项目管理项目收发文的管修改稿.docx
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项目管理项目收发文的管修改稿
项目部资料管理办法
项目部资料管理制度··································第2页
项目部资料员岗位责任制······························第3页
项目部资料收发管理细则···························第4～5页
项目部结算资料管理细则·······························第6页
项目部签证单管理细则································第7页
施工图（设计变更）管理细则······················第8～10页
项目部资料归档管理细则··························第11～13页
项目部资料保密细则··································第14页
签证单流程示意图··································第15页
施工图（设计变更）流程图···························第16页
附件清单汇总········································第17页
项目部资料管理制度
第一条为加强项目部资料管理的规范化，使公司开发的项目得以正常运作发展，确保项目资料的完整性、正确性、系统性以及保密性，特制定本制度。
第二条本制度所称的项目资料是指与项目建设、竣工、归档有关的资料和电子文本，包括往来函件、合同协议、会议纪要、工程联系单、签证单、结算资料、施工图纸及设计变更等。
第三条公司指定专人负责项目部的资料管理工作（即项目部资料员），项目负责人负责资料审批、指导及监督管理工作。
第四条项目部所有往来资料一律由资料员签收（发），资料员请假或外勤时，须由项目负责人指定代管人员。
资料员工作调动时，须办理移交手续。
第五条项目资料的编辑制作必须符合有关规范及公司文件编辑有关要求，要求做到“格式规范、表达清晰、目的明确、内容简洁”。
第六条项目资料的签收及发放程序符合公司有关制度要求，同时按要求做好签收（发）登记记录。
第七条项目资料需加盖项目公章的，必须经项目负责人签字认可。
第八条项目资料分类、分盒存放，并定期清点，防止丢失。
同时，建立盒内资料目录清单及电子版清单，要求电子版目录与盒内资料目录一致，便于项目资料的检索和查阅。
第九条项目资料中属于证照类文件、政府来文的，必须将原件存放公司办公室，属项目报建类资料的，在项目报建完成后将原件转存公司办公室。
第一十条项目资料原则上只供本单位查阅使用，外单位因工作需要查阅利用，须经项目负责人同意。
第一十一条项目资料要求存放于铁皮文件柜中保管，做好防火、防盗、防虫等防范工作，确保档案的完整与安全。
第一十二条项目竣工验收后，项目资料除移交建设工程质量监督站、建设工程档案馆及项目所属物业公司办理有关手续外，剩余资料均要求按归档要求装订后移交公司档案室保存。
第一十三条本制度自下发之日起实施。
项目部资料员岗位责任制
1、项目资料员须熟悉项目前期报建、竣工验收、备案归档、规划验收的有关程序、规范要求、实施文件及配套用表，熟悉公司制定的项目部资料管理相关制度。
2、资料员专职负责项目资料的编辑、签收发放、呈递、登记、整理、编目、保管、复制、移交、归档等工作，保证资料的完整、准确清晰、统一。
3、负责编制项目资料的电子版检索目录，为项目资料的数字化处理创造条件。
4、负责协助公司办理项目报建工作，同时，在公司相关部门的配合下，负责办理项目竣工验收、备案归档、规划验收等。
5、加强项目资料保管工作，严守项目资料机密，防止项目资料丢失及失、泄密
6、认真完成领导交办的其它任务
7、工作调动时，应及时做好项目资料的交接手续。
项目部资料收发管理细则
一、项目发文的规范要求及程序
1、格式统一，凡对外发文，均须套用标准格式（详见附件1），并按年度编排发文序号。
2、发文内容简洁、目的明确、表达清晰，无错别字，符合有关法规要求，标题须对发文内容进行简明扼要的概括。
3、资料员对发文稿件进行电脑录入时，须按公司发文规范要求进行整理编排校对，并填写《文件编辑目录》（详见附件2），形成电子版文件目录。
4、发文打印完成，填写公司统一印制的《发文单》（详见附件3），经拟稿人和项目领导汇签，校对无误，加盖部门公章当日发文，同时须做好发文签收记录。
5、如发文需以公司名义，须将电子文本经部门领导审阅后经网络传给公司有关领导审批，同时将填写好的《发文单》上传。
该文件的审批通过及发放，资料员要及时跟进落实。
6、简易流程图：
拟稿→电脑录入→编排校对→汇签→发文
7、对外发文签收记录可参照附件4。
二、项目收文的要求及程序
（一）、函件的处理及程序
1、收到外单位函件后，资料员填写《收文处理单》（详见附件5），第一时间内递交给项目经理批示，如需请示公司的，可先传真，再将原件送达公司。
2、按项目经理指示，安排传阅办理，全程跟进落实。
3、外单位来函的签收记录具体表格可参考附件6。
（二）、工程联系单的处理及程序
1、格式统一，要求一式五份，资料员签收时，须检查联系单的编号是否重复、监理单位是否有答复意见、各有关单位项目公章是否齐全等。
具体表格见附件7。
2、资料员签收工程联系单后，第一时间内递交部门经理审阅，再按要求转交所辖范围的主管工程师答复，经项目经理对答复意见批示后加盖部门公章，项目部留存一份，其余四份当日返还施工队。
3、如工程联系单的内容涉及设计变更、工程量的产生时，项目经理签署意见并加盖部门公章后，即日送达公司综合技术部。
如紧急的，可先传真。
原则上不允许施工单位将工程联系单送设计单位要求答复。
4、综合技术部如有收到项目部送达的工程联系单，填写“工程联系单/设计变更审批表”（附件17），根据内容与设计单位洽商回复意见，待设计单位答复及领导审批通过后，综合技术部留存一份，预算部留存一份，其余三份即日返还资料员，此类工程联系单项目部留存一份，剩余二份返还施工队。
4、工程联系单的签收记录具体表格可参考附件8。
（二）、电子文档的来文处理程序
1、资料员每日上班均要打开部门/公司邮箱查看是否有新的电子文件，第一时间告知领导，须做好收文记录，不得自行删除、复制。
2、各有关单位的电子文档接收时候须做好收文记录。
（三）、申请进度款的来文处理程序及要求
1、格式统一，施工单位申请进度款均要求填写《工程付款申请表》（详见附件9），一式四份。
2、监理单位对于施工单位的进度款申请有答复意见，有总监签字认可及加盖监理单位的项目公章。
3、资料员在签收施工单位送达的进度款申请时，检查申请表上施工单位及监理单位有关负责人的签字、公章是否齐全，同时填写付款审批表（附件18），按主管工程师→部门主管的程序递交汇签。
汇签结果须注明同意支付进度款的金额。
4、汇签完成后，加盖部门公章，返还两份，一份项目部留存，一份由资料员当日亲自送达预算部主管预算员签收。
5、资料员须做好每次拨付进度数额的电子台帐记录，以便随时了解工程款拨付累计数额。
项目部结算资料管理细则
一、结算资料的规范要求
1、资料完整，一般必须包括该工程的预（结）算书、施工合同、补充协议、竣工验收单、签证单、相关联系函、竣工图及原始凭证等。
2、结算资料中附带的一些施工合同、签证单、相关联系函、竣工图及原始凭证及施工单价等，都须经过项目部及监理公司严格审核，确保结算资料的真实、有效。
3、资料员在递交结算资料时，要核实作为附件的施工合同、签证单、相关联系函等资料的原件是否送达预算部存档。
如未送达预算部，该部分的资料将从结算资料中扣除，不再作为结算的依据
二、结算资料的审核流程
1、施工单位送达的结算资料，要求必须附带工程竣工验收单（见附件10）。
收到结算资料之日起一个工作日内资料员按上述规范要求检查，如有不合格或不齐全的一律返回施工单位。
2、资料员签收结算资料后，须做好资料清单记录，并附上空白的《工程结算单》（详见附件11）二张，呈报项目经理后交由主管工程师审核。
3、在审核过程中如需要施工单位重新办理结算或补充资料的，必须及时下发书面通知，由资料员当天返还，并做好返还签字登记。
4、结算资料须由主管工程师及部门领导审核后在《工程结算单》上汇签，在项目部审核的时间不允许超过五个工作日。
5、审核完成后，留存一份《工程结算单》在项目部，其余资料连同面单装订好后当日内送达公司预算部主管预算员签收。
项目部签证单管理细则
一、签证单的规范要求
1、格式统一，建议采用广西工程质量监督总站统一印制的表格（详见附件12）；
2、一式五份，以单体工程（或分项工程）为单位分开签署，注明日期、栋号及编号；
3、签证内容要详细、清晰、部位明确，必须附图（或标明轴线），标明签证的位置（或与相邻建筑物的关系）、尺寸、剖面等；
4、签证期限符合公司龙胤·凤凰城二期签证管理制度有关约定。
5、凡签证内容需涉及的有关甲方通知、设计变更、协议或答复等必须作为签证单附件之一；
6、签证单后附有原始凭证的，凭证必须是原件且有现场三方（甲方主管工程师、施工方主管、监理方监督员）的签字；
7、必须加盖建设单位、监理单位、施工单位的部门公章，有关负责人在落款处签名并注明日期；
二、签证单的收发流程和归档
1、施工单位送达的签证单时，资料员必须按上述规范要求先行检查，如发现不符合要求，可当场给予指正。
2、资料员签收签证单后，核查是否有重复的签证，并当日交项目负责人审核是否需要签证，再按各主管工程师的管辖范围分发到位。
3、签证单需由主管工程师及部门领导审核签字，之间过程传递由资料员全程跟进，如有滞留现象必须及时提醒或督促。
原则上签证单在部门内部审批总周期不得超过五个工作日。
4、签证单在审核过程中如需要施工单位重新办理签证或补充资料的，由资料员当天返还，并做好返还签字登记。
5、签证单审核完成后，要求当日返还二份给施工（凡是原始凭证原件都须留存），留下的一份由项目部保存，另一份（连同原始凭证原件）则要求当天内送达公司预算部主管预算员签收。
6、签证单签收的记录具体可参照附件13。
7、留存项目部的签证单，可按施工单位/签证年份进行分类归档，每年度的分类编制目录清单。
施工图（含设计变更）管理细则
一、施工图的管理制度
（一）、施工图的定义
施工图，是表示工程项目总体布局，建筑物的外部形状、内部布置、结构构造、内外装修、材料做法以及设备、施工等要求的图纸。
简单的诠释是指由设计院出图，经审图备案后用于实际施工中的蓝色图纸。
全套施工图均包括建筑、结构、水施、电施等部分，每部分皆有设计说明及图纸目录清单。
（二）、工程报建各环节所需施工图清单
环节
送达部门
图纸内容
份数
备注
1
防雷审核
气象局防雷检测中心
总平面图、各立面图及水施、电施、基础防雷平面
两套
返还一套
2
人防审核
市人防办公室人防审核
总平面图、建筑总说明、地面一层平面、主要立面、各剖面及全套地下室施工图
一套
3
消防审核
市消防大队
除结构图外全部
一套
4
施工图审查
审图公司
全套图纸
待定
审完后加盖审图章
市建委
全套图纸（盖有审图章）
两套
返还一套
5
招投标过程
市招投标中心
全套图纸（不含制作标底用图）
三套
事后有可能返还
6
规划许可
市规划局
全套图纸（在盖有审图章的基础上加盖规划局章）
两套
返还一套，办理竣工验收时候用（见11项）
7
质监站
市质监站
全套图纸（盖有审图章）
一套
8
白蚁防治
市房产局白蚁防治中心
房屋基础平面图、正立面图、总平图
各一
9
竣工备案归档
市城市建筑档案馆
全套图纸
一套
施工队提交，非甲方提供
10
房屋销售
市房产局
除水电施工图外全套（有审图公司、规划局盖章的图）
一套
复核后返还
11
规划验收
规划局
全套图纸
一套
（三）、各部分、相关单位领用施工图清单
用图单位/部门
图纸内容
份数
备注
办公室报建用
按
（二）清单
报建完成后保存盖有审图公司专用章及规划局公章的图纸
综合技术部
全套
一套
盖有审图专用章
预算部
全套
一套
项目部
全套
两套
造价咨询公司
全套
一套
审图公司
全套
一套
监理单位
全套
一套
施工单位
全套
五套
按合同约定
（四）、施工图的发放及领用
1、施工图一律经综合技术部发放到公司相关部门，施工单位用图则须经项目部发放。
2、领用图纸时须与目录清单核对清楚，无遗漏、无错版，如有错误及时提出，由综合技术部反馈给设计院修改。
3、资料员发放施工图时，须列出目录清单交与图纸领取单位逐一核对，要求确认无误后签字，并将签收记录提交一份给综合技术部备存。
4、如需增加图纸用量，涉及大批量增加图纸的，须提前15天填写《图纸加晒申请书》（附件14，少量增加则提前5天），经项目部领导签字认可后送达综合技术部。
5、综合技术部负责与设计院联系加晒图纸事宜。
（五）、施工图的使用及归档
1、施工图均由部门资料员负责统一管理、保证图纸的完整性，所有图纸借出、归还都须做好登记记录，注明日期、使用原因、经手人等。
2、项目完工后，资料员须在半月内完成施工图整理，装订成册，编辑目录统一存放。
二、设计变更的管理制度
（一）、设计变更的定义
设计变更是指施工图编制出来后，经过设计单位、建设单位和施工企业洽商同意对原设计进行的局部修改。
（二）、设计变更的领用及发放
1、设计变更由综合技术部负责从设计院领取，未经允许，任何部门/单位不得到设计院处直接领取。
2、综合技术部领取设计变更后，核对编号是否有重复或错漏，填写“工程联系单/设计变更审批表”，提交公司领导审批是否需要发放。
3、同意下发的设计变更，立刻通知项目部资料员当日领取，如紧急的可先传真。
项目部资料员领取设计变更后，呈报项目经理，要求当日下发给施工单位。
4、、设计变更在综合技术部存档一份，其余移交项目部保存并发放给施工队及监理单位。
5、设计变更的领取及发放均须做好签收记录，详细表格可参照附件15。
三、设计变更的使用及归档
1、所有设计变更由项目资料员复印后将原件统一保存备用，一般不予外借。
2、设计变更复印件按栋号分别与施工图存放，同时，按类别将设计变更的编号及内容摘要填写入施工图相应的目录清单中。
如设计变更数量较多的，可以单独按栋号分装成册，以便项目工程师翻阅。
3、项目完工后，部门保存备用的设计变更原件按栋号装订成册立卷，并入工程资料归档。
四、施工图（设计变更）的电子文档管理制度
1、按项目/类别/日期依次分类开设文件夹保存文档，须做好编辑记录。
2、每年度年末刻录成光盘保存。
项目部资料归档管理细则
一、日常归档
1、往来函件除监理单位函件及监理周报独立分盒外，其余建议按外单位来文、公司/部门对外发文分盒保存；工程联系单、签证单、设计变更、付款申请、结算资料、合同协议、会议纪要等则按文件类别→所属施工单位分盒保存。
2、盒内文件均要求编写“文件目录清单”，记录要素包括：
编排序号、时间（文件落款时间）、文件编号、文件标题/内容摘要、页数、是否原件等。
具体表格参考附件16。
3、日常编写盒内文件目录清单时，须同时建立目录清单的电子文档，同样按第1点要求进行分类，要求电子目录清单与各文件盒的目录清单一致，以利于日常检索及查阅。
4、建立“单体工程结算资料汇总清单”电子文档，即把涉及同一单体工程的工程联系单、签证单、设计变更或涉及局部变化的项目发文等资料目录在日常进行汇总，以利于了解单体工程的施工情况和结算的进行。
5、建立“甲供材料/制定品牌资料汇总清单”电子文档，即把涉及我方指定材料品牌或甲供材料的资料目录进行汇总，以利于了解项目材料使用情况。
6、日常编辑的文件目录清单电子档，在当月月底通过网络传回公司，以便于公司查阅。
7、有特殊归档要求的项目资料，已在各管理细则中阐述。
二、年度归档
1、对外发文、外单位来文、监理周报按年度存放，在每年年末装订成册保存，目录清单置于卷首。
2、各类资料的收发文件登记原始记录装订成册保存。
3、各类资料的电子文档（包括目录清单）按类别刻录光盘。
三、项目竣工归档
1、提交质监站档案室、建设工程档案馆、规划局规划竣工验收类资料，由资料员按备案归档要求把握，所有项目资料的使用均以确保项目竣工备案、档案归档、规划验收完成为前提，以便于其后的房产证办理得以顺利进行。
2、需移交物业公司的项目资料，列出所有清单经公司审批同意后方可进行。
3、项目资料中涉及到结算的工程联系单、签证单、设计变更等按类别→所属施工单位装订成册，目录清单置于卷首，如公司结算需要，先将此类文件移交，待结算完成后，再与项目资料归档封存。
4、除上述第1、2、3点有特殊要求的资料外，剩余项目资料，按照如下分类进行装订归档：
1、A册：
施工单位竣工资料，指施工单位按建设工程档案馆要求归档装订成册后移交到建设单位的资料，一般包括施工技术管理资料、工程质保资料、工程质量检验评定资料、竣工图。
此类资料无需另行装订，直接按施工单位的分类装订进行编排目录即可。
2、B册：
合同文件
B1、施工合同文件
B2、监理合同文件
B3、勘察合同文件
B4、设计合同文件
B5、材料采购合同文件
B6、分项工程合同文件
B7、合同登记汇总表
3、C册：
公司/项目对外发文
C1：
公司对外单位发文
C2：
项目对外发文
C3：
报告、请示、方案报审
C4：
卷内文件目录汇总表
4、D册：
监理公司往来文件
D1：
监理人员登记表及证明资料
D2：
监理规划
D3：
监理细则
D4：
监理例会纪要
D5：
监理周报
D6：
监理公司来函
D7：
卷内文件目录汇总表
5、E册：
施工单位来往文件
E1：
施工组织设计
E2：
施工方案
E3：
工程联系单
E4：
施工单位来函
E5：
卷内文件目录汇总表
6、F册：
设计变更和工程签证
F1：
设计变更
F2：
工程签证
F3：
卷内文件目录汇总表
⑦：
G册：
进度款支付
G1：
工程进度款支付
G2：
零星工程结算单
G3：
卷内文件目录汇总表
7、H册：
会议纪要
H1：
工地例会纪要
H2：
现场工作协调会纪要
H3：
甲方召集专题会议纪要
H4：
项目部内部会议纪要
H5：
卷内文件目录汇总表
8、I册：
材料设备管理
9、J册：
项目资料电子文档光盘
10、K册：
项目资料往来文签收记录登记表
5、项目资料分类装订成册后，与公司档案室办理移交手续，移交单原件留办公室备查。
6、如有作废图纸或其他可以销毁的项目资料，应当移交公司档案室，提交销毁清单，经公司核查审批同意后，由公司统一处理。
项目资料保密细则
1、项目资料需呈递公司审批或移交综合技术部的，一律由资料员送达，不允许委托他人转交。
2、未经允许，资料员不得擅自外借、复制、打印、处理项目资料，部门内部工作人员使用资料的，要求当日归还。
3、项目资料的电子文挡存放于资料员使用的电脑中，文挡设置密码，离开电脑前要关闭打开的文挡。
4、未经允许，不得擅自以电子文挡等形式在网络上传递或用移动硬盘、U盘、光盘等拷贝项目资料。
5、项目资料、光盘文件、归档文件均要收存到铁皮资料柜中保管，资料柜钥匙由资料员负责保管。
附件清单汇总
附件1：
项目部对外发文标准格式
附件2：
项目部文件编辑目录
附件3：
发文单
附件4：
项目部对外单位发文签收记录表
附件5：
收文处理单
附件6：
项目部外单位来函签收记录表
附件7：
工程联系单
附件8：
项目部工程联系单收发登记表
附件9：
工程款付款申请表
附件10：
工程竣工验收单
附件11：
工程结算单
附件12：
签证单
附件13：
项目部签证单收发登记表
附件14：
图纸加晒申请
附件15：
项目部设计变更收发登记表
附件16：
项目部文件目录清单
附件17：
工程联系单/设计变更审批表
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