Word和Excel办公软件技巧.docx
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Word和Excel办公软件技巧
Word和Excel办公软件技巧（文图结合）
2008-11-2408:
51:
54|分类：
电脑知识|标签：
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减肥文件中的图片
使用WordXP打开一个Word文件，然后选中Word文件中任何一幅图片，右击，选择“设置图片格式”，并在打开的窗口中单击“图片”标签，并单击“压缩”按钮，然后在打开的
“压缩图片”对话框中，在“应用于”列表框中选中“文件中的所有图片”，在“更改分辨
率”中选择“Web/屏幕”，同时在“选项”下确认选中“压缩图片”和“删除图片的裁剪区域”复选框，最后单击“确定”按钮即可。
通过以上操作，可以让Word文件变得更小。
小提示
此减肥法对OficeXP中的其他软件都有效，如ExcelXP、PowerPointXP等。
正
文：
*合并Word文件
我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。
试着单击”插入"菜单下的"文件"命令，
在弹出的窗口中选择"Word文件”，再找到同事的文件，点击”插入"钮。
怎么样？
同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化！
*更改文件默认存盘格式
在Word默认情况下，我们都将文件存为Word的DOC格式，但是有时候我们出于特殊的
需要，如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。
把Word文档存为其余的格式固然很方便，只要单击”文件"T"另存为"命令，然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击”保存"钮就行了。
但是，每次这样做未免有些麻烦。
其实，只要我们单击”工具"T"
选项"，打开设置窗口，点击”保存"标签，在”将Word文件保存为”下拉框中的"Word文件（*.doc）"改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word就会自动将文件存为你所预先设
定的格式了。
*修复文件
遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗？
那时候的你一定
比失恋更痛苦！
其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢
了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。
请点击"文件"T"打开”，在
打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择”从任意文件中恢复文本"项（请将鼠标向下拖
动，否则无法看到这个项目），再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧！
巧用office快捷键
Word现在是我们办公时使用最多的软件了，但你是否找到了一些使用上的捷径
呢？
这里我向朋友们介绍几点心得，肯定会给您的操作带来方便。
轻松显示功能键的作用
大家对于功能键最熟悉的莫过于F1（帮助）了，那么，若要查看Word的其它功能
键，只要按如下操作即可清楚显示。
方法是点击Word菜单栏上的视图t工具栏”，如果在其弹出菜单中显示有“功能键展示”，则勾选该项。
若没有，则选择“自定义”菜单项。
在弹出的“自定义”对话框中，切换至“工具栏”标签页。
在该视图中的下拉列表内勾选“功能键展示”复选框，单击确定”退出。
其后，在Word文档视图下端就会看到Fl〜F10的功能显示。
快捷键改文字的大小写
选择想要更改文字的大小写，只要按下Shift+F3就可以了。
每按一次，文字格
式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。
一次保存多个打开的文件
如果你想要一次性保存或关闭所有打开的文档。
操作方法是：
按住Shift键，单击
文件菜单时，在文件菜单中将出现两个的选项，全部关闭和全部保存。
关闭文档前Word
将提示你保存你所做的改动。
全部关闭命令在Eexcel同样起作用。
为常用的符号定义快捷键
我们通过激活“工具栏”中的“符号栏”，虽然可以很方便地插入其中显示的符号。
不过，对于其未列出的符号，就只能一步步地运行插入命令，来寻找自己所需要的符号了。
其实，我们可以为那些你经常使用到的符号定义快捷键。
点击Word菜单栏上的插入t符号”
弹出“符号”对话框，在“符号”标签页，用鼠标激活列表框中预设的符号后，点击下端的“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，用鼠标击活“请按新快捷键”编辑框，其后直接按键盘上准备设置的快捷键，最后，点击“关闭”按钮退出。
如要定义多个符号快捷键，则重复多次如上操作即可。
当切换到特殊字符”标签页中，会看到Word已事先定义好了不间断
字符”、“段落标记”等符号的快捷键，只需按设置操作即可。
MicrosoftWord的一些小技巧
1、文档的作者名称、缩写和联系地址：
有的人的电脑可能是请技术人员安装的，所以Word的作者信息可能是随便写的，我们可以在“工具”—“选项”—“用户信息”中修改。
2、找回Word文档自动保存的临时文档：
如果是Windows98的电脑，自动恢复文件默认
在：
“Windows\ApplicationData\Microsoft\Word”下。
如果是Windows2000或XP的或有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件在"用户名\Application
Data\Microsoft\Word”下。
3、给文档设定打开权限密码和修改权限密码：
可以在文档打开和修改时设定密码，其方法是“文件”—“另存为”—右上角的“工具”—“常规选项”。
为PowerPoint文档插上音乐的翅膀
Powerpoint2003的功能已经相当丰富，但还没有一种直接为整个幻灯片添加背景音乐的功能。
虽然我们可以通过依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”的方法来插入音乐（图
1），但是当演示到下一张幻灯片的时候音乐就会停止。
因此要使整个幻灯片使用一个背景音乐似乎是不可能实现的事情。
文件中的声音
但事实并非如此，下面我就将我在实际操作中所总结的在PowerPoint中实现插入背景
音乐的两种方法和大家一起分享（本文以PowerPoint2003为例，其它版本请参照操作）。
方法一:
1.依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”（图1），在出现的“插入声音”对话框中
选中要作为背景音乐的文件，然后单击“确定”（图2），在弹出的对话框中点击“自动”按
钮插入音乐对象（图3）。
插入-影片和声音-文件中的声音
自动
2.用鼠标右键单击插入的声音对象（喇叭图标），在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”
（图4），在出现的“自定义动画”任务窗格中，点击刚刚插入的音乐选项右侧的下接箭头，在出现的菜单中单击“效果选项”（图5）。
自定义动画
3.在弹出的“播放声音”对话框中，在“效果”标签中，在“停止播放”项下面选中“在
（F）:
XX张幻灯片之后”（中间XX为数字），在中间的数字增减框中输入适当的数字（图6）。
播放声音
数字可以根据幻灯片的总张数来设定，比如幻灯片共有49张，那么你可以设定为50，
这样就可以实现直到幻灯片结束都没有达到设定的张数，所以声音也就不会停止了。
如果插入的声音文件比较短，可以切换到“计时”标签，在“重复”后面的下拉列表框中选中“直到幻灯片末尾”项（图7），这样就可发避免因为声音文件太短，导致演示到后来没有背景音乐的情况的发生。
播放声音
另外别忘了，切换到“声音设置”标签，勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”项（图8），
这样在放映的时候小喇叭图标就不会显示了。
播放声音
4.这时再放映幻灯片试试，是不是实现了背景音乐的功能了。
方法二:
1.在要使用背景音乐的幻灯片起始处依次点击“幻灯片放映-幻灯片切换”（图9）。
幻灯片切换
2.在出现的“幻灯片切换”任务窗格中，点击“声音”选项右边的下拉箭头，在出现的列表框中点击“其它声音...”（图10）。
幻灯片切换
3.在出现的“添加声音”对话框中，选中要作为背景音乐的声音文件，然后单击“确定”按钮（图11），再回到“幻灯片切换”任务窗格中勾选“循环播放，到下一声音开始时”选项（图12）。
添加声音
修改切换效果
4.放映幻灯片，背景音乐功能实现。
注:
1.第一种方法支持较多类型的声音格式文件，但声音文件并没有内嵌到文档当中，因
此要将文档移动到别的机器上时，对应的音乐文件也要移动，且相对路径不能错，因此建议采用此方法的同时将背景音乐文件和文档放在同一目录，这样便于移动后不容易出错。
2.第二种方法目前仅支持.wav类型的声音文件，因此会造成完成后的文档相对较大，但好处也是很明显的，设置成功后，PowerPoint会自动将声音文件内嵌进去，这样即使将文档移动到别的机器上，也不用担心背景音乐文件问题。
3.以上两种方法各有优劣，大家在实际生活中可根据需要作适当选择。
Office超强技巧连载一图片和多媒体技巧（上）
给文档添加图片可以使其图文并茂，从而产生更好的效果。
这一期我们会和大家一块儿讨论
Word文档中图片和多媒体的相关技巧，从而让你制作出更靓更好的文档，让别人对你刮目相看！
让图片如影如随
用Word编排包含图片的文件时，因为经常要对所生成的文件修改，但其中的图片会一会儿上一会儿下，重新调整起来非常麻烦。
不过，只要在插入或粘贴一张图片后，可以右击该图片，选择“设置图片格式”，再在打开的设置窗口中单击“版式”标签，并单击“高级”钮，在打开的的窗口中的“选项”下选中“对象随文字移动”选项。
以后，该图片上方或下
面的文字复制、删除、更改后该图片就会随文字自动作调整。
图形固定技巧
插入Word文档中的图形会随段落移动，有时候我们并不希望这样。
解决这个问题的方法是：
选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式”。
再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。
将其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项取消，单击“确定”按钮即可生效。
快速还原图片文件
有时出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。
这时，可以用Word打开这个文件，再选择"文件"―"另存为Web页”，Word就会自动地把其中内置的图片以image001.jpg、image002.jpg、image003.jpg、image004.jpg等文件存放在以另存后的WEB页为文件再加上.files的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。
快速导入图片文件
经常要从网上下载一些HTML的网页文件，而且一般这些网页上的图片等也会被下载在xxxx.files文件夹下，使用拷贝起来不方便。
可以单击“文件”t“建立新文件”，打开
“新建”文件对话框，单击“其他文件”标签，并双击其中的“转换向导”项目，再把这个HTML文件转换为Word文件，你即会发现原来的图像文件已经内置到Word文件中了，可以给携带、打印带来很多的方便。
在Word中调用系统图标
如果在自己的教材中添加一些图标，可以让文件更加生动、活泼。
在Word中，很容易做
到这一点：
选择“插入”7“对象”，再在“对象”对话框中单击“新建”标签，再在其下“对象类型”中选择“对象包”，再单击“确定”按钮，并在打开的“对象包装程序”窗口。
单击“插入图标”按钮，再打开其他的EXE或DLL文件，找到图标资源，再退回到“对象包装程序”窗口后，关闭“对象包装程序”，即可把图标插到当前文件中。
避免图片变成大红叉
有时在插入图片后，往往会发现插入的图片变成了一个大红叉，无法正常显示。
这时，可
以在复制图像后，选择“编辑”7“选择性粘贴”，并且去除“浮于文字上方”复选框即可。
快速选中多个图片对象
在使用Word的绘图工具进行绘图时，可以将鼠标移到对象上，当光标出现十字箭头时，按下鼠标左键即可选定此对象，再按下Shift键不松开，依次单击各个对象即可选中多个对象。
再单击“绘图”工具栏提供的“组合”进行组合，这样就不至于在排版过程中，将插入到文本中的图形搞得面目全非。
轻松画直线
选中Word工具栏上的“直线”按钮，再按下Shift键不松开，即可画出直线。
另外，如果想画出极短的直线，还可以单击绘图工具栏上的“矩形”按钮，再画出一个矩形，然后右击此矩形，选择“设置自选图形格式”，将“高度”设为0，宽度设为0.1即可。
旋转图形
选中要旋转的对象，单击工具栏的“自由旋转”，用环型箭头指针套住一绿控点，牵引对象绕其重心旋转。
而按下Shift键不松开，则会以15°为一角度单位来旋转对象。
如何精确微移图形
按下Alt键不松开，再用鼠标移动对象，可以使对象以0.01字符或0.01行为单位精确移动。
使用艺术字
Word中提供了多种艺术字格式，为用户创建漂亮的文件提供了帮助。
如果将“艺术字”功能与“三维”及“阴影”功能相结合，会使艺术字的形式更多样。
使用剪贴画
OfficeXP在安装后会在电脑中安装剪贴画，你可以选择“插入”t“图片”t“剪贴画”，
单击右边窗格中“剪辑管理器”，再从左边选择相应的剪贴画，按下Ctrl+C键复制一下，到Word中按下Ctrl+V键粘贴过来即可，用它来美化Word文件。
而且剪贴画中的所有图片都
是矢量的，可以随意放大、缩小这些图片，而且不会失真。
快速插入图片
选择“工具”t“自定义”，打开“自定义”窗口，单击“命令”标签，在“类别”中选“插入”，然后在右侧“命令”中，用鼠标拖动上下滚动条，找到“来自文件”图标。
用鼠标按住该图标不动，将其拖动到工具栏中，插入到工具栏中的任一位置，松开手，你就会发
现图标已经位于工具栏中了。
以后，只要用鼠标单击新加的“来自文件”按钮，就可以即时插入图片文件了，非常方便。
“图形对象”的复制和粘贴
首先选中“图形对象”，但如果是多个没有组合的对象，而要整体复制时，可先选中“绘图”工具栏上的“选择对象（空心左斜向上箭头）”，然后按下Shift键，逐个单击选中这些多个对象。
单击“编辑”t“复制”即可把它们复制到剪贴板中，最后单击“编辑”t“粘贴”即可粘贴。
图片的复制及粘贴
有些人在Word中保存了图像，但通过PrintScreen键复制Word文件窗口，然后再到“画
图”中粘贴，会发现图片很模糊。
其实，想得到Word中清晰的图片，可以通过下面的方法
来解决：
单击“文件”t“另存为Web页”，Word会自动地把其中内置的图片以image001.jpg、
image002.jpg、image003.jpg、image004.jpg等文件存放在以另存后文件名再加上.files的文件
夹下（如“图片文件.files”，与在IE中保存的网页一样）。
这样，只要进入相应文件夹，就可以找到这些图片文件，而且质量很好。
让文件有声音
先把光标定位到要插入声音文件处，选择“插入”t“对象”，在打开的“对象类型”中
选择“波形声音”，单击“确定”按钮。
此时在文件中将会插入一个喇叭状图标（声音文件图标），并同时出现“录音机”窗口，单击录音机“编辑”t“插入文件”，选择一个需要的
声音文件，单击“打开”按钮，再关闭录音机程序即完成了声音文件的插入，以后只要双击文件中的声音图标，就可以直接播放插入的声音文件了。
插入MP3音乐
默认情况下，Word中只能插入WAV和MIDI文件，其实你也可以在文件中插入MP3歌曲，选择“插入”7“对象”，单击“由文件创建”标签，再单击“浏览”按钮，找到准备插入MP3文件，选中后单击“确定”按钮，等“浏览”对话框自动关闭后，点“由文件创建”标签中的“确定”按钮。
稍等后在插入点就会出现MP3文件的图标，双击之即可播放。
让文件演电影
选择“插入”7“对象”，在“对象类型”中选择“视频剪辑”，再单击“确定”按钮，然后单击“插入剪辑”菜单，单击“VideoforWindows”项，再从打开文件对话框中选择一个电影文件，然后单击“确定”。
这时电影文件的画面就出现在文件中了。
以后，只要用鼠标双击这个电影画面就可以欣赏了。
如果想暂停，在画面上单击鼠标即可；如果希望停止，只需在页面其他地方点一下鼠标。
Word文档双面打印技巧两则
我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料，Word是我们平常用的最多的Office软件之一。
有时我们要用Word打印许多页的文档，出于格式要求或为了节省纸张，会进行双面打印。
我们一般常用的操作方法是:
选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。
我们设定为先打印奇数页。
等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单
击“确定”按钮。
这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。
我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:
打开“打印”对话框，选中“人工双面
打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后‘确定'按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶
数页，这样只用一次打印命令就可以了。
两种方法对比，后者较前者更为方便。
利用Excel2003中共享工作簿功能总公司每个月的销售统计工作是办公室人员最头痛的事，通常都是由销售部把销售情况录入到Excel的工作表中，然后再传回公司由办公室，将这些工作表拷贝到一个工作簿中，最后进行集中处理。
由于公司要求在每月的一号会议上拿出上月的销售统计表，而销售部却要在
每月的最后一天的下午下班后才能把本月的销售情况上传，其实办公室只有一晚上的时间来进行汇总、统计。
考虑到办公室人员在一晚上很难将统计表做好，公司宣布每个销售点的主管在月末那一天到总公司协助办公室进行统计。
但是，统计汇总的表格只能一个人进行，人多了也是站着看。
其实，我们可以利用Excel2003的共享工作簿功能来协同办公。
在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后选择“编辑”选项卡，选择“允许
多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，在“高级”选项卡中可以对“自动更新间隔”、“用户间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置，在通常情况下，“高级”选项卡中的各个参数可直接使用系统默认值，然后单击“确定”即可。
出现提示时，保存工作簿。
在“文件”菜单中单击“另存为”，然后将共享工作簿保存在共享文件夹内。
然后将各个工作表分别命名为各部门的名称，如“一分店”、“二分店”等。
提示这时标题栏中的文件名后会多出“共享”两字，表示共享工作簿设置成功。
在进行操作时，要求每个分店的工作表只能由该分店的负责人编辑，其他人只有读的权限。
单击“工具T保护T允许用户编辑区域”，在打开的窗口中单击“新建”按钮，进入”
新区域”对话框。
在“新区域”窗体的“标题”框中输入用户名，单击“引用单元格”输入框右侧的按钮，按“Ctrl+A”组合键，就可以使全表区域引用“=1:
65536”进入输入框。
在
“区域密码”框中输入密码，按“确定”弹出确认窗口，重新输入密码，回到“允许用户编辑区域”对话框，最后单击“确定”按钮。
不同的工作表对应不同的用户，重复上述步骤即可为其他工作表设置编辑区域和密码。
如果同一工作表中的不同部分（如某些行或列）也需要指定不同的用户，只须在“允许用户编辑区域”对话框中单击“新建”按钮，按照上述步骤选择相应的区域即可。
单击“工具T保护T保护工作表”菜单命令，打开“保护工作表”对话框，在“取消
工作表保护时使用的密码”框内输入密码，然后单击“确定”即可。
如果不进行这步操作，则任何用户都可以打开“允许用户编辑区域”对话框，从而取消
或更改刚才已经设置好的编辑区域。
如果工作簿中有多个工作表需要设置编辑区域，我们就
要分别设置，以保护各个工作表。
另外，这步操作必须在设置工作簿共享之前进行。
各分店在提交数据时，取消对该工作表的保护（依次选择“工具T保护T撤消工作表保护”菜单命令），输入密码后即可在自己拥有权限的工作表内进行编辑，对其他没有授权的区域只能查看内容。
这时，各个部门只要进入该共享文件夹，打开名为共享的Excel文件，进入以本部门命名的工作表就可以输入数据了。
各个工作表之间完全透明，一个部门同时可以查看其他部门的最新整改进度。
可以检查当前谁正在编辑共享工作簿，并使用自动更新来保持更改监视。
对于正在使用的共享工作簿，如果显示”共享工作簿”对话框（“工具”菜单的“共享工作
簿”命令），“编辑”选项卡中将列出当前打开该工作簿的所有用户。
请使用“高级”选项卡的“更新”区域来获取定期更新（可根据需要选择更新频率）。
提示只能看到用户已保存的更改；Excel不会显示用户尚未保存的更改。
在工作簿共享之后，Excel中的某些设置就无法更改了。
PowerPoint六个方便的键盘快捷方式通常情况下，你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。
但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。
（点击查看更多软件使用技巧）
如单击“普通视图”按钮时，如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”，再单击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。
而如果单击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。
另外，你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。
为了实现这个效果，需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显
示的幻灯片。
按住Ctrl键并单击“幻灯片放映”按钮。
可以单击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。
如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl+Shift组合键，然后再按各种不同的视图按钮：
Ctrl+Shift+“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。
Ctrl+Shift+“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl+Shift+“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。
避免在Excel中输入重复数据的巧妙方法在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过“数据有效性”来防止重复输入:
选中需要输入身份证号码的单元格区域（如D2至D101），执行“数据t有效性”命令，
打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:
=C0UNTIF（D:
D,D2）=1，确定返回。
以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示
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