文件记录和档案管理制度.docx
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文件记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度
1目的
对记录进行控制以及文件、档案的有效管理。
2范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。
规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
3职责
3.1各过程管理部门职责：
3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.3各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容
4.1确定文件种类
4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：
外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件
a.方针、目标和指标；
b.实现方针、目标和指标的策划；
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录
相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据；
b.特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料；
c.图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；
e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；
f.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）;
g.技术资料；
h.供应商和承包商档案；
i.作业许可证等；
h.其他资料。
4.2提出文件的编制和修改需求
4.2.1所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。
4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。
4.3指定编写人
4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制；
安全管理内部文件：
安全管理制度、安全操作规程、作业文件、记录和档案等。
4.4进行编写
4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。
文件格式基本内容：
a.目的：
明确编制本文件要达到的目的；
b.范围：
本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围；
c.定义：
需要对使用人解释的术语或词汇；
d.职责：
本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门；
e.程序/规定内容：
针对各项活动提出具体的要求、职责、时限；
f.相关文件：
编制本文件所依据的文件或引用的文件；
g.相关记录：
本文件涉及到的文件、表格和记录；
h.修改记录：
本文件每次修改的主要概要的记录；
i.文件概要/流程：
规定类文件的概要及程序文件的流程图；
4.4.2文件的编号
文件的编号由各部门负责统一编号，文件类型加流水号。
4.5评审和审批
4.5.1文件评审，文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交相关部门主管审阅会签。
4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。
4.5.3文件审批权限
a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，项目经理批。
b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核。
c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由工程部主管审批。
d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。
4.6发放控制
各种文件的发放范围由文件编制部门或发放部门确定并填写《文件发放登记表》。
4.7文件的存档及使用
4.7.1安质部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。
4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.7.3各部门负责文件存档工作，建立本部门《文件清单》和《记录清单》。
每月进行自查，对照文件清单整理归档文件。
4.7.4行政部汇总各部门的文件录入《文件清单》和《记录清单》，结合各类检查和自评对文件归档情况进行抽查。
4.7.5当文件使用人的文件破损严重影响使用时，可到文件控制部门办理更换手续，交回破损文件，换取新文件。
新文件仍沿用原发放号码。
4.7.6各部门的生产记录由文件管理人员或指定人员负责贮存贮存地点应保持防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防日晒等措施。
4.8文件更新
4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，各部门登记备案后。
同时更新《文件控制清单》，各部门保存批准的文件原件。
同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。
4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。
如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。
4.9文件的修改
4.9.1文件修改时，应填写《文件申请表》，请原审批人批准后进行修改。
a.安全管理制度由行政部进行修改意见。
b.作业文件和安全操作规程由各相关部门进行修改。
c.项目其它文件的修改，由各部门进行修改。
d.若原审批人不在时，原文件审批部门应向修改部门提供有关的背景材料。
4.9.2修改方式
a.文件由各部门以换页、换版和手写更改的形式进行修改，并负责更换。
换页：
当一页中出手写更改超过1/4内容时，应换页。
换版：
文件大大幅度修改或结构、经营方针及策略发生变化后，应换版。
b.其他文件根据需要由原发放部门根据具体情况制定修改形式。
c.文件不准非授权部门手改或涂改。
4.10文件的借阅
各部门需要借阅文件时，可向行政部提出申请，填写《文件借阅登记表》,经人行政部主管批准，方可借阅。
借阅人要按时归还，逾期不还者，由文件记录管理员负责收回，原版文件一律不准外借，只允许在指定地点查阅，防止丢失。
4.11文件的失效/作废
4.11.1失效/作废文件由原发文部门按原发放范围收回并记录，需作资料保留的，加盖“作废”印章，方可留存。
从所有发放和使用场所及时撤出失效/作废文件，确保防止误用。
4.11.2持有受控文件的人员，因工作调动或其他原因离开原工作岗位，本部门应收回该人员持有的受控文件。
5．相关记录
5.1《文件借阅登记表》；《文件发放登记表》；《文件清单》；《文件评审表》；《记录清单》；
5.2《安全资料管理制度》
编制人及日期：
2018-6-29审核人及日期：
审批人及日期：
被告知单位名称：
被通知人及日期：
文件借阅登记表
序号
文档名称
文档编号
份数
借阅事由
借阅人
借阅日期
规还日期
备注
发文登记表
工程名称：
页次：
序号
文件编号
文件名称
收文单位
份数
收件人签名
日期
经办人签名
日期
备注
1
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10
文件清单表
序号
文档编号
文档名称
份数
编制日期
存放点
备注
文件评审表
本次评审性质：
□年度评审□修订文件□废止文件
文件名称
文件编号
文件生效（废止）日期
文件评审日期
评审参加人员签名（或见评审会议签到表）：
（要求编制部门组织各部门相关的管理人员、技术人员及工人代表等）
评审原因（按《文件管理制度》中所列原因填写）：
评审文件的主要内容：
评审文件建议更改内容简述：
文件评审记录人：
年月日
编制部门审核意见：
签字：
年月日
主管领导审批意见：
签字：
年月日
主要领导意见：
签字：
年月日
备注
记录清单
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记录名称
编号
编制部门
编制时间
备注
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