Word使用技巧资料.docx

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Word使用技巧资料

1、轻松删除首页页码

在Word文档中插入页码是很容易的事情，不过在实际办公应用中情况多变，我们需要有针对性的设置来满足实际需要。

例如：

我们制作的文档首页（第一页）为封面，那我们自然不希望首页上有页码了，文档编号实际上从第二页开始的，下面我们就来看看Word2007中是如何解决这一问题的。

打开Word2007，切换选项卡为“插入”。

Office2007不愧为迄今最为华丽的办公软件，Word2007中就算是插入“页脚”的简单功能也异常豪华，系统一共内置了24套模版供选择。

点击“页脚”，系统会自动显示内置的“页脚”模版预览，任意选择所需即可，如图1。

图1

现在“页码”就成功插入了，文档首页被标记为1，这样的结果并不意外，接下来我们就来去除首页的页码。

不要关闭“页眉和页脚工具”（如果已经关闭，双击页眉、页脚即可打开），在“选项”中勾选“首页不同”，可以看到首页的页码编号已经不复存在了，如图2。

图2

设置到这里还没完，首页页码虽然删除了，但是Word文档第二页的页码依然标记为2，而我们需要它的编号为1，我们还需要做设置修改。

继续停留在“页眉和页脚工具”，鼠标点击“页码”，在下列菜单中选择“设置页码格式”，如图3。

图3

进入“页码格式”对话框，设置“页码编号”，将“起始页码”的值设置为0，点击“确定”完成，如图4。

图4

25、将Ribbon最小化

Office2007界面上最大的变化就是使用了它称为“Ribbon”。

它替代了传统的菜单和工具条，并将你所需要的所有东西都组织到了各个选项卡中。

在Word中所具备的选项卡包括：

开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅和视图。

所有的东西都被分散到这些选项卡中，这样你就能够更容易地找到它们。

能够很好地适应Ribbon的使用，但有时还是会觉得它占用了屏幕上的一些空间。

而幸运的是，它可以被最小化，只留下选项卡的选项。

要这么操作，你只需要在Ribbon中任何地方点击鼠标右键。

当你右键点击之后，有一个选项就是“功能区最小化”，点击这个选项之后，如图2所示，你就会发现你的整个屏幕空间都可以用来工作了。

要返回原先的状态，同样只需要在上面点击右键并选择相同的选项即可。

26、显示标尺

如果你在进行表格处理的工作，那么如果有标尺可用的话，也许会对工作更有帮助。

在默认情况下，你是无法在屏幕的顶部和边上看到标尺的。

查看标尺的一个方法就是，将你的鼠标移到页面顶部的右边，并等待几秒钟，标尺就会显现出来。

但如果你的鼠标位置放置不正确，这样做就是无效的。

另一个方法则能够让标尺始终显示，那就是点击滚动条上方的一个小的标尺图标。

它看起来也许不那么起眼，但只要你点击它之后，标尺就会显现。

如果再一次点击，标尺则会消失。

如果你希望用“功能区最小化”来节约屏幕上的空间，那么在此还有一个方法能够让你很容易就访问到一些你经常使用到的功能。

我们可以在最顶部找到“快速访问工具栏”，在默认情况下，“保存”按钮是一直都在上面的。

你还可以将任何你希望能够在这个工具栏上快速访问到的功能添加进去。

例如，如果你认为你自己经常转换字体，你所需要做的就是点击快速访问工具栏上的按钮之后，将“字体”添加到快速访问工具栏按钮中即可。

你可以完全自定义快速访问工具栏，以便你能够确实地快速访问到。

如果你经常使用表格，频繁地改变字体，又经常需要打印，你也可以将它们一一添加到快速访问工具栏中。

当你在处理一个较长的文档时，在其中上下滚动着实是一件令人厌烦的事，这也许就是缩略图设计的初衷。

就像powerpoint里面的幻灯片缩略图，Word也提供了这样的功能，让你能够在文档内对每个页面进行缩略图的预览。

尽管每个缩略图上的文字并不能够清晰阅读，但你仍然能够利用它们在文档中进行导航。

要获得缩略图，先点击“视图”选项卡，接着在“显示/隐藏”这部分上面找到“缩略图”，将其之前的钩选框选中。

选中之后，新的窗格就会出现在屏幕的左边，里面会有文档中每页的缩略图。

这样就很方便你在其中进行导航，因为每个缩略图都是可点击的。

当你点击一个缩略图的时候，在主页面中就会显示出当页的文档。

尽管它比起PowerPoint中的缩略图预览还有所欠缺，但是当你在一个较长的文档中进行浏览时，它就能够对你起到一些帮助作用。

27、在Word2007样式列表中排列样式顺序

通常情况下，Word2007中的样式会按照样式名称首字母的顺序进行排列，用户可以根据实际需要按推荐排列样式，使经常使用的样式排列在样式列表的前面，操作步骤如下所述：

　　第1步，打开Word2007文档窗口，在“开始”功能区的“样式”分组中单击显示样式窗口按钮，如图所示。

第2步，在打开的“样式”窗格中单击“管理样式”按钮，如图所示。

　　第3步，打开“管理样式”对话框，切换到“推荐”选项卡。

在样式列表中可以看到每种样式左侧都有一种推荐等级。

选中需要改变推荐等级（即改变排列顺序）的样式，然后单击“上移”、“下移”、“置于最后”或“指定值”按钮改变推荐等级。

设置完毕单击“确定”按钮，如图所示。

第4步，返回“样式”窗格，单击“选项”按钮，如图所示。

第5步，在打开的“样式窗格选项”对话框中单击“选择列表的排序方式”下拉三角按钮，在打开的排序方式列表中选择“按推荐”选项，并单击“确定”按钮即可改变样式排列顺序，如图所示。

28、在Word2007中显示和隐藏样式

用户可以通过在Word2007中设置特定样式的显示和隐藏属性，以确定该样式是否出现在样式列表中。

在Word2007中显示和隐藏样式的步骤如下所述：

第1步，打开Word文档窗口，在“开始”功能区的“样式”分组中单击显示样式窗口按钮，如图所示。

　　第2步，在打开的“样式”窗格中单击“管理样式”按钮，如图所示。

第3步，打开“管理样式”对话框，切换到“推荐”选项卡。

在样式列表中选中一种样式，然后单击“显示”、“使用前隐藏”或“隐藏”按钮设置样式的属性。

其中设置为“使用前隐藏”的样式会一直出现在应用了该样式的Word文档样式列表中。

完成设置单击“确定”按钮，如图所示。

第4步，返回“样式”窗格，单击“选项”按钮，如图所示。

　　第5步，在打开的“样式窗格选项”对话框中，单击“选择要显示的样式”下拉三角按钮。

然后在打开的列表中选择“推荐的样式”，并单击“确定”按钮，如图所示。

29、更改MicrosoftOfficeWord2007默认保存格式为doc文档

MicrosoftOfficeWord2007默认保存格式为docx文档，虽然比起旧的doc格式文档有体积小等优点。

不过低版本的Word（比如Word2003）却必须通过安装兼容补丁（MicrosoftOfficeCompatibilityPackforWord,Excel,andPowerPoint2007FileFormats）后才能识别，因此许多人还是希望能将其默认保存格式更改为doc文档。

通过以下步骤可以实现：

　　打开Word2007，新建一空白文档，不要输入任何内容，依次点击左上角的MicrosoftOffice2007徽标→“Word选项”，切换到“保存”标签页，在“将文件保存为此格式”的下拉菜单中选择“Word97-2003文档（*.doc）”（如图），“确定”后退出，再关闭该空白文档，以后所有新建文档默认保存格式即更改为.doc文档。

此法同样适用于MicrosoftOffice2007的其它组件。

30、MicrosoftOfficeWord2007中添加快速打印按钮

与MicrosoftOfficeWord2007Beta2相比，正式版的MicrosoftOfficeWord2007快速访问工具栏少了个“快速打印”按钮，这给初次使用MicrosoftOfficeWord2007的新手带来小小的不便，因为往往要费些功夫才能找到有关打印的选项。

其实可以通过自定义的方法在快速访问工具栏中添加“快速打印”按钮（如图），当然还可以根据需要添加“打印预览”等其它按钮。

31、在Word2007中使用“重复”功能

“重复”功能可以在Word2007中重复执行最后的编辑操作，例如重复输入文本、设置格式或重复插入图片、符号等。

用户可以单击“快速访问工具栏”中的“重复”按钮，也可以按下Ctrl+Y组合键执行“重复”操作，如图所示。

小提示：

“重复”按钮和“恢复”按钮位于“快速访问工具栏”的相同位置，会根据用户的操作自动转换。

其中“恢复”按钮是一个向下指向的弧形箭头，“重复”按钮是一个向上指向的弧形箭头。

“重复”和“恢复”功能的快捷键都是Ctrl+Y，两者不可同时使用。

32、在Word2007中拖动文本进行移动或复制

跟Word以前的版本一样，在Word2007中同样可以通过拖动的方式移动或复制文本，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2007文档，选中想要移动或复制的文本，如图所示。

　　第2步，将鼠标指针指向被选中的文本区域，按住左键拖动文本到目标位置，如图所示。

　　小提示：

如果想要复制被选中的文本，则需要在按住Ctrl键的同时拖动文本，如图所示。

第3步，将被选中的文本移动或复制到目标位置后松开鼠标左键即可（如果在拖动文本的同时按住Ctrl键，则需要同事释放Ctrl键）。

33、在Word2007文档中使用主题

通过使用主题，用户可以快速的改变Word2007文档的整体外观，主要包括字体、字体颜色和图形对象的效果。

如果在Word2007中打开Word97文档或Word2003文档，则无法使用主题，而必须将其另存为Word2007文档才可以使用主题。

在Word2007文档中使用主题的步骤如下所述：

　　第1步，打开Word2007文档窗口，切换到“页面布局”功能区，并在“主题”分组中单击“主题”下拉三角按钮，如图所示。

　　第2步，在打开的“主题”下拉列表中选择合适的主题。

当鼠标指向某一种主题时，会在Word文档中显示应用该主题后预览效果，如图所示。

小提示：

如果希望将主题恢复到Word模板默认的主题，可以在“主题”下拉列表中单击“重设为模板中的主题”按钮，如图所示。

34、在Word2007文档中显示或隐藏段落标记

默认情况下，Word2007文档中始终显示段落标记。

用户需要进行必要的设置才能在显示和隐藏段落标记两种状态间切换，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2007文档窗口，依次单击Office按钮→“Word选项”按钮，如图所示。

　　第2步，在打开的“Word选项”对话框中切换到“显示”选项卡，在“始终在屏幕上显示这些格式标记”区域取消“段落标记”复选框，并单击“确定”按钮，如图所示。

　　第3步，返回Word2007文档窗口，在“开始”功能区的“段落”分组中单击“显示/隐藏编辑标记”按钮，从而在显示和隐藏段落标记两种状态间进行切换，如图所示。

35、为不同章节分别设置页眉

比如下面这个五页的文档，三章的页面都不相同。

　　这里我们要用到分隔符，为了说明方便，我们需要先设置一下，让Word2007的“格式标记”显示出来。

点击左上角的Office2007按钮，选择底端的“Word选项”，如下图。

勾选“显示所有标记”。

　　现在我们在第一章（这里就是第一页）的结束部分点击“页面布局”－“分隔符”－“分节符下一页”。

注意：

Word2007将插入分隔符放在了“页面布局”选项卡中，而不是“插入”选项卡中。

要注意区别。

“插入”选项卡中只有一个插入分页符。

　　因为刚才我们设置了所有标识可见，现在我们可以在页面上看到“分页符（下一页）”的标识。

36、调整表格列宽

　　我们都知道可以用鼠标拖动单元格右侧的边线来调整表格列宽，但这种方法会影响右侧单元格的列宽。

除此之外，我们还可以这样来调整列宽：

　　按下“Ctrl”后再用鼠标调整列边线：

结果是在不改变整体表格宽度的情况下，调整当前列宽。

当前列以后的其它各列，依次向后进行压缩，但表格的右边线是不变的，除非当前列以后的各列已经压缩至极限。

　　按下“Shift”后再用鼠标调整列边线：

效果是当前列宽发生变化但其它各列宽度不变，表格整体宽度会因此增加或减少。

　　而按下“Ctrl＋Shift”后再用鼠标调整边线：

效果是在不改变表格宽的情况下，调整当前列宽，并将当前列之后的所有列宽调整为相同。

但如果当前列之后的其它列的列宽往表格尾部压缩到极限时，表格会向右延。

37、快速添加单元格编号

　　有时我们需要为表格中的某一部分单元格添加编号。

逐个添加显然很麻烦。

比较好的办法是：

选中要添加编号的各单元格（如果单元格不连续，可以按下“Ctrl”键进行选取），然后点击功能区“开始”选项卡“段落”功能组“编号”按钮右侧的小三角形按钮，在弹出的列表中选择一种编号格式就可以为选中的单元格添加编号了，如图所示

也许您已经从上图中看到了。

新添加的编号即使我们点击“居中”按钮后也很难在单元格中水平居中。

不过不要紧。

选中这些单元格，点击“段落”功能组右下角的对话框启动器，打开“段落”对话框。

单击对话框左下角“制表位”按钮，在打开的“制表位”对话框中点击“全部清除”按钮，再将右上角“默认制表位”的数字调整为最小，确定后就可以轻松地将编号水平居中了，如下图所示

38、调整单元格内字符与边框距离

　　单元格内的字符与边框在默认情况下有一定的距离，这会增加表格的美感。

但有时它会妨碍我们在单元格内放下更多的文字，尤其是单元格的高度和宽度均被固定的情况下。

要想调整字符与边框的距离，只要如此这般：

　　选中要调整的单元格，点击右键，在弹出菜单中选择“表格属性”命令，在打开的“表格属性”对话框中点击“单元格”选项卡，然后点击右下方的“选项”按钮，打开“单元格选项”对话框。

　　先取消选择“与整张表格相同”复选项，然后用“上”、“下”、“左”、“右”四个微调按钮调整相应的数值，确定后就可以了，如图所示。

但如果我们要整张表格都调小这个距离的话那就简单多了。

先将鼠标定位于任一单元格，然后点击功能区“表格工具”下的“布局”选项卡“对齐方式”功能组中“单元格边距”按钮，在打开的对话框中调整相应数值就可以了。

39、删除表格后空白页

　　如果表格占去了页面的最后一行，那么Word会自动在表格后添加一个空白页。

如果感觉这个空白页碍眼的话，那么我们可以选中空白页上的段落标记，然后点击功能区“开始”选项卡“段落”功能组的对话框启动器，打开“段落”对话框。

点击“缩进和间距”选项卡，在“行距”下拉列表中选择“固定值”，并设置其后的数值为“1磅”，如图所示。

好了，现在那个空白页就看不见了。

注意，此时表格的最下边线和页面正文的下边线之间的距离要大于1磅

40、表格数据的简单计算

　　表格中总少不了对数据的一些计算。

其实一些简单的运算比如求和、求平均值等，在Word中就可以完成。

　　比如我们要对某行数据求和，那么只要点击该行数据右侧的空单元格，然后点击功能区“表格工具”下的“布局”选项卡“数据”功能组中的“公式”按钮，打开“公式”对话框。

然后就可以在“公式”输入栏中看到相应的公式了。

如图5所示。

我们还可以在对话框的“粘贴函数”下拉列表中选择相应的函数并编辑公式，以满足我们的计算需要。

41、多篇论文合并技巧

在Word2007中要合并上百个论文文档还是比较简单的。

先把交上来的所有文档集中存放在同一文件夹内，比如“d:

\论文集”。

打开Word2007，新建一个文档，切换到“插入”选项卡，单击“文字”区域的“对象”，从下拉列表中选择“文件中的文字”。

在“插入文档”窗口中打开论文所在文件夹“d:

\论文集”，按Ctrl+A键选中所有论文文档，再单击“插入”按钮，马上可以看到所有论文已经合并到当前文档中了。

　　合并后所有论文是首尾相连的，而在汇编中通常要求每一篇的标题都要从独立的页面开始，也就是说需要在每一篇的标题前分页。

百来篇论文若逐一按“Ctrl+回车键”分页可得不少时间。

好在学校对论文格式有统一要求，所有上交论文的标题都是二号字、加粗，根据这一特点我们可以用Word的查找替换快速分页。

　　在Word2007，单击“开始”选项卡“编辑”区域的“替换”，在“查找和替换”窗口中单击“更多”按钮以显示高级选项。

然后单击“格式”按钮选择“字体（F）…”，在“查找字体”窗格中选择字号为“二号”、字形为“粗体”，确定后在“查找和替换”窗口的查找内容下会显示“格式：

字体：

二号，加粗”。

查找内容不用输入，只在“替换为”中输入^m^&（图1），单击“全部替换”按钮即可在所有标题前逐一插入分页符完成自动按篇分页。

对于标题分两行的论文，Word只会在第一行标题前分页。

　　注：

^m代表人工分页符，^&代表查找的内容。

此外，在重启Word前设置的查找格式不会自动消除。

因此查找格式后再找其他内容，记得先定位到查找内容的输入框中单击“不限制格式”按钮取消查找格式，否则你可能会找不到所需内容。

　　如果直接输入汇编论文目录显然会很麻烦，以后编辑页码时修改也很麻烦。

我们可以先对标题统一设置标题样式，再让Word根据标题样式自动生成目录，这样就简单多了。

　　单击“开始”选项卡“编辑”区域的“查找”，单击“更多”按钮，然后单击“格式”按钮选择“字体（F）…”设置查找字体为“二号”、“粗体”。

查找内容不用输入，单击“在以下项中查找”按钮，选择“主文档”，文档中所有论文标题会全部被选中。

现在单击“开始”选项卡“样式”列表中的“标题”，即可把所有论文标题设置为“标题”样式。

　　现在定位到文档开头，切换到“引用”选项卡，单击“目录”选择“插入目录”。

在“目录”窗口中设置“显示级别”为1，再单击“选项”按钮，在“目录选项”窗口的样式列表中删除“标题1”后的目录级别数字1，只保留“标题”（图2），一路确定返回，即可在文档开头自动插入目录。

然后切换到“页面布局”选项卡，单击“分隔符”选择分节符的“下一页”，把目录和论文分开。

当然你可能还需要在目录上输入目录两个大字。

以后若重新排版造成论文标题、页码变化时，只要右击目录选择“刷新域”即可自动修正目录。

设置文档页码比较简单，切换到“插入”选项卡，单击的“页码”选择“页面底端”的“普通数字2”即可为文档插入页码。

接下来还得双击把输入点定位到第一篇论文前，再次单击“页码”选择“设置页码格式”，在弹出窗口中设置“起始页码”为1，确定让论文部分的页码从1开始。

最后右击目录选择“刷新域”以显示新页码即可。

至此我们的论文汇编工作就大功告成了。

42、Word07文档中的所有批注一次删除

word2007阅读某一篇文档时，为了更好的理解文章，我们可能会插入很多批注。

但是过了一段时间以后，对此文档已经融会贯通，会感觉当初插入的批注已经很是多余，并且文档页面显得也很乱，于是需要删除所有批注。

于是问题来了：

由于批注插入过多，现在一个一个地删除成了繁复的体力活。

　　其实Word2007软件已经给大家提供了一个一次性删除所有批注的好方法，操作如下。

首先打开要处理的文档，选择“审阅”菜单项，然后在“批注”功能区域中单击“删除”按钮旁边的倒三角形图标，在弹出的下拉列表中选择“删除文档中的所有批注（O）”选项，即可一次性删除文档中的所有批注。

43、Word2007快速绘制分割线

在编辑文档时，出于美观和醒目的需要，有时需要为文档添加一些分割线，如果利用特殊符号来输入，则可以达到事半功倍的效果。

　　输入3个"-"，然后回车，就可以得到一条直线，很方便吧.

　　其它的还有，三个"*"得到一条虚线。

　　3个"~"得到波浪线；

　　3个"="得到双直线；

三个"#"得到中间加粗的三直线

44、Word2007表格奇偶行交错着色轻松实现

第一步——插入Excel电子表格：

用Word2007打开或新建将要插入表格的文档，依次点击菜单栏“插入”→“表格”→“Excel电子表格”，就可以插入一个与普通Excel文档并无二致的表格，通过鼠标拖拽的方法来可以增加表格的可视行或列（图1）。

双击选中它，就可以在其中进行Excel表格的编辑操作（比如可以增加多个工作簿，不过当它保存为Word文档时，显示的只有当前打开的工作簿内容，但双击该表格又可以在其中看到所有的工作簿内容）;

第二步——给表格的偶数行着色：

切换到Word2007的“开始”选项卡，选中工作簿，单击“条件格式”→“管理规则”，在随后出现的“条件格式规则管理器”窗口中，点击“新建规则”，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”规则类型，在“为符合此公式的值设置格式”中输入：

=MOD（ROW（）,2）=0（图2），并点击“格式”按钮，设置“填充”颜色及“边框”颜色;

第三步——给表格的奇数行着色：

仿照第二步，输入公式：

=MOD（ROW（）,2）=0，并设置不同的“填充”颜色及相同的“边框”颜色。

45、Word2007中批量快速插入图片技巧

　　我们知道，对于某些特定的字符，可以通过“自动更正”的方法实现快速替换，其实图片也是可以自动更正的，这在需要经常调用某些图片时相当实用，这样就不需要每次逐个手工插入了。

这里以Word2007为例进行说明，让你在输入“1”、“2”这些数字时，能够自动替换为相关的图片（例如频繁出现的公司LOGO图片等）。

　　首先将相关的图片插入到Word文档的窗口中，然后按下“Ctrl+C”组合键将它们复制到剪贴板中备用。

这一步至关重要，否则下面的操作将无法正常完成。

　　接着单击Office按钮打开“Word选项”对话框，然后切换到“校对”选项卡，在这里你会发现一个“自动更正选项”的按钮，单击后即可打开如图所示的对话框，在“替换”后面的文本框中输入图片名称“1”。

此时我们会发现原来右下角的“添加”按钮已经可以正常使用，接下来直接单击“添加”按钮，添加图片就可以了。

　　需要提醒的是，如果前面的步骤没有进行的话，那么即使在“替换”下面的文本框中输入了相关的字符，也会看到“添加”按钮仍然呈现不可用的灰色状态。

　　按照类似的步骤，你可以继续添加常用的图片到其他自动更正的项目，以后插入相关图片时就方便多了（虽然“替换为”文本框中没有任何反应，而且确认后“替换为”一列也只是显示为“*”号，但这只是显示的问题）。

　　以后，当我们在Word文档中输入1、2……这样的数字时，按下回车键后，相关的图片就会自动出现在Word文档中，大大提高了工作效率。

46、快速到达某章、某节

　　1、在Word2007窗口中单击“开始”选项卡，在“样式”组中把文档中每一章的标题设为“标题1”，每一节的标题设为“标题2”，如果节下面还有更小的单元设为“标题3”……如果对设置的标题1、标题2……样式不满意，可以再选中标题，然后对字体、字型、字号、颜色、字间距和对齐方式等进行二次重设。

　　2、单击“视图”选项卡，在“显示/隐藏”组中把“文档结构图”项勾选上，这时窗口左侧会根据你设的章节标题显示出文档结构图。

　　3、在左侧文档结构图中，单击你要查看、修改的内容所在的章或节的标题，就能快速到达你所需的章节了。

47、轻松操作word2007

在word2007里按Alt，你就会在Word菜单上（现在叫Ribbon）看到一些字母和数字，然后你再键入那些字母，就可以执行相应的功能。

哦！

原来用键盘就可以操作，胳膊肘少受劳累之苦。

48、你一定没有注意的技巧

还是在word2007里面，可能很少有人