误合同，做造成客户丢失及影响我司商誉及我司经济损失.
0
1
2
3
5
技
能
A：
了解各产品型号的价格
0
1
2
3
5
B：
了解各产品型号的用途
0
1
2
3
5
C：
了解各区域的市场情况
0
1
2
3
5
D：
了解各种柜型的报价算法
0
1
2
3
5
F:
了解各种柜型的铜排算法
0
1
2
3
5
团队精神
0
1
2
3
5
工作流程
接到做合同通知→编制合同编号→制作合同→请技术部出一次图给客户确认→确认合同和图纸客户是否收到→跟踪合同回传情况→回传的合同图纸交到下单员→我部门复印一份双方确认的合同→第二天把前一天的合同原件交到财务部→合同整理及归档
工作区域
商务部
商务部下单员岗位说明书
部门
商务部
职务
下单员
工作隶属
销售部
工作汇报
商务主管
权限范围
下单
职权超越
报价,合同，请车，做标书
晋升方向
主管
轮转岗位
工作规范
1．负责所有区域的下单，如高压柜，低压柜，箱变
2．做每一份备货通知单需达到准确,，快速。
3．严格按照下单流程及岗位职责执行.
岗位职责
1．1．负责所有区的下单及有关下单方面的更改联系函。
下单时需认真，仔细；准确，快速。
2．下单需注意客户的原图,确认图，技术要求，审图意见，合同，柜子的尺寸，眉头，铭牌，钣材，颜色。
3．下单之前先编写下单编号（备货单—-货款）。
4．对回传来的合同及图纸需认真审查
5．做备货通知单时,连同备货申请单，发货单一起做出。
备货申请存档以备随时查询.
6．备货通知单所下的产品需与合同,确认图，技术要求一致。
7．备货时若有特殊的元件或附件，或元件货期较长,或合同货期紧急的，请技术部确定好技术后交采购部提前订购元件或钣金.如果是货期紧急需在备货单上注明“加急”。
8．收集每一客户的技术要求及外观要求信息。
9．下完单的合同需及时交到合同员。
10．协助售后部整理售后服务信息，如接到业务员或客户的售后转交到售后部
考核标准
评价因数
考核期间工作评价要点
扣分尺度
优
良
中
可
差
准确
A:
未出现下单错误（如下错数量，柜型，钣材，颜色等情况）
0
1
2
3
5
B:
偶有下单错误，但不影响我司损失或客户投诉。
0
1
2
3
5
C:
一次以上下单，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户
0
1
2
3
5
D：
二次以上下单,出现同一种错误，影响我司经济损失及客户。
0
1
2
3
5
E:
因下单上原因，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉
0
1
2
3
5
时效
A：
做下单，迅速，无延误
0
1
2
3
5
B：
且有延误，但时间短,不影响生产及客户要求。
0
1
2
3
5
C：
造成延误下单，导至生产延误，货期交不上至业务员及客户投诉
0
1
2
3
5
D:
造成延误下单,影响订单丢失至后果严重
0
1
2
3
5
E：
延误下单，做造成客户丢失及影响我司商誉及我司经济损失。
0
1
2
3
5
技能
A:
了解各产品型号的价格,
0
1
2
3
5
B:
了解各产品型号的用途
0
1
2
3
5
C：
了解各区域的市场情况
0
1
2
3
5
D：
了解各种柜型的报价算法
0
1
2
3
5
F:
了解各种柜型的铜排算法
0
1
2
3
5
团队精神
0
1
2
3
5
工作流程
接到确认合同→编制下单单号→制作备货通知单→与客户确认眉头钣材颜色等→下发备货通知单给技术部→备货申请单自已留存→发货单给跟单人员→合同交到合同人员→备货申请单整理归档→整理客户技术要求及外观要求并归档
商务部标书员岗位说明书
部门
商务部
职务
标书
工作隶属
销售部
工作汇报
商务主管
权限范围
标书
职权超越
报价,合同，请车,下单
晋升方向
主管
轮转岗位
工作规范
1．负责所有区域的标书，如高压柜，低压柜,箱变
2．做每一份标书需达到准确,，快速，符合招标要求.
3．严格按照制作流程及岗位职责执行。
岗位职责
1．接到招标书,先把标书认真的看一遍,了解里面什么时候开标，需投标什么内容;投标书的制作组成等
2.按照投标书的要求及格式制作商务标及报价，技术标由技术部制作；如果有保证金的,需按照标书上的要求填写保证金或银行保函。
3。
如需相关部门配合的需找到投标小组成员。
4.制做标书人员需负责把标书做好，打印，签字，盖章，装订，密封，到标书寄出。
5.一定要按期交标书.
考核标准
评价因数
考核期间工作评价要点
扣分尺度
优
良
中
可
差
准确
A:
未出现标书错误（如没有符合招标要求等情况）
0
1
2
3
5
B：
偶有标书错误，但不影响我司损失或至废标
0
1
2
3
5
B：
偶有标书错误,但影响我司损失或至废标
0
1
2
3
5
时效
A:
做标书，迅速，无延误
0
1
2
3
5
D：
造成延误标书，影响废标
0
1
2
3
5
技能
A:
了解各产品型号的价格，
0
1
2
3
5
B:
了解各产品型号的用途
0
1
2
3
5
C：
了解各区域的市场情况
0
1
2
3
5
D:
了解各种柜型的报价算法
0
1
2
3
5
F:
了解各种柜型的铜排算法
0
1
2
3
5
团队精神
0
1
2
3
5
工作流程
接到确认合同→编制下单单号→制作备货通知单→与客户确认眉头钣材颜色等→下发备货通知单给技术部→备货申请单自已留存→发货单给跟单人员→合同交到合同人员→备货申请单整理归档→整理客户技术要求及外观要求并归档
工作区域
商务部
商务部请车员岗位说明书
部门
商务部
职务
请车
工作隶属
销售部
工作汇报
商务主管
权限范围
请车
职权超越
报价,合同，下单，做标书
晋升方向
主管
轮转岗位
工作规范
1．负责所有区域的请车，如高压柜，低压柜,箱变
2．做每一份备货通知单需达到准确,，快速。
3．严格按照请车流程及岗位职责执行。
岗位职责
1．负责所有区域的请车。
2．先有跟单人员把需所当天发货的合同号交到请车员,请车员根据合同号把准确的收货人，地址，电话,运费,方数填写在请车单。
3。
请好车后，打电话通知物流公司或司机什么时候到我司来装货。
4.了解什么样的货请什么样的车来装并随时了解物流行业情况.
5.跟踪货物情况即时通知业务员或客户.
考核标准
评价
因数
考核期间工作评价要点
扣分尺度
优
良
中
可
差
准确
A：
未出现请车错误（如体积算错,运费算错,地址填错等情况）
0
1
2
3
5
B：
偶有请车原因，但不影响我司损失或客户投诉。
0
1
2
3
5
C：
一次以上请车,出现同一种错误，影响我司经济损失及客户
0
1
2
3
5
D：
二次以上请车，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户.
0
1
2
3
5
E：
因下单上原因，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉
0
1
2
3
5
时效
A：
做请车，迅速，无延误
0
1
2
3
5
B：
且有延误，但时间短，不影响生产及客户要求.
0
1
2
3
5
C：
造成延误请车,导至客户延误接收货物；业务员及客户投诉
0
1
2
3
5
D：
造成延误请车，影响订单丢失至后果严重
0
1
2
3
5
E:
延误请车，做造成客户丢失及影响我司商誉及我司经济损失.
0
1
2
3
5
技能
A：
了解各地方的运费情况
0
1
2
3
5
0
1
2
3
5
0
1
2
3
5
0
1
2
3
5
0
1
2
3
5
团队
精神
0
1
2
3
5
工作流程
接到请车单→通知物流公司或司机→与物流公司沟通运费及送货等→填好请车单→在统计请车单里做好记录→跟踪货物情况→跟物流公司及司机对账→把一个月的单据交到财务部
工作区域
商务部
升级会员 