第2章采购与付款管理.docx
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第2章采购与付款管理
第2章采购与付款管理
2.1采购预算流程
2.1.1业务目标：
✧采购预算经过适当授权审批，符合全面预算要求；
✧采购预算达到合理、高效的组织采购活动，降低采购物资成本的目的；
2.1.2业务风险：
✧如果采购预算未经过适当授权审批，不符合全面预算要求，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；
✧采购预算编制依据不科学、不合理，将会导致企业资源浪费；
2.1.3关键控制活动：
采购预算编制经过适当授权审批，符合全面预算要求。
2.1.4业务流程描述:
各子公司生产部门根据销售预算与库存产品，编制年度生产计划—→各子公司总经理审核—→采购部编制年度采购预算表—→昌泰总经理审核—→财务运营中心平衡采购预算—→预算委员会审核，不适当则返回进行修正—→财务运营中心编制年度预算—→预算委员会审核—→总裁审批—→财务运营中心发布年度预算—→采购部组织执行采购预算—→采购部对采购预算资料归档保存。
2.1.5流程图：
2.2采购计划的编制与审批流程
2.2.1业务目标：
✧采购计划经过适当授权审批；
✧采购依据充分、合理，符合集团生产经营需要；
2.2.2业务风险：
✧请购依据不充分、不合理，可能导致供货不足或供货过剩导致生产停滞或资源浪费，影响集团运营；
✧相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊行为；
✧采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；
2.2.3关键控制活动：
采购计划经过适当授权审批。
2.2.4业务流程描述:
各子公司生产部门提出生产采购需求—→仓管员查看库存，若充足，则不需采购，若不充足—→各子公司生产部门填写采购请购单—→各子公司总经理审核—→昌泰总经理审核—→采购部整理汇总采购申请单，并编制采购计划—→昌泰总经理审核，若属于预算内的采购，审批后确定采购计划，若不属于预算内—→总裁审核—→采购部确定采购计划。
2.2.5流程图:
2.3供应商的选择、评价及维护流程
2.3.1业务目标：
✧建立完善的供应商管理制度，科学的供应商引入和评价程序；
✧对供应商信息的修改应当真实、准确、及时并进行定期复核；
2.3.2业务风险：
✧缺乏完善的供应商管理制度，不利于集团规范供应商选择、评价与管理，可能导致集团因接纳劣质供应商而引发经济损失；
✧如果对供应商信息的修改不真实、准确、及时，可能导致集团因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；
✧供应商的选择未经适当审批或超越授权审批，可能滋生舞弊；
2.3.3关键控制活动：
✧供应商的选择经过适当授权审批；
✧供应商的引入、评价和维护程序科学合理，经过适当授权审批；
2.3.4业务流程描述
采购部根据合格供应商目录，查看是否满足采购需求，若满足，从中选择供应商—→昌泰总经理确定供应商—→若不满足采购需求，则采购部填写新供应商试用申请表，提供原材料样品—→品管部检测是否合格—→昌泰总经理审核—→子公司负责人审核—→总裁审批—→采购部将该供应商加入合格供应商目录—→采购部维护合格供应商列表。
每年末，组织生产部门、仓管部门等部门供应商进行评价，品管部对供应商的供货不良情况，提交供应商质量违约报告—→昌泰总经理审核—→子公司负责人审核—→总裁审批—→采购部对供应商信息系统更新、核对。
2.3.5流程图：
2.4合同的签订与审批流程
2.4.1业务目标：
✧采购合同的签订符合集团利益，并经过管理层的适当审批；
2.4.2业务风险：
✧未经适当审批的采购合同可能存在法律、经济风险，给集团的潜在利益带来损失；
2.4.3关键控制活动：
✧采购合同的签订经过适当授权审批；
2.4.4业务流程描述
采购部拟定采购合同草案—→昌泰总经理审核—→采购部与供应商讨论合同细则，形成采购合同—→昌泰总经理审核—→财务运营中心经理审核—→法务部审核—→总裁审批—→采购部与供应商签订合同。
2.4.5流程图：
2.5采购入库流程
2.5.1业务目标：
✧建立严格采购验收制度，控制采购质量、数量；
✧设置采购台账，及时、准确地记录和跟踪各个采购环节，并定期与供应商进行业务往来对账，以准确把握采购状态并采取应对处理；
2.5.2业务风险：
✧采购验收制度不完善可能导致采购物资的规格、数量、质量等没有经过检验，造成集团的损失；
✧未对采购业务各个环节进行记录、跟踪并定期与供应商对账，导致无法准确把握采购状态，从而无法及时采取应对措施；
✧审核程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失或资源浪费；
2.5.3关键控制活动：
✧采购验收制度严格执行；
✧采购部设置台账，定期与供应商对账；
✧规范审核程序；
2.5.4业务流程描述：
采购部根据采购合同下订单—→采购部跟催供应商发货—→供应商按时发货—→仓管员接收货物—→品管员验收货物质量，不存在问题的，仓管员核对采购订单，验收货物数量无误后验收入库，编制入库单；若质量和数量存在问题—→采购部提出解决方案—→昌泰总经理审批（权限内审批后流转到采购部）—→总裁审批—→采购部联系供应商—→供应商进行退换货—→采购部根据仓管员编制的入库单登记采购台账。
2.5.5流程图:
2.6采购入账流程
2.6.1业务目标：
✧所有收到的货物/服务准确、完整地记录在适当的会计期间；
✧采购部与财务运营中心、供应商三方每月定期对账；
2.6.2业务风险：
✧收到的货物/服务未完整、准确地记录在适当的会计期间，可能导致财务报告错报漏报；
2.6.3关键控制活动：
✧采购及时、准确入账；
✧采购部、财务运营中心和供应商三方对账；
2.6.4业务流程描述：
采购部核对订单、入库单以及发票等采购文件—→昌泰总经理审核—→财务运营中心会计审核，是否收到发票，收到发票的编制凭证；若未收到发票—→会计月末暂估入账，月初时做相反会计分录冲回—→会计主管复核并记账—→财务运营中心会计每月与供应商、采购部对账，形成书面的对账单。
如果发现差异，由财务运营中心通知业务部门及时向供应商沟通解决。
2.6.5流程图:
2.7采购的付款流程
2.7.1业务目标：
✧采购的付款经过适当授权审批；
✧付款方式、时间恰当；
2.7.2业务风险：
✧未经审批的付款可能造成资产损失、资源浪费或发生舞弊行为；
✧付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损；
2.7.3关键控制活动：
✧采购付款经过适当授权审批；
✧付款方式、时间恰当选择；
2.7.4业务流程描述：
采购部提出付款申请—→昌泰总经理审核—→财务运营中心经理审核—→资本运营中心总监审批（预算内）—→总裁审批（预算外）—→资本运营中心结算部办理付款流程—→结算部出纳登记资金日报表。
2.7.5流程图：
2.8采购与付款管理办法
第一章总则
第一条为了加强对山东润东集团物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，减少采购风险，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，结合本集团的实际情况，制定本管理办法。
第二条本管理办法所指的采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。
第三条本管理办法所称采购是指本集团购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料）以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为，付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。
第二章岗位职责
第四条设立采购与付款业务的岗位职责是为了明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
第五条采购与付款业务不相容岗位至少包括：
1.请购与审批；
2.采购与付款；
3.采购合同的订立与评审；
4.采购、验收与相关会计记录；
5.付款的申请、审批与执行。
第六条各岗位责任：
✧子公司总经理岗位责任：
1.审批采购部门的各项规章制度；
2.审批年度采购预算和采购计划；
3.审议批准合格供应商名单；
4.审批预算及计划外采购项目；
5.审批采购订单和重要采购合同；
✧财务运营中心经理岗位责任：
1.审核采购部门各项规章制度；
2.审核年度采购预算和采购计划；
3.审核预算及计划外采购项目；
4.根据权限审批采购订单和采购合同；
5.审核采购合同及付款申请；
6.审议会计提交的付款凭证；
7.参与合格供应商的评审工作；
8.参与商定对供应商的付款条件；
✧采购部主管岗位责任：
1.制定采购部规章制度和工作流程；
2.编制年度采购预算和采购计划；
3.审核采购合同和采购订单；
4.在授权范围内签订采购合同；
5.办理大宗物资及重要物资的采购项目；
6.组织进行合格供应商选择和评审工作；
✧采购员岗位责任：
1.进行市场调查，填写询价比价单；
2.负责起草采购合同和编制采购订单；
3.提出采购付款申请；
4.实施采购，办理退换货事宜；
5.建立、更新与维护供应商档案；
6.参与对供应商质量、交货情况等的评价工作；
✧财务运营中心会计岗位责任：
1.核对原始单据并入账；
2.根据原始凭证开具付款凭证；
✧结算部出纳岗位责任：
根据采购凭证和原始票据，支付货款；
✧请购部门岗位责任：
1.编制本部门年度采购预算和采购计划；
2.推荐提供部门所需物资的合格供应商；
3.根据物资需求情况提交请购单；
4.参与检验采购物资的质量，以及合格供应商的选择评审；
5.对不合格及报废物资提出处理意见；
✧品管部岗位责任：
1.事先检验采购物资样货质量；
2.负责检验所购物资的质量；
3.提供对所购物资的专业技术建议；
4.参与对特有物资的技术检验工作；
✧仓管员岗位责任：
1.负责外购物资的入库验收工作；
2.负责外购物资的标识、保管以及收发工作；
3.负责提出外购物资的补仓申请；
✧集团总裁岗位责任：
1.预算的审批及预算外采购须由公司总裁签字后方可执行；
2.涉及金额重大的采购项目须经公司总裁后方可付款；
3.因公司经营战略规划和公司规模扩大而发生采购项目须经公司董事审批后方可付款；
第三章采购预算管理
第七条采购预算是指根据集团经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将集团在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来，具体程序如下：
1.根据公司年度销售计划，由使用相关部门（生产部门、开发部门、管理部门等）填写“材料预算申请”，提交至采购部;
2.采购部汇总、整理各子部门采购预算后，编制年度采购总预算，报昌泰总经理审核之后交财务运营中心逐一核准;
3.财务运营中心根据以往年度数据，平衡采购预算，报预算管理委员会审核，呈总裁审批;
4.审批完成后，财务运营中心发布年度预算，采购部对采购预算保存备案。
第八条财务运营中心经理将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关部门及人员。
第九条预算委员会对预算执行过程进行全程监控。
第十条在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告；并分析差异产生的原因和责任归属，提交预算委员会制定控制差异或调整预算的具体措施。
第十一条在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。
只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购，除紧急采购情况外，严格控制无预算的资金支出。
第十二条对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。
第十三条对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总裁审批后才能给予办理。
第四章采购计划
第十四条采购部与供应商通过谈判就采购商品的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式达成一致，并且以采购合同的形式确定下来。
供应商按采购合同提供商品并取得货款，集团按合同验收商品并支付款项。
第十五条采购部应按照请购部门提出的“需要日期”。
办理采购，未达到这一要求，掌握适当的采购时机，采购部应召集相关部门按商品特性、采购地区及市场供需状况等拟定各项商品采购业务处理期限，特殊情况呈子公司总经理核准后公布实施。
第十六条若采购计划属于预算内计划，昌泰总经理批准后即可执行；属于预算外的计划，需转到总裁审批。
审批通过后才可执行。
第五章供应商的选择、评价及维护
第十七条采购部根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，和过去采购的情况、市场变化以及公司成本预算情况采购人员选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象。
第十八条在得到供应商的报价信息后，采购人员及技术人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量和质量等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商。
十九条对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
在公司规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。
第二十条对于未达本集团标准的商品，采购部应适时开发新供应商或投送主管部门拟订开发计划。
新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制供应厂商资料卡呈昌泰总经理核准后，列为备选厂商。
届时由采购部书面形式说明原因，送品管部检验质量，并呈子公司总经理核准后通知对方。
第二十二条采购部每月对供应商的资质、经营状况、信用等级和所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件等进行评价，将各项得分记入“供应商评价表”。
第二十三条采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询价、报价资料时，应结合会签结果或各厂商报价，查阅以前订购记录及供应商信息表、市场行情，经过成本分析后，拟定议价对象，议价策略及拟购底价（并报告有关主管），以供议价时用。
第六章采购合同
第二十四条采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送昌泰总经理。
第二十五条采购合同经昌泰总经理核准后征询法务部意见，法务部负责指导采购部办理因合同变更和解除而涉及的违约赔偿事宜等。
第二十六条采购部在签订正式订货合同时，应注意以下事项：
1.在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员与供应商签订的合同应包含以下内容：
1）供应商资料：
包括名称、地址、联系人、联系方式；
2）采购物料的详细描述：
包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；
3）订单所采购的数量/重量：
单位包装数量/重量；包装件数；
4）价格：
单价，合计价、合同总额，定金或预付款
5）交付期：
分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。
6）付款方式
7）标识：
物料本身或包装上的文字标记（订单号、供应商、品名、规格、单位包装的数量/重量、批号）。
8）所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）。
9）质量保证条款：
发生质量问题时进行退换或其他处理方法。
10）送货单和销售发票的要求。
2.采购合同由昌泰总经理审核后，加盖公司合同公章经对方签章后生效。
到供应厂商处现场采购的，由授权代理人签字，对方签章后生效。
采购部负责采购跟踪采购订单和对采购资料归档保存。
3.采购人员应跟踪控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。
第七章采购入库
第二十七条验收人员在收到采购部门转来已核准的“采购订单”时，按供应商、交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位，以方便收货。
第二十八条已经到货等待验收的商品，必须在商品的外包装上贴上商品标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的分开储存，并规划“待验区”以示区分。
第二十九条商品到货后，验收人员应会同使用部门依“采购订单”、采购合同等采购文件核对商品名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，最后验收人员填写《验收报告》并在上面签字。
第三十条品管部验收收到商品的质量，验收完毕时对验收合格的商品应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、商品名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品的依据，并及时报告采购部门和财务运营中心。
第三十一条仓管人员根据收料单及时登记仓库物资保管账，保证会计人员及时进行稽核。
对于检验不合格的商品，要及时通知采购人员，由采购人员与供应商联系，办理换货或退货等事宜。
第三十二条若有交货数量超过“订购量”，根据实际情况处理。
第三十三条交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门经理同意后，可免于补交。
短交如需补足时，仓管员应通知采购部门联络供应商处理。
第三十四条供应商交货时，若仓管员未收到“订单”时，验收人员应先询问采购部，确认无误后，开始按照验收程序办理。
第三十五条对于检验不合格的商品退货时，采购员应开立“商品交运单”并附有关《验收报告》，呈昌泰总经理签字确认后办理退货。
第三十六条对于已付款单在保修期或保质期出现质量问题的商品，采购人员需要负责联系供应商进行维修或赔偿，索赔收入全部上缴资金运营中心结算部，注明赔偿商品及赔偿原因。
第三十七条根据仓库的验收入库单，及时更新采购台账，定期与供应商沟通到货及开票情况，并于月底编制到货开票核对表，提交财务部核对入账。
第八章采购付款
第三十八条预付账款是指公司按照购货合同或者劳务合同规定，预先支付给供货方或者劳务方的账款。
在会计核算上一律通过“应付账款”借方进行核算。
第三十九条合同中明确约定以“先款后货”方式结算的，可按协议约定支付货款。
合同中规定超额度进货需先款后货的，可预付账款。
第四十条财务运营中心负责办理付款业务，对采购发票、结算凭证、验收证明、入库单据等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，及时账务处理。
第四十一条集团财务运营中心人员、采购人员定期和供应商核对应付账款往来账。
第九章监督检查
第四十二条内部审计人员对采购与付款内部控制的进行监督检查，确保监督检查机构或人员职责明确，避免舞弊现象发生。
采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：
1.采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。
重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象；
2.采购与付款授权批准制度的执行情况。
重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为；
3.应付账款和预付账款的管理。
重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性；
4.有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。
重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全；
5.使用和保管管理办法是否存在漏洞。
第四十三条内部审计人员对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。
第十章附则
第四十四条本管理办法由采购部门会同财务运营中心等有关部门解释。
第四十五条本管理办法自年月日起实施。
沁园春·雪
北国风光，千里冰封，万里雪飘。
望长城内外， 惟余莽莽； 大河上下， 顿失滔滔。
山舞银蛇，原驰蜡象，欲与天公试比高。
须晴日，看红装素裹， 分外妖娆。
江山如此多娇，引无数英雄竞折腰。
惜秦皇汉武， 略输文采； 唐宗宋祖， 稍逊风骚。
一代天骄， 成吉思汗， 只识弯弓射大雕。
俱往矣， 数风流人物，还看今朝。
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